7 Fehler bei der Beschaffung in der Gastronomie, die sich auf Ihre Lebensmittelkosten auswirken (und wie Sie diese vermeiden können)

Fehler bei der Beschaffung in einem Restaurant sind heimtückisch…

… Sie sind klein und werden nicht bemerkt (wenn Sie nicht wissen, wonach zu suchen ist)…

… doch sie summieren sich nach und nach auf (ein paar Euro hier, ein paar Dollar dort) …

… bis sie schließlich im Monat vierstellige Zahlen annehmen und nur noch eine vollständige Prüfung Abhilfe schaffen kann.

Keine wünschenswerte Situation, glauben Sie mir.

Aus diesem Grund werde ich in diesem Beitrag 7 Faktoren bei der Beschaffung analysieren, die sich auf Ihre Lebensmittelkosten auswirken: Was sind sie, warum passieren Fehler und was können Sie machen, um sie im Auge zu behalten?

Wir werden folgende Aspekte besprechen:

• Warum die Zentralisierung des Einkaufs die einzige Möglichkeit ist, die Kosten in Schach zu halten;
• Wie ein standortspezifisches Budget Ihnen hilft, Ihre Ziele konsequent zu erreichen;
• Wie zu große Bestellmengen Ihre Gewinnspanne auffressen;
• Wie die Einführung von Ausschreibungen Ihnen hilft, Ehrlichkeit unter Ihren Lieferanten zu gewährleisten;
• Warum ungenaue Bestellformulare zu Fehlern und zusätzlichen Kosten führen können;
• Wie Sie die Abläufe im Küchenbereich so anpassen, dass es nicht mehr zu übergroßen Bestellmengen kommt;
• Wie die doppelte Überprüfung von Rechnungen und Zahlungen Ihnen helfen kann, Fehler zu erkennen.

Legen wir los!

Sie haben kein zentrales System für die Beschaffung

When you have to run purchasing for a dozen or more locations, centralised procurement management (one team working within a dedicated system) is the only way to keep costs under control.

A bit more work? Yes, definitely.

But, a whole lot more data, insights, and opportunities to fine-tune processes and eliminate mistakes.

For example, if you’ve centralised your recipe creation and costing, you have a uniform offer that’s utilizing the exact same ingredients across the board.

Your profit margin depends on that.

If your location chefs each order a different brand (or different packaging) of olive oil, does your recipe costing hold up?

Not likely, because those same local chefs are:

• geringere Mengen bestellen (ohne Mengenrabatte) …
• eine für den Standort passende Verpackung erhalten (also 2-L-Flaschen anstelle von 25-L-Kanistern) …
• für alles das gleiche hochwertige Öl verwenden (die Rezeptkosten steigen) …

Wenn dies an all Ihren Standorten geschieht, können Sie nur dann feststellen, wer zu viel ausgibt, wenn Sie überall sofort eine Bestandsaufnahme durchführen. Was Sie machen müssen, wenn Sie Ihre Margen wahren möchten.

Dieses ganze Problem lässt sich am besten vermeiden, indem Sie ein zentrales Beschaffungssystem nutzen, finden Sie nicht?

Standortspezifische Einkaufsbudgets… Was ist damit gemeint?

Wenn Sie für jeden Standort ein Beschaffungsbudget haben, müssen Sie wissen, wie viel diese jeweils voraussichtlich ausgeben werden, basierend auf den prognostizierten Umsätzen und den budgetierten Lebensmittelkosten (z. B. im Mai).

Zum Beispiel:

Aber…

Der prozentuale Betrag ist hier wichtiger als die tatsächliche Zahl.

Warum? Darum:

• Sie können das Budget einhalten, aber 20 % weniger verkaufen als prognostiziert … was Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe schnellen lässt.
• Sie können das Budget um 10 % überschreiten (aber auch 10 % mehr verkaufen) … diese 10 % sind gerechtfertigt.

Ein Budget ist eine Art Frühwarnsystem. Wenn Sie die Marke immer wieder verfehlen (und Sie können dies nicht anhand Ihrer Verkaufszahlen rechtfertigen), müssen Sie Ihre Lebensmittelkosten besser in den Griff bekommen.

Zu viel bestellt – Der (unverzeihbare) Fehler Nr. 1 bei der Beschaffung

Das ist offensichtlich, ich weiß.

Zu große Bestellmengen sind jedoch immer noch der größte Beschaffungsfehler, der die Lebensmittelkosten in den meisten Gastronomiebetrieben in die Höhe treibt.

Und das erhöht nicht nur die Abfallmengen.

Hier sind drei weitere Aspekte, die zu schmäleren Gewinnen führen, wenn Sie mehr kaufen als nötig:

• Zu viel gekauft = Überbestände = mehr Möglichkeiten für Diebstahl (Sie werden es nicht bemerken);
• FIFO (First-In, First-Out) es wird nicht unbedingt das zuerst verwendet, was zuerst gekauft wurde, weshalb noch mehr Abfall entsteht.
• Sie bieten häufiger Sonderangebote an, um freien Lagerplatz zu schaffen (und Ihre Margen zu verprassen).

Es ist schwierig, Ihre Kosten im Einklang zu halten, wenn Ihr Lager immer überfüllt ist. Überprüfen Sie Ihr Inventar. Prüfen Sie Ihre Abfallmengen. Und bestellen Sie jedes Mal gleich.

Ihre Anbieter reichen keine Angebote für Ihr Geschäft ein (Sie bezahlen zu viel)

Die Preise für Zutaten schwanken stark.

Ihre Aufgabe ist es, am Ball zu bleiben und das bestmögliche Angebot zu erhalten. Es geht nicht darum, sich auf einen einzigen Anbieter festzulegen, nur weil das praktisch ist.

Hier sind drei Dinge, die Sie beachten sollten, um diesen Fehler bei der Beschaffung in der Gastronomie zu umgehen:

• Kennen Sie den Markt – seien Sie sich der umfassenden Marktveränderungen bewusst, die sich auf Ihr Geschäft auswirken können. Preise in den USA finden Sie auf der USDA-Website. Informationen zu EU-Preisen finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission. 
• Implementieren Sie ein Ausschreibungssystem — massive enterprise operations do this through proprietary software. Multi-outlet operations put out a weekly/monthly RFP. Smaller operators have vendors on speed dial. There are lots of ways you can go about implementing a bidding system… just make sure it’s streamlined and effective. 
• Nehmen Sie regelmäßig Angebote an – Sie möchten nicht alles über ein Ausschreibungssystem regeln? Das ist in Ordnung. Laden Sie in diesem Fall die Anbieter dazu ein, proaktiv ihre monatlichen Gebote für die Zutaten abzugeben, die Sie am meisten kosten (Fleisch, Produkte und Fisch). Erzählen Sie Ihren Hauptanbietern davon – das hilft, eine ehrliche Beziehung zu wahren.

Ihre Bestellformulare sind nicht sehr aussagekräftig

Detaillierte Angaben bei der Bestellung beweist, dass Sie Wert auf die Einzelheiten legen.

Wenn es zum Beispiel eine Spalte „MENGE“ gibt, die besagt, dass „eine Packung Tomatensauce“ für 24 Dosen steht. Wenn also ein 12er-Pack geliefert wird, können Sie eine Korrektur vornehmen und den Verkäufer bitten, die Rechnung anzupassen.

Sie tun dasselbe, wenn ein Verkäufer 10 Stücke normales Rindfleisch liefert (und Sie Premium-Rindfleisch bestellt haben).

Ein detailliertes Bestellformular hilft Ihnen den Durchblick zu behalten. Und was noch wichtiger ist, es dient zur Orientierung für andere Mitarbeiter, die manchmal für Sie einspringen.

Sie können damit:

• sicherstellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie bestellt haben. 
• den Wareneingang konstant halten, wenn Sie nicht da sind, um ihn zu kontrollieren. 
• die Beschwerden minimieren, die mit dem Servieren minderwertiger Zutaten einhergehen. 
• mit so wenigen und optimal organisierten Lieferanten wie möglich arbeiten.
• auf Konsistenz in Bezug auf Qualität, Rezepte und Lebensmittelkostenanalyse achten.

Ein detailliertes Bestellformular gibt Ihren Mitarbeitern Orientierung

Verfahren und Abläufe in der Küche werden niemals überprüft und angepasst

Auf den ersten Blick wirkt es nicht wirklich so, als könne die Zubereitung von Speisen und andere Küchenprozesse die Kosten für die Beschaffung von Lebensmitteln erhöhen, oder?

Aber was passiert, wenn:

• Sie sich entscheiden, einen Guacamole-Dip auf Ihre Speisekarte zu setzen und einfach Ihre Bestellmenge von Avocado der Klasse 1 erhöhen, die Sie für Ihre Avocado-Toasts verwenden (anstelle von weicherer, günstigerer Avocado der Klasse 2)
  
  Sie fangen an, ein paar Produkte mit Hühnerbrühe zu servieren, kaufen aber weiterhin Hähnchenbrust sowie Brühe in Litern (anstatt ganze Hähnchen zu kaufen, die Knochen zu entfernen und Ihre eigene Hühnerbrühe zu machen)?

Es stimmt, Situationen wie diese erhöhen Ihre Lebensmittelkosten nur geringfügig … wenn sie eine einmalige Sache sind. Aber wo es einen solchen Fall gibt, gibt es andere – und die Kosten können sich schnell summieren.

Kommen Sie diesen Fällen auf die Spur. Und beseitigen Sie sie. So fangen Sie an, unnötige Kosten loszuwerden.

Sie nehmen es mit Ihren Rechnungen und Zahlungen nicht genau genug

Was tun Sie, wenn Sie auf der Laderampe beschäftigt sind und der Zusteller Ihnen einen Lieferschein und einen Stift hinstreckt?

In den meisten Fällen unterschreiben Sie einfach.

Und hier liegt das Problem…

Verkäufer und Zusteller machen Fehler und es ist schlichtweg umsichtig, eine Rechnung zu prüfen, bevor Sie sie unterschreiben.

Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie Ihre Unterschrift darunter setzen:

• Haben Sie bekommen, was Sie bestellt haben (Mengen, Qualität, zum richtigen Preis)?
• Wurde etwas durch ein anderes Produkt ersetzt, von der Liste genommen oder abgelehnt (wo ist der Rabatt/die Gutschrift dafür)?
• Sind die Zahlen für jeweiligen Produkte und die Gesamtsummen korrekt (oder wurde eher Kreativität als Mathematik angewandt)?

Wenn es um die tatsächlichen Zahlungen geht, reicht es aus, nur zu überprüfen, ob sie alle den in Rechnung gestellten Beträgen entsprechen (mit angewendeten Rabatten und Anpassungen), um kostspielige Fehler in der Beschaffung zu vermeiden.