Vor ein paar Wochen rief mich Chris, der Beschaffungsleiter einer Restaurantkette mit 83 Standorten, an.
„Wir haben endlich einen Vertrag für Olivenöl ausgehandelt“, sagte er. „Ein Lieferant, ein besserer Preis und er kann alle unsere Standorte beliefern.“
Ein kluger Schachzug. Die Preise für Olivenöl waren in die Höhe geschossen und hatten sich stark auf die Lebensmittelkosten ausgewirkt. Durch die Verhandlung eines Großauftrags löste Chris gleich zwei Probleme auf einmal:
Zuvor bezogen die Standorte das Olivenöl von verschiedenen Lieferanten. Das hat die Kostenkontrolle erschwert.
Mit einem einzigen Lieferanten für alle 83 Standorte wird die Beschaffung einfacher, skalierbarer und kalkulierbarer.
Doch dann fiel Chris etwas auf.
„Ich muss jedes einzelne Rezept und jede Bestellliste aktualisieren“, seufzte Chris. „Das wird die ganze Woche dauern.“
„Nein, das wird es nicht“, sagte ich ihm. „Mit Apicbase können Sie das in Sekundenschnelle erledigen.“
Er hob eine Augenbraue.
Ich zeigte ihm, wie’s geht.
Eine einzelne Zutat sollte sich ganz leicht abändern lassen. Doch für große Restaurantbetriebe ist das ein logistischer Albtraum.
Chris führte alles auf, was aktualisiert werden musste:
„Selbst wenn ich etwas von der Arbeit delegiere, werden wir tagelang damit beschäftigt sein“, stöhnte er.
Er hatte recht. Den meisten Restaurantgruppen fehlt eine einfache Möglichkeit, die Zutaten in großem Umfang zu aktualisieren. Stattdessen verbringt jemand (oder mehrere Personen) Stunden damit, sich durch Rezepte zu klicken, Berechnungen zu überprüfen und zu hoffen, nichts übersehen zu haben.
Ich teilte meinen Bildschirm mit ihm. „Sehen Sie sich das an.“
Ich habe in Apicbase die Zutaten abgerufen und dann auf „Ersetzen“ geklickt.
Ich suchte nach dem alten nativen Olivenöl Extra (3L).
Ich wählte das native Olivenöl Extra (5L) von FlavourFiesta aus. Apicbase zeigt die verfügbaren Mengenoptionen an und hilft Chris bei der Auswahl der kostengünstigsten Option.
„Das ist praktisch“, sagte Chris. „Normalerweise müsste ich dafür in eine separate Tabelle schauen.“
Apicbase ruft alle Rezepte auf, in denen die alte Zutat vorkommt.
Chris hatte zwei Möglichkeiten:
Ich aktualisierte alle Rezepte mit einem Klick.
Chris starrte auf den Bildschirm. „Moment … war’s das?“
Ich nickte. „Schauen Sie in Ihren Rezepten nach.“
Er klickte sich durch ein paar Rezepte. Jedes einzelne war aktualisiert worden.
Chris sah immer noch skeptisch aus.
„Okay, die Zutat wurde aktualisiert. Aber wir müssen trotzdem alle Kalkulationen und Allergenangaben manuell überarbeiten, oder?“
Ich schüttelte den Kopf. „Nein, Apicbase erledigt das für Sie, und zwar direkt.“
Jedes betroffene Rezept zeigt sofort den korrekten Lieferantenpreis an.
Das bedeutet, dass die Kostenkontrolle genau bleibt, ohne dass jemand Kalkulationstabellen öffnen, neue Zahlen eingeben und Berechnungen doppelt überprüfen muss.
Wenn die neue Zutat andere Allergendaten hat, passt Apicbase jeden Datensatz automatisch an.
Das bedeutet:
✅ Kein Risiko, dass falsche Allergeninformationen an die Kunden gelangen.
✅ Keine unerwünschten Überraschungen bei der Einhaltung von Vorschriften.
Zum Beispiel:
Diese dynamischen Berechnungen machen Apicbase zu einem leistungsstarken Tool für innovative Änderungen der Speisekarte. Entwicklungsköche können mit den Zutaten und Lieferanten spielen und sehen, wie sich die Änderungen auf die Kosten, den Nährwert und die Allergenberichte auswirken.
Die Bestelllisten werden sofort mit dem neuen Produkt, dem Lieferanten und der Verpackungsgröße aktualisiert.
Alle Informationen werden zentral verwaltet, sodass Restaurantleiter bei der nächsten Bestellung nicht Gefahr laufen, das falsche Produkt zu kaufen oder die Lagerbestände durcheinander zu bringen.
„Das verhindert so viele menschliche Fehler“, sagte Chris. „Also… kein Hin- und Herschreiben von E-Mails? Kein Nachhaken bei den Köchen, um die Bestelllisten zu aktualisieren?“
Ich schüttelte den Kopf. „Nein, das ist schon erledigt.“
Egal, ob Ihre Restaurants …
„Apicbase stellt sicher, dass jeder Standort die richtige Zutat zum richtigen Preis bestellt.“
Was Chris und sein Team eine ganze Woche gekostet hätte, dauerte nur fünf Minuten.
Anstatt sich stundenlang durch Rezepte zu klicken, kann sich Chris auf eine strategische Beschaffung konzentrieren, denn er weiß, dass Apicbase jede operative Aktualisierung im Hintergrund erledigt.
Er lehnt sich in seinem Stuhl zurück. „Ich kann nicht glauben, dass ich das händisch machen wollte.“
Apicbase ist voll von Funktionen wie dieser, die Ihrem Team jeden Tag mehrere Stunden Arbeit ersparen.
Erleben Sie unsere Software in Aktion.
Für Tausende von Gastrobetreibern ist die Verkaufsübersicht von Apicbase die erste Anlaufstelle des Tages. Warum?…
Wie lief das Jahr 2024 für Restaurants? Die Probleme des Jahres 2023 – wie die…
Wussten Sie, dass eine schlecht gestaltete Speisekarte Sie jeden Monat Tausende an verschwendeten Lebensmitteln und…
Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich die Anforderungen des Marktes weiterentwickeln, können Ihre aktuellen Systeme…
Die neuen CSRD-Vorschriften verlangen von großen Gastronomiebetrieben, über Scope 3-Emissionen zu berichten, was eine Herausforderung…
Betreiber von Restaurants mit mehreren Betrieben arbeiten ständig daran, die Gemeinkosten zu senken, die Lebensmittelverschwendung…