Die 13 häufigsten Herausforderungen für die Gastro-Lieferkette und wie Sie sie mit bewährten Verfahren (und Apicbase) meistern

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass effizientes Supply Chain Management in der Gastronomie mit guter Mundhygiene vergleichbar ist? Bei Ihnen hat sich ein System eingespielt; Sie bleiben stets auf dem Laufenden und mit gelegentlichen Nachbesserungen läuft alles glänzend.

Lassen Sie die Mundhygiene jedoch einmal schleifen, geht es an die Wurzeln.

Nun, eine Wurzelbehandlung ist schmerzhaft … aber dieser Schmerz ist nichts im Vergleich zu den Schmerzen, die Ihr Kopf erleidet, wenn Sie Ihre Bestellung durcheinander bringen und Sie Ihren Vorgesetzten den Umsatzverlust erklären müssen. Das ist die pure Qual.

Also, was sagen Sie…. Möchten Sie diese zermürbenden Kopfschmerzen vermeiden?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantwortet haben (übrigens die richtige Antwort… die volle Punktzahl für Sie), haben Sie Glück.

In diesem Beitrag wird eine Fülle bewährter Verfahren für die Lieferkette in der Gastronomie beschrieben, die Sie direkt umsetzen können. Sie helfen Ihnen, die schrecklichen Fehler Ihrer Konkurrenten zu vermeiden (die sie bares Geld kostet).

Aufgeführt werden 13 Punkte, von denen jeder eine spezifische Herausforderung in der Lieferkette eines Restaurants löst. Die Umsetzung dieser Punkte wird Ihnen helfen, Ihr bestehendes System zu optimieren und die folgenden Ergebnisse zu erzielen:

• Steigern Sie den Wert Ihres Betriebs (höhere Kaufkraft + niedrigere Lebensmittelkosten).
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot auf die Nachfrage abgestimmt ist.
• Ergreifen Sie alle notwendigen Schritte, um die Gesundheit Ihrer Kunden zu gewährleisten.

Und auch wenn Sie möglicherweise nicht die Bandbreite haben, um all dies umzusetzen (ein großes Lob, sollten Sie das doch machen), wird es Ihnen helfen, einige Ideen zu sammeln und mit ihnen zu arbeiten.

Welche Maßnahmen werden Sie anstreben?

1. Bauen Sie gute Lieferantenbeziehungen auf

Der größte Fehler in der Lieferkette, den ich bei Gastronomen beobachte, besteht darin, Lieferantenbeziehungen keine Beachtung zu schenken.

Es spielt keine Rolle, wie groß Ihr Betrieb ist, Ihre E-Mails und Telefongespräche werden von echten Menschen empfangen. Und Menschen reagieren auf drei Dinge: Ehrlichkeit, Transparenz und Respekt. Integrieren Sie diese in jede Ihrer Interaktionen mit Anbietern und Sie erhalten garantiert bessere Angebote.

Es gibt noch ein paar weitere Dinge, die Sie machen können, um Ihren „Lieblingskunden“-Status zu festigen:

• Kommunizieren Sie gekonnt – teilen Sie die wichtigen Aspekte mit Ihrem Anbieter – Ihre Bedürfnisse, Zeitpläne, Fristen und Systeme. Bitten Sie ihn, dasselbe zu tun. Auf diese Weise können Sie potenzielle Lücken leicht erkennen und an einer Lösung arbeiten, um diese zu schließen.
• Bezahlen Sie Ihre Rechnungen pünktlich – Lieferanten müssen auch ihre eigenen Rechnungen bezahlen. Und dieser Verkäufer, der alles in seiner Macht Stehende unternommen hat, um Ihnen entgegenzukommen, wird dazu auch in Zukunft bereit sein. Allerdings nicht, wenn er jeden Monat seinem Geld hinterherjagen muss.
• Besprechen Sie Konflikte gezielt – führen Sie ein offenes Gespräch mit Ihrem Lieferanten darüber, wie Sie mit potenziellen Unannehmlichkeiten umgehen. Sie zu ignorieren bedeutet, dass sie immer wieder auftauchen werden.

2. Achten Sie nicht nur auf die vorteilhaftesten Preise

Was nützen 20 % Rabatt, wenn der Lieferwagen um 11 Uhr an Ihrer Laderampe vorfährt?

Bei der Auswahl eines Anbieters sollte die wichtigste Überlegung die passende Qualität der Zutaten sein. Aber Ihre Überlegung Nummer 2 sollte immer sein: Kann der Lieferant stets pünktlich liefern?

Ist das nicht möglich – kommt die Lieferung mal rechtzeitig und mal nicht – sind Sie ohne diesen Anbieter besser dran.

3. Achten Sie penibel darauf, auf dem Laufenden zu bleiben (Qualität, Menge & Engpässe)

Um die Lieferkette Ihres Restaurants fest unter Kontrolle haben, sind genaue und aktuelle Daten unerlässlich.

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der bereit und in der Lage ist, den Zustand seines Inventars und seiner Zeitpläne im Voraus abzuschätzen.

Ihre Lieferanten sollten im Voraus (zumindest) drei Dinge wissen können:

• wenn geringere Mengen geliefert werden (die möglicherweise nicht Ihren Bedarf decken).
• wenn die Qualität möglicherweise nicht den Anforderungen entspricht (und eventuell Ersatzprodukte angeboten werden).
• wenn interne Probleme (Fahrermangel, LKW, Störungen) die Lieferungen beeinträchtigen könnten.

Wenn Sie diese Informationen ein paar Tage im Voraus erhalten, ist das großartig – Sie können potenzielle Bestandslücken problemlos schließen. Ohne diese Informationen wird es jedoch zum Zeitpunkt der abgeänderten Lieferungen chaotisch (und Sie können dann nicht mehr viel ändern).

4. Schließen Sie auch Verträge für Nebenzutaten ab

Wenn Sie wie 90 % der Leiter großer Betriebe nach dem gleichen Prinzip arbeiten, liegt Ihr Fokus auf „teuren“ Produkten… Fleisch, Milchprodukte und Gemüse. Und das ist in Ordnung, denn hier können geringfügige Preisschwankungen einen erheblichen Einfluss auf den Nettoprofit haben.

Aber schenken Sie den Zutaten, die nicht auf dem Teller stehen, die gleiche Aufmerksamkeit?

Artikel wie Konserven. Brühen. Nudeln. Brechen wir das Ganze noch weiter herunter – achten Sie auf Ihre Öle? Ihre Gewürze?

Nicht wirklich, oder?

Nun, das sollten Sie, denn hier können kleine Optimierungen zu erheblichen Gewinnen führen.

Wie Sie diese unbedeutenden Artikel (die übrigens letztendlich doch immer bedeutend sind) bestellen, kann sich sehr stark auf Ihre Ausgaben auswirken. 30 Euro pro Monat und Standort bei Mayo-Bestellungen einzusparen, klingt erstmal nicht nach viel… bis Sie realisieren, dass Sie für mehr als 100 Standorte bestellen. Dann macht es einen Unterschied.

Das Analyse-Modul von Apicbase kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, wie viel Verbesserungspotenzial Sie hier haben. Sobald Sie die Artikel gefunden haben, denen Sie keine größere Beachtung schenken und die Ihre Gewinne verschlingen, können Sie damit beginnen, ihren Bestellprozess zu optimieren (die Produkte von einem einzigen Anbieter zu beziehen, ein Vertrag dafür aufzusetzen usw.).

5. Beziehen Sie Ihre Bedarfsprognose mit ein

Ein effizientes Supply Chain Management für Restaurants hängt von Daten und der Planung ab. Dies bedeutet, dass Sie Nachfragemuster an allen Ihren Standorten erkennen und diese in die Organisation Ihrer Lieferkette einbeziehen.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie punktgenaue Nachfrageprognosen nutzen können, um die Lieferkette Ihres Restaurants zu optimieren:

1. Schätzen Sie Ihre Bestellmengen bereits im Voraus ab, können Sie Ihre Lieferanten eher früher als später kontaktieren. Außerdem können Sie bessere Konditionen aushandeln, da Sie größere Einkäufe tätigen können.
2. Hinzu kommt, dass Sie Ihre Lagerkapazitäten im Auge behalten und sich auf einen erhöhten Wareneingang an bestimmten Standorten einstellen können (z. B. durch Einbau eines zusätzlichen Kühleinheit). Dies hilft Ihnen, Ihre Lebensmittelabfälle auf ein Minimum zu reduzieren.
3. Wenn Sie von einem zentralen Vertriebsstandort aus arbeiten (d. h. Lieferungen entgegennehmen und an Ihre Standorte versenden), können Sie Ihre Lieferungen mit einer präzisen Bedarfsprognose genauer planen.

Und nein, Sie müssen kein Mathe-Genie sein, um Ihre Daten vergangener Zeiträume zu nutzen und Verkaufsprognosen zu erstellen. Mit Verwaltungssoftware für die Gastronomie (Ähem… Apicbase) ist es wirklich einfach, all dies standortbezogen durchzuführen, um derart detaillierte Information zu erhalten, wie Sie sie für exakte Prognosen benötigen.

6. Verknüpfen Sie alles über eine Plattform

Das Management der Lieferkette eines großen Gastronomiebetriebs ist eine heikle Angelegenheit. Richtig kompliziert wird es jedoch erst, sobald Sie dabei mit unterschiedlichen und voneinander unabhängigen Systemen arbeiten müssen.

Ein System für alle Standorte in Stadt 1…

…ein System für alle Standorte im Gebiet 2…

…ein Inventarsystem für alle Ihre Fast-Casual-Restaurants

So kommen Sie nie voran.

Große Unternehmen genießen schon lange nicht mehr den Luxus mit Altsystemen arbeiten zu können — es müssen einfach zu viele Daten gesammelt und synthetisiert werden, um genaue Entscheidungen treffen zu können.

Deshalb sollten Sie für Ihren Gastronomiebetrieb auf eine cloudbasierte Plattform-Management-Lösung umsteigen.

Die umfassenden Einsichten in Ihren gesamten Betrieb helfen Ihnen, bessere Entscheidungen hinsichtlich der Lieferkette zu treffen. Sie möchten Ihren Gesamtbestand einsehen? Sie haben die Übersicht direkt vor sich. Wie wäre es mit dem Inventar einer bestimmten Verkaufsstelle? Das ist nur ein paar Klicks entfernt! Alle Aktionen, die Sie derzeit anbieten? Einmal hier klicken und schon haben Sie den Überblick.

Mit einer Managementplattform für die Gastronomie arbeiten Sie agil und genau – und müssen nie die Daten suchen (Bestellverlauf, Bestandszahlen, Lebensmittelkosten, Lieferantendaten), die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

7. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Lieferanten, Verträge und Rechnungen

Leistungsbeurteilungen sind nervig.

Sie sind kompliziert. Sie sind zeitaufwendig. Sie führen zu Mehrarbeit und angespannten Beziehungen.

Aber…

Sie sind auch das, was Ihnen hilft, die Spreu vom Weizen zu trennen.

Unabhängig davon, wie ungern Sie daran arbeiten, sollten Sie sich alle sechs Monate Zeit nehmen und sich mit den folgenden drei Punkten befassen:

• Lieferbewertungen – Sie bewerten Ihre Lieferanten nach drei Dingen: Qualität, Preis und Lieferung. Die beste Punktzahl, die diese erreichen können, ist zehn auf der ganzen Linie (10/10/10). Bei jedem Fehler (eine verspätete Lieferung, eine Preiserhöhung, eine falsche Lieferung) sinkt diese Punktzahl. Deshalb sollten Sie diese Dinge im Auge behalten (auch wenn Sie Probleme immer sofort angehen). Arbeiten Sie nicht mit Anbieter, die unterdurchschnittliche Leistungen erbringen.
• Vertragsbewertungen – Wenn Sie sich zum ersten Mal bei einem Anbieter anmelden, erhalten Sie gewiss ein schlechteres Angebot als seine langjährigen Kunden. Sobald Ihr erster Vertrag ausläuft, setzen Sie also Ihr Pokerface auf und beginnen Sie mit den Verhandlungen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits eine Art Beziehung haben, sodass es einfacher ist, bessere Preise auszuhandeln.
• Rechnungsbewertungen – Ich empfehle, dies mindestens einmal im Monat zu tun, idealerweise bevor die Rechnung bezahlt wird. Ziel ist es, sicherzustellen, dass das, was auf der Rechnung erscheint, quantitativ und qualitativ geliefert wurde. Überprüfen Sie außerdem, ob alle Rabatte, Ermäßigungen, Genehmigungen und Korrekturen angewendet wurden.

8. Implementieren Sie ein zentralisiertes Bestellsystem

Der größte Fehler im Supply Chain Management, den ich bei Restaurantbetreibern beobachte, besteht darin, die Bestellungen für jeden ihrer Standorte separat zu bearbeiten.

Das ist in jederlei Hinsicht falsch, denn:

1. Sie schaffen Datensilos die Sie daran hindern, das Gesamtbild zu sehen.
2. Fehlerhafte Angaben der Bestellnummern können zu Problemen bei der Anwendung von Rabatten führen.
3. Sie bestellen wahrscheinlich zu viel und Verschwendung treibt Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe.

Das Supply Chain Management in großen Gastronomiebetrieben muss zentralisiert werden, denn nur so können Sie sicherstellen, dass Sie mit den richtigen Daten arbeiten. Und Daten sind hier von größter Bedeutung – wenn Ihre Daten nicht mit einbezogen werden, sind Ihre Systeme nutzlos, da Sie nur blind raten und auf das Beste hoffen.

9. Stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig lagern

Erstellen und standardisieren Sie Lagerverfahren in Ihrem gesamten Betrieb, um Abfall zu reduzieren und Ihren Kunden nur frische, unbedenkliche Gerichte zu servieren.

Hier sind drei Punkte zu beachten:

• ausreichend Lagerfläche für jede Lebensmittelkategorie (vorschriftsgemäß — Tiefkühlware in Gefrierschränken, gekühlte Produkte in Kühlschränken, Wurzelgemüse in kühlen, gut belüfteten Lagerräumen).
• Produkte werden sofort weggeräumt und nichts bleibt „nur fünf Minuten“ draußen, weil das Wareneingangsteam überfordert ist. Denken Sie daran – was unbeachtet herumliegt, wird schlecht.
• Die Lagerräume werden gepflegt, regelmäßig gereinigt und sind leicht zugänglich – alles ist auf einen Blick kontrollierbar und zählbar; Produkte werden nach dem FIFO-Prinzip rotiert.

Wenn Sie für einen großen Gastronomiebetrieb verantwortlich sind, stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Teammitglieder regelmäßig schulen und ihr Wissen darüber auffrischen, wie der Wareneingang und die Lagerung handzuhaben sind. Führen Sie gelegentlich Stichprobenkontrollen durch, um Lücken zu erkennen und Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, niemals nachlässig zu arbeiten.

10. Bestehen Sie auf der Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien

Sie betreiben ein gemütliches kleines, familiengeführtes Restaurant unten an der Promenade und Ihnen ist gerade das Olivenöl ausgegangen? Da schicken Sie auf jeden Fall jemanden zum Laden um die Ecke, um dort eine Flasche zu kaufen.

Ist ja nicht so schlimm, oder?

Arbeiten Sie jedoch in einem Gastronomiebetrieb mit Dutzenden von Standorten mit dieser Einstellung, ist die Katastrophe vorprogrammiert.

Und ich spreche nicht nur vom finanziellen Ruin (obwohl die außervertragliche Beschaffung zwischen 15 und 100 % teurer sein kann als die Beschaffung im Rahmen eines Vertrages). Ich spreche von der Tatsache, dass Sie auf Rückverfolgbarkeit, Kontrolle und Markenkonsistenz verzichten.

So sehr wir alle gerne lokal einkaufen, es gibt inhärente Probleme, wenn wir große Bestellungen tätigen…

…Sie können nicht die benötigten Mengen bekommen …

…mit der Konsistenz wird es schwierig…

… es ist manchmal unmöglich, die benötigten Daten (Allergeninformationen oder Nährwerte) zu erhalten.

Aus diesem Grund sollten Sie mit großen, unter Vertrag genommenen und geprüften Anbietern arbeiten (wenn nur diese den zuvor genannten Punkten gerecht werden).

Natürlich können Sie diese einmaligen Käufe dennoch hin und wieder tätigen (schließlich können Sie nicht ohne Frittieröl weiterarbeiten). Ist das der Fall, sollten diese Einkäufe registriert und entlang der Befehlskette kommuniziert werden, damit Sie potenzielle Compliance-Probleme prüfen (bzw. sich darauf vorbereiten) können.

11. Verbessern Sie die Lebensmittelsicherheit deutlich

Dieser Punkt trifft den Kern einer der grundlegenden Aufgaben des Lieferkettenmanagements in der Gastronomie – die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Kunden zu gewährleisten.

Und (wieder) hängt es von Ihren Systemen ab, wie gut das funktioniert.

Hier liegt der Knackpunkt – Ihr System ist nur so unfehlbar wie die damit verbundenen Systeme. Dies ist ein weiterer Fehler im Supply Chain Management, den Restaurants oft machen. Sie konzentrieren sich auf sich selbst, obwohl sie in Wirklichkeit von allen anderen in der Kette abhängig sind.

Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, über ein Qualitätsmanagementsystem verfügt – von den Herstellern, mit denen Sie zusammenarbeiten, bis hin zu den Anbietern. Dieses System sollte alles abdecken, von der Aufnahme neuer Produkte und Qualitätsbewertungen bis hin zu Richtlinien für potenzielle Produktrückrufe.

Dokumentieren und überprüfen Sie Ihr QM-System regelmäßig, damit Sie Lücken rechtzeitig identifizieren und schließen können (die Aufsichtsbehörde wird Kontrollen durchführen… und häufiger als es Ihnen recht ist).

12. Denken Sie über Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung nach

Es ist eine Tatsache, dass große Unternehmen sich immer auf die Nettoprofite und die Geldbeträge konzentrieren.

Und eine Weitere ist es, dass umweltbewusstes Verhalten für das Unternehmen nicht unbedingt mit finanziellen Verlusten einhergeht.

Aber…

Es ist schwierig, im Zusammenhang mit der Lieferkette von Restaurants Themen wie Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zu beachten, insbesondere wenn Sie einen großen Betrieb führen.

Sie benötigen große Mengen, Produktrückverfolgbarkeit und Unmengen von Herstellerinformationen. Die Beschaffung vor Ort ist selten eine Option, auch wenn Sie das eigentlich machen müssten, um den CO2-Fußabdruck Ihrer Lieferkette zu reduzieren. Fast-Food-Lieferketten sind besonders knifflig, weil hier ausschließlich die Senkung der Lebensmittelkosten im Fokus steht.

Während wir jedoch darauf warten, dass die weltweiten Lieferketten nachhaltiger werden, können Sie bereits jetzt einiges machen, um umweltfreundlicher zu werden:

• Schließen Sie sich mit lokalen Lieferketten für Gemüse zusammen – diese sind weltweit im Kommen. Kleine Produzenten schließen sich zusammen, um ihr Angebot zu erweitern und für große Betriebe attraktiver zu werden. Sie können möglicherweise keine Produkte von einer solchen Organisation beziehen, haben Sie jedoch mehrere Standorte in der Nähe haben, könnte dies eine Option sein.
• Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit großen lokalen Produzenten zusammen – nehmen wir an, Sie haben einige Standorte in Schottland. Die Partnerschaft mit einem großen lokalen Rindfleischproduzenten verkürzt Ihre Lieferkette erheblich (verglichen mit dem Kauf von argentinischem Rindfleisch) und kann auch finanziell sinnvoller sein.
• Wechseln Sie dazu, nur saisonal zu kochen – wenn möglich, ändern Sie Ihre Speisekarten ein paar Mal im Jahr, um sich auf die Zutaten der Saison zu konzentrieren. Auf diese Weise reduzieren Sie Ihren Anteil der Verschmutzung durch den Frachtverkehr. Und sparen Geld.

Incorporating sustainable supply chain practices into your foodservice operation will require a bit of flexibility (and will likely increase your costs).

It might look like a hassle, but remember two things:

1. mehr als 73 % der Millennials sind bereit, mehr für grüne Produkte zu bezahlen und;
2. Marken, die die Nachhaltigkeit außer Acht lassen, bekommen das zunehmend zu spüren.

Denken Sie auch daran, dass Werbeaktionen – wir werden sie im nächsten Punkt besprechen – den Peitscheneffekt verstärken können.

Der Peitscheneffekt ist ein Phänomen, bei dem Ihre Prognosen zu starken Bestandsschwankungen in der gesamten Lieferkette führen. Wenn Sie sich für Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung einsetzen, minimieren Sie diese Schwankungen, indem Sie Ihre Werbeaktionen sorgfältig planen (und nicht übertreiben).

13. Planen Sie Ihre Werbeaktionen und Sonderangebote clever

Bei allen Sonderangeboten und Werbeaktionen müssen Sie besonders auf Ihre Bestände achten.

Ja, Sie können die Aktionen zeitlich begrenzen, aber es ist nicht wirklich in Ihrem Interesse, dass Ihre Hauptzutat bereits an Tag 2 ausgeht. Wenn Sie Kunden abweisen (oder sie zwingen, etwas anderes zum vollen Preis zu bestellen), hinterlässt das keinen guten Eindruck… und meist geht damit eine schlechte Bewertung auf Ihrer Yelp-Seite einher.

Wenn Sie also eine Werbeaktion starten, gehen Sie in Ihre Lieferkette durch und finden Sie heraus, ob Sie der Nachfrage gerecht werden können, sollte diese Ihre Erwartungen übertreffen:

• Überprüfen Sie die Bestände Ihrer Zutaten bei Ihrem Hauptlieferanten (reservieren Sie nach Möglichkeit im Voraus);
• Sprechen Sie mit anderen Anbietern, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Mengen und welche Qualität diese bieten; 
• Starten Sie diese Sonderangebote und Werbeaktionen gezielt (führen Sie sie beispielsweise an bestimmten Tagen durch).

Überwinden Sie die Herausforderungen Ihrer Restaurant-Lieferkette mit Apicbase

Wissen Sie noch, was wir zuvor über Zähne gesagt haben?

Es braucht jeden Tag fünf Minuten, um diese ***glänzend weiß*** zu halten. Genau so lange werden Sie brauchen, um eines dieser bewährten Verfahren für die Lieferkette von Restaurants auszuwählen und zu überprüfen, ob Sie richtig vorgehen.

Gehen Sie sie die Verfahren nacheinander durch, um zu sehen, was Sie optimieren können, um Ihre Lieferantenbeziehungen, Beschaffungsprozesse und Bestandsverwaltung auf den neuesten Stand zu bringen.

Aber… Bevor Sie das alles machen…

Warum machen Sie es sich nicht zuerst grundsätzlich einfacher?

• Mit Apicbase fühlt sich die Beschaffung für mehr als 100 Standorte an wie die Beschaffung für einen einzelnen Standort.
• Apicbase sendet Alarme bei Erreichen der Mindestbestände und hilft Ihnen bei der Beschaffung, um Ihnen die Arbeit abzunehmen.
• Apicbase gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Prozesse zurück, indem ALLES zentralisiert wird.

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