Nachfrageprognose: Ein datenbasierter Ansatz für die Beschaffung und das Bestandsmanagement für Restaurants mit mehreren Standorten [im Detail]

Die Verwaltung von Lagerbeständen und Lieferantenbestellungen ist wie das Jonglieren mit brennenden Fackeln, während man auf einem Einrad fährt (das gerade auch noch brennt).

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie müssen die richtigen Zutaten in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt bei verschiedenen Lieferanten bestellen, ohne den künftigen Absatz zu kennen. Das ist eine entmutigende Aufgabe.

Wenn Restaurantleiter oder Küchenpersonal Fehler machen, bedeutet das mehr Verschwendung, überhöhte Kosten und frustrierte Kunden.

Eine effektive Beschaffung im Gaststättengewerbe erfordert Geschick, Erfahrung und eine ruhige Entscheidungsfindung.

Der Ruf und der Gewinn Ihres Restaurants hängen davon ab.

Glücklicherweise hat sich durch den Einsatz von Technologie die Effizienz der Bestandsverwaltung drastisch verbessert. Die meisten führenden Restaurants sind von Tabellenkalkulationen auf fortschrittliche Bedarfsprognose-Tools umgestiegen und haben bei der Beschaffung einen datengesteuerten Ansatz gegenüber Schätzungen und Intuition gewählt.

Wenn Sie mit der Technologie der Nachfrageprognose nicht vertraut sind, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Wir beantworten die folgenden Fragen:

• Was ist die Nachfrageprognose für Restaurants?
• Was sind die Vorteile eines datengesteuerten Beschaffungsprozesses?
• Wie funktioniert das?
• Technologie für eine ideale Beschaffung beim Betrieb mehrerer Restaurants

Beginnen wir mit einer Definition.

Was ist die Nachfrageprognose für Restaurants?

Die Nachfrageprognose für Restaurants ist eine technologiegestützte Methode zur Optimierung des Bestellwesens, bei der Verkaufs-, Bestands- und Rezeptdaten kombiniert werden. Durch die Analyse vergangener Verkaufsdaten wird die zukünftige Nachfrage nach Positionen auf der Speisekarte optimiert. Die Beschaffungssoftware des Restaurants gleicht dann den prognostizierten Bedarf mit dem aktuellen Bestand, den ausstehenden Lagerlieferungen und der Rezeptdatenbank ab. Anschließend werden präzise, auf die einzelnen Lieferanten zugeschnittene Bestellungen erstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Restaurants den idealen Lagerbestand halten, um den erwarteten Umsatz für einen bestimmten Ort und Zeitraum zu erzielen.

Synonyme für Nachfrageprognose sind Absatzprognose, Nachfragevorhersage und Absatzprojektion.

Damit die Bedarfsprognose effektiv funktioniert, ist eine nahtlose Beschaffungsplattform unerlässlich, die Bestände, Rezeptdatenbanken und den elektronischen Handel mit Lieferanten über robuste API-Verbindungen integriert.

Was sind die Vorteile eines datengesteuerten Beschaffungsprozesses?

Die Beherrschung von Lieferantenaufträgen erfordert Zeit, Erfahrung und effektive Bestandsverwaltungssysteme. In einer Branche mit lähmendem Personalmangel ist Zeit stets ein knappes Gut. Schlimmer noch: Wenn bei der Beschaffung Fehler passieren, sind die Kosten oft hoch.

Eine Software für die Bedarfsprognose löst beide Herausforderungen. Sie integriert Daten aus Ihrem POS, Ihrer Rezeptdatenbank und Ihrem Lagerbestand, um genaue und effiziente Lieferantenbestellungen zu gewährleisten. Dadurch werden die Bestellvorgänge beschleunigt und Fehler vermieden.

Das ist in jederlei Hinsicht ein klarer Vorteil. Und es schafft die Voraussetzungen für eine Reihe weiterer Vorteile, wie z. B.:

• Mehr Genauigkeit: Die Verwendung solider Daten minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Ihre Bestellentscheidungen beruhen auf Fakten und nicht auf Bauchgefühl oder groben Schätzungen – das reduziert schlichtweg deutlich den Stress.

• Merkliche Kosteneinsparungen: Durch die Analyse von bisherigen Daten können Sie Muster und Trends erkennen, was Ihnen eine stärkere Position bei Verhandlungen mit Lieferanten verschafft. Dies kann zu besseren Angeboten und Rabatten verhelfen. Außerdem wird so eine Über- oder Unterbevorratung vermieden.

• Bessere Verwaltung der Bestände: Die Verwendung genauer Daten ermöglicht es Ihnen, stets optimale Lagerbestände zu führen. Dadurch wird die Lebensmittelverschwendung minimiert und sichergestellt, dass kein Kapital in verderblichen Waren gebunden wird.

• Stärkere Beziehungen zu den Lieferanten: Indem Sie Ihre Bestellungen konsistent halten und so wenig wie möglich Änderungen in letzter Minute vornehmen, bauen Sie eine engere Bindung zu Ihren Lieferanten auf. Dies führt oft zu besseren Konditionen für Sie und zu einer reibungsloseren Lieferkette.

• Effiziente Abläufe: Mithilfe eines datengestützten Ansatzes können Sie Ineffizienzen in Ihrem Beschaffungsprozess erkennen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Methoden feiner abstimmen und so die Abläufe und die Gesamteffizienz verbessern können.

• Wettbewerbsvorteil: Die Gewinnspannen von Restaurants sind gering. Die Verwendung von Daten aus der Vergangenheit von verschiedenen Standorten und Lieferanten kann helfen, Wege zur Verbesserung des Unternehmens zu finden. Diese Informationen können genutzt werden, um bessere Angebote mit Lieferanten auszuhandeln oder Gewinnverluste zu erkennen, lange bevor sie sich auf Ihren Gewinn auswirken.

• Zuständigkeiten: Mit diesen Daten haben Sie einen glasklaren Überblick über die in jedem Standort getroffenen Kaufentscheidungen, die Ergebnisse und die Bestandstrends. Dies sorgt für mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht in Ihrer gesamten Organisation.

Kurz gesagt, die datengesteuerte Beschaffung ist einfach, genau und liefert Ihnen umsetzbare Daten. Was kann man daran nicht mögen?

Lassen Sie uns herausfinden, wie der Einsatz von Technologie bei der Nachfrageprognose die betriebliche Effizienz und Rentabilität Ihres Restaurants steigern kann.

Wie die verkaufsbasierte Nachfrageprognose die Bestandsverwaltung im Restaurant verbessert

Sie müssen nicht jede technische Nuance beherrschen, um vom verkaufsorientierten Einkauf zu profitieren. Wenn Sie die Grundlagen der intelligenten Bestellung, der Bestandsoptimierung und der Software für das Beschaffungswesen in Restaurants verstehen, kann dies für den Restaurantbetrieb von großem Nutzen sein.

Ich zeige Ihnen, wie Apicbase diese Herausforderung meistert. Es gibt auch andere Lösungen, aber dies ist unser einzigartiger Ansatz.

Alles, was im Folgenden beschrieben wird, geschieht im Handumdrehen. Es mag wie Zauberei erscheinen, doch es ist das Produkt einer fachkundigen Technik.

Wir beginnen mit der Analytik.

1. Umsatzbasierte Analyse

• Maßnahme: Analyse bisheriger Verkaufszahlen.
• Zweck: Prognose in Zukunft beliebter Gerichte.

Apicbase beginnt mit der Analyse der bisherigen Umsatzdaten eines bestimmten Standorts. Um festzustellen, wie beliebt eine Position auf der Speisekarte ist, wird der durchschnittliche Umsatz für jeden Wochentag in dem von Ihnen gewählten Zeitraum berechnet. Wenn Sie also auf den vergangenen Monat zurückblicken wollen, vergleicht Apicbase alle Montage, alle Dienstage usw. Auf diese Weise erhalten Sie eine ausgewogenere Prognose und erkennen die einzigartigen Verkaufsmuster jeden Tages.

Anmerkung: Speisekarten ändern sich. Wenn Sie einen Artikel nicht mehr anbieten, können Sie ihn von der Analyse ausschließen. Außerdem werden Schließtage automatisch von der Berechnung des durchschnittlichen Umsatzes ausgeschlossen.

2. Berücksichtigung des Rezepts

• Maßnahme: Zugriff auf die Rezeptdatenbank des Systems.
• Zweck: Zutaten und Mengen für jedes verkaufte Gericht bestimmen.

Nächster Schritt: Apicbase überprüft Ihre Rezeptdatenbank für jede Position auf Ihrer Speisekarte. Auf diese Weise kann es basierend auf dem Absatzvolumen die genaue Menge an Rohstoffen berechnen, die für die erneute Herstellung des Artikels erforderlich ist.

3. Abgleich mit den Lagerbeständen

• Maßnahme: Vergleichen Sie die Zutatenliste mit dem aktuellen Bestand.
• Zweck: Verfügbare und fehlende Zutaten ermitteln.

Apicbase vergleicht dann die insgesamt benötigten Rohstoffe mit dem, was an diesem Standort bereits vorrätig ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle vorhandenen Bestände berücksichtigt werden, bevor neue Bestellungen aufgegeben werden.

Anmerkung: In einer geschäftigen Küche geben oft mehrere Mitarbeiter Bestellungen bei Lieferanten auf. Um Doppelbestellungen oder übermäßige Lagerbestände zu vermeiden, verfolgt Apicbase die ausstehenden Bestellmengen. Diese Artikel wurden bestellt, aber noch nicht geliefert oder erhalten. Apicbase benachrichtigt die Mitarbeiter über die anstehenden Lieferungen, damit sie die Lagerbestände effektiv verwalten können.

4. Zusammenstellung der benötigten Zutaten

• Maßnahme: Stellen Sie die erforderlichen Zutaten für alle Gerichte zusammen.
• Zweck: Erstellen Sie eine umfassende Zutatenliste.

Als Nächstes zählt Apicbase alle Zutaten auf, die für das gesamte Menü benötigt werden. Sie erhalten eine umfassende Liste der Zutaten und Mengen, die zur Deckung des prognostizierten Bedarfs erforderlich sind.

5. Bestellungen generieren

• Maßnahme: Generieren Sie lieferantenspezifische Bestellungen.
• Zweck: Bestellen Sie fehlende Zutaten unter Berücksichtigung der vorhandenen Bestände.

Da Apicbase nun genau weiß, was Sie zur Deckung der prognostizierten Nachfrage benötigen, erstellt es Bestellungen für jeden Lieferanten.

Anmerkung: Sie können die Bestelldauer je nach Kategorie anpassen. Sie könnten zum Beispiel Frischwaren für die nächsten drei Tage, Trockenwaren für einen Zeitraum von 8 Tagen und Getränke für zwei Wochen kaufen. Apicbase berücksichtigt diese kategoriebezogenen Intervalle bei der Erstellung von Bestellungen.

6. Abschließende Überprüfung

• Maßnahme: Überprüfung und Anpassung von Bestellungsentwürfen.
• Zweck: Gewährleistung der Genauigkeit und Berücksichtigung externer Faktoren.

Sie haben stets die Kontrolle. Bevor Sie eine Bestellung abschließen, können Sie sie überprüfen. Wenn sich die Umstände geändert haben, z. B. ein bevorstehendes Ereignis oder andere Faktoren, die die historischen Verkaufsdaten nicht widerspiegeln, können Sie immer noch die notwendigen Anpassungen vornehmen.

7. Klicken und senden

• Maßnahme: Übermittlung genehmigter Bestellungen an Lieferanten.
• Zweck: Beschaffung der erforderlichen Zutaten.

Wenn Sie die Bestellungen freigeben, leitet Apicbase diese automatisch an Ihre Lieferanten weiter. Dieser automatisierte Prozess ist zeitsparend und präzise und verringert das Risiko von Fehlern und Missverständnissen.

Darüber hinaus wird durch die Integration mit den Lieferanten der Bestellprozess rationalisiert und die Kommunikation verbessert. Durch diese Effizienz wird sichergestellt, dass die Bestellungen immer eingehen und die Lieferungen genau und rechtzeitig erfolgen.

8. Sicherheitsbestand

• Maßnahme: Ein Sicherheitsbestand für jede Zutat.
• Zweck: Bewältigung unerwarteter Nachfrage- oder Lieferverzögerungen.

Apicbase führt einen Sicherheitsbestand oder Puffer für jeden Bestandsartikel. Sie legen den Prozentsatz für den Puffer fest und Apicbase skaliert automatisch den prognostizierten Bedarf und die Bestellungen. Auf diese Weise kann Ihr Restaurant selbst bei einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage oder einer Verzögerung bei der Lieferung ohne Unterbrechungen weiterarbeiten.

Anmerkung: Apicbase zeigt den bisherigen Umsatz aus dem Bezugszeitraum und den prognostizierten Umsatz für den Auftragszeitraum an. Wenn Sie einen höheren Umsatz als ursprünglich geschätzt erwarten oder einen zusätzlichen Sicherheitsbestand benötigen, passen Sie den Wert einfach an. Dadurch werden sowohl der voraussichtliche Umsatz als auch der Sicherheitsbestand proportional erhöht und Apicbase passt die Bestellmengen für jeden Artikel automatisch entsprechend an.

9. Effizienter Wareneingang

• Maßnahme: Scannen/Eingabe von Artikeln über Apicbase bei Wareneingang.
• Zweck: Überprüfung der Bestellungen und Aktualisierung des Bestands in Apicbase.

Wenn Ihre Bestellungen eintreffen, kann das Küchenpersonal mit der Apicbase-App auf seinem Telefon oder Tablet schnell die Barcodes der Produkte scannen oder die Artikel manuell eingeben. Das System gleicht diese dann mit den ausstehenden Bestellungen ab. Alle eingegangenen Artikel werden sofort als solche gekennzeichnet und Apicbase aktualisiert automatisch Ihr Inventar, um die neuen Lagerbestände zu berücksichtigen.

Perfekte Beschaffung beim Betrieb mehrerer Restaurants

Der Betrieb mehrerer Restaurantstandorte ist eine Herausforderung. Jede Bestellung bei den Lieferanten muss einwandfrei sein, auch wenn Sie nicht vor Ort sind.

Bei einer falschen Bestellung geht es nicht nur um verschwendete Zutaten oder Geld, sondern auch um das unangenehme Gefühl, dass einem die Kontrolle entgleiten könnte. Außerdem ist es für die Mitarbeiter anstrengend, ständig zu hinterfragen, ob sie die richtige Entscheidung getroffen haben.

Wenn Sie die Kontrolle zurückgewinnen und Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen wollen, Kaufentscheidungen mit Zuversicht zu treffen, ist es an der Zeit, zu handeln.