Wenn Restaurantbetriebe den Beschafffungsprozess mit Demos und Checklisten beginnen, digitalisieren sie häufig ungünstige Arbeitsabläufe, anstatt sie zu verbessern.
So läuft der Beschaffungsprozess für Softwareprodukte normalerweise ab : Longliste erstellen → Demos vereinbaren → Funktionen vergleichen → Preise anfragen → Entscheidung treffen.
Dieser Ablauf ist übersichtlich, strukturiert und hilft den Entscheidungsträgern bei der Einigung auf eine Lösung.
Theoretisch macht das Sinn.
Und bei Tools wie beispielsweise Software für die Gehaltsabrechnung funktioniert es tatsächlich. Die Art und Weise, wie das Personal bezahlt wird, muss nicht jedes Mal neu erfunden werden: Die Anwendungsfälle sind klar, die Arbeitsabläufe standardisiert und die verfügbaren Softwareprodukte lassen sich leicht vergleichen. Also, vergleichen Sie die Funktionen, überprüfen Sie die Kriterien und wählen Sie die beste Lösung aus.
Diese Logik verliert jedoch an Gültigkeit, sobald man sich mit Kernbereichen wie dem Bestand, den Rezepten und der Beschaffung befasst.
BoH-Prozesse sind sehr individuell. Sie haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, geprägt von Gewohnheiten, lokalen Behelfslösungen und betrieblichen Besonderheiten, die oft nur für diejenigen Sinn ergeben, die sie vor Jahren geschaffen haben.
Bei dem „System“ handelt es sich oft gar nicht um ein eigentliches System, sondern um eine Mischung aus Tabellen, handschriftlichen Notizen und institutionellem Gedächtnis.
Das verleitet dazu, nach einem Tool zu suchen, das die aktuelle Praxis widerspiegelt.
Wenn Restaurantunternehmen nach neuen Lösungen suchen, ist es für sie daher naheliegend, nach etwas zu suchen, das ihre bestehenden Abläufe widerspiegelt, jedoch mit ansprechenderen Dashboards.
Ganz als würde man einen Architekten beauftragen, das eigene Haus nach dem gleichen Grundriss neu zu bauen, nur mit weniger undichten Stellen. Doch möglicherweise ist die Feuchtigkeit nicht das eigentliche Problem. Vielleicht befanden sich die Wände von Anfang an nicht an der richtigen Stelle.
Das soll nicht heißen, dass Restaurants etwas falsch machen. Es geht vielmehr darum, das Gesamtbild im Blick zu haben. Restaurants möchten:
Wenn jedoch der erste Schritt im Beschaffungsprozess eine Demo ist, gerät dieses Gesamtbild häufig in den Hintergrund. Der Fokus verlagert sich von der Frage, was das Unternehmen erreichen möchte, hin zu den aktuellen Herausforderungen.
Plötzlich legt jede Abteilung eine Liste mit anzugehenden Problemstellen vor:
Das sind alles verständliche Anfragen. Doch sie basieren auf derzeitigen Gewohnheiten und nicht auf künftigen Verbesserungen. Sie spiegeln wider, wie der Betrieb heute funktioniert und nicht wie er besser funktionieren könnte.
Und da liegt das wahre Risiko.
Wenn Teams Software anhand ihres Wissens bewerten, erstellen sie letztendlich dieselben Arbeitsabläufe neu, auch wenn genau diese bereits zuvor nicht richtig funktionierten.
Das führt schließlich zu einer Digitalisierung ohne Veränderung. Ein typisches Problem. Und ich bin überzeugt, dass unsere Erfahrung bei Apicbase einen echten Unterschied ausmachen kann.
Warum?
Weil Apicbase nicht von jetzt auf nachher entstand. Es wird durch unzählige Implementierungen in allen Bereichen der Gastronomie geprägt. Die bewährten Vorgehensweisen, die Sonderfälle und die Arbeitsabläufe, die sich auch in Stressfällen bewähren, sind bereits in die Plattform integriert.
Wenn jedoch eine Checkliste die Beschaffung maßgeblich beeinflusst, wird dieser Mehrwert leicht übersehen. Selbstverständlich ist eine gut strukturierte Ausschreibung stets willkommen. Allerdings besteht die eigentliche Chance nicht darin, das, was Sie schon immer getan haben, schlichtweg zu digitalisieren. Es geht darum, zu hinterfragen, ob diese Abläufe noch sinnvoll sind, und an ihrer Stelle etwas Besseres zu entwickeln.
Deshalb begannen die erfolgreichsten Produkteinführungen, die ich erlebt habe, nicht mit einer Demo. Sie begannen mit einer Unterhaltung.
Zugegebenermaßen sind wir früher auch direkt mit der Demo eingestiegen. Es schien das Richtige zu sein: das Produkt zu präsentieren und das Beschaffungsteam zu beeindrucken. Doch bereits beim dritten Programmbereich war deutlich spürbar, dass viele bereits abgeschaltet hatten.
Jeder suchte nach seiner Funktion, mit der die Frustration mit dem aktuellen System vergessen sein würde.
Doch dann kam alles anders. Wir hatten einen Call mit einem großen Unternehmenskonzern aus Deutschland. Mitten in der Demo schaltete sich der CTO ein und sagte:
Wir glauben Ihnen voll und ganz, dass Ihre Softwarelösung problemlos funktioniert. Doch wir möchten Folgendes erreichen – und ehrlich gesagt glauben wir, dass unsere derzeitige Arbeitsweise dem im Wege steht. Schauen wir es uns doch gemeinsam an und überlegen uns, wie wir das schaffen. Bitte helfen Sie uns zu verstehen, was nicht funktioniert, bevor Sie uns zeigen, wie Sie das Problem lösen würden.
Er hinterfragte unsere Vorgehensweise und das saß. Inzwischen möchten wir zunächst vier Dinge wissen, bevor wir überhaupt unseren Bildschirm mit Ihnen teilen:
Das ist für alle besser.
Wir versuchen nicht, Ihre Bedürfnisse zu erraten. Und Sie bekommen keine Standardpräsentation vorgesetzt. Stattdessen führen wir ein strategisches Gespräch darüber, was tatsächlich etwas bewirken würde: Wie Ihr Unternehmen besser laufen könnte, mit weniger manueller Arbeit, mehr Kontrolle und einer skalierbaren Struktur.
„Schauen wir uns zuerst einmal an, was das System leisten kann, und wir teilen Ihnen dann mit, ob es geeignet ist.“
Wie ich bereits sagte, erscheint dieser Ansatz für den Beginn des Beschaffungsprozesses angemessen. Wenn Sie jedoch mit einer Demo beginnen, erreichen Sie häufig nur eine oberflächliche Übereinstimmung. Das System erfüllt zwar alle Anforderungen, verändert jedoch selten die tatsächlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen. Und wenn solche fehlerhaften Arbeitsabläufe einmal etabliert sind, lassen sie sich bekanntermaßen nur schwer wieder ändern.
Fragen Sie direkt zu Beginn lieber bessere Fragen:
Drücken Sie klar aus, was sich verändern soll – und warum. Treten Sie dann in Kontakt mit Tech-Partnern.
Fragen Sie diese nicht: „Was kann das System?“
Fragen Sie: „Wie würde uns Ihr System bei der Problemlösung helfen?”
Daraus ergibt sich die Demo, die Sie tatsächlich möchten.
Eine Lösung, die Ihre Annahmen hinterfragt, Ihr Denken erweitert und eine intelligentere Arbeitsweise einführt – nicht nur eine optisch ansprechendere Version Ihrer bisherigen Vorgehensweise.
Wenn Sie eine neue Software einführen möchten, kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie beim Abbilden Ihrer Arbeitsabläufe, dem Aufspüren von Ineffizienzen und zeigen Ihnen, wie Apicbase Sie bei der Erreichung Ihrer großen übergeordneten Ziele unterstützt.
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