Moeilijke tijden doorstaan – Hoe de koopkracht van een GPO en de efficiëntie van voorraadsoftware restaurants kunnen helpen

Het wordt steeds moeilijker om een rendabel restaurant, dark kitchen of cateringbedrijf te runnen.

Als gevolg van de stijgende inflatie is het voor bedrijven een stuk moeilijker geworden om winstgevend te zijn, zonder daarbij te bezuinigen of in te leveren op kwaliteit.

De kosten van ingrediënten en andere materialen zijn sterk gestegen, waardoor restauranthouders naar creatieve manieren moeten zoeken om hun prijzen bij te stellen en hun zaak nog efficiënter te organiseren.

Steeds meer horecaondernemers doen een beroep op collectieve inkooporganisaties (GPO’s, Group Purchasing Organisations) om te besparen op de inkoop.

Een GPO is een inkoopconsortium dat in naam van zijn leden onderhandelt met leveranciers, waardoor restaurants gemakkelijker producten in bulk kunnen kopen tegen een lagere prijs.

Daar houdt het echter niet op. Om hun kosten beter in de hand te houden en de efficiëntie te bevorderen, werken steeds meer horecabedrijven met een systeem voor voorraadbeheer.

Als men een grondig beeld heeft van de toeleveringsketen, kunnen restaurantketens gemakkelijk hun bestellingen optimaliseren, het verbruik opvolgen en verspillingen opsporen.

Door een GPO te combineren met een geavanceerde voorraadsoftware kunnen restaurants niet alleen kosten besparen, maar ook de efficiëntie bevorderen en hun klanten beter bedienen.

In deze blogpost bespreken we hoe een GPO en voorraadsoftware samenwerken om een doeltreffende besparingsstrategie te creëren voor restaurants en andere horecabedrijven.

Laten we beginnen!

De uitdagingen die gepaard gaan met inflatie

Vanwege de stijgende voedselprijzen staan restaurantketens voor diverse uitdagingen.

Nu de prijzen van de ingrediënten steeds hoger worden, gaan restauranthouders op zoek naar manieren om hun menu betaalbaar te houden en tegelijkertijd topkwaliteit te bieden. Dit betekent vaak dat er moet worden bezuinigd op de porties, dat recepten worden aangepast en dat er wordt overgeschakeld op duurdere producten die meer winst opleveren. Bovendien moeten restaurants ook rekening houden met de hogere arbeidskosten en de stijgende huurprijzen.

Dit alles kan leiden tot lagere winstmarges, waardoor het voor restaurants steeds moeilijker wordt om rendabel te blijven en toch kwaliteit te leveren tegen betaalbare prijzen. Uiteindelijk moeten restauranthouders naar creatieve oplossingen zoeken om de kosten in de hand te houden en tegelijkertijd kwalitatieve producten en ervaringen te leveren, zodat de klanten blijven terugkeren.

Wat is een collectieve inkooporganisatie?

Een collectieve inkooporganisatie (GPO) is een instantie die de koopkracht van haar leden bundelt om kortingen te krijgen op bepaalde producten en diensten van leveranciers.

Een GPO verzamelt gegevens over de aankoopgeschiedenis van haar leden, waarmee zij lagere tarieven kan afdwingen en schaalvoordelen kan realiseren. Groepsinkooporganisaties worden ook wel inkoopdienstverleners (PSP, Procurement Service Providers) genoemd. GPO’s of PSP’s zijn voor alle horecabedrijven van onschatbare waarde en helpen hen om de kosten te verlagen en de kwaliteit te behouden.

GPO’s kunnen hun leden ook helpen om de meest geschikte leveranciers te vinden, zodat ze goederen en diensten van de hoogste kwaliteit tegen de beste prijzen kunnen kopen. GPO-leden profiteren ook van een grotere zichtbaarheid in hun sector en toegang tot exclusieve kortingen. Dankzij de collectieve koopkracht van GPO’s kunnen horecabedrijven genieten van lagere kosten die men niet vindt op de open markt.

GPO’s bieden horecabedrijven dus een geweldige kans om geld te besparen en de efficiëntie te bevorderen. Door zich aan te sluiten bij een GPO kunnen horecabedrijven profiteren van lagere kosten en een betere service bieden.

Bovendien krijgen ze toegang tot waardevolle hulpmiddelen die hen helpen om hun budget te maximaliseren en hun rendement te verhogen.

Wat is software voor voorraadbeheer (en hoe werkt het)?

Met voorraadsoftware voor restaurants kan je de voorraadprocessen stroomlijnen en automatiseren.

De software beperkt het handmatige papierwerk, beheert de bestellingen, volgt ze op en registreert de voorraadniveaus. De software bevordert ook het kostenbeheer door de kosten van ingrediënten en andere producten bij te houden. 

Door nauwkeurige informatie over de beschikbaarheid van de voorraad te bieden en real-time bestellingen te maken biedt het je de mogelijkheid om je service te verbeteren. Kortom, met dit soort software kunnen restaurants hun voorraden beter beheren, zodat ze hun klanten ook een fantastische ervaring kunnen bieden.

Berekening

Besparing dankzij het gebruik van GPO’s (aka PSP’s) in combinatie met software voor voorraadbeheer.

Restaurantketen:

• 180 vestigingen
• €33.000 – inkoop per winkel per week
• €5.940.000 – totale inkoop per week
• 22% – besparingen dankzij PSP’s (15%) + voorraadsoftware (7%)
• €1.306.800 kosten bespaard per week

5 redenen waarom horecabedrijven de koopkracht van een GPO moeten combineren met voorraadsoftware 

Hieronder volgen vijf redenen waarom restaurants zouden moeten samenwerken met een inkoopdienstverlener die tegelijkertijd een uitstekend voorraad- en inkoopsysteem biedt:

1. Kostenbesparing – Door te profiteren van de schaalvoordelen helpen inkoopdienstverleners restaurants om geld te besparen. Ze combineren diverse bestellingen en kunnen zo kortingen afdwingen bij leveranciers. In combinatie met een software voor voorraadbeheer kunnen restaurants ook voedselverspilling tegengaan. Zo kunnen ze het verbruik opvolgen en ervoor zorgen dat ze van een bepaald artikel niet te veel of te weinig bestellen.

2. Gestroomlijnd bestellen – Door op een inkoopdienstverlener te vertrouwen, kunnen restaurants gemakkelijk bestelpatronen instellen en hun inkoopbeslissingen doeltreffender beheren en ervoor zorgen dat artikelen op tijd worden geleverd. Dankzij voorraadsoftware kunnen managers de voorraad in real-time opvolgen, zodat ze precies weten wanneer ze meer voorraden moeten bestellen.

3. Geautomatiseerde processen – Door een inkoopdienstverlener te combineren met software voor voorraadbeheer kunnen veel vervelende bestellingsprocessen die restaurants vaak handmatig moeten doen, gestroomlijnd worden. Dankzij een geautomatiseerd systeem worden bestellingen snel en nauwkeurig doorgegeven, waardoor de kans op menselijke fouten tot een minimum wordt beperkt.

4. Verhoogde efficiëntie – Dankzij een inkoopdienstverlener en software voor voorraadbeheer kunnen restaurants veel bestel- en inventarisatieprocessen automatiseren en zo meer tijd vrijmaken. Zo kan het personeel zich volledig richten op de dienstverlening aan de klant en gaat men efficiënter te werk.

5. Meer tevreden klanten – Nu restaurants hun inkoop en voorraden beter beheren, kunnen ze de wachttijden verkorten en hun klanten versere gerechten aanbieden. Dit leidt tot meer tevredenheid bij de klant, waardoor ze ook vaker terugkeren.

Conclusie – Door schaalvoordelen te combineren met de efficiëntie van automatisering kun je aanzienlijk veel kosten besparen.

Door samen te werken met een inkoopdienstverlener kunnen restauranthouders hun bedrijf beter in stand houden en verder uitbouwen.

Door de inkoopkracht van een GPO en de efficiëntie van voorraadsoftware te benutten, kunnen restaurants hun food cost sterk verlagen en tegelijkertijd hun klantenservice en de bedrijfsvoering optimaliseren. Met deze hulpmiddelen kunnen restaurants hun bestellingen stroomlijnen, vervelende handmatige taken automatiseren, geld besparen met schaalvoordelen, de efficiëntie verhogen en de klanten beter bedienen.

Met behulp van een inkoopdienstverlener en een geavanceerde software voor voorraad- en inkoopbeheer kunnen restaurants hun bedrijf beter beheren en klanten de allerbeste ervaring bieden.