Case Study: John King executive-chef van Penta Hotels

Chef-kok John King is de grote baas van alle Pentahotelkeukens. 

Pentahotel is een lifestyle hotelketen met locaties in heel Europa, het Verenigd Koninkrijk en China. Alle 27 chef-koks van de groep vallen direct onder John. 

Hij heeft dus behoorlijk wat op zijn bord liggen. Hij beheert voeding en productie en staat in voor de standaard in kwaliteit en presentatie voor heel de groep.

Sinds december 2018 maakt John gebruik van Apicbase om de instructies voor elke hotelkeuken te stroomlijnen. 

John King: “De tijdsbesparing door het gebruik van Apicbase is enorm. Foodcosts van recepten zijn accuraat en consistent, met een positief effect op de foodcost voor alle hotels.” 

We spraken met John King over zijn werk als chef-kok en de uitdagingen waar hij dagelijks mee geconfronteerd wordt. 

Wat is uw rol bij Pentahotel?

“Ik ben verantwoordelijk voor de implementatie van de à la carte menu’s en kostprijsberekeningen van heel de groep. Hetzelfde geldt voor het ontbijt in alle landen. Ik zorg voor de informatie over allergenen en voedingswaarden in onze SOP’s (Standard Operating Procedures) en ik beheer de landelijke F&B supply chain, inclusief kostenonderhandelingen.

De chef-koks gebruiken vervolgens mijn SOP’s. Aan de hand van mijn richtlijnen runnen zij hun keukens.”

Wat doet Apicbase voor u?

“Apicbase stroomlijnt de informatie voor de hotelkeukens en maakt stap-voor-stap handleidingen voor de chef-koks. Het systeem maakt het makkelijk voor me om de voedselkosten, allergenen, producten en voedingsinformatie onder controle te houden.

Op enkele dagen tijd rol ik nu menu’s voor heel de keten uit. Kortom, Apicbase bespaart me uren werk in Excel-spreadsheets.”

Dankzij apicbase rol ik op enkele dagen tijd de menu’s voor heel de keten uit.

Heeft u andere keuken- of restaurantmanagementsoftware overwogen?

“Er lijken tegenwoordig meer van deze systemen te bestaan. Natuurlijk heb ik ernaar gekeken maar er was niets met de juiste prijs-kwaliteitverhouding.

Ik denk dat die platformen zichzelf uit de markt zullen prijzen vanwege de kosten per hotel. Het heeft geen zin om een product aan te bieden dat mensen niet kunnen betalen.”

Had u vooraf vragen over Apicbase?

“Net als bij alles wat nieuw is, is de belangrijkste vraag of het in het bedrijf in te passen is. Ik heb twee keer nagedacht over de tijd die nodig is voor de input, maar dat geldt voor alle software.

Ik denk dat je erin moet stoppen wat je eruit wilt halen. Dat is precies wat ik heb gedaan.” 

Kunt u uw werkproces beschrijven voor Apicbase?

“Alles werd handmatig gedaan in Excel-spreadsheets. Alle informatie voor elk land werd met de hand ingevoerd, technische sheets, recepten, allergenen en voedselkosten.

Daarna nam ik een matige foto van het gerecht en op basis daarvan verwachtte ik dat de keukens hetzelfde bord zouden produceren. Dat gebeurde natuurlijk nooit.

Zelfs met cook-offs voor elk land, op locatie, twee weken voor de lancering van een menukaart, vergaten de chef-koks over het algemeen wat ik ze had laten zien.”

Hoe zit het met het bijhouden van KPI’s?

“Elk hotel moest zijn menu-engineering handmatig doen in het Micros besturingssysteem. Dat kostte tijd en was vaak onnauwkeurig.”

Wat is er sindsdien veranderd?

“Mijn dagelijkse werk is op korte en lange termijn sterk beïnvloed door Apicbase. Zo hebben we bijvoorbeeld een veel hoger goedkeuringstempo voor de gerechten die ik maak. U moet weten dat ik in Brussel werk, maar het hoofdkantoor van Pentahotel is in Frankfurt.

Dankzij Apicbase heeft het hoofdkwartier direct toegang tot de gerechten die ik maak. Zo kunnen ze onmiddellijk beslissingen nemen, zodat ik verder kan gaan met de foodcostberekeningen van de menus.

Het heeft ons werkproces sterk verbeterd.” 

Het goedkeuringsproces werkt beter, omdat het hoofdkantoor meteen toegang heeft tot nieuwe menu’s in het systeem.

Hoe helpt de software om uw doelstellingen te bereiken?

“In allerlei opzichten, bijvoorbeeld door de informatie altijd up-to-date te houden. Alle wijzigingen worden onmiddellijk bijgewerkt in het hele systeem, of het nu gaat om foodcosts, allergenen, productwijzigingen, enzovoort.

De chef-koks hebben altijd toegang tot de meest recente informatie.”

Andere voordelen?

“Ik leer altijd bij. Met behulp van Apicbase leer ik nu hoe ik de voedingswaarden van voedsel kan berekenen. Ik krijg meer grip op de materie rond dit onderwerp. Dus dat is geweldig. 

Apicbase heeft ook financiële voordelen voor Pentahotel.

Ik hoef niet meer zo veel heen en weer tussen hotels te pendelen, omdat alle chefs gebruik kunnen maken van de stap-voor-stapgidsen in het systeem.

De reiskosten zijn dus ook gedaald.”

Het is een geweldig hulpmiddel voor ondernemingen die menu’s op meerdere locaties moeten lanceren.

Afsluitend, zou u Apicbase aanbevelen?

“Ja, ik zou het voor 200% aanbevelen. Ik heb Apicbase al aanbevolen bij mensen uit de horeca waarvan ik weet dat ze soortgelijke menu’s als wij maken. En zal dat ook blijven doen.

Het is een geweldig hulpmiddel voor elke horecaonderneming die menu’s voor meerdere locaties moet implementeren.

Iedereen aan wie ik het platform liet zien, was enthousiast over de inzichten die het platform biedt – chef-koks, financiële controleurs, Penta-voorzitters en vicevoorzitters.

Apicbase verbetert onze manier van werken en de snelheid waarmee ik gerechten en menu’s produceer.”