5 Principes van een Schaalbare Technologische Architectuur voor Restaurants
De meest innovatieve restaurantbedrijven van vandaag bouwen hun tech-stacks op basis van principes die schaalbaarheid, flexibiliteit en veerkracht bieden.
Dat was echter niet altijd het geval.
De meeste systemen kwamen op een van de volgende drie manieren tot stand:
Totaalplatforms voor het beheer van de verkoop, F&B en personeel.
Een mix van tools die gaandeweg werden toegevoegd om acute problemen op te lossen.
Zelf ontwikkeld voor volledige controle.
Vroeger was elke oplossing mogelijk. Maar naarmate de verwachtingen van klanten toenamen en efficiëntie steeds belangrijker werd, kwam technologie steeds meer centraal te staan in de bedrijfsvoering van restaurants, wat de gebreken van die eerdere modellen aan het licht bracht.
Totaalplatforms zijn niet flexibel genoeg en te algemeen.
Stacks die organisch gegroeid zijn, raken in de knoop, wat de bedrijfsvoering afremt.
Op maat gemaakte systemen kunnen niet snel genoeg meegroeien.
Dit resulteert in onjuiste gegevens, fragiele integraties, dure upgrades en beperkte keuzevrijheid voor leveranciers.
De bedrijven die uit deze vicieuze cirkel zijn ontsnapt, zijn degene die resoluut in actie zijn gekomen: ze tilden IT-leiderschap naar een hoger niveau en namen vaak externe CIO’s en CTO’s in dienst om betere technologische strategieën te ontwikkelen.
Dankzij Apicbase werk ik nauw samen met deze marktleiders. Op het eerste gezicht variëren hun strategieën enorm, maar als je het van dichterbij bekijkt, zie je dat ze een gemeenschappelijke filosofie hebben, een strategie die technologie inzet als een motor voor groei.
Deze strategie is gebaseerd op vijf basisprincipes.
We bespreken ze hieronder.
Principe 1: Kies voor Modulaire in Plaats van Monolithische Systemen
Dankzij de modulaire structuur kun je systemen kiezen die prima samenwerken, zonder dat je gebonden bent aan een stroef, traag systeem of een black box.
Ontwikkel je tech-stack met specifieke SaaS-systemen die elk een specifiek bedrijfsdomein beslaan, in plaats van te vertrouwen op totaalplatform die alles tegelijk proberen te regelen. Deze aanpak heet de ‘Best-of-Breed’-strategie.
Totaalsystemen beloven eenvoud: één leverancier, één login, één database. En in het begin werken ze vaak ook goed. Sommige teams kiezen er zelfs voor om hun eigen software te ontwikkelen. Maar naarmate het bedrijf groeit en het steeds complexer wordt, wordt ‘eenvoud’ een beperking.
Algemene ERP-systemen zoals SAP, Oracle of Microsoft Dynamics zijn niet ontwikkeld voor de horeca. Deze monolithische systemen moeten flink worden aangepast om zelfs maar de meest elementaire taken uit te voeren. Elke aanpassing en elke upgrade jaagt de kosten omhoog. En dat loopt snel op.
SAP kan een olieraffinaderij runnen. Maar het is niet ontworpen voor de horeca. Alles moet specifiek worden aangepast.
Jornt Depreter Hoofd van de centrale bedrijfsdiensten bij Lunch Garden
De totaalsystemen voor restaurants daarentegen proberen alles in één tool te proppen (verkoop, voorraad, personeelsplanning), maar laten vaak veel te wensen over. En omdat alles zo sterk met elkaar is verbonden, kun je niet zomaar één element veranderen zonder dat dit gevolgen heeft voor de rest.
Wil je je voorraad beter kunnen beheren? Dan moet je ook je kassasysteem vervangen. Wil je de receptkosten bijwerken? Dat kan best duur worden, als het al mogelijk is.
Een modulaire SaaS-architectuur omzeilt deze knelpunten door duidelijke verantwoordelijkheden toe te wijzen aan elk systeem:
Het POS beheert de verkooptransacties
F&B-beheer is verantwoordelijk voor de voorraad, recepten en inkoop
De financiële afdeling beheert de kosten en rapportages.
HR regelt de planning en de loonadministratie
Modulariteit biedt je de flexibiliteit om systemen te kiezen die prima samenwerken, zonder dat je bedrijf gebonden is aan een stroeve, trage tech-stack.
Dit wordt ook wel de ‘best-of-breed’-strategie genoemd: men kiest de juiste tool voor elke taak, zodat ze optimaal kunnen presteren.
Modulariteit betekent trouwens niet dat alles wordt versnipperd. Sommige workflows zijn inherent met elkaar verbonden. Zo is het onmogelijk om de inkoop van eten en drinken te optimaliseren als je ingrediënten, recepten, verpakkingsgroottes en voorraadniveaus in verschillende systemen staan. De regels zijn hetzelfde. De gegevens overlappen. Als je ze uit elkaar haalt, krijg je dubbele cijfers en tegenstrijdige info.
Schaalbaarheid begint met duidelijkheid: je moet weten welke processen bij elkaar horen, welk systeem ze beheert en hoe alles in elkaar steekt. Als je dat op orde krijgt, zal je strategie altijd blijven werken, zelfs als je bedrijfsvoering steeds complexer wordt.
Met een ‘best-of-breed’-structuur wordt elk aspect van de bedrijfsvoering beheerd door een tool die daar specifiek voor is ontworpen. Hierdoor kan de tool uitstekend werk leveren en duidelijke gegevens doorsturen.
“Dat is waarom de gegevens over de omzet, F&B en financiën aan elkaar moeten worden gekoppeld. Je moet eventuele tegenstrijdigheden makkelijk kunnen opsporen. Alles moet makkelijk te verklaren zijn”, zegt Casper van Tricht, Manager Integrations Service bij It’s Us.
“Hoe meer verschillende leveranciers je hebt, hoe meer risico je loopt. Als er iets misgaat, wordt het moeilijker om het op te lossen. Daarom zijn we overgestapt op duurzame samenwerkingen met een paar streng geselecteerde leveranciers”, zegt Johnny Bröms, Global Chief Digital & Tech bij Bastard Burgers, in GlobalConnect. “Minder contracten, snellere communicatie, betere integratie.”
Deze aanpak is goed voor zowel de IT- als de operationele teams, omdat iedereen weet waar de gegevens zich bevinden, wie de eigenaar is en hoe de systemen met elkaar zijn verbonden.
Principe 2: Het Datawarehouse staat Centraal
De gegevenslaag is het operationele brein van het bedrijf.
Bouw je architectuur op rond een centraal datawarehouse dat fungeert als de ‘single source of truth’ voor alle teams en systemen.
De rapportage wordt vaak apart ondergebracht in spreadsheets, exports of kwetsbare BI-connectors. Naarmate het bedrijf groeit, nemen ook de tegenstrijdigheden toe. De financiële afdeling ziet één cijfer, de operationele afdeling een ander.
Om dit te voorkomen, zorg je ervoor dat je centrale gegevensbeheer, via een data lake of datawarehouse, een fundamenteel onderdeel van je tech-architectuur wordt. De gegevenslaag is het operationele brein van het bedrijf.
Het datawarehouse bepaalt en verspreidt de operationele feiten.
Dit is waar je datamodel zich bevindt. Alle bedrijfsregels, zoals de productcodes en kostenbepalingen, worden één keer geregistreerd en vervolgens overal toegepast. De financiële afdeling, de operationele afdeling, de compliance-afdeling en de inkoopafdeling werken allemaal op basis van dezelfde regels en dezelfde cijfers.
Om dit mogelijk te maken, moeten de gegevens worden behandeld als het product, en niet als een bijproduct.
Als alle systemen één ‘single source of truth’ voeden, heeft iedereen hetzelfde beeld op de bedrijfsvoering, prestaties en mogelijkheden.
Dit zorgt voor:
Consistente KPI’s voor alle afdelingen
Betrouwbare rapportage
Nauwkeurige voorspellingen en planningen
Een goede basis voor AI en automatisering
Principe 3: Integratie vanaf Dag Eén
Elk systeem doet zijn eigen ding, maar alles werkt samen als één geheel.
Bouw de integratie van meet af aan in je architectuur in, zodat je systemen dezelfde taal spreken en op één lijn blijven terwijl je bedrijf groeit.
Geen enkel systeem in de horeca werkt op zichzelf. De recepten bepalen wat er wordt ingekocht. De verkoop heeft invloed op de voorraad. De voorspellingen bepalen hoeveel mensen er nodig zijn. Toch zijnveel tech-stacks ontwikkeld alsof elk systeem een afzonderlijke tool is, die alleen wordt aangesloten als het echt nodig is, vaak via onstabiele, eenzijdige API’s of Excel-exports.
Dergelijke gesloten systemen zijn niet meer van deze tijd. Zelfs mensen die niet technisch onderlegd zijn, stellen tegenwoordig de vraag of er API’s beschikbaar zijn.
Casper van Tricht Manager integratiediensten bij It’s Us
Teams concentreren zich vaak op de functionaliteit of de snelheid van ingebruikname en richten zich pas op integratie als de systemen al zijn geïnstalleerd. Maar tegen die tijd zijn de mazen al moeilijk te dichten. Nieuwe tools leiden tot nieuwe onregelmatigheden, waardoor de IT-teams gedwongen worden om incidenten op te lossen, in plaats van de algehele prestaties te verhogen.
Echte integratie is veel meer dan alleen maar gegevens doorsturen via API’s. Het betekent dat de systemen elkaar begrijpen. In een ‘best-of-breed’-architectuur doet elk systeem zijn eigen ding, maar werkt alles als één geheel.
Om dit mogelijk te maken, heb je het volgende nodig:
Coherente regels in alle systemen (bijvoorbeeld hoe de food cost wordt berekend)
Op elkaar afgestemde tijdlijnen voor gegevens, zodat de rapportages overeenkomen met de operationele realiteit
Dit vergt een architectuur die specifiek is ontworpen voor communicatie, waarin duidelijk is wie de eigenaar is van de gegevens, de structuren consistent zijn en de integratiepunten zorgvuldig worden beheerd.
In een goed geïntegreerde stack:
Is elk kernsysteem voorzien van een duidelijke gedocumenteerde tweerichtings-API (bijv. Apicbase API-documentatie)
Worden identificatiecodes en datamodellen overal op dezelfde manier toegepast.
Beheert een centrale integratielaag (zoals een API-gateway of iPaaS) de synchronisatie, toegang en versiebeheer.
Zijn de gegevensstromen geregeld, gestructureerd en traceerbaar. Ze zijn niet afhankelijk van specifieke oplossingen.
Nu kun je:
De systemen verwisselen zonder veel gedoe
Handmatige invoer en harmonisatie van gegevens vermijden
Automatisering tussen verschillende afdelingen mogelijk maken
Dit is allemaal onmogelijk als je enkel op specifieke verbindingen vertrouwt en zonder een duidelijke digitale strategie werkt.
Principe 4: Ontwerp voor Verandering
In een modulair systeem zijn alle onderdelen vervangbaar en niet permanent.
Ontwerp je systemen op een zodanige manier dat ze kunnen meegroeien. Reken erop dat er onderdelen vervangen zullen worden, dat de workflows veranderen en dat er nieuwe mogelijkheden beschikbaar zullen komen.
In de bedrijfstechnologie leren we vooral om stabiliteit te creëren. Maar in de horeca is flexibiliteit de grootste uitdaging. De menu’s veranderen. De toeleveringsketens worden verlegd. Er komen steeds meer verschillende verkoopkanalen bij. De regelgeving evolueert. Het is alleen niet zo leuk om elke keer als er iets verandert, opnieuw je gegevensstromen aan te leggen.
“Je kunt de technologie van over vijf jaar niet voorspellen” — Mateusz Kostrzębski, hoofd IT bij Vapiano, voorheen bij AmRest en Dean & David.
Een systeem dat niet berekend is op veranderingen, hoe “stabiel” het ook lijkt, zorgt al snel voor problemen. Niet omdat de veranderingen bijzonder ingewikkeld zijn, maar omdat de architectuur niet is ontworpen om deze veranderingen te verwerken.
Elke keer dat je een systeem vervangt of upgradet, loop je het risico dat je stack als een kaartenhuis in elkaar zakt.
Dus lap je het snel op of vermijd je alle eventuele veranderingen.
Een architectuur die klaar is voor verandering is anders opgezet. Het is modulair. Alle onderdelen zijn vervangbaar en worden in toegepast in een cyclus van 3 tot 5 jaar, niet voor altijd.
Dit geeft je IT-team meer bewegingsruimte:
Wil je de POS in een bepaalde regio vervangen? Doe het zonder de inkoop- of financiële processen te verstoren.
Wil je een nieuwe leveranciersintegratie uitproberen? Sluit deze dan aan zonder na te denken over de impact op je voorraad
Wil je een nieuw verkoopkanaal opzetten? Breid de stack uit zonder je verkoopregels opnieuw in te stellen
Als je systemen inricht om te veranderen, wordt digitale transformatie een doorlopend project, en niet een eenmalige ingreep. Verandering is de norm, niet de uitzondering.
Principe 5: Leg de Basis voor Automatisering en AI
Streef naar schone gegevens, duidelijke definities en een naadloze uitwisseling van informatie tussen de verschillende systemen.
Als je automatisering en AI wilt toepassen op grote schaal, moet je beginnen met betrouwbare gegevens – duidelijk, gestructureerd en consistent in alle systemen.
Kunstmatige intelligentie is overal. Het wordt ons beloofd door leveranciers, verwacht door directies en onderzocht door managementteams die hun marges willen vergroten en sneller beslissingen willen nemen. En ja, het zal ingrijpende veranderingen met zich meebrengen. Maar zonder de juiste basis zal het niet de gewenste resultaten opleveren.
Diezelfde basis die automatisering en voorspellingen ondersteunt, is ook wat AI zo effectief maakt: duidelijke, goed gestructureerde en consistente gegevens.
Als je systemen versnipperd zijn, je gegevensmodel niet consistent is en je workflows met handmatige ingrepen bij elkaar worden gehouden, zal AI je niet kunnen redden.
Om echte automatisering en AI mogelijk te maken, moet je architectuur het volgende kunnen bieden:
Duidelijke, gestructureerde operationele gegevens met tijdsaanduidingen
Consistente definities in alle systemen (bijvoorbeeld wat ‘gebruik’ of ‘kosten’ zijn)
Real-time gegevensuitwisseling tussen de verschillende systemen
Gedetailleerde, betrouwbare historische gegevens
Een duidelijke besluitvorming in alle afdelingen
Automatisering, geavanceerde analyses en kunstmatige intelligentie zijn het resultaat van een goede technische architectuur en goede gegevenshygiëne, niet van extra’s met magische eigenschappen.
Er is Geen Perfecte Stack, maar Wel een Goede Aanpak
Naarmate horecabedrijven groeien, wordt hun technische infrastructuur ook steeds complexer. Wat aanvankelijk een handige configuratie leek, wordt al snel een belemmering. Langzaam maar zeker gaan de systemen achteruit. De besluitvorming is traag en er gaat geld verloren.
De vijf principes die in dit artikel worden besproken, moeten horecaondernemers helpen om een tech-stack op te zetten die niet alleen tegen een stootje kan, maar ook meegroeit met hun bedrijf.
Als dat ook jouw doel is, dan helpen we je graag verder.
Apicbase is Specifiek Ontworpen voor Grootschalige Complexiteit
Apicbase is een modulair, API-first platform dat horecebedrijven de mogelijkheid biedt om hun recepten, voorraadbeheer, inkoop en menuplanning te optimaliseren. Het integreert naadloos in je uitgebreide ecosysteem.
Het maakt niet uit of je je oude systemen aan het moderniseren bent of nieuwe filialen wilt openen, Apicbase voorziet CTO’s van een betrouwbare basis. Een basis die duidelijke en gestructureerde gegevens levert aan je financiële tools, BI-dashboards en klantgerichte apps.
Pieter Wellens is the co-founder and CTO of Apicbase, a role he has held since its inception in April 2017. At Apicbase, he leads a team of software developers and oversees the technical foundations of the Cloud SaaS platform, which streamlines food management processes. Pieter holds a PhD from the VUB AI Lab, where he was involved in advanced artificial intelligence research. Pieter and Apicbase are actively involved in the MUHAI project, a European research initiative aimed at enhancing AI by integrating meaning and understanding to make AI systems more human-centric. MUHAI project is a collaboration between the universities of Bremen, Amsterdam, Venice, Brussels, Namen, Sony, and Apicbase. Pieter's expertise spans machine learning, AI, and computer science, with previous roles as a lead software architect on large-scale international projects.