Inkoopfouten in restaurants zijn verraderlijk…
… ze zijn klein en onopvallend (als je niet weet waar je op moet letten)…
… maar stapelen zich stilletjes op (een paar euro hier, een paar duiten daar)…
… tot je maandelijks duizenden euro’s verliest en enkel een volledige doorlichting of onze-lieve-heer je kan redden.
In die situatie wil je niet belanden, geloof me.
Daarom ontleed ik in dit artikel de 7 inkoopfactoren die je foodcost beïnvloeden: wat zijn de fouten, waarom gebeuren ze, en hoe vermijd je ze?
Hierover zullen we het hebben:
- Waarom centrale inkoop de enige manier is om de kosten te beheersen;
- Hoe een specifiek budget per locatie je helpt om consequent je doelen te behalen;
- De wijzes waarop te veel inkopen je winstmarge aantasten;
- Hoe biedingen je leveranciers bij de les en billijk houden;
- Waarom vage inkoopformulieren leiden tot fouten en extra kosten;
- Hoe je de BoH-processen aanpast zodat je nooit te veel betaalt;
- Hoe het dubbelchecken van facturen en betalingen helpt om fouten op te sporen.
Laten we beginnen.
Je Hebt Geen Centraal Inkoopsysteem
Wanneer je de inkoop van tientallen locaties moet afhandelen, is centrale inkoop (één team dat binnen een gespecialiseerd systeem werkt) de enige manier om de kosten te beheersen.
Een beetje meer werk? Jazeker.
Maar ook veel meer gegevens, inzichten en kansen om processen te verfijnen en fouten te elimineren.
Als je de ontwikkeling, en kosten, van recepten centraliseert, dan beschik je over een uniform aanbod waarin overal dezelfde ingrediënten worden gebruikt.
Daar hangt je winstmarge van af.
Als je chefs op de verschillende locaties elk een andere merk (of een andere verpakking) olijfolie bestellen, zijn je receptkosten dan correct?
Waarschijnlijk niet, want diezelfde chefs:
- bestellen kleinere hoeveelheden (dus geen bulkkortingen)…
- krijgen locatiespecifieke verpakkingen (dus flessen van 2L in plaats van vaten van 25L)…
- gebruiken voor alles dezelfde premium olie (vaarwel, receptprijsberekeningen)…
Als dit in al je vestigingen gebeurt, is er geen enkele manier om te weten te komen waar er ongeremd met geld wordt gegooid, tenzij je overal een noodvoorraad aanlegt. Wat je zeker zal moeten doen als je je marges wil vrijwaren.
Het beste is dus om dit hele gedoe te vermijden met een centrale inkoopfunctie, niet?
Houd Inkoop Op Elke Locatie Onder Controle Zonder De CFO Wakker Te Maken
Centraliseer uw aankoop met de aankoopsoftware Apicbase F&B. Dat maakt het leven een stuk eenvoudiger.
Locatie-specifieke Inkoopbudgetten… Wat Zijn Dat?
Per locatie een inkoopbudget instellen betekent dat je weet hoeveel je naar verwachting zult uitgeven op basis van de geraamde verkoop en de gebudgetteerde foodcost (laten we zeggen in de maand mei).
Voorbeeld:
Maar…
Het percentage is hier belangrijker dan het eigenlijke cijfer.
Waarom? Omdat:
- je binnen het budget kunt blijven, maar 20% minder verkopen dan verwacht… waardoor je foodcost omhoogschiet.
- je 10% over het budget kunt gaan (maar ook 10% meer verkopen)… een nuloperatie dus.
Een budget is een vroegtijdig waarschuwingssysteem. Als je steeds over je budget gaat (en je kunt het niet rechtvaardigen door hoger-dan-verwachte verkoopscijfers), betekent dit dat je de foodcost beter in de hand moet houden.
Meer Aankopen Dan Nodig— De Grootste ( En Meest Onvergeeflijke) Fout Bij Inkoop
Dit ligt nogal voor de hand, ik weet het.
Maar te veel aankopen is nog steeds de nr.1-fout bij inkoop en drijft de foodcost in restaurants nodeloos op.
En niet alleen omdat het bijdraagt tot meer verspilling.
Hier zijn nog drie manieren waarop te veel aankopen je winst aantast:
- te veel aankopen = te veel voorraad = meer kans op diefstal (die je niet zal merken);
- FIFO (first-in, first-out) wordt niet zo nauwgezet meer opgevolgd, wat bijdraagt tot verspilling;
- je biedt voortdurend speciale kortingen om voorraadruimte vrij te maken (en haalt zo je marges omlaag).
Het is moeilijk om de kosten te bedwingen als je voorraadkamers altijd barstensvol zitten. Controleer je inventaris. Hou verspilling bij. En bestel steeds de par-hoeveelheid.
Een Biedingssysteem Houdt Leveranciers Bij De Les (En Je Betaalt Nooit Te Veel)
De prijzen van ingrediënten schommelen enorm.
Als supply chain manager is het je taak om kort op de bal te spelen en de beste deals te sluiten. Het is niet de noodzakelijk de bedoeling om met één enkele leverancier in zee te gaan, omdat het makkelijker is.
Hier zijn drie dingen die je kan doen om deze inkoopfout te omzeilen:
- Ken de markt — wees je bewust van de grote marktontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op je bedrijf. Bekijk de USDA-website voor prijzen in de VS. Voor de prijzen in de EU ga je naar de website van de Europese Commissie.
- Voer een biedingssysteem in — enterprise-ondernemingen gebruiken hiervoor vaak zelfontwikkelde software. Middelgrote bedrijven met meerdere vestigingen brengen eerder een wekelijkse/maandelijkse offerteaanvraag uit. Kleine bedrijven nemen de telefoon en bellen zelf hun leveranciers. Er zijn talloze manieren waarop je een biedingssysteem kunt invoeren… zorg er gewoon voor dat het soepel en doeltreffend is.
- Accepteer regelmatig biedingen — wil je niet all-in gaan met een biedingssysteem? Dat geeft niet. Nodig in dat geval leveranciers uit om proactief hun maandelijkse biedingen in te dienen voor de ingrediënten die je het meest kosten (vlees, boerderijproducten en vis). Laat je voornaamste leveranciers weten dat je dit systeem invoert. Het houdt ook hen bij de les.
MERK OP
Het hebben van té veel leveranciers (vooral als ze hetzelfde soort producten aanbieden) leidt ook tot te hoge betalingen.
Omdat je bij veel suppliers kleine hoeveelheden koopt, krijg je geen bulkkortingen. Reken uit of het loont om in bulk bij één leverancier te bestellen.
Je Inkoopformulieren Bieden Te Weinig Meerwaarde
Een gedetailleerd bestelformulier is een geheugensteuntje dat ervoor zorgt je niet uitschuift over de details.
Er is bijvoorbeeld een ‘QTY’-kolom (quantity) waarin staat dat “één pak tomatensaus” 24 blikjes bevat. Dus als een pak met slechts 12 blikjes wordt geleverd kun je een correctie maken en de leverancier vragen om de factuur aan te passen.
Je doet hetzelfde wanneer een leverancier 10 stukken Select-rundsvlees levert, terwijl je Prime-rundsvlees had besteld.
Een gedetailleerd bestelformulier houdt je alert, maar nog belangrijker: het is een houvast voor andere werknemers mochten ze moeten invallen voor je.
Gedetailleerde inkoopformulieren helpen je om:
- er zeker van te zijn dat je betaalt voor wat je hebt besteld;
- de bestellingen consistent te houden wanneer je er niet bent;
- klachten wegens ondermaatse ingrediënten te minimaliseren;
- je leveranciers op het juiste spoor te houden;
- consistentie te behouden in je kwaliteit, recepten en foodcost-analyse.
Een gedetailleerde bestelbon biedt houvast aan je werknemers.
BoH-Procedures & Processen Worden Nooit Geëvalueerd & Verbeterd
Op het eerste zicht verwacht je niet dat bereidingen en andere keukenprocessen tot inkoopfouten kunnen leiden die de foodcost fors de hoogte injagen, toch?
Maar wat gebeurt er als:
- de executive chef beslist om een guacamole-dip aan het menu toe te voegen en jij gewoon meer avocado van klasse I bestelt – die je ook gebruikt voor je avocado-toast – in plaats van de zachtere en goedkopere klasse II?
- er verschillende items met veel kippenbouillon bijkomen, maar je blijft gewoon uitgebeende kip en liters bouillon kopen, in plaats van hele kippen te kopen, ze zelf uit te benen en de bouillon zelf te maken?
Het is waar dat dit soort situaties je foodcost licht doet stijgen… op voorwaarde dat ze eenmalig zijn. Maar waar er één is, zijn er meerdere — en wanneer je ze allemaal optelt, kosten ze je een arm en een kippenbeen.
Spoor ze op. Schrap ze. En vermijd al die onnodige uitgaven.
Je Bent Niet Strikt Genoeg Met Je Facturen & Betalingen
Wanneer het druk is op het laadperron en de leverancier stopt een afleverbon en een pen onder je neus, wat doe je dan?
In de meeste gevallen teken je zonder nadenken.
Maar hier zit net het probleem…
Verkopers en leveranciers maken fouten, en het is verstandig om een leverbond te controleren vooraleer je ze aftekent.
Vooraleer je je handtekening in het vakje zet, moet je het volgende controleren:
- heb je ontvangen wat je hebt besteld (hoeveelheden, kwaliteit, tegen de juiste prijs)?
- is er iets weggelaten of verworpen (is er een korting/kredietnota gegeven)?
- kloppen de cijfers op elke lijn en in totaal (geen ‘creatieve’ berekeningen te spotten)?
Wat nadien de eigenlijke betalingen betreft, volstaat het te controleren of de bedragen overeenstemmen met de factuur (inclusief kortingen en aanpassingen) om dure inkoopfouten te vermijden.
Klaar om – zonder veel moeite – inkoopfouten aan te pakken die je foodcost opdrijven?
Laat Apicbase het zware werk doen. Onze oplossing genereert automatisch nauwkeurige inkooporders, rekening houdend met je stuklijsten, voorraad en de verpakkingen van je leveranciers.
