De eerste weken met een nieuwe software zijn doorgaans erg heftig. Dat geldt voor elk bedrijf. Vooral als je tientallen restaurants beheert, kan een dergelijke overstap zeer vermoeiend zijn.
Om die reden hebben we een onboarding- en begeleidingsprocedure ontwikkeld waarmee jouw bedrijf zo snel mogelijk de vruchten van Apicbase kan plukken.
Het maakt niet uit of je aan een proof of concept, een betaalde pilot of een bedrijfsbrede implementatie werkt. Wij ondersteunen je bij elke stap met beproefde workflows en een ervaren team.
In deze blogpost bespreek ik hoe de procedure verloopt. Daarnaast bespreek ik enkele best practices voor een snelle doorlooptijd, zodat je het rendement kunt maximaliseren.
De verantwoordelijken voor onboarding behoren tot ons Customer Success team (CS). Zij begeleiden je tijdens de installatie en helpen je om elke druppel rendement uit de software te persen.
CS zal jou en je team helpen om:
Het is bovendien een team van wereldklasse.
Ik ben natuurlijk wel bevooroordeeld. Het CS-team zit namelijk recht tegenover mij op kantoor en ik ken ze allemaal vrij goed. Maar in alle eerlijkheid: dit team is een kolos van ware experts die je allemaal graag verder willen helpen.
“Het Customer Success team werkt snel, staat te springen om je verder te helpen, én ze zijn supervriendelijk.”
Fréderique van Alfen-Las
Team Leader Office Support Radboud University.
We zijn dol op Fréderique! Zij is de verantwoordelijke voor de 18 restaurants op de campus. Je vindt bovendien nog veel meer tevreden klanten in onze getuigenissen van klanten. Neem gerust een kijkje. Je leest er wat andere horecabedrijven te zeggen hebben over ons customer success team.
De mensen van het CS team zijn daadwerkelijk het hart en de ziel van Apicbase.
Verwar sterke sociale vaardigheden echter niet met soft leadership. Tijdens de inwerkperiode zal het CS-team het voortouw nemen en je helpen om zo snel mogelijk je doelen te bereiken.
Ik leg in de volgende paragraaf uit op welke manier ze dat doen.
De overstap van een oude manier van werken naar een nieuwe digitale oplossing moet gestructureerd worden aangepakt.
Het CS-team begeleidt je stap voor stap door het implementatieproces, zodat je medewerkers het systeem snel kunnen toepassen. Het is de bedoeling dat ze zich snel vertrouwd voelen met het platform en dat ze binnen het gewenste tijdsbestek een hoog rendement kunnen genereren.
Laten we een kijkje nemen naar de opstartfase.
Succes ziet er voor iedereen anders uit. Binnen je bedrijf zullen er meerdere mensen met Apicbase werken. Die hebben waarschijnlijk allemaal verschillende wensen. De chef-kok wil de recepten centraliseren, de manager wil het inkoopgedrag in de verschillende vestigingen harmoniseren en de CFO wil de food cost verlagen met ruim 4%.
Tijdens de startvergadering noteert het CS-team alle wensen van elke betrokken partij en rangschikt ze vervolgens op prioriteit.
Door de prioriteiten te bepalen en zich eerst daarop te concentreren, krijgen je medewerkers reeds vanaf het begin een idee van de mogelijkheden die de software biedt. Als het systeem eenmaal draait, is er altijd nog voldoende tijd om te praten over alle slimme functies die Apicbase te bieden heeft.
Zodra het CS-team snapt hoe succes er voor jou uitziet, zullen ze je precies vertellen hoe je dat kunt bereiken.
Als je vóór de implementatie duidelijke verwachtingen hebt gesteld, is het gemakkelijker om bepaalde middelen beschikbaar te stellen en kortetermijndoelen te plannen waarmee je die grote mijlpalen snel voor elkaar kunt krijgen.
Bovendien wordt het doel van de implementatie duidelijker. Stel bijvoorbeeld het hoofdkantoor voor de implementatie de voorraad beter wil beheren. De chef-kok die het systeem moet opzetten zal het echter alleen maar gebruiken voor het beheer van de receptendatabase. In dat geval kan er onduidelijkheid ontstaan bij de verschillende gebruikers over wat ze precies moeten doen of hoe ze toegang krijgen tot bepaalde functies.
Het CS-team vertelt je precies wat je kunt verwachten en hoe je te werk moet gaan. Zo voorkom je verwarring.
In een stappenplan wordt een overzicht gegeven van het implementatieproces. Zo wordt het duidelijk welke taken wanneer voltooid moeten zijn.
Het CS-team stelt het stappenplan op in samenwerking met je projectleider. Zo weten alle betrokkenen precies welke doelstellingen en termijnen in acht moeten worden genomen.
Met een stappenplan zie je ook welke taken prioriteit moeten krijgen en welke kunnen wachten tot later. Zo zorg je ervoor dat de beschikbare middelen adequaat worden toegewezen en voorkom je dat je op een zijspoor wordt gezet door zaken die helemaal niets opleveren.
Als je bijvoorbeeld vooral het inkoopproces voor 100 vestigingen wilt optimaliseren en duizenden euro’s per week wilt besparen, dan kan het specifieke lettertype op de inkooporders wel even wachten.
Als je een concreet plan hebt, wordt het bovendien veel gemakkelijker om aanpassingen te maken als er zich problemen voordoen, of indien de omstandigheden veranderen.
Het stappenplan zorgt er tenslotte voor dat de verschillende betrokkenen steeds op de hoogte blijven van de vorderingen van het project en dat er steeds duidelijk en gestructureerd wordt gecommuniceerd.
Met de juiste middelen kan elke gebruiker snel aan de slag. Apicbase beschikt over een enorme kennisbank en een uitgebreid ondersteuningssysteem, dat je altijd en overal kunt raadplegen. Heb je een vraag, dan is er altijd wel een artikel, een video of een persoon die het antwoord heeft, zodat je snel weer verder kunt.
Apicbase Academy
De Apicbase Academy legt aan de hand van korte video’s uit hoe je het platform instelt. Hiermee configureer je alle functies in een mum van tijd.
Hulpcentrum
In het Hulpcentrum staat alles wat je moet weten om Apicbase te gebruiken. Wil je een variantierapport downloaden? Voer dan gewoon de zoekterm in en je krijgt een antwoord met een stapsgewijze oplossing te zien.
Ondersteuning via chat
Er is altijd wel iemand aanwezig die vragen kan beantwoorden. Als je Apicbase gebruikt, kom je nooit vast te zitten. Kun je de gedeeltelijke voorraadtelling niet meer vinden? Stel dan gewoon snel de vraag in de chatbox. Ons supportteam helpt je dan zo snel mogelijk verder.
Training
Het CS-team laat je bovendien zien hoe je door het platform navigeert, zodat je meteen aan de slag kunt. We doen er alles aan om Apicbase zo intuïtief en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. De meeste dingen spreken voor zich, maar toch bieden we verschillende trainingspakketten voor iedereen die dieper wil graven.
“Apicbase is zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief, zodat je gemakkelijk talrijke gebruikers kunt onboarden. Het systeem is eenvoudig te configureren, waarna je het moeiteloos intern kunt beheren.”
Het beheer van je IP (recepten en menu’s), middelen (ingrediënten en leveranciers) en alle essentiële processen (productontwikkeling, voorraadbeheer en inkoop) worden allemaal in het systeem beheerd.
Terwijl je POS over de opbrengsten waakt, houdt Apicbase de kosten in bedwang. Kortom, Apicbase is een essentiële technologie die in heel je bedrijf zal worden ingezet. Daarom moet het ook correct worden ingesteld, zodat je zo snel mogelijk kosten en tijd uitspaart.
Net daarom hebben we een duidelijk procedure ontwikkeld die ervoor zorgt dat alles gesmeerd loopt.
De onboarding gebeurt in vijf stappen:
Het is een beproefde procedure die garant staat voor een correcte configuratie en een snelle doorlooptijd.
1. Start
Tijdens de startvergadering zal het CS-team de procedure toelichten, een tijdschema vastleggen, de prioriteiten bepalen en de taken verdelen.
2. Invoer van essentiële gegevens
In deze fase worden alle essentiële gegevens ingevoerd in het systeem. Dit omvat onder meer de verschillende rollen, bibliotheken, eenheden en bijbehorende toestemmingen, maar ook de invoer van je ingrediënten en recepten. De essentie van je restaurant, je IP, is nu vanuit elke vestiging toegankelijk via Apicbase.
3. Configuratie van de modules
Hier wordt het pas echt leuk. In deze stap worden de vitale processen zoals voorraad-, inkoop- en productieplanning ingesteld. In deze fase begin je de ware kracht van Apicbase te zien, namelijk de geautomatiseerde voorraadniveaus en accurate inkoopsuggesties.
4. Uitvoering & testen
Tijdens de testfase testen we alle processen, verfijnen we de details en halen we alle onbetrouwbare gegevens eruit, zodat je platform werkt als een geoliede machine , alle informatie duidelijk geordend wordt en je dashboards waardevolle inzichten opleveren.
5. Lancering
Dit is de laatste stap. Nu begint het echt. In deze fase zien we toe op de ingebruikname van het systeem. Dit omvat het ontvangen van verkoopgegevens, het bestellen via Apicbase en de eerste volledige voorraadtelling. Je bent nu helemaal klaar om de vruchten van Apicbase te plukken.
Dankzij de stapsgewijze begeleiding en hulp van ons customer success team kan je team nu volledig zelfstandig aan de slag. Mocht je nog meer willen weten, dan bieden we ook aanvullende trainingspakketten aan.
Het customer success team loodst je door de hele procedure, ziet toe op de vorderingen en beantwoordt al je vragen. Zij zorgen er bovendien voor dat je moeiteloos aan de slag kunt, ongeacht het aantal vestigingen of concepten.
Apicbase leidt al gauw tot meer efficiëntie, tijdwinst voor je medewerkers en waardevolle informatie.
Maar om het systeem optimaal te laten presteren, is het belangrijk om in je bedrijf voldoende aandacht te besteden aan een correcte onboarding.
Deze beproefde best practices staan garant voor een vlekkeloos onboardingsproces.
Veranderingsmanagement
“We hebben het altijd zo gedaan” – is waarschijnlijk de gevaarlijke uitspraak die een bedrijf kan maken. Verandering zullen altijd op weerstand stuiten, maar als je je mensen correct voorbereidt en begeleidt, zullen ze de veranderingen snel omarmen en de voordelen van de nieuwe technologie inzien.
De aankoop van SaaS komt vaak van bovenaf. De mensen op de werkvloer zijn niet noodzakelijkerwijs betrokken bij deze beslissing. Als ze jarenlang intensief aan een perfecte spreadsheet hebben gesleuteld, zullen ze uiteraard niet snel geneigd zijn om hun manier van werken te herzien.
Met duidelijke communicatie neem je die weerstand echter helemaal weg. Leg uit waarom je een nieuw systeem invoert en waarom de oude aanpak, ondanks die geweldige spreadsheet, niet meer volstaat.
Als alle betrokkenen het doel, het stappenplan en hun individuele bijdrage aan het succes van de onderneming begrijpen, vergroot je de kans dat ze de nieuwe technologie effectief zullen gebruiken, wat de prestaties ten goede zal komen.
De gegevensinvoer standaardiseren
Een digitaal programma is niet meer waard dan de gegevens die het aangeleverd krijgt. Als je het antwoord op 2+2 wilt weten, maar iemand voert 3+3 in op de rekenmachine, dan krijg je uiteraard niet het juiste antwoord, ook al is het de beste rekenmachine ter wereld.
Voor een F&B-beheerplatform betekent dit dat je de juiste ingrediënten en recepten aan het systeem moet toevoegen. Zodra je die hebt ingevoerd, zul je nauwelijks geloven wat Apicbase allemaal kan.
Neem de tijd om de gegevens correct in te voeren op een gestandaardiseerde manier. Zorg er vervolgens voor dat je iemand in je bedrijf aanwijst om onder begeleiding van ons CS-team de receptendatabase aan te leggen.
Dit brengt ons bij de volgende best practice: een gespecialiseerd intern team.
Wijs een projectleider (en back-up) aan
Met een gespecialiseerd intern team wordt de implementatie een makkie. Als er iemand van je team verantwoordelijk is voor het toezicht op het project, optimaliseer je het hele proces en bespaar je tijd.
De horeca is een dynamische en intensieve sector. Iedereen heeft meerdere taken en activiteiten. Als er niemand expliciet verantwoordelijk is voor het toezicht op de onboarding, bestaat er een reële kans dat het vergeten wordt. In dat geval laat je een hulpmiddel dat je veel tijd kan t ombesparen volledig links liggen, tot iemand de tijd vindt om het ernstig te nemen. Daar heeft niemand iets aan.
Met een gespecialiseerd team – dat zelfs maar één persoon kan tellen – voorkom je echter achterstanden door een gebrek aan informatie of omdat mensen met andere zaken bezig zijn.
Een andere goede reden om een gespecialiseerd team in huis te hebben is het hoge verloop in de horeca. Daarom is het belangrijk om minstens één persoon als back-up te hebben die ook in contact staat met het customer succes team en het systeem door en door kent.
Dit is niet alleen handig tijdens de onboarding, maar je voorkomt ook dat alle kennis bij één persoon wordt gecentraliseerd. Als je meerdere medewerkers vertrouwd maakt met Apicbase, zorg je ervoor dat het systeem steeds in gebruik blijft, ook bij ziekte of baanwissels.
Het laatste wat je wilt is dat Apicbase ergens links blijft liggen omdat de mensen die onze geavanceerde technologie kennen het bedrijf reeds hebben verlaten.
Blijf gefocust
Met Apicbase is er zoveel te ontdekken. Zodra je medewerkers de kracht van de software inzien, is de kans groot dat ze geïnspireerd raken om het stappenplan aan de kant te schuiven en de vijf stappen tegelijkertijd te zetten. In andere gevallen willen ze misschien juist aan de rem trekken omdat ze willen dat een minuscule functie op een specifieke manier wordt toegepast.
Als dat gebeurt, moet je terug uitzoomen en nadenken over wat je belangrijkste doelstellingen waren in het begin.
Stel dat je bijvoorbeeld de inkoop bij 100 vestigingen wilt optimaliseren. Zou een kleine functie dan de mogelijkheid om duizenden euro’s per week te besparen mogen verhinderen? Waarschijnlijk niet.
Bij Apicbase begrijpen we de uitdagingen die bij nieuwe technologie komen kijken, vooral in de dynamische wereld van de horeca.
Om die reden hebben we een team van ervaren professionals samengesteld die garant staan voor een naadloze overgang.
Ben je klaar om je restaurant met meerdere vestigingen naar een hoger niveau te tillen met behulp van innovatieve technologie en een gespecialiseerd team? Neem dan vandaag nog contact met ons op.
Apicbase en Cuisin.io zorgen ervoor dat bestellingen bij lokale leveranciers volledig digitaal verlopen. Restaurants, cateringbedrijven…
Wist je dat een slecht beheerd menu je elke maand duizenden euro's aan voedselverspilling en…
Naarmate je bedrijf groeit en de markt evolueert, kan het gebeuren dat je bestaande systemen…
Volgens de nieuwe CSRD-voorschriften moeten grote horecabedrijven hun Scope 3-emissies rapporteren, wat een lastige opgave…
Exploitanten van restaurants met meerdere vestigingen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de vaste…
Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk…