Wie führende Restaurantgruppen ihren Software-Stack mit Best-of-Breed-Systemen neu aufstellen

Die meisten Software-Stacks in Restaurants wurden nicht wirklich geplant. Neue Tools werden implementiert, wenn etwas nicht mehr funktioniert oder unzuverlässig ist und eine schnelle Lösung hermuss. Es handelt sich um einen reaktiven Prozess.

Tatsächlich geben 94 Prozent der Restaurantbetreiber an, dass sie Technologie nur dann ersetzen oder aufrüsten, wenn sie es unbedingt müssen.

Das führt dazu, dass die Gastrobetriebe an veraltete Systeme gebunden sind. Wenn sich das nach einem Wettbewerbsnachteil anhört, dann weil es einer ist.

Doch die Zeiten ändern sich langsam.

In den letzten zehn Jahren war ich an vielen Apicbase-Einführungen beteiligt. Vor ein paar Jahren führten wir noch die meisten Gespräche mit Küchenchefs und Betriebsleitern. Heute sprechen wir mit IT-Leitern, CIOs und CTOs.

Dieser Wandel sagt alles: Restaurantbetriebe nehmen erhebliche Investitionen in die digitale Reife vor.

Chefköche und Manager sind nach wie vor stark involviert – niemand kennt das Tagesgeschäft besser –, allerdings liegt die digitale Strategie jetzt in den Händen von Personen, die ihre gesamte Karriere dem Aufbau von Systemen für die Skalierung und Ausfallsicherheit gewidmet haben.

Und aus diesen Gesprächen hat sich ein klares Modell herauskristallisiert.

In diesem Artikel erläutere ich den Strategieplan, den führende Gastrobetriebe verwenden, um ihre Software-Stacks neu zu gestalten.

Einblicke in den Software-Stack erstklassiger Restaurants

Wenn Sie einen skalierbaren Stack wollen, sollten Sie nicht mit der Auflistung von Funktionen beginnen. Beginnen Sie mit der Frage, was die Systeme jeweils unterstützen müssen.

In der Softwarearchitektur des Gastgewerbes sind klare Zuständigkeiten das A und O. Integration ist wichtig, ja, aber genauso wichtig ist es, zu entscheiden, welches System was macht und warum. Ohne klare Zuständigkeiten kommt es selbst beim besten Tool zu Reibungsverlusten.

Ein leistungsstarker Software-Stack für Restaurants unterstützt fünf wesentliche Funktionen:

1. Systemintegration: wie diese Werkzeuge miteinander kommunizieren und synchronisiert bleiben
2. Betriebsabläufe: die Tools, die das Tagesgeschäft vorantreiben
3. Finanzkontrolle: wie Systeme den Cashflow tracken und die Rentabilität sichern
4. Kundenbetreuung: wie Systeme konsistente, qualitativ hochwertige Erfahrungen ermöglichen
5. Erkenntnisgewinnung: wie aus Rohdaten zuverlässige Entscheidungen werden

Dies sind die Säulen. Und sie sind entscheidend. Wenn diese solide sind, bleibt Ihre Architektur stabil, auch wenn die Komplexität zunimmt.

Die wesentlichen Funktionen stimmen mit den Schichten in einer Best-of-Breed-Architektur überein:

1. Daten- und Konnektivitätsschicht
2. Operativer Kern
3. Finanzschicht
4. Kundenseitige Schicht
5. Insights-Schicht

Schauen wir uns an, was wo geschieht und warum – beginnen wir mit dem Kern.

1. Daten- und Konnektivitätsschicht: eine übergreifende Informationsquelle

Diese Schicht hat zwei Aufgaben: Sie definiert, wie die Systeme kommunizieren, und sie gibt ihnen eine gemeinsame Grundlage für das Verständnis der ausgetauschten Informationen.

Die Integrationsschicht wirkt wie ein Übersetzer zwischen Ihren Systemen.

Anstatt jedes Tool direkt mit jedem anderen Tool zu verbinden (was Chaos vorprogrammiert), wird jedes Tool nur einmal mit einer gemeinsamen Schnittstelle verbunden, in der Regel über Middleware oder ein API-Gateway.

Dadurch lassen sich Integrationen viel einfacher verwalten.

Wenn Systeme um eine zentrale Datenschicht herum aufgebaut sind, müssen Sie nicht alles komplett neu aufbauen, sobald sich eines der Tools ändert. Sie schließen es einfach an das System an.

Casper van Tricht
Integrationsmanager, It’s Us

Wenn sich in einem System etwas ändert, löst dies keinen Dominoeffekt von Update im gesamten Stack aus. Der Rest der Architektur bleibt unverändert.

Direkt darunter sorgt die Datenschicht dafür, dass alles aufeinander abgestimmt ist.

Sie standardisiert die wichtigsten Begriffe Ihres Betriebs wie SKUs, Rezepte, Lieferantencodes, Standort-IDs und Mitarbeiterrollen, sodass alle Ihre Systeme die gleichen Definitionen verwenden.

So werden Berichte, Prognosen und die Automatisierung einheitlich und zuverlässig. Sie müssen nicht mehr Daten aus fünf Quellen abrufen und sich fragen, welche davon recht hat. Jedes System sendet Daten an den Data Lake und macht ihn zur übergreifenden, zuverlässigen Datenquelle für Analysen.

Die Integrations- und Datenschichten gewährleisten gemeinsam Folgendes:

• Die Daten sind sauber und abteilungsübergreifend stimmig
• Alle arbeiten mit den gleichen Zahlen
• Sie können auf andere Tools umsteigen, ohne alle Datenflüsse unterbrechen zu müssen

Und für die IT-Abteilung bedeutet dies weniger Sorgen.

Sie müssen nicht eine Reihe von betriebsspezifischen Verknüpfungen zwischen den Tools pflegen. Sie müssen lediglich die Verbindungen zwischen Ihren Kernplattformen und Ihrem Data Lake bzw. Ihrer Datenbank verwalten – eine Verbindung pro Geschäftsbereich.

2. Operativer Kern: Wo die Arbeit erledigt wird

Hier findet die Ausführung statt. Dies sind die Systeme, mit denen Ihre Teams täglich arbeiten. Die Tools unterstützen Bereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Service vor Ort.

Mit diesen Tools wird das Tagesgeschäft abgewickelt:

• Beschaffung der Zutaten
• Überwachung des Bestands
• Verwaltung von Rezepten und Menüs
• Planung, was, wo und wann vorbereitet werden soll
• Personaleinsatzplanung
• Überwachung von Verkaufstransaktionen

Dies ist das Herzstück Ihres Gastrobetriebs. Die Tools, die die wichtigsten Betriebsdaten erzeugen. Alles andere hängt davon ab, wie gut diese Systeme funktionieren.

Und sie sind alle miteinander verbunden. Wenn Sie die Speisekarte ändern, müssen Sie andere Zutaten kaufen. Rezepte beeinflussen, was vorbereitet werden muss. Die Verkaufsdaten helfen bei der Personaleinsatzplanung und beim Abbau des Lagerbestands. Die Lagerbestände werden letztendlich wieder bei den Nachbestellungen berücksichtigt.

Wenn diese Systeme nicht miteinander verbunden sind, wird es unübersichtlich. Das Personal fängt an, Daten in Excel zu exportieren und Kalkulationstabellen zu führen. Das ist zeitaufwändig und es passieren Fehler, weil niemand den Überblick haben kann.

Apicbase zum Beispiel vereint Rezepte, Inventar, Einkauf und Menüplanung in einer einzigen Plattform. Alles funktioniert zusammen und Sie brauchen keine Behelfslösungen. Und wenn Sie einen neuen Standort eröffnen, müssen Sie nicht bei Null anfangen. Sie nehmen den Standort einfach in Ihr bestehendes System auf.

Wir begannen mit Apicbase und bauten dann den Rest unseres Software-Stacks darum herum auf – wir wählten die bestmöglichen Tools und diese waren bereits integriert.

Jornt Depreter
Director of Central Business Services, Lunch Garden

3. Finanzschicht: Verknüpfung von Kosten und Performance

Finanzsysteme geben Aufschluss über die tatsächliche Performance des Unternehmens. Aber wie aufschlussreich und genau sie sind, hängt von der Datenlage ab.

In vielen Gastronomiebetrieben muss die Finanzabteilung auf Daten aus zahlreichen nicht miteinander verbundenen Systemen warten.

• Die Verkaufszahlen müssen bereinigt werden
• Der Wareneinsatz wird manuell ausgelesen
• Die Personalkosten sind aufgrund von Planungsfehlern zu hoch

Dadurch wird die Berichterstattung langsam und die Zahlen lassen sich nur schwer überprüfen. Versuchen Sie einmal, Wochen später die Ursache für einen Margenrückgang zu finden.

Aber mit der richtigen technischen Ausstattung ändert sich das.

Wenn Ihre Inventar-, POS- und Planungssysteme alle saubere, strukturierte Daten an einen einzigen Ort, z. B. ein Data Warehouse, und dann an Ihre Finanztools senden, stimmt alles überein. Die Zahlen sind präzise. Sie sind auf dem neuesten Stand. Und sie gehen tatsächlich mit dem einher, was in Ihren Restaurants passiert.

Sie erhalten eine Gewinn- und Verlustrechnung, die die Realität widerspiegelt, und nicht etwas, das zwei oder drei Wochen hinterherhinkt, wenn es bereits zu spät ist, um zu handeln.

Diese Schicht umfasst in der Regel:

• Buchhaltung
• Verfolgung von Ausgaben und Kosten
• Finanzielle Berichterstattung
• Steuern und Compliance

Wenn Ihre Datendefinitionen einheitlich sind und Ihre Systeme miteinander kommunizieren, muss Ihr Finanzteam keine Zeit damit verschwenden, nach Zahlen zu suchen oder diese zu überprüfen.

Es erhält:

• Einen schlüssigen Wareneinsatz
• Genaue Arbeitskosten
• Tägliche Verkaufsaktualisierungen

Und es kann sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist:

• Cashflow
• Margen
• Abweichungen
• Finanzierung

4. Kundenseitige Schicht: Abstimmung auf das Gästeerlebnis

Diese Schicht erfasst jede Interaktion des Kunden mit dem Unternehmen, sowohl über digitale als auch über physische Kontaktpunkte.

Sie umfasst in der Regel:

• Bestell- und Servicekanäle: Kioske, QR-Speisekarten, mobile Apps, Web-Bestellungen, Zahlungssysteme
• Markenkommunikation und Kundenbindung: CRM, E-Mail, SMS, Kundenbindungsplattformen, Feedback-Tools
• Bildschirme in den Geschäften: digitale Speisekarten, Allergeninformationen, Nährwertanzeigen, SB-Kassen

Diese Tools sind in der Regel am flexibelsten und entwickeln sich schnell weiter. Es kommt häufig zu Neuerungen, da die Erwartungen der Kunden sich ebenso schnell wie Marketingstrategien und Techniktrends ändern.

Sie mögen zwar als eigenständige Tools erscheinen, sind aber dennoch auf den Rest Ihres Systems angewiesen, um richtig funktionieren zu können.

Zum Beispiel brauchen sie:

• Genaue Speisekarten und Preise
• Aktuelle Informationen zu Allergenen und Nährwerten
• Verfügbarkeit von Lagerbeständen in Echtzeit

Entscheidend ist, dass diese Daten nicht im „Besitz“ der kundenorientierten Tools sind. Sie greifen lediglich darauf zurück.

Und das ist gut so. Da die primären Daten in Ihrem zentralen System (der Datenschicht) gespeichert sind, können Sie Kundentools aktualisieren oder ersetzen, z. B. eine neue App testen oder den Kioskanbieter wechseln, ohne dass alles andere hinter den Kulissen darunter leidet.

Noch besser: Sie können jede digitale Interaktion eines Gastes nachverfolgen und mit Ihren Kerngeschäftsdaten verknüpfen: welche Artikel wurden wo, wann und wie verkauft.

Das bedeutet, dass Ihre Kundenerfahrungsdaten nicht isoliert sind – sie werden in dasselbe System eingespeist, das auch Ihren Küchenbetrieb stützt und Ihren Lagerbestand verfolgt.

So können Sie das Gästeerlebnis verbessern und die Performance analysieren, ohne weitere Silos zu schaffen.

5. Insights-Schicht: die Entscheidungsinstanz für die Gastronomie

Die Insights-Schicht konsolidiert Daten aus Kernsystemen wie POS, Beschaffung, Inventar, Terminplanung, Produktion und Finanzen und organisiert sie in einer einzigen, kohärenten Ansicht.

Diese Erkenntnisschicht treibt Ihre Entscheidungen voran. Sie ist der Teil Ihres Tech-Stacks, der Ihnen hilft zu verstehen, was in Ihrem Gastgewerbe wirklich vor sich geht.

Wie gut Berichte, KPIs und Erkenntnisse sind, hängt von dem Datenmodell ab, das ihnen zugrunde liegt.

Mateusz Kostrzębski
Leiter IT, Vapiano, ehemals AmRest, ehemals Dean & David

Es speist saubere, standardisierte Daten aus allen Ihren Restaurantsystemen ein, wie z. B. Inventar, Umsatz, Personaleinsatzpläne und Einkauf, und zeigt sie alle an einem Ort an. Da die Daten miteinander verbunden und stimmig sind, können Sie sich auf das verlassen, was Sie sehen.

Dadurch werden Ihre Berichtstools und Dashboards wesentlich hilfreicher. Anstatt nur Zahlen zu präsentieren, erzählen sie eine zusammenhängende Geschichte, in der alle wichtigen Geschäftskennzahlen eine Rolle spielen: Umsatz, Ausgaben, Nutzung und Planung.

• Was passiert jetzt gerade?
• Warum ist das so?
• Was sollten wir als nächstes tun?

Wenn jeder im Unternehmen die gleichen Zahlen sieht, sind Manager, Führungskräfte, die Zentrale und die Teams vor Ort buchstäblich auf dem gleichen Stand.

Das heißt:

• Keine Uneinigkeiten darüber, welche Tabelle die richtige ist
• Keine Verzögerungen, weil jemand die Zahlen nachprüft
• Durchweg schnellere und bessere Entscheidungen

Wenn Sie einen neuen Standort eröffnen, müssen Sie auch keine neuen Berichte erstellen. Der neue Standort wird dann automatisch in den Dashboards angezeigt.

Kurz gesagt, die Insights-Schicht ist die Stelle, an der sich all Ihre harte Arbeit mit Integrationen und Datenmodellen auszahlt. Sie hilft allen, cleverer, schneller und sicherer zu arbeiten.

Bewältigen Sie Komplexität und erreichen Sie Akzeptanz

Es handelt sich hier um einen Strategieplan. Um eine ideale Lösung. Einige Bereiche mögen sich gerade unerreichbar anfühlen. Doch dies ist die Richtung, in die sich das Gastrogewerbe entwickelt.

Warum? Denn sie beruht auf einer Einsicht aus der Praxis:

Wenn die Systeme nicht miteinander verbunden sind, stimmen die Daten nicht überein und niemand fühlt sich dafür verantwortlich. Denn wessen Schuld ist es überhaupt? In einer solchen Umgebung kann selbst eine kleine Änderung, wie z. B. die Aktualisierung von Allergenen, zu großen Kopfschmerzen führen.

Doch wenn Ihr Stack um klare Geschäftsbereiche herum aufgebaut ist, die jeweils einen definierten Eigentümer haben, wird die Komplexität überschaubar.

Diese Klarheit verleiht Schwung. Jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist: die Software-Partner, die Betriebsteams, die Finanzabteilung und die IT-Abteilung. Und diese Klarheit ist es, die das Unternehmen tatsächlich voranbringt.

Genauso wichtig ist, dass das Projekt überhaupt erst genehmigt wird, wenn es klar erscheint. Wenn Führungskräfte einen gut strukturierten Plan mit klarer Verantwortung und weniger unsicheren Bereichen sehen, ist es viel einfacher, ihre Zustimmung zu erhalten.