De Gids Voor Foutloze F&B-Inkoop In Je Restaurants – Waak Over Bestellingen, Leveringen & Foodcost

Kortingen van de ene leverancier. Kortingen op bulkbestellingen van de ander. Veel te late leveringen die je doen nagelbijten, want ze bevatten al jouw steaks…

Geen probleem, je houdt het hoofd koel en lost alle problemen gaandeweg op.

Je weet hoe het werkt, toch?

Dit is nu eenmaal het F&B-inkoopproces, en je beheerst het als een Jedi-meester.

Maar…

Inkoop (nooit ‘aankoop’) is zo’n ingewikkeld onderdeel van de werking van een restaurant dat het loont om continu alert te zijn.

Dat komt omdat, naast voorraadbeheer, fouten bij de F&B-inkoop de voornaamste reden zijn waarom uitbaters moeite hebben om hun food cost te beheersen.

En ook al ben je een natuurtalent bij inkoop- en leveranciersonderhandeling, als je je proces niet van begin tot eind optimaliseert, zullen de fouten bij de inkoop zich blijven voordoen. En ze stapelen zich op. Vooral wanneer je problemen hebt bij de inkoop voor een bedrijf met meerdere vestigingen.

In deze F&B-inkoopgids help ik je om je inkoopnagels te vijlen tot ze allemaal mooi glanzen, en klaar om die stijgende food cost aan flarden te scheuren.

Hier is waar we het zullen over hebben:

• Wat is F&B-inkoop van restaurants, en waarom is het belangrijk?

• De 6 stappen van de F&B-inkoopcyclus;

1. SOP’s en beleidsmaatregelen uiteenzetten (wanneer je maar kunt);
2. De vraag als de trigger die de cyclus activeert;
3. Welke leverancier je kiest (& hoe je hen kiest);
4. Hoe je je F&B-bestellingen voorbereidt & plaatst;
5. Ontvangst, controle en opslag van goederen;
6. Facturen en betalingen verifiëren.

• Hoe je met software de F&B-inkoop (& food cost) in de hand kan houden.

Klaar om erin te duiken?

Wat is F&B-Inkoop voor Restaurants?

Zoals ik al zei, als we het hebben over het aanleveren van eten en drinken in een horecabedrijf, hebben we het nooit zomaar over dingen ‘kopen’.

Niet alleen omdat het woord ‘kopen’ te veralgemeend is (en dat is ook zo).

Of dat het geen pit heeft (en dat is ook zo).

Het gaat erom dat ‘kopen’ de hele zaak eenvoudig laat klinken.

Deze restauranttaak is allesbehalve eenvoudig:

Zie je?

Daarom spreken we over F&B-inkoop, in plaats van aankoop.

Het inkopen van eten en drinken is een proces dat je naar je doel leidt, dit doel kan omschreven worden als —> zorg ervoor dat de voorraad niet uitgeput raakt, dat je niets verspilt en dat je de food cost binnen de perken houdt.

Je doet dit door je te concentreren op:

• Het juiste product te vinden
• Met de juiste kwaliteit
• Voor de juiste prijs
• Op het juiste moment
• Van de juiste bron

Simpel, toch?

Zelfs als je eerste buikgevoel je zegt “nee, dat is helemaal niet simpel”, kun je het toch zo pijnloos en eenvoudig mogelijk maken. Dit doe je door je op elke stap van je F&B-inkoopcyclus te richten (en te optimaliseren) voordat je in de problemen raakt.

En hier is hoe je dit doet.

De F&B-Inkoopcyclus In 6 Stappen (De Slanke Versie)

Als je de F&B-inkoop van je restaurant wilt blijven verbeteren, moet je het hele proces gaan beschouwen als een cyclus, en niet als een eenmalige gebeurtenis.

Hoewel dit betekent dat je werk nooit af is (inkoop is geen activiteit die je kunt laten varen), zijn er nog steeds manieren om het geheel te optimaliseren, zodat het loopt als een goed geoliede machine.

Hier is een afgeslankte versie van een inkoopproces voor restaurants:

1. Uiteenzetten van SOP’s en beleidsmaatregelen
2. Bepalen van de vraag
3. Kiezen van leveranciers (en contracten)
4. F&B-bestellingen plaatsen
5. Ontvangst, controle en opslag
6. Facturen en betalingen verifiëren

Als je inkoopt voor een groot bedrijf met meerdere vestigingen, kun je ondersteuning vinden door deze stappen te volgen. Kies betere leveranciers, maak betere gerechten en houd je food cost laag. Dit alles zonder gedoe of dure fouten.

1. SOP’s en Beleidsmaatregelen Uiteenzetten voor de F&B-Inkoop

Ik begin met een voorbehoud:

Kleine tot middelgrote horecabedrijven beschikken over het algemeen niet over zeer solide standaardprocedures (Standard Operating Procedures, SOP’s) en beleidsmaatregelen voor inkoop.

Sommigen denken dat ze die niet nodig hebben… Anderen weten helemaal niet wat ze zijn.

Hoe het ook zij, deze SOP’s voor F&B-inkoop zijn stap #nul in de inkoopcyclus.

Als dit nieuw is voor jou, zie het dan als een reeks instructies over hoe en waarom bepaalde inkoopactiviteiten nu eenmaal op een bepaalde manier verlopen.

Een voorbeeld van een inkoop-SOP zou dus zijn:

Wat zegt dit ons?

• de inkoop is gecentraliseerd
• recepten en menu’s zijn begroot
• het leveringsschema is geoptimaliseerd
• leveringen aan elke vestiging
• training voor ontvangst is noodzakelijk

En nog één:

En wat leren we hieruit?

• één inkoopafdeling die verschillende concepten behandelt
• verkeerde leveringen kunnen zeer duur zijn
• het ontvangend personeel moet de kwaliteitsindeling kennen

Ongeacht de grootte van je bedrijf, moedig ik je aan om op zijn minst de basisprincipes van je inkoopproces vast te leggen. Als je in het management zit, zal dit elke nieuwe inkoopverantwoordelijke op weg zetten.

En mocht je momenteel aan het hoofd van de inkoopafdeling staan, maakt dit het een stuk gemakkelijker wanneer je met vakantie bent of je vervanger opleidt.

2. Inkoop om Aan de Vraag te Voldoen (en met een Ingebouwde Veiligheidsmarge)

Herinner je je kernverantwoordelijkheid als inkoopmanager?

Het juiste product… voor de juiste prijs… op het juiste moment?

Wel, om dat ‘juiste moment’ te vinden, moet je je voorraad kennen als je eigen broekzak.

Waar je naar op zoek bent zijn nauwkeurige voorraadtellingen en de niveaus van je ingrediënten.

Je moet steevast inkopen op basis van de juiste hoeveelheden, omdat deze worden berekend op basis van historische verkoopgegevens. Ze helpen je om zo dicht mogelijk bij de correcte hoeveelheden te komen (zonder te veel of te weinig te bevoorraden).

Afgezien van dagelijkse tellingen, zijn er twee manieren om aan deze cijfers te komen:

• Lopende inventaris – elk artikel uit de voorraad wordt opgevraagd en genoteerd op de inventarislijst voordat het naar de productielijn gaat. Aan het einde van de dag worden die opvragingen geteld en uit de beginvoorraad gehaald. Als de telling aan het einde van de dag voor een bepaald artikel onder het nominale niveau ligt, wordt dat artikel toegevoegd aan de volgende bestellijst.
• Digitale inventaris – software voor restaurantbeheer, zoals Apicbase, houdt het voorraadniveau automatisch bij. Verkoop, productie en interne overdrachten putten de voorraad uit op basis van de specificatiebladen van de recepten. Zodra de artikelen onder het nominale niveau komen, maakt het systeem een bestelbon aan die je kunt bekijken en goedkeuren.

Beide methoden zijn gegrond en leveren goede resultaten op als ze correct worden gebruikt.

Maar…

Kun je je voorstellen dat je voor 20 vestigingen werkt met een lopende inventaris?

Dat zijn honderden keren (per nacht) dat iemand, ergens, iets zou kunnen vergeten te noteren, waardoor de tellingen uit het lood geslagen worden. In dit geval is het veel beter om dit door software te laten afhandelen, aangezien die de POS-gegevens controleert en verwerkt om tot het aantal afzonderlijke ingrediënten te komen dat uitgeput raakt. En als er één ding zeker is, dan is het wel dat je zeker niet zult vergeten om de rekening voor de klant af te drukken.

3. Passende Leveranciers Kiezen

Als het op de keuze van leveranciers aankomt, zul je heel wat keuzes en combinaties hebben.

Het eerste waar je moet over beslissen is wat je optimale aantal leveranciers is. Als je te weinig leveranciers hebt, loop je het risico dat er tekorten ontstaan en dat je te veel moet betalen. Als je er te veel hebt, wordt je budget te klein (en kom je niet in aanmerking voor bulkkortingen).

Er zijn ook verschillende manieren waarop je deals met leveranciers kunt aanpakken:

De vijf manieren om deals met je leveranciers aan te pakken zijn:

• Aankoop op contractbasis – hetzij een contract voor een bepaalde hoeveelheid of een bepaalde periode. De voordelen zijn een constante aanvoer tegen betere prijzen. Het nadeel is dat je niet bij anderen kunt inkopen.

• Cash & carry-inkoop – inkopen bij een lokaal voedselmagazijn (op de dag zelf en zonder contract). Het voordeel is dat je gewoon naar binnen kunt lopen en voor de beste prijs kunt kopen. De nadelen zijn geen levering, geen garantie en contante betaling.

• Marktkorven – een groep producten (groenten, vlees of vis) kopen bij één leverancier. De voordelen zijn de prijs en minder gedoe. Het nadeel is dat er geen garantie is dat je krijgt wat je nodig hebt.

• Totale voorraad – alles bij één leverancier kopen. De voordelen zijn voorspelbaarheid en goede prijzen. Het grootste nadeel is dat je zelden speciale artikelen zult vinden (nog steeds goed voor fast-casual en soortgelijke horecaketens).

• Betaalde reserve-inkoop – vooraf betalen voor een vooraf bepaalde hoeveelheid van een speciaal product (biologisch fruit of lokale vis). Het voordeel is een gegarandeerde levering. De nadelen zijn (mogelijk) hogere prijzen en het feit dat vertrouwen essentieel is in deze verbintenis.

Bovendien kun je kiezen tussen groot- en speciaalzaken, groepsaankooporganisaties, deals met fabrikanten, magazijnclubs… en de lijst kan zo blijven doorgaan.

Laat je niet overweldigen door de opties.

Als je een groot bedrijf runt, krijg je waarschijnlijk een lijst van vooraf goedgekeurde leveranciers van het hoofdkantoor. Gebruik die – deze leveranciers zijn niet voor niet op voorhand goedgekeurd. Als je een kleiner bedrijf runt, kijk dan wat de concurrentie doet. Als de meeste onder hen 2-3 hoofddeals + 1 specialiteitsdeal + 1 groepsaankoopdeal hebben, is dat omdat die combinatie goed werkt in jouw buurt. Je hoeft hier niet opnieuw het wiel te gaan uitvinden.

Dit gezegd zijnde, als je eenmaal een gezonde lijst van leveranciers hebt waar je mee kunt samenwerken, moet je zeker uitzoeken wie de meeste waar voor zijn geld biedt.

De meeste uitbaters evalueren leveranciers op basis van drie dingen:

• Prijs – onthoud dat je niet op zoek bent naar de goedkoopste prijs… je bent op zoek naar de beste prijs voor jouw behoeften. In de horeca is iets alleen een goede deal als we het hebben over dezelfde kwaliteit voor een lagere prijs (de krediet- en leveringsvoorwaarden blijven hetzelfde).
• Kwaliteit – kan de leverancier de gevraagde kwaliteit leveren? Hoe vaak hebben ze je bestelling vervangen door een artikel van mindere kwaliteit? Waren ze daar eerlijk over?
• Levering – kun je het met de leverancier eens worden over de levertijden die voor jou geschikt zijn? Als ze voortdurend te laat komen, veroorzaken ze waarschijnlijk problemen voor je productieteam.

Nadat je een paar keer met de leverancier hebt gewerkt, kun je hem een score geven op deze drie punten. De meeste bedrijven gebruiken een numeriek beoordelingssysteem, waarbij de hoogste score 10/10/10 is. Dit betekent dat van de 10 leveranciers, deze de beste prijs, kwaliteit en leveringsvoorwaarden heeft.

Hoewel dit het ideale scenario is, zul je in het echte leven waarschijnlijk genoegen moeten nemen met een lagere prijsscore als je op zoek bent naar artikelen van topkwaliteit en met een tijdige levering.

4. F&B-Bestellingen Voorbereiden en Plaatsen

De meeste restaurants bestellen wekelijks of tweewekelijks, sommigen zelfs maandelijks.

Een goede vuistregel is om bestellingen zo vaak als nodig te plaatsen als dit je helpt om de food cost te beheersen. Je doel is hier om altijd klaar te zijn voor productie, maar zonder je geld vast te zetten in voorraden omdat je een verkeerde berekening hebt gemaakt.

Doorgaans verloopt het bestellen in drie stappen:

• Bestel lijsten op basis van de verwachte verkoop – schat voor elke bestelperiode de vraag naar specifieke ingrediënten in op basis van de verwachte verkoop (je kunt het voor de maand doen en door vier delen om de wekelijkse cijfers te verkrijgen, op voorwaarde dat er geen wekelijkse schommelingen zijn als gevolg van evenementen of feestdagen).
• Controleer de hoeveelheden in recepten – bekijk je recepten om de hoeveelheden van de ingrediënten te bepalen. Vertaal die hoeveelheden in aankoopeenheden (kilo’s, blikken, flessen, enz.).
• Trek de beschikbare voorraad af – als je de methode voor permanente voorraad gebruikt, controleer dan de cijfers van de vorige avond. Als je software gebruikt, zijn je inkoopformulieren al gegenereerd (joepie). En als je geen van beide doet… wel, dan moet je tellen.

Nu je de hoeveelheid voor elk ingrediënt hebt, moet je de kwaliteit bepalen. Je receptkosten zullen je waarschijnlijk verwijzen naar een productiespreadsheet dat productspecificaties bevat, zoals deze hieronder:

(Als je specificaties niet zo gedetailleerd zijn, is dat meestal niet erg. De meeste artikelen zijn gestandaardiseerd – als je bijvoorbeeld ‘prime-cut rundsvlees’ zegt, weten de meeste leveranciers dat het gaat om het beste stuk vlees, uitgebeend, ontdaan van vetresten en kraakbeen).

Wanneer je je hoeveelheden en kwaliteiten kent, kun je overgaan tot het invullen van je bestelbon. Je hebt verschillende exemplaren van dit document nodig, ook de ontvangstmedewerker (één op elke locatie als je meerdere vestigingen hebt) moet er één hebben zodat hij de leveringen kan controleren.

Je bestelbon moet gedetailleerd zijn, zonder dat het een document van 3 pagina’s wordt. De belangrijkste punten zijn:

• Restaurant-, leverancier- en leveringsgegevens
• Naam van het product
• Hoeveelheid
• Eenheid van hoeveelheid (krat van 10 kilo, krat van 24 flessen)
• Gestandaardiseerde of beschrijvende kwaliteit
• Individuele prijsstelling + netto voor de lijn
• Totale prijs van de bestelling

Opmerking: Op dit punt weet je reeds welke leveranciers welke bestelformulieren krijgen. Als je echter niet-bederfelijke producten in grote hoeveelheden koopt, is het een goed idee om een RFP uit te schrijven in je plaatselijke vakblad (of informeel naar offertes te zoeken). Als je geen haast hebt om deze deal vast te leggen, kun je misschien een betere deal krijgen voor dezelfde producten.

5. Ontvangst, Controle en Opslag

Het zit zo…

… je kunt over de beste inkoop-SOP’s beschikken…

… ontzettend voorzichtig zijn bij wie je koopt en tegen welke prijs…

… elke maand uren smeken naar kortingen.

Maar als je niet alles wat geleverd wordt zorgvuldig inspecteert, kun je net zo goed niets van het bovenstaande doen. Je hebt namelijk geen controle over wat er binnenkomt (zowel kwantitatief als kwalitatief) en of het bruikbaar is of niet, maar je betaalt er wel voor.

Dus hoe vermijd je dit?

Je rust je ontvangstteam (een ontvangstmedewerker, chefs of managers, afhankelijk van je opstelling) uit met de informatie en de vaardigheden die ze nodig hebben om hun werk nauwkeurig en zorgvuldig uit te voeren. Dit omvat regelmatige trainingen over ontvangstprocedures en voedselkwaliteit. Het ontvangstteam moet daarnaast ook toegang hebben tot bestelbonnen, zodat ze met de juiste gegevens kunnen werken.

De ontvangstmedewerker (de manager of chef in kleinere bedrijven) is verantwoordelijk voor:

• De hoeveelheid en het gewicht controleren – alle leveringen worden gemeten aan de hand van de inkooporder en de specificaties. Te veel en te weinig geleverde producten worden in het dagregister genoteerd en op passende wijze afgehandeld.
• Inspectie van de kwaliteit van de leveringen – grondige inspecties van dure artikelen (vlees, wijn, sterke drank); steekproeven van producten (de onderste laag van de kist controleren op rotte producten).
• Registratie van de dagelijkse leveringen – er moet speciale aandacht besteed worden aan de registratie van leveringen van slechte kwaliteit, te veel of te weinig geleverde artikelen, of leveringen van artikelen waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken.
• Behandeling van artikelen en de juiste bewaarprocedures opvolgen – markeren wat er in de vriezers, koelruimten en algemene opslag gaat. Ervoor zorgen dat de roterende inventarisprocedures worden opgevolgd.
• Het nodige papierwerk voorbereiden – dit omvat het dubbelchecken van de leveringsbon om er zeker van te zijn dat alle kortingen en correcties werden toegepast; papierwerk voorbereiden voor slechte artikelen en de nodige documenten aan de boekhouding bezorgen.

Bij bedrijven die een centrale levering hebben (goederen worden op één locatie geleverd en daarna door de exploitant verdeeld naar de verschillende vestigingen) kunnen sommige van deze stappen worden overgeslagen. Als je echter de mogelijkheid hebt, stel ik voor om het ontvangstproces op elke locatie te doorlopen. Dat is een voorzorgsmaatregel voor het geval er bij de eerste inspectie iets over het hoofd is gezien of als er onderweg van punt A naar punt B iets wordt gestolen.

Gebruikers van Apicbase beschikken over de centrale keukenmodule om de interne bestellingen in de gaten te houden.

6. Facturen en Betalingen Verifiëren

De laatste stap in de F&B-inkoopcyclus is ook de stap die vaak wordt overgeslagen door de uitbaters.

Ik heb het natuurlijk over het verifiëren van facturen en betalingen.

Als het moeilijke tijden worden, draaien we allemaal elke munt twee keer om voor we hem uitgeven. Maar… als het goeie tijden zijn? Wel, je betaalt je facturen op tijd met niet meer dan een haastige check, toch?

Dat maakt je een goede koper. Maar het kan je ook geld kosten.

Je inkoopafdeling en boekhouding moeten elke maand samenwerken om facturen te verifiëren voordat ze worden betaald. Dit betekent de hoeveelheid en de kwaliteit van de geleverde goederen dubbelchecken en ze vergelijken met de bestelformulieren en de dagelijkse lijsten van ontvangen goederen.

Als er kortingen, teruggaven of correcties zijn goedgekeurd, moeten deze op de factuur worden vermeld. Als dit niet het geval is, kun je dit het beste vóór de betaling aan de leverancier verduidelijken.

Ga regelmatig (om de 6 maanden) door je betalingen om te controleren of je de juiste bedragen op de rekeningen van de leveranciers hebt gestort. Als je je betalingen automatiseert, kan er af en toe een fout in sluipen – als je te weinig hebt betaald, zul je dit horen van de leverancier. Maar als je te veel hebt betaald… wel, dan krijg je het waarschijnlijk niet terug, tenzij je erom vraagt.

In een solide tech-ecosysteem zal de back-of-house-software integreren met de boekhoudsoftware. De koppeling zorgt ervoor dat inkooporders worden gematcht met de bijbehorende facturen. Pas na bevestiging door de supply chain manager worden de betalingen uitgevoerd door het financieel team.

Apicbase helpt je natuurlijk ook op dit gebied.

Apicbase – De Eenvoudigste Manier om F&B-Inkoop (en Foodcost) te Beheersen

Dat is het…

Een betrouwbaar en volledig F&B-inkoopproces dat niets aan het toeval overlaat en geen cent onbenut laat.

Want laten we eerlijk zijn…

De reden waarom alle uitbaters zich op de inkoop richten is om te zien waar ze de food cost een tweetal procent omlaag kunnen brengen.

Dat is geen schande – het is exact wat je zou moeten doen.

En Apicbase kan je helpen om nog een stap verder te gaan.

Omdat de inventaris en de inkoop van een restaurant zo nauw met elkaar verbonden zijn, loont het de moeite om over software te beschikken die beide zaken tegelijk kan beheren. Het bespaart je uren handmatig werk, maar wat nog belangrijker is, het vermindert aanzienlijk de kans dat jij, of iemand van je team, een dure fout maakt.