Die Rolle der IT in der Gastronomie hat sich grundlegend geändert
Die IT ist vom Randbereich ins Zentrum des Gastrobetriebs gerückt.
Lange Zeit wurde Technologie als unterstützendes Hilfsmittel betrachtet. Man rüstete auf, wenn Arbeitsabläufe nicht mehr funktionierten oder Altsysteme zu mühsam zu verwalten waren.
Tatsächlich führen 94 Prozent der Restaurants nur dann neue Technologien ein, wenn es unbedingt notwendig ist. Dieser Ansatz hat zu einem Chaos an Tools geführt, die:
sich nicht skalieren lassen,
keine Verbindung untereinander herstellen und
nicht die Unternehmensziele fördern.
Doch die Zeiten ändern sich langsam.
Heutzutage stellen die Verantwortlichen in der Gastronomie die IT in den Mittelpunkt ihrerBetriebsmodelle. Sie bauen ihren Betrieb auf der Grundlage integrierter Systeme neu auf, anstatt neue Tools an alte Prozesse anzupassen. IT-Systeme werden nicht mehr nur als Hilfsmittel angesehen, sondern als eine strategische Infrastruktur. Und die Technologie für die Gastronomie entwickelt sich entsprechend weiter.
In diesem Artikel geht es darum, wie dieser Wandel vonstatten geht, und was nötig ist, um die IT im Restaurant zu einem echten Leistungsfaktor zu machen.
Von reaktiven Ausgaben zu strategischen Investitionen
Technik hat eine Hebelwirkung bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele.
Die Technologie im Gastgewerbe wurde lange Zeit als Kostenstelle betrachtet. Aber wie William Connors, ehemaliger Leiter bei Wingstop und der Noble Restaurant Group, es ausdrückt:
Technologie sollte nicht als Kostenfaktor betrachtet werden. Technologie ist ein Instrument, das alle Abteilungen effizienter macht und Ihr Unternehmen wachsen lässt.
William Connors Ehemaliger Leiter bei Wingstop und Noble Restaurant Group
Eine Ansicht, die sich schnell durchsetzt. Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen, die sich heute an Apicbase wenden, fragen nicht mehr nach einer App für die Inventur. Sie fragen: „Können Sie uns helfen, einen zuverlässigen, skalierbaren Inventarisierungsprozess zu entwickeln, der unsere Gewinnspannen wirklich verbessert?“
Dieser Wechsel von reaktiven Ausgaben zur proaktiven Planung ist ein Zeichen für digitale Reife, wie Carl Orsbourn in der Food Service Growth Show betonte.
Und mit der digitalen Reife verändert sich die Frage völlig:
Nicht: „Was wird das kosten?“
Sondern: „Was ermöglicht uns das?“
Schauen wir uns ein Beispiel an.
Einige Betreiber zögern, wenn sie von Kalkulationstabellen auf eine Plattform wie Apicbase umsteigen. Excel ist quasi kostenlos. Da ist das Zögern verständlich. Aber lässt sich mit Tabellenkalkulationen die Performance verbessern? Wahrscheinlich nicht. Apicbase hingegen senkt, wenn sein volles Potenzial ausgeschöpft wird, die Lebensmittelkosten im Durchschnitt um 5 Prozent.
Für eine Restaurantgruppe mit einem Jahresumsatz von 30 Millionen Euro und einem Lebensmittelkostenanteil von 33 Prozent bedeutet das jährliche Einsparungen von 1,5 Millionen Euro. Und das, ohne die Effizienz des Teams und eine bessere Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.
Geschätzte Jahreseinnahmen
30.000.000 €
Aktuelle Lebensmittelkosten (33 %)
9.900.000 €
Voraussichtliche Lebensmittelkosten mit Apicbase (28 %)
8.400.000 €
Jährliche Einsparungen bei den Lebensmittelkosten
1.500.000 €
Apicbase-Kunden berichten regelmäßig von einem 5-10-fachen Return on Investment (ROI) nach der vollständigen Einführung. Das ist es, was strategische IT-Investitionen leisten. Technologie ist nicht das Endziel. Sie hat eine Hebelwirkung bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele.
Das Personal im Mittelpunkt und Anreize für Talente
Früher waren in der Gastronomie Checklisten, Funktionssets, Preise und Demos für die Wahl von Technologielösungen ausschlaggebend.
Und die Logik dahinter ist ganz einfach: Wenn ein System in der Gastronomie die Arbeit nicht erleichtert, wird es nicht genutzt. Und wenn es nicht genutzt wird, hat es keinen Wert.
Mit anderen Worten: Benutzerfreundlichkeit ist von grundlegender Bedeutung. Im geschäftigen Gastgewerbe hat das Personal keine Zeit, sich mit komplexen Systemen auseinanderzusetzen. Es braucht Tools, die auf den ersten Blick leicht zu verstehen sind. Apicbase wurde unter Berücksichtigung dieser Tatsache entwickelt.
Bewerber wollen wissen, ob ein Arbeitgeber die ihnen vertrauten Systeme verwenden.
Apicbase bietet getrennte Ansichten für Manager und Mitarbeiter vor Ort. Manager haben die volle Kontrolle und erweiterte Funktionen, während die Küchenteams mit ihren Tablets nur das sehen, was sie brauchen, um Bestellungen aufzugeben, Bestände zu zählen, Rezepte einzusehen und Allergendaten abzurufen. Was zählt, sind Klarheit und Benutzerfreundlichkeit.
Dieser Wandel beeinflusst auch die Art und Weise, wie Restaurants Top-Talente anlocken und an sich binden. Welche Softwarelösungen zum Einsatz kommen, beeinflusst, ob Menschen für ein Unternehmen arbeiten und bleiben wollen.
Die Zufriedenheit des Personals ist ein wichtiger Indikator. Die von einem Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen sind zu einem Faktor bei Einstellungsgesprächen geworden.
Jonny Stevens Berater für das Gastgewerbe
Technologie ist zu einem Faktor bei Einstellungsgesprächen geworden, insbesondere für leitende Positionen, erklärt Chris Fletcher, Gründer von Tech on Toast. Bewerber wollen wissen, ob ein Arbeitgeber die ihnen vertrauten Systeme verwendet, wie z. B. fortschrittliche Inventarsoftware oder Rezepttools. Wenn nicht, fragen sie: „Wäre eine Implementierung denkbar?“
Die Menschen sind mittlerweile weniger bereit, Rückschritte zu machen. Wenn jemand schon mit integrierten Gastro-Systemen gearbeitet hat, wird die Rückkehr zu Tabellenkalkulationen oder unzusammenhängenden Anwendungen zu einem Hindernis.
Und das ist nicht nur eine Annahme. Das zeigt sich auch in den Zahlen. 31 Prozent der neuen Apicbase-Kunden stammen aus Empfehlungen von Nutzern, die den Arbeitsplatz gewechselt und die Plattform ihrem neuen Arbeitgeber empfohlen haben.
Nach Ansicht der Bewerber signalisieren die von einem Unternehmen gewählten Systeme, wie viel Wert es auf Operational Excellence legt und ob es seine Teams auf Erfolgskurs bringt.
Der „Best-of-Breed“-Vorteil
Jedes System besitzt einen Unternehmensbereich und ist über die Datenschicht verbunden.
Viele Restaurantgruppen verwalten einen Flickenteppich aus veralteten POS-Systemen, Kalkulationstabellen und unzusammenhängenden Tools für Inventar und Beschaffung. Jedes löst ein Problem. Aber keines wurde dafür ausgelegt, mit anderen Systemen zusammenzuarbeiten.
Das Ergebnis sind ungünstige Bedingungen auf allen Ebenen:
Unpraktische Schnittstellen für das Personal,
eingeschränkte Sichtbarkeit für das Management und
Fehler im Service, die das Gästeerlebnis beeinträchtigen.
Das Kernstück des Problems sind siloartig angeordnete Daten. Ohne eine einheitliche Sicht auf das Unternehmen verlangsamt sich die Innovation und die Leistung leidet. Aus diesem Grund gehen Unternehmensbetreiber zu einem Best-of-Breed-Ansatz über.
Sie wählen spezialisierte Systeme für jeden Kernbereich (Front-of-House, Back-of-House, HR, Finanzen) und verbinden sie über eine gemeinsame Datenschicht. Bis vor kurzem glaubten viele, sie bräuchten eine ultimative Komplettlösung, egal ob intern entwickelt oder von einem einzigen Anbieter angeboten. Aber diese Denkweise schwindet nach und nach.
Systeme wie SAP sind unglaublich leistungsfähig. Mit ihnen könnte man eine Ölraffinerie betreiben. Aber für das Gastgewerbe sind sie viel zu komplex.
Jornt Depreter Director of Central Business Services bei Lunch Garden
Jornt Depreter, Director of Central Business Services bei Lunch Garden, erklärt den Wandel: Systeme wie SAP sind unglaublich leistungsfähig. Mit ihnen könnte man eine Ölraffinerie betreiben. Aber für das Gastgewerbe sind sie viel zu komplex. Die Entwicklung ist teuer, Integrationen funktionieren selten wie erwartet und die Einrichtung dauert ewig. Mit Apicbase müssen wir nicht erklären, wie unser Geschäft funktioniert – sie verstehen es. Es funktioniert direkt, zu einem Bruchteil des Preises, mit einsatzbereiten Integrationen und klaren API-Dokumenten.
Best-of-Breed geht nicht ohne Kompromisse. Es erfordert ein stärkeres internes Verantwortungsbewusstsein, bessere Integrationsfähigkeiten und eine klare Strategie. Dafür genießen Sie Flexibilität, Transparenz und Kontrolle zu Ihren Bedingungen, nicht zu denen des Anbieters.
Was das Best-of-Breed-Modell so effektiv macht, ist die Datengrundlage. Die Daten aus den Kernsystemen werden in ein Data Lake eingespeist. Casper van Tricht, Manager Integration Services bei It’s Us, meint dazu:
Durch eine zentrale Datenbank erhalten Sie eine einzige, zuverlässige Datenquelle. Sie können Unstimmigkeiten bis auf ihre Ursachen zurückverfolgen.
Casper van Tricht Manager Integration Services bei It’s Us
Bei älteren Systemen kann die Suche nach einem Problem wie Überproportionierung Wochen dauern, da Exporte aus verschiedenen Tools mit jeweils eigenem Format und eigenen Beschränkungen herangezogen werden müssen (falls dies überhaupt möglich ist). Aber mit einem zentralen Datenbanksystem können Sie Kennzahlen leichter vergleichen und sich Daten aus der Vergangenheit ansehen, um herauszufinden, was schiefgelaufen ist.
Hinzu kommt, dass Best-of-Breed Ihnen Flexibilität bietet. Wenn ein Restaurant-System nicht mehr funktioniert, können Sie es ersetzen, ohne dass der gesamte Stack ausfällt. Das bedeutet, dass Sie nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden sind. Sie bestimmen den Strategieplan, nicht der Anbieter.
Sie brauchen Hilfe bei der Einrichtung von Apicbase? Hier kommen unsere zertifizierten Partner ins Spiel. Sie können die Implementierung übernehmen, Apicbase mit Ihrem POS und Ihren Lieferanten verbinden, Ihr Team schulen und sogar dabei helfen, Prozesse zu verbessern. Kurzum, unsere Partner sorgen dafür, dass das System zu Ihrem Betrieb passt und schnell Ergebnisse liefert.
Der Aufstieg der IT-Leiter in der Gastronomie
Die neue Generation von IT-Führungskräften kennt sich mit Systemen, Abläufen und den Finanzen aus.
Software-Lösungen sind zu wichtig, um sie auszulagern, zu vernachlässigen oder der Finanzabteilung zu überlassen. Sie sind das Herzstück eines modernen Gastrobetriebs. Die IT braucht klare Zuständigkeiten.
Aus diesem Grund werden Rollen wie CTO, CIO und Head of Technology in Foodservice-Unternehmen immer wichtiger. Bei diesen Personen handelt es sich nicht um herkömmliche IT-Fachleute (d. h. diejenigen, die Netzwerke und Hardware warten), sondern um strategische Führungskräfte.
Wie Pieter Wellens, CTO und Mitbegründer von Apicbase, sagt:
Neue IT-Leiter wissen, wie sich Datenmodelle auf die Berichterstattung auswirken. Wie Integrationen Arbeitsabläufe prägen. Und wie die jeweiligen Systeme in das Unternehmen passen.
Pieter Wellens CTO und Mitbegründer von Apicbase
Mit anderen Worten: Sie verstehen Systeme UND Abläufe UND Finanzen. Sie kennen das Geschäft genau, nicht nur die Technologie. Sie können strategische Ziele in technische Funktionen umwandeln. Und sie sorgen dafür, dass die Investitionen auch tatsächlich zu Ergebnissen führen.
Wie Johnny Bröms, Global Chief Digital & Tech bei Bastard Burgers, in einem Interview mit GlobalConnect sagt: „Früher war man der Auffassung, die IT habe eine unterstützende Funktion. Jetzt ist sie von zentraler Bedeutung für die Unternehmensleistung. Deshalb müssen CIOs in die strategische Planung einbezogen werden und nicht nur in technische Umsetzungspläne.“ Bei Bastard Burgers berichtet Johnny direkt an den CEO und arbeitet funktionsübergreifend auf der obersten Führungsebene, um langfristige Initiativen zu leiten.
Doch die Auswahl der richtigen Tools und die passende Strategie sind nur die halbe Miete. Der Erfolg hängt davon ab, wie der Wandel gestaltet wird. Die Auswahl des Systems ist der einfache Teil. Bei der Einführung geht es darum, ob die Transformation tatsächlich in die Realität umgesetzt werden kann.
Planen Sie ein größeres technisches Rollout? Prüfen Sie, ob Ihre Restaurants bereit dazu sind
Dieser Check zeigt, wo Ihre Organisation steht und wo falsch ausgerichtete Rollen, Prozesse oder Kommunikation die Einführung behindern könnten.
Und hier spielen die technischen Leiter eine entscheidende Rolle. Sie sind die Vorreiter des Wandels und folgen den Grundprinzipien der technischen Architektur von Restaurants. Sie binden die Mitarbeiter vor Ort, investieren in Schulungen und vermitteln das „Warum“ neuer Technologieprojekte.
In 75 Prozent der Gespräche, die wir mit Restaurantbetreibern führen, geht es um Veränderungsmanagement.
Die Technologie verstärkt das, was bereits vorhanden ist. Wenn die zugrunde liegenden Prozesse nicht solide sind, bringt die Technik diese „Risse“ lediglich ans Licht.
Mateusz Kostrzębski Head of IT bei Vapiano, davor bei AmRest und Dean & David
Aus diesem Grund geht der Wechsel von operativem zu strategischem Denken weit über die Auswahl neuer Tools hinaus.
Es zwingt Sie dazu, die Art und Weise, wie das Unternehmen tatsächlich läuft, zu überdenken:
Wie Prozesse definiert werden,
wie Daten fließen und
wie Entscheidungen getroffen werden.
Das größte Hindernis? Eine „Wir haben das schon immer so gemacht“-Mentalität. Arbeitsabläufe, die in einer analogen Welt sinnvoll waren, lassen sich nicht automatisch auf eine digitale Welt übertragen. Und die Probleme, die bisher im Verborgenen lagen, kommen schnell zum Vorschein.
Wenn die Grundlagen stimmen, ist die Konfiguration des Systems einfach.
Aber nur sehr wenige Betreiber sind zu 100 % „projektreif“, wenn sie mit einer Einführung beginnen. Und das ist gut so. Die Umsetzung erfordert keine Perfektion. Sie erfordert einen Plan. Allerdings werden dabei auch Fehler sichtbar. Das ist eine gute Nachricht. Wenn Sie das Problem kennen, können Sie es beheben.
Und oft führen diese frühen Korrekturen bereits zu Resultaten, bevor die neue Technologie überhaupt ihre volle Wirkung entfaltet.
Das erinnert mich an eine kürzlich erfolgte Einführung. Das Ziel des Kunden war es, die Genauigkeit bei der Beschaffung zu verbessern.
Als man damit begann, Zutaten, Lieferanten und Rezepte in Apicbase einzugeben, geschahen beinahe sofort zwei Dinge:
Es wurden Überschneidungen bei den Zutaten offensichtlich: Die gleichen Produkte wurden von mehreren Lieferanten in verschiedenen Formaten gekauft. Durch die Konsolidierung der Bestellungen bei wichtigen Lieferanten konnten große Mengenrabatte erzielt werden.
Auch unrentable Rezepte wurden entpuppt: Apicbase berechnet automatisch die Kosten der Rezepte und die zu erwartenden Margen der Gerichte. Dabei stellte sich heraus, dass mehrere Positionen auf der Speisekarte nicht mehr die angestrebten Gewinnspannen erreichten.
Diese Restaurantkette nahm also die Optimierung ihres Beschaffungswesens in Angriff, doch bevor sie mit dieser überhaupt richtig beginnen konnten, hatten sie bereits wichtige Prozesse standardisiert und die Kontrolle der Lebensmittelkosten verbessert.
Apicbase: Das Herzstück Ihres Restaurant-Tech-Stacks
Ein vielversprechendes Softwarepaket für die Gastronomie beginnt mit einer soliden Grundlage. Apicbase bietet diese Grundlage, um Ihre Rezeptverwaltung zu vereinfachen, den Bestand zu verfolgen und die Beschaffung und Produktion zu optimieren.
Es ist direkt mit Ihrem Data Warehouse und Ihrem POS verbunden und liefert genaue Kosten- und Bestandsdaten dort, wo Sie sie am meisten benötigen.
Das bedeutet weniger Fehler, präzisere Gewinnspannen und mehr Zeit für Ihr Team, sich auf die Gäste zu konzentrieren.
Möchten Sie sehen, wie Apicbase in Ihre Restaurant-Tech-Architektur passt?
Carl Jacobs is the co-founder and CEO of Apicbase, playing a crucial role in the company's growth and success since it started in 2017. With a background in cultural management and significant managerial experience, Carl has guided Apicbase to become a prominent player in the food service industry. Beyond his work at Apicbase, Carl is a mentor at Birdhouse, a respected startup accelerator, where he supports new entrepreneurs. As a public speaker, he shares his expertise on management, growth strategies, and digital transformation in the food service sector, offering valuable insights. In his podcast The Food Service Growth Show, Carl interviews leaders in the restaurant industry. Carl holds a Master’s degree in Cultural Management from the University of Antwerp and a Master’s in Art History and Archaeology from the Vrije Universiteit Brussel. This combination of cultural and business knowledge allows Carl to address challenges with a creative and strategic approach, making him an effective leader in the industry.