Als horecabedrijven de aankoop van nieuwe tech beginnen met demo’s en checklists, digitaliseren ze vaak gewoon hun oude werkwijzen in plaats van ze te verbeteren.
De aankoop van nieuwe tech gaat meestal zo: een lijst met opties maken → demo’s inplannen → functies vergelijken → prijzen vergelijken → een keuze maken.
Een duidelijk en gestructureerd proces waarmee het team een eensgezinde keuze kan maken.
Op papier werkt het prima.
En voor bepaalde tools zoals loonadministratiesoftware werkt het ook echt. Je hoeft niet opnieuw uit te vinden hoe mensen betaald worden: de toepassing is duidelijk, de workflows zijn gestandaardiseerd en de vergelijking is simpel. Dus ja, vergelijk de functies, loop de lijst af en kies wat het beste bij je past.
Dit is echter niet meer het geval als het om de belangrijkste taken gaat, zoals voorraadbeheer, recepten en inkoop.
De workflows in de backoffice staan niet in een handleiding. Ze zijn door de jaren heen steeds verder ontwikkeld, onder invloed van gewoontes, lokale oplossingen en bijzonderheden die vaak alleen echt duidelijk zijn voor de mensen die ze jaren geleden hebben bedacht.
Het ‘systeem’ is vaak helemaal geen systeem; het is een mix van spreadsheets, notities en de specifieke kennis van een paar mensen in het bedrijf.
Men gaat dan ook meestal op zoek naar een tool die precies hetzelfde doet.
Als horecabedrijven op zoek zijn naar nieuwe technologische snufjes, is het dus logisch dat ze op zoek gaan naar producten die aansluiten bij wat ze al doen, maar dan met mooiere dashboards.
Het is net alsof je een architect inhuurt om je huis te verbouwen volgens dezelfde plattegrond, maar dan met minder lekken. Misschien is het echte probleem niet de vochtigheid, maar stonden de muren gewoon nooit op de juiste plek.
Dat wil niet zeggen dat restaurants iets fout doen. Integendeel, in het algemeen gaat het goed. Ze willen:
Maar als de eerste stap in het aankoopproces een demo is, wordt dat totaalplaatje vaak uit het oog verloren. Het gaat niet meer om waar het bedrijf naartoe moet, maar om wat er op dit moment niet lekker loopt.
Opeens komt elke afdeling op de proppen met een lijst van zaken die moeten worden aangepakt:
Dit zijn allemaal terechte opmerkingen. Maar ze zijn gebaseerd op de huidige gewoontes, niet op wat er in de toekomst beter kan. Ze zijn een weerspiegeling van de huidige gang van zaken, niet van hoe het zou moeten of beter zou kunnen.
En daar schuilt het gevaar.
Als teams de software beoordelen op basis van wat ze al weten, eindigen ze vaak opnieuw bij dezelfde workflows, zelfs als die in eerste instantie al niet goed werkten.
Het resultaat is digitalisering zonder transformatie. Een fout die veel wordt gemaakt. En ik ben ervan overtuigd dat onze ervaring bij Apicbase echt het verschil kan maken.
Waarom?
Omdat Apicbase niet zomaar uit het niets is ontstaan. Het werd gevormd door de honderden implementaties in alle hoeken van de horeca. De best practices, de speciale uitzonderingen, de workflows die daadwerkelijk standhouden onder druk – die zitten allemaal al verwerkt in het platform.
Maar als je de aankoop van nieuwe tech baseert op een checklist, zie je die meerwaarde makkelijk over het hoofd. Een goed gestructureerde offerteaanvraag is natuurlijk altijd handig, maar het echte voordeel ligt niet in de digitalisering van wat je altijd al hebt gedaan. Je moet je afvragen of die workflows nog wel zin hebben en iets beters bedenken.
De beste implementaties die ik tot nu toe heb gezien, begonnen dan ook niet met een demo. Ze begonnen met een gesprek.
Toegegeven, we begonnen vroeger ook met demo’s. Dat leek ons de juiste aanpak: het product demonstreren en indruk maken op de klant. Maar bij de derde dia kon je al zien dat niemand meer luisterde.
Iedereen was gewoon op zoek naar die ene functie die alle frustraties met hun huidige systeem zou oplossen.
En toen kwam het keerpunt. We hadden een gesprek met een grote onderneming uit Duitsland. Halverwege de demo kwam de CTO erbij en zei:
Luister, jullie software werkt vast prima. Maar dit is wat we willen bereiken, en we denken eerlijk gezegd dat de manier waarop we nu werken dit in de weg staat. Laten we samen eens kijken waarom dat zo is. Help ons begrijpen wat er fout gaat voordat je ons laat zien hoe je het zou oplossen.
Ze probeerden het op een andere manier, en dat werkte. Tegenwoordig beginnen we, voordat we ook maar één dia laten zien, met vier vragen:
Het werkt gewoon beter voor iedereen.
We hoeven niet te gissen naar wat je echt nodig hebt. En je hoeft je niet door een algemene presentatie te worstelen. In plaats daarvan hebben we een strategisch gesprek over wat echt het verschil kan maken: hoe je bedrijf beter kan draaien, met minder handmatig werk, meer controle en een structuur die kan meegroeien met het bedrijf.
“We zullen eens kijken wat het systeem allemaal te bieden heeft, en dan laten we je weten of het een goede oplossing is.”
Net zoals ik al zei, dat klinkt als een goede manier om te beginnen met de zoektocht naar een nieuw systeem. Maar als je begint met een demo, blijft men vaak steken op oppervlakkige punten. Het systeem voldoet misschien aan alle eisen, maar het verandert zelden hoe het bedrijf echt werkt. En als die gebrekkige workflows eenmaal zijn ingeburgerd, zijn ze vaak moeilijk te veranderen.
Stel daarom eerst de juiste vragen:
Wees duidelijk over wat er moet veranderen — en waarom. Neem die duidelijkheid mee in je gesprekken met je tech-partners.
Vraag ze niet: “Wat kunnen we met het systeem doen?”
Vraag: “Hoe kan jouw systeem ons helpen om dit probleem op te lossen?”
Dat is de demo die je nodig hebt.
Een demo die je ideeën uitdaagt, je manier van denken verruimt en een slimmere manier van werken introduceert, niet zomaar een mooiere versie van wat je al doet.
Als je van plan bent om een nieuw systeem te implementeren, stuur ons dan een bericht. Dan helpen we je graag om je workflows in kaart te brengen, te kijken waar het niet zo lekker loopt en laten we je zien hoe Apicbase je kan helpen om je grootste doelen te bereiken.
De beste functies van Apicbase zijn intussen zo vanzelfsprekend dat we bijna vergeten hoe uniek…
Zelfs als de recepten op alle locaties gelijk zijn, kan de food cost alsnog behoorlijk…
De druk is overal voelbaar. Tijdens ons recente webinar over digitale groei in contractcatering vroegen we meer…
Bedrijfscatering verliep jarenlang volgens een eenvoudige formule. De gasten arriveerden op vaste tijden, aten wat…
Een aantal weken geleden belde Chris, inkoopmanager bij een restaurantketen met 83 vestigingen, mij op.…
Voor duizenden horecaondernemers begint de dag op het dashboard van Apicbase. Waarom? Omdat het een…