Umschlagshäufigkeit & Lagerreichweite – Zwei unterschätzte Kennzahlen für die Senkung der Lebensmittelkosten & maximalen Gewinn in der Gastronomie

Ob Sie erfolgreich sind oder nicht, hängt letztendlich davon ab, wie gekonnt Sie Ihre Lebensmittelkosten kontrollieren.

Dabei ist es ganz gleich, ob Sie eine Kette exklusiver Restaurants, mehrere Hotelrestaurants oder einen preisgekrönten Catering-Service leiten… Und wie gekonnt Sie die Lebensmittelkosten kontrollieren, hängt letztendlich davon ab, wie professionell Sie Ihre Lebensmittelbestände kontrollieren.

Deshalb geht es in diesem Beitrag um zwei wichtige (und steuerbare) Kennzahlen der Bestandsverwaltung im Restaurant:

1. Umschlagshäufigkeit – Diese Kennzahl gibt an, wie schnell Ihr Inventar umgeschlagen bzw. abverkauft wird – wie häufig Sie Ihre gesamten Lebensmittelbestände in einem gewissen Zeitraum (einem Jahr, einem Monat oder einer Woche) komplett aus dem Lager entnehmen und wieder ersetzen und;

2. Lagerreichweite – Diese Kennzahl sagt Ihnen, wie viele Tage Ihre Lebensmittel (im Durchschnitt) in den Regalen liegen. Im Grunde ist es ein Wert, der angibt, für wie viele Tage am Ende eines bestimmten Zeitraums noch Lebensmittelvorräte zur Verfügung stehen.

Diese Kennzahlen sind ähnlich und der Einfachheit halber können Sie eine auswählen und mit dieser arbeiten. Wenn Sie jedoch beide Kennwerte zusammen verwenden, erhalten Sie eine klarere Vorstellung davon, wie gut Sie Ihre Bestände (und damit auch Ihre Lebensmittelkosten und Gesamtbetriebskosten) verwalten.

Eine konsequente Inventarverwaltung ist wichtig, da zu lange lagernde Lebensmittel zu den größten in der Gastronomie entstehenden Unkosten gehören.

Die Folgen sind übermäßige Unkosten, die Tendenz, zu große Portionen zu servieren und ein erhöhtes Diebstahlrisiko.

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie überprüfen können, ob Sie Ihren Betrieb effizient führen, ohne unnötig große Geldmengen in verderbliche Güter zu stecken.

Gehen wir ins Detail.

Wie Sie die Umschlagshäufigkeit für Ihr Restaurant berechnen

Die Umschlagshäufigkeit (engl. Inventory Turnover Ratio) lässt sich ganz einfach über den Umsatz (engl. Sales) und den durchschnittlichen Lagerbestand (engl. Average Inventory) ermitteln:

Für die Berechnung benötigen Sie die folgenden Werte:

• Wareneinsatz – Wir empfehlen Ihnen, sich auf den Wareneinsatz für einen vordefinierten Zeitraum zu beziehen und nicht auf den Nettoumsatz (grundsätzlich gehen aber beide).
• Durchschnittlicher Lagerbestand – Der Anfangsbestand (für einen Zeitraum, für gewöhnlich Monat oder Jahr) + der Endbestand für diesen Zeitraum.

Berechnen wir das mal grob, um das mit einem Praxisbeispiel zu veranschaulichen (für eine monatliche Berechnung):

• Wareneinsatz Juni 2020 CoGS = 150.000 €
• Anfangsbestand Juni = 20.000 €
• Endbestand Juni = 12.000 €

Umschlagshäufigkeit = 150.000 € / [(20.000 € + 12.000 €)/2] = 150.000 € / 16.000 € = 9,375

Das ist eine gute Umschlagshäufigkeit für ein Restaurant, wenngleich der Wert eher zu hoch als zu tief ist, sollte es sich um einen Betrieb mit nur einem Standort handeln. Das bedeutet, dass das Restaurant seine Lebensmittelbestände in einem Monat 9-mal komplett abverkauft (also alle drei Tage). Der Durchschnitt in der Gastronomie liegt zwischen 4 und 8.

Ist die Umschlagshäufigkeit zu hoch, kann das darauf hinweisen, dass Ihre Zutaten häufig ausgehen und Sie ein Produkt von der Speisekarte streichen müssen (was nie gut ist). Ist Ihre Umschlagshäufigkeit jedoch zu niedrig (weniger als vier), bedeutet das, dass Sie zu viel lagern und Ihre Lebensmittel verderben und Ihre Kosten in die Höhe treiben werden.

Wie Sie die Lagerreichweite für Ihr Restaurant berechnen

Die Umschlagshäufigkeit lässt sich schnell und einfach berechnen. Es handelt sich dabei quasi um einen Schnelltest, mit dem Sie erkennen können, ob Sie Ihre Vorgehensweise in Sachen Bestand, Lager und Bestellung genauer unter die Lupe nehmen sollten. Ist die Umschlagshäufigkeit zu groß, wird es Zeit, die Lagerreichweite zu ermitteln. Dabei finden Sie heraus, wie viel Geld Sie in überflüssige Lebensmittel investiert haben.

Sie können die Lagerreichweite (engl. Days‘ Sales Inventory) über den Endbestand an Lebensmitteln (engl. Ending Food Inventory) und die durchschnittlichen Lebensmittelkosten pro Tag (engl. Average Daily Food Cost) berechnen:

Die Berechnung erfolgt in zwei Schritten, wie im nachfolgenden Beispiel gezeigt (wöchentlich berechnet):

• Anzahl der Tage im Zeitraum = 7
• Endbestand an Lebensmitteln (Bilanz) = 7.000 €
• Lebensmittelkosten (Gewinn- und Verlustrechnung) = 8.000 €

Zuerst berechnen wir die durchschnittlichen Lebensmittelkosten pro Tag: 8.000 € / 7 = 1.142 €

Lagerreichweite = 7.000 € / 1.142 € = 6,12

Was bedeutet das?

Es heißt, dass das Restaurant in diesem bestimmten Beispiel am Ende dieser bestimmten Woche Lebensmittel für 6 Tage auf Lager hat. Bestellen Sie zweimal die Woche Lebensmittel, ist das ein guter Zielwert. Es bedeutet, Sie haben genau ausreichend Vorräte, um bis zu Ihrer nächsten Lieferung durchzukommen (ein kleines Puffer für verspätete oder teilweise Lieferungen eingeschlossen).

Prüfen Sie die Kennzahlen wöchentlich – oder überlassen Sie die Arbeit Apicbase

Wenn Sie diese wöchentliche Inventaranalyse einmal eingeführt haben (und sich mit der Umschlagshäufigkeit und der Lagerreichweite auskennen), werden Sie leicht Abweichungen erkennen können, die Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe treiben.

Haben Sie diese einmal ausfindig gemacht, können Sie sie durch kleine, schrittweise Anpassungen Ihrer Bestellungen in den Griff bekommen. Und wenn Sie überschüssige Restlagerbestände aufbrauchen, wird es viel einfacher, die exakte Einhaltung der Vorratsmengen für die jeweiligen Zutaten zu realisieren (und Sie werden keine übermäßigen Lagerbestände haben oder Produkte von der Speisekarte streichen müssen).

Abgesehen davon ist die Verwaltung von Restaurantbeständen keine exakte Wissenschaft – und die Lebensmittelkosten sind meist schwer zu erfassen. Um so nah wie möglich an den idealen Lagerbestand heranzukommen (und das ganz ohne die Berechnung der Umschlagshäufigkeit und Lagerreichweite), sollten Sie über Automatisierung und Digitalisierung nachdenken.

Hier kann Apicbase helfen. Für weitere Informationen über unsere Vorzeigemodule – Bestandsmanagement & Beschaffung – nehmen Sie Kontakt auf, um von einem unserer Experten beraten zu werden. Das geht schnell und einfach und Sie können die Zeit und das Datum selbst bestimmen.