Inkoopfouten in restaurants zijn verraderlijk…
… ze zijn klein en onopvallend (als je niet weet waar je op moet letten)…
… maar stapelen zich stilletjes op (een paar euro hier, een paar duiten daar)…
… tot je maandelijks duizenden euro’s verliest en enkel een volledige doorlichting of onze-lieve-heer je kan redden.
In die situatie wil je niet belanden, geloof me.
Daarom ontleed ik in dit artikel de 7 inkoopfactoren die je foodcost beïnvloeden: wat zijn de fouten, waarom gebeuren ze, en hoe vermijd je ze?
Hierover zullen we het hebben:
Laten we beginnen.
Wanneer je de inkoop van tientallen locaties moet afhandelen, is centrale inkoop (één team dat binnen een gespecialiseerd systeem werkt) de enige manier om de kosten te beheersen.
Een beetje meer werk? Jazeker.
Maar ook veel meer gegevens, inzichten en kansen om processen te verfijnen en fouten te elimineren.
Als je de ontwikkeling, en kosten, van recepten centraliseert, dan beschik je over een uniform aanbod waarin overal dezelfde ingrediënten worden gebruikt.
Daar hangt je winstmarge van af.
Als je chefs op de verschillende locaties elk een andere merk (of een andere verpakking) olijfolie bestellen, zijn je receptkosten dan correct?
Waarschijnlijk niet, want diezelfde chefs:
Als dit in al je vestigingen gebeurt, is er geen enkele manier om te weten te komen waar er ongeremd met geld wordt gegooid, tenzij je overal een noodvoorraad aanlegt. Wat je zeker zal moeten doen als je je marges wil vrijwaren.
Het beste is dus om dit hele gedoe te vermijden met een centrale inkoopfunctie, niet?
Centraliseer uw aankoop met de aankoopsoftware Apicbase F&B. Dat maakt het leven een stuk eenvoudiger.
Per locatie een inkoopbudget instellen betekent dat je weet hoeveel je naar verwachting zult uitgeven op basis van de geraamde verkoop en de gebudgetteerde foodcost (laten we zeggen in de maand mei).
Voorbeeld:
Maar…
Het percentage is hier belangrijker dan het eigenlijke cijfer.
Waarom? Omdat:
Een budget is een vroegtijdig waarschuwingssysteem. Als je steeds over je budget gaat (en je kunt het niet rechtvaardigen door hoger-dan-verwachte verkoopscijfers), betekent dit dat je de foodcost beter in de hand moet houden.
Dit ligt nogal voor de hand, ik weet het.
Maar te veel aankopen is nog steeds de nr.1-fout bij inkoop en drijft de foodcost in restaurants nodeloos op.
En niet alleen omdat het bijdraagt tot meer verspilling.
Hier zijn nog drie manieren waarop te veel aankopen je winst aantast:
Het is moeilijk om de kosten te bedwingen als je voorraadkamers altijd barstensvol zitten. Controleer je inventaris. Hou verspilling bij. En bestel steeds de par-hoeveelheid.
De prijzen van ingrediënten schommelen enorm.
Als supply chain manager is het je taak om kort op de bal te spelen en de beste deals te sluiten. Het is niet de noodzakelijk de bedoeling om met één enkele leverancier in zee te gaan, omdat het makkelijker is.
Hier zijn drie dingen die je kan doen om deze inkoopfout te omzeilen:
MERK OP
Het hebben van té veel leveranciers (vooral als ze hetzelfde soort producten aanbieden) leidt ook tot te hoge betalingen.
Omdat je bij veel suppliers kleine hoeveelheden koopt, krijg je geen bulkkortingen. Reken uit of het loont om in bulk bij één leverancier te bestellen.
Een gedetailleerd bestelformulier is een geheugensteuntje dat ervoor zorgt je niet uitschuift over de details.
Er is bijvoorbeeld een ‘QTY’-kolom (quantity) waarin staat dat “één pak tomatensaus” 24 blikjes bevat. Dus als een pak met slechts 12 blikjes wordt geleverd kun je een correctie maken en de leverancier vragen om de factuur aan te passen.
Je doet hetzelfde wanneer een leverancier 10 stukken Select-rundsvlees levert, terwijl je Prime-rundsvlees had besteld.
Een gedetailleerd bestelformulier houdt je alert, maar nog belangrijker: het is een houvast voor andere werknemers mochten ze moeten invallen voor je.
Gedetailleerde inkoopformulieren helpen je om:
Een gedetailleerde bestelbon biedt houvast aan je werknemers.
Op het eerste zicht verwacht je niet dat bereidingen en andere keukenprocessen tot inkoopfouten kunnen leiden die de foodcost fors de hoogte injagen, toch?
Maar wat gebeurt er als:
Het is waar dat dit soort situaties je foodcost licht doet stijgen… op voorwaarde dat ze eenmalig zijn. Maar waar er één is, zijn er meerdere — en wanneer je ze allemaal optelt, kosten ze je een arm en een kippenbeen.
Spoor ze op. Schrap ze. En vermijd al die onnodige uitgaven.
Wanneer het druk is op het laadperron en de leverancier stopt een afleverbon en een pen onder je neus, wat doe je dan?
In de meeste gevallen teken je zonder nadenken.
Maar hier zit net het probleem…
Verkopers en leveranciers maken fouten, en het is verstandig om een leverbond te controleren vooraleer je ze aftekent.
Vooraleer je je handtekening in het vakje zet, moet je het volgende controleren:
Wat nadien de eigenlijke betalingen betreft, volstaat het te controleren of de bedragen overeenstemmen met de factuur (inclusief kortingen en aanpassingen) om dure inkoopfouten te vermijden.
Laat Apicbase het zware werk doen. Onze oplossing genereert automatisch nauwkeurige inkooporders, rekening houdend met je stuklijsten, voorraad en de verpakkingen van je leveranciers.
Naarmate je bedrijf groeit en de markt evolueert, kan het gebeuren dat je bestaande systemen…
Volgens de nieuwe CSRD-voorschriften moeten grote horecabedrijven hun Scope 3-emissies rapporteren, wat een lastige opgave…
Exploitanten van restaurants met meerdere vestigingen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de vaste…
Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk…
Horecabedrijven met meerdere vestigingen hebben het soms moeilijk om op alle locaties operational excellence te…
Een restaurant met meerdere vestigingen runnen is een complexe uitdaging. Naarmate het aantal filialen toeneemt,…