Een nauwgezet voorraadbeheer is van cruciaal belang voor elk horecabedrijf, maar het is vooral van belang voor bedrijven met meerdere vestigingen, waar fouten en kleine afwijkingen zich al snel opstapelen.
Als je niet zeker weet hoeveel je van elk artikel moet bestellen, wordt je inkoop een ware nachtmerrie. Als je echter over betrouwbare voorraadgegevens en PAR-niveaus beschikt, kun je je inkooporders versturen met het volste vertrouwen.
Met een doeltreffend voorraadbeheer neem je de stress bij de inkoop weg, maak je tijd vrij om je te concentreren op belangrijkere zaken, en verhoog je zowel het rendement als de tevredenheid van je klanten.
In deze post bespreken we de verrassende voordelen van nauwkeurige PAR-niveaus, hoe je ze berekent en, voor restauranthouders die graag willen groeien, hoe je met Apicbase de inkoop automatiseert op basis van je PAR-niveaus.
Lees verder en ontdek:
De vier stappen waarmee restaurants met meerdere vestigingen PAR-niveaus kunnen berekenen
Hoe automatiseer je de inkoop tot aan de PAR-niveaus met Apicbase?
Aan het einde van dit artikel ben je klaar om je PAR-niveaus in te stellen en de vruchten te plukken van geautomatiseerde inkoopbestellingen.
PAR-niveaus zijn de optimale hoeveelheden van elk item dat in elke vestiging op voorraad moet zijn nadat de bestelling is afgeleverd. Het PAR-niveau, een afkorting van ‘Periodic Automatic Replenishment’, voorziet in de verwachte vraag en een buffer in geval van een onverwacht hogere vraag.
De PAR-niveaus houden ook rekening met de houdbaarheid van de ingrediënten en de leveringsfrequentie. Op die manier kun je beter vooruit plannen om de voorraadniveaus steeds op het optimale niveau te houden.
Dankzij PAR-niveaus wordt het gemakkelijker om de volgende problemen te vermijden:
Voorraadoverschot – geld vastzetten in onnodige voorraad die de houdbaarheidsdatum dreigt te overschrijden en weggegooid moet worden.
Voorraadtekort – klanten teleurstellen omdat een bepaald artikel uitverkocht is. Of in allerijl een extra voorraad moeten inslaan tegen een hogere prijs.
Voor restaurants met meerdere vestigingen zijn PAR-niveaus cruciaal. Ze beschermen je reputatie en bieden de beste klantervaring op alle locaties. Daarnaast biedt het nog een aantal verrassende voordelen die we hieronder nader zullen toelichten.
Zoals hieronder verder wordt besproken, spelen factoren als doorlooptijd, gebruiksfrequentie, de vraag van klanten en een buffervoorraad allemaal een belangrijke rol bij het bepalen van je PAR-niveaus.
Om deze cijfers te achterhalen gebruik je best een geavanceerd voorraadbeheersysteem. Hiermee kun je ook je PAR-niveaus bepalen en aan de hand daarvan bestellingen automatiseren.
Als je dat interessant vindt, dan vind je dit vast geweldig: De Ultieme Gids voor Een Efficiënt Voorraadbeheer
Je PAR-niveaus op de juiste manier berekenen biedt niet alleen een aantal vanzelfsprekende voordelen, maar ook enkele andere die je wellicht nog niet kende. Hieronder onderzoeken we de potentiële voordelen van PAR-niveauberekeningen voor restaurants met meerdere vestigingen.
Je moet een goede balans zien te vinden tussen teveel voorraad en het risico dat een bepaal artikel uitverkocht raakt. Een te grote voorraad van bederfelijke ingrediënten kan leiden tot bederf en een hoop voedselverspilling, wat niet goed is voor de voedselveiligheid, het milieu of je winstmarges.
Als je de voorraadniveaus in de hand hebt, kun je de cashflow verhogen en tegelijkertijd de risico’s op bederf en voedselverspilling minimaliseren.
Als klant is er niets erger dan je lievelingsgerecht bestellen en vervolgens te horen krijgen dat het is uitverkocht. Het stelt niet alleen de klant teleur, maar het ondermijnt ook het vertrouwen dat je restaurant in de toekomst zijn beloften kan waarmaken.
Als je je hoofdingrediënten steeds op voorraad hebt, weet je zeker dat je de bestellingen van je klanten kunt verwerken en voorkom je dat je hen teleurstelt. Dit is cruciaal om een betrouwbaar merk uit te bouwen dat klanten tevreden stelt en hen steeds weer doet terugkeren.
Als je een restaurant met meerdere vestigingen runt, kunnen de kleinste foutjes en onnodige kosten tot grote problemen leiden. Als je 50 cent per dag verliest aan voedselverspilling bij 1000 vestigingen, betekent dat elke dag een verlies van 500 euro.
Anderzijds leidt het elimineren van fouten bij elk ingrediënt al snel tot enorme kostenbesparingen. Een efficiënt voorraadbeheer verlaagt de kosten en verhoogt je marges, waardoor elk verkocht artikel een hoger rendement oplevert.
Succesvolle restauranthouders zijn altijd op zoek naar een streepje voor op de concurrentie – wat kunnen ze vandaag doen om de concurrentie de komende jaren voor te blijven?
Door de PAR-niveaus nauwlettend in de gaten te houden, kun je bepaalde trends en patronen in de bestellingen vroegtijdig signaleren. Zo kun je je menu optimaliseren en inspelen op de veranderende behoeften van je klanten.
Misschien merk je bijvoorbeeld dat je PAR-niveau voor kipfilets in je drukste vestiging stijgt en besef je dat je klanten meer kippentenders bestellen. Je kunt vervolgens inspelen op deze trend door een special met kippentenders te promoten, zodat je de verkoop ook in andere filialen kunt verhogen.
Nu we weten hoe belangrijk PAR-niveaus zijn, bekijken we de concrete stappen die we moeten zetten om ze te berekenen. Dit omvat het verzamelen van enkele voorraadgegevens en eindigt in een vrij eenvoudige berekening.
De doorlooptijd is de tijd die een leverancier nodig heeft om een bestelling te leveren. Het is belangrijk dat je de levertijd van elk artikel kent, zodat je ervoor kunt zorgen dat je genoeg voorraad hebt om aan de vraag te voldoen totdat de volgende levering arriveert.
Als de levertijd voor je bestelling van spek bijvoorbeeld twee dagen is, moet je er bij het plaatsen van je bestelling voor zorgen dat je genoeg spek hebt voor de komende twee dagen.
De verbruiksratio van een restaurant is de gemiddelde hoeveelheid van elk voorraaditem dat gedurende een bepaalde periode wordt gebruikt. Om de verbruiksratio te schatten, controleer je je verkoop- en voorraadgegevens en bereken je het gemiddelde dagelijkse of wekelijkse verbruik voor elk artikel. De verbruiksratio vertelt je hoeveel voorraad je nodig hebt om aan de vraag in die periode te voldoen.
In het volgende voorbeeld gaan we ervan uit dat spek maar voor één gerecht wordt gebruikt: de burger met kaas en spek.
Uit je verkoopgegevens blijkt dat je meestal 40 hamburgers per dag verkoopt. Dat komt overeen met 40 speklapjes of 1,6 kg spek.
Een verbruik van 1,6 kg per dag betekent dus dat je de komende 2 dagen ongeveer 3,2 kg spek zult gebruiken.
De buffervoorraad is je extra voorraad die je achter de hand houdt om te kunnen inspelen op onverwachte vraag of problemen in de toeleveringsketen. Om de veiligheidsvoorraad te berekenen moet je rekening houden met de betrouwbaarheid van je leveranciers, seizoensgebonden schommelingen in verkoopcijfers en de houdbaarheid van je ingrediënten.
Stel dat de houdbaarheid van spek 7 dagen is. Je hebt genoeg voorraad nodig om het vol te houden tot de volgende levering, maar niet zoveel dat je spek over datum raakt. Je leverancier is best betrouwbaar, dus je weet dat je elke 2 dagen spek geleverd krijgt. Volgens jouw schatting zal 1 kg veiligheidsvoorraad dus volstaan, zelfs als de vraag toeneemt.
Combineer het verbruik, de doorlooptijd en de buffervoorraad om het PAR-niveau voor elk artikel te bepalen. Als je deze berekening goed aanpakt, kun je voldoende voorraad aanhouden om aan de vraag van de klant te voldoen en tegelijkertijd verspilling en bederf tot een minimum beperken.
Als we ons voorbeeld met spek afmaken, dan is dat: 3,2 kg spek voor de komende twee dagen + 1 kg buffervoorraad = in totaal 4,2 kg voorraad.
Nu kun je erop vertrouwen dat je spek niet opraakt en dat je niet te veel op voorraad hebt.
Lees ook: Hoe je in een paar maanden tot 10% meer rendement behaalt – Voorraad- en inkoopbeheer voor restaurants met meerdere vestigingen
Als we nu al deze stappen bij elkaar nemen, dan krijg je de formule om je PAR-inventarisniveaus te berekenen:
PAR-niveau = (doorlooptijd x verbruiksratio) + buffervoorraad.
Dit is de berekening voor ons voorbeeld met spek: 4,2 = (2 x 1,6) + 1.
Dat betekent dat je altijd 4,2 kg spek op voorraad moet hebben om aan de vraag van klanten te voldoen. Als spek in verpakkingen van 2 kg wordt geleverd en je hebt al 1 kg op voorraad, dan weet je dat je 2 verpakkingen moet bestellen om op je PAR-niveau te komen.
Deze eenvoudige berekening demonstreert hoe PAR-niveaus werken. In werkelijkheid zijn de zaken echter complexer, aangezien ingrediënten in verschillende hoeveelheden worden gebruikt in meerdere gerechten. Als je hiermee rekening wilt houden en je PAR-niveaus automatisch wilt berekenen, is een voorraadbeheersysteem onmisbaar.
We hebben reeds de stappen en de formule voor de berekening van PAR-niveaus beschreven. In werkelijkheid zijn er echter een heleboel factoren die je in aanmerking moet nemen, dus het kan lastig zijn om alle details op een rijtje te krijgen.
Dit zijn de best practices om de meest nauwkeurige PAR-niveaus te verkrijgen.
1. Controleer en pas de PAR-niveaus regelmatig aan
De PAR-niveaus zijn geen eenmalige berekening. Als de omstandigheden veranderen, moet je bereid zijn om je PAR-niveaus hierop aan te passen. Houd je PAR-niveaus dus zeker in de gaten, meet voedselverspilling en houd bij wanneer een bepaald item opraakt en breng dan de nodige wijzigingen aan.
Mogelijk moet je je niveaus ook aanpassen als gevolg van veranderingen in de toeleveringsketen of de vraag. Als je bijhoudt welke aanpassingen je hebt gedaan, kunnen er ook bepaalde trends aan het licht komen.
2. Automatiseer de PAR-niveauberekeningen
Gebruik software voor voorraadbeheer om je voorraad, verkoop en verbruik te registreren en de berekening van je PAR-niveaus te automatiseren. Zodra al je gegevens in één systeem zijn opgenomen, kun je deze gebruiken om rekening te houden met de talloze factoren die meespelen, zodat je de berekeningen niet handmatig hoeft uit te voeren.
3. Werk samen met leveranciers
Communiceer met je leveranciers om ervoor te zorgen dat ze aan je voorraadbehoeften kunnen voldoen en zich kunnen aanpassen aan veranderingen in de vraag. Een eerlijke en vriendschappelijke relatie opbouwen met je leveranciers is een goede manier om eventuele problemen te voorkomen.
Ze kunnen je bijvoorbeeld van tevoren laten weten dat ze een bestelling niet kunnen leveren, zodat je snel een bestelling bij een andere leverancier kunt plaatsen. Of ze kunnen je waarschuwen dat een bepaald artikel waarschijnlijk duurder wordt, zodat je je menu van tevoren kunt aanpassen.
4. Gebruik technologie om de voorraad bij te houden
Gebruik software voor voorraadbeheer die automatisch de voorraad aanpast als je artikelen verkoopt. Zo beschik je over alle gegevens die je nodig hebt om je PAR-niveaus te berekenen.
De slimste voorraadbeheersoftware die je inkooporders automatisch voorbereidt op basis van je huidige voorraadniveaus en de door jou berekende PAR-niveaus. Bovendien kun je automatisch bestellingen plaatsen om een constante aanvoer van ingrediënten te verzekeren.
Apicbase is een ontzettend krachtig systeem waarmee je het bestelproces automatiseert op basis van je berekende PAR-niveaus. Apicbase houdt je voorraadniveaus bij en kan je waarschuwen wanneer de voorraad onder het minimumniveau komt, zodat je in een paar klikken een bestelling kunt plaatsen.
Apicbase houdt de optimale voorraadniveaus aan, automatiseert lastige berekeningen en vermindert het risico op inkoopfouten.
Het berekenen en beheren van PAR-niveaus is een cruciaal aspect van het voorraadbeheer voor restaurants met meerdere vestigingen. Als je dit proces in de vingers hebt, kun je verspilling en bederf tegengaan, de klanttevredenheid verbeteren en het rendement verhogen.
Als je de voorraad onder controle hebt en in één systeem over nauwkeurige verkoop- en voorraadgegevens beschikt, kun je zelfs bepaalde trends signaleren en optimaal inspelen op de veranderende voorkeuren van de klant.
Met nauwkeurige PAR-niveaus haal je het giswerk uit de inkoop en voorkom je kostbare fouten die tot voedselverspilling leiden.
Als de managers van je restaurants niet eindeloos de inkoop en voorraden hoeven te controleren, hebben ze meer vertrouwen in hun vermogen om een efficiënt voorraadbeheer te voeren.
Wist je dat een slecht beheerd menu je elke maand duizenden euro's aan voedselverspilling en…
Naarmate je bedrijf groeit en de markt evolueert, kan het gebeuren dat je bestaande systemen…
Volgens de nieuwe CSRD-voorschriften moeten grote horecabedrijven hun Scope 3-emissies rapporteren, wat een lastige opgave…
Exploitanten van restaurants met meerdere vestigingen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de vaste…
Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk…
Horecabedrijven met meerdere vestigingen hebben het soms moeilijk om op alle locaties operational excellence te…