13 Supply Chain Uitdagingen van Restaurants die Je Kan Vermijden met deze Best Practices (& Apicbase)

Heb je er ooit bij stilgestaan dat efficiënt supply chain management voor een restaurant veel weg heeft van een goede mondhygiëne? Je hebt een dagelijks systeem dat je goed opvolgt. En met nu en dan een kleine opfrisbeurt, blijft alles netjes parelwit.

Maar als je ze te weinig aandacht geeft… dan beland je in de tandartsstoel.

En dat is pijnlijk … maar die pijn is niets vergeleken met de ellende waarmee je wordt geconfronteerd als je bestellingen de mist in gaan en je het inkomstenverlies aan de baas moet uitleggen. Dat is pas echt de hel.

Dus, wat denk je? Wil je die narigheid vermijden?

Als je antwoord ‘ja’ is (correct antwoord, trouwens… een dikke tien voor jou), dan heb je geluk.

Deze post staat boordevol best practices voor de supply chain van restaurants. Je kan ze onmiddellijk toepassen. De voorbeelden helpen je om de fouten die je concurrenten al maakten (en hen veel geld kosten) te vermijden.

Er staan er 13 op de lijst. Elk lost een specifieke supply chain uitdaging op. De implementatie ervan zal je helpen om een beter systeem te ontwikkelen, met als resultaat:

• je creëert meerwaarde voor je onderneming (meer inkoopkracht + lagere foodcost).
• Je zorgt ervoor dat je aanbod gelijke tred houdt met de vraag.
• Je hebt de veiligheid van je klanten te waarborgen.

En hoewel je misschien niet de mogelijkheden hebt om ze allemaal te implementeren (super als dat wel zo is), zullen zelfs enkele van deze best-practices je resultaten sterk verbeteren.

Welke kies jij?

#1 Bouw goede relaties op met je leveranciers

De grootste fout die ik restaurateurs zie maken in supply chain is het verwaarlozen van de relaties met hun leveranciers.

Het maakt niet uit hoe groot je bedrijf is, het blijven altijd mensen die je e-mails en telefoontjes beantwoorden. En mensen zijn gevoelig voor drie zaken: eerlijkheid, transparantie en respect. Pas die toe in elke interactie met je leveranciers, en je krijgt gegarandeerd betere aanbiedingen.

Maar er zijn nog enkele dingen die je kunt doen om je status van ‘favoriete klant’ te bestendigen:

• Communiceer als een baas – deel belangrijke informatie met je leverancier – je noden, timings, planning en systemen. Vraag hen om hetzelfde te doen. Op die manier detecteer je snel hiaten, en kan je werken aan een oplossing om die te overbruggen.
• Betaal je rekeningen op tijd – leveranciers hebben ook hun eigen rekeningen te betalen. En een leverancier die zich in bochten heeft gewrongen om je tegemoet te komen, zal dat in de toekomst niet meer doen als ze elke maand hun betalingen moeten najagen.
• Los conflicten meteen op – ga een open gesprek aan met je leverancier over hoe je omgaat met mogelijke obstakels. Als je problemen negeert, zullen ze zich herhalen.

#2 Consistentie is belangrijker dan lagere prijzen

Wat heb je aan een prijskaartje dat 20% goedkoper is, als de vrachtwagen pas om 11 uur arriveert?

Als die vrachtwagen essentiële goederen vervoerde, is de lunch al voorbij.

Wanneer je een leverancier kiest, is de kwaliteit van de ingrediënten de eerste prioriteit. Maar je tweede prioriteit is of ze wel iedere keer op tijd kunnen leveren?

Als ze dat niet kunnen – als de levering niet altijd volgens plan verloopt – dan ben je beter af zonder die leverancier.

#3 Sta erop om op de hoogte gehouden te worden (kwaliteit, hoeveelheden en knelpunten)

Om de supply chain van je restaurant strak in de hand te houden, zijn nauwkeurige en tijdige gegevens essentieel.

Wanneer je een keuze maakt tussen leveranciers, kies dan voor diegene die bereid en in staat is om open kaart te spelen over hun voorraadstatus en planning.

Ze moeten je drie dingen op voorhand kunnen vertellen:

• wanneer ze kleinere hoeveelheden verwachten (die misschien niet voldoende zijn).
• wanneer de kwaliteit misschien niet aan je verwachtingen voldoet (en tot vervangingen kan leiden).
• wanneer interne problemen (gebrek aan chauffeurs, vrachtwagens, storingen) de levering kan beïnvloeden

Als je deze informatie al een paar dagen van tevoren kunt krijgen, is dat geweldig – op die manier vul je eventuele tekorten in de voorraad gemakkelijk aan. Zonder die informatie moet je je op de dag zelf uit de slag te trekken (en heb je nog maar weinig opties).

#4 Uitbesteden van die ‘minder essentiële’ ingrediënten

Als je dezelfde aanpak als 90% van de managers van grote bedrijven volgt, dan ligt je focus op artikelen die de grootste hap uit het budget nemen… vlees, zuivel en groenten. En dat is prima, want kleine variaties in de prijs kunnen een aanzienlijke impact hebben op de omzet.

Maar besteed je ook evenveel aandacht aan de ingrediënten die niet centraal staan?

Ingeblikte producten bijvoorbeeld. Bouillons. Pasta. Of nog kleiner – let je op je ook op oliën, specerijen, sauzen?

Niet echt, toch?

Nochtans zou je dat eigenlijk wel moeten doen, want kleine aanpassingen daar kunnen een grote winst opleveren.

De manier waarop je deze minder doorslaggevende items bestelt (die trouwens wel altijd essentieel zijn), kan grote besparingen opleveren. 30 euro per maand per vestiging besparen op mayonnaise lijkt niet veel… totdat je beseft dat je voor meer dan 100 vestigingen bestelt. Dan maakt het wel degelijk een verschil.

De analysemodule van Apicbase helpt je bepalen hoeveel ruimte voor verbetering er is. Zodra je de items hebt opgespoord waar je niet meteen rekening mee houdt, maar die je wel geld kosten, kun je het bestelproces ervan optimaliseren (door ze bij één leverancier te halen, door ze te koppelen aan een contract, enzovoort).

#5 Dial-In Your Demand Forecast

Een efficiënt beheer van de supply chain in restaurants is een kwestie van data en planning. Dit wil zeggen dat je de salespatronen in al je verkooppunten moet kunnen identificeren en ze verwerken in de manier waarop je je supply chain organiseert.

Hier zijn drie manieren waarop je gebruik kunt maken van nauwkeurige voorspellingen om de toeleveringsketen van je restaurant te optimaliseren:

1. Als je de benodige hoeveelheden op voorhand in kaart kunt brengen, kan je je leveranciers tijdig benaderen. Bovendien kan je zo betere voorwaarden afdwingen omdat je over grotere aankopen kan onderhandelen.
2. Je kan ook je opslagcapaciteit beter inschatten en je voorbereiden op een verhoogde productinname in bepaalde vestigingen (bijvoorbeeld door een extra koelruimte plaatsen). Zo beperk je food waste tot een minimum.
3. Als je vanuit een centraal verdeelpunt werkt (wat betekent dat je er leveringen ontvangt en van daaruit doorstuurt naar je filialen), kun je met een nauwkeurige voorspelling van de vraag je leveringen beter plannen.

En nee, je hoeft geen wiskundewonder te zijn om je historische gegevens te gebruiken en verkoopprognoses te maken. Met software voor F&B-management (Ahum… Apicbase) is dit allemaal heel eenvoudig, zelfs per vestiging, zodat je over genoeg gegevens beschikt om nauwkeurige voorspellingen te maken.

#6 Verbind de puntjes met een platformoplossing

Het beheer van de supply chain in een groot foodservicebedrijf is een netelige onderneming. Maar het is nog moeilijker als je moet werken met versnipperde en niet-gekoppelde systemen.

Eén systeem voor alle vestigingen in stad #1…

… één systeem voor de vestigingen in regio #2…

… één voorraadsysteem voor al je fast-casuals

Op deze manier geraak je nergens.

Grote organisaties hebben niet langer de luxe om met legacy- of point solutions te werken – er is simpelweg te veel data die verzameld en gecombineerd moet worden om afgewogen beslissingen te kunnen nemen.

Daarom is het zinvol om voor je F&B-activiteiten overstappen op een cloud-based beheersplatform.

Het ingebouwde 360°-overzicht van je hele bedrijf helpt je om betere beslissingen te nemen omtrent de toeleveringsketen. Wil je je globale voorraadniveaus bekijken? Ze staan klaar in het dashboard. Hoe zit het met de voorraad voor een specifieke vestiging? Dat weet je na twee klikken. Alle promoties die je momenteel voert? Gewoon klikken en voila – het staat er allemaal.

Met een platform voor F&B management werk je flexibel, nauwkeurig, en je hoeft nooit meer te zoeken naar de gegevens (sales, stock, foodcost) die je nodig hebt om goed werk te leveren.

#7 Controleer regelmatig je leveranciers, contracten en facturen

Prestatie-evaluaties zijn vervelend.

Ze zijn ingewikkeld. Ze kosten tijd. Ze resulteren in extra werk en gespannen relaties.

Maar…

Ze helpen je ook om het kaf van het koren te scheiden.

Ook al doe je het niet graag, je moet toch ongeveer elke zes maanden tijd maken om deze drie dingen te doen:

• Leveranciersevaluaties – leveranciers beoordeel je op drie punten: kwaliteit, prijs, en levering. De best mogelijke score is tien over de hele lijn (10/10/10). Elke blunder (een te late levering, een prijsverhoging, een verkeerde kwaliteit) verlaagt hun score. Daarom moet je fouten bijhouden (ook al los je ze onmiddellijk op). Laat leveranciers die niet goed presteren los.
• Contractevaluaties – als je voor het eerst met een leverancier in zee gaat, dan kun je ervan uitgaan dat je een slechtere deal krijgt dan hun vaste klanten. Dus zodra je eerste contract afloopt, moet je je pokerface opzetten en onderhandelen. Tegen die tijd zou je al een zekere relatie moeten hebben. Dat maakt het makkelijker zijn om betere prijzen af te spreken.
• Factuurvalidatie – ik stel voor om dit minstens één keer per maand te doen, liefst voor de factuur wordt betaald. Het doel is om te controleren of wat er op de afrekening staat ook effectief geleverd is, zowel kwantitatief als kwalitatief. Ga ook na of alle kortingen, teruggaves, goedkeuringen en correcties zijn toegepast.

#8 Implementeer een gecentraliseerd bestelsysteem

De grootste fout die ik restaurateurs zie maken bij supply chain management, is dat de ze bestellingen plaatsen voor elke vestigingen afzonderlijk.

Dit is helemaal verkeerd, want:

1. je creëert datasilo’s waardoor je het grotere plaatje niet meer ziet.
2. coderingsfouten kunnen leiden tot problemen met kortingen.
3. je bestelt waarschijnlijk te veel en drijft je foodcost omhoog door verspilling.

Supply chain management in grote foodservicebedrijven wordt best centraal aangestuurd. Het is de enige manier om zeker te zijn dat je met correcte gegevens werkt. En gegevens zijn cruciaal. Als je data niet kloppen, kan je evengoed je systemen buiten smijten. Al wat je dan doet is blindelings gokken en hopen dat het goed komt.

#9 Zorg ervoor dat je alles goed bewaart.

Creëer en standaardiseer opslagprocedures voor al je activiteiten om zo verspilling tegen te gaan en je klanten gezond te houden.

Hier zijn drie zaken om rekening mee te houden:

• voldoende opslagruimte voor elke voedselcategorie (volgens de voorschriften – diepvriesproducten in diepvriezers, gekoelde producten in de koelruimten, groenten in koude en goed geventileerde opslagruimten)
• Producten worden onmiddellijk opgeborgen, en niets blijft “slechts vijf minuten” buiten staan omdat het ontvangstpersoneel het te druk heeft. Denk eraan: als het op de laadkade staat, is het aan het bederven.
• Opslagruimten worden goed onderhouden, regelmatig schoongemaakt en zijn gemakkelijk toegankelijk – alles kan in één oogopslag worden gecontroleerd en geteld; producten worden gerouleerd op basis van de FIFO-principes.

Als je de leiding hebt over een groot voedingsbedrijf, zorg er dan voor dat je al je teamleden regelmatig traint en informeert over hoe ze producten moeten ontvangen en bewaren. Voer af en toe steekproeven uit om hiaten op te sporen en je personeel te stimuleren om grondig te werk te gaan.

# 10 Dring aan op naleving van de aankoopvoorwaarden

Je hebt een gezellig eethuisje aan de kust, en je hebt geen olijfolie meer? Laat iemand dan even naar de winkel verderop gaan om een fles te kopen.

Geen probleem, toch?

Maar met een ‘naar-de-winkel-rennen’-beleid in een foodservicebedrijf met tientallen vestigingen…

Dat is om problemen vragen.

En dan heb ik het niet alleen over de financiële schade (dergelijke aankopen kunnen tussen de 15 en 100% duurder zijn dan aankopen op contractbasis), ik heb het over het feit dat traceerbaarheid, controle en merkconsistentie in gevaar komen.

Hoe graag we ook lokaal kopen, dit houdt problemen in als het over grotere bestellingen gaat…

… je kunt niet de hoeveelheden krijgen die je nodig hebt…

… de consistentie is slecht…

… het is soms onmogelijk om de nodige productgegevens te krijgen (allergeneninformatie of voedingswaarden).

Daarom moet je vasthouden aan grote en goed doorgelichte leveranciers waarmee je contractuele afspraken maakt (op voorwaarde dat ze de hokjes ‘hoeveelheid-consistentie-informatie’ kunnen afvinken).

Natuurlijk kunnen eenmalige aankopen nog steeds voorkomen (geen frituurolie hebben is nooit een optie). Als dat gebeurt, moeten deze aankopen worden geregistreerd en doorgegeven aan de supply chain manager, zodat je kunt controleren (en je kunt voorbereiden) op mogelijke problemen bij het naleven van de regelgeving.

#11 Zorg voor de voedselveiligheid

Dit is de kern van één van de basisverantwoordelijkheden van supply chain management in de horeca – je klanten gezond en veilig houden.

En (nogmaals) hoe goed je dit doet, hangt volledig af van je systemen.

Maar het zit zo – je systeem is maar zo betrouwbaar als de systemen die ermee verbonden zijn. Dit is een andere fout die ik restaurants vaak zie maken bij het beheer van de toeleveringsketen. Ze richten zich op zichzelf, terwijl ze in feite afhankelijk zijn van alle anderen in de keten.

Zorg er daarom voor dat iedereen waarmee je samenwerkt een kwaliteitsbeheersysteem heeft – van de ‘van boer tot bord’-producenten met wie je samenwerkt tot je hoofdleveranciers. Dit systeem moet alles omvatten, van de introductie van nieuwe producten en kwaliteitsbeoordelingen, tot richtlijnen voor het eventueel terugroepen van producten.

Registreer en evalueer je kwaliteitsbeheersysteem regelmatig, zodat je hiaten tijdig kunt opsporen en wegwerken (de wetgever zal dit controleren… en vaker dan je verwacht).

#12 Denk na over duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid

Hier is een realiteit – grote bedrijven zijn altijd gericht op resultaten en bedragen.

En hier is er nog één – milieubewust zijn betekent niet noodzakelijk dat een bedrijf minder winst zal maken.

Maar…

Het is moeilijk om over duurzaamheid en ecologische verantwoordelijkheid te praten in de context van de supply chain van een restaurant, vooral als je een grote organisatie runt.

Je hebt grote hoeveelheden nodig, het product moet traceerbaar zijn en de producent moet in staat zijn je ALLE productinformatie te leveren. Lokaal inkopen is dan zelden een optie, hoewel dat eigenlijk wat je zou moeten doen om de ecologische voetafdruk van je toeleveringsketen te verkleinen. Voor fastfoodketens in het bijzonder is dit bijzonder lastig, omdat de focus hier uitsluitend ligt op het drukken van de foodcost.

Toch zijn er, terwijl we wachten tot toeleveringsketens wereldwijd verduurzamen, verschillende dingen die je kunt nu al kan doen om je onderneming op een groener spoor te zetten:

• sluit je bij lokale en groene supply chains – deze duiken overal ter wereld op. Kleine producenten linken zich aan elkaar om hun aanbod uit te breiden en aantrekkelijker te worden voor grote bedrijven. Als je meerdere vestigingen in de buurt van zo’n keten hebt, zou het een optie kunnen zijn.
• werk waar mogelijk samen met grote plaatselijke producenten – stel dat je een paar vestigingen in Schotland hebt. Een partnerschap met een grote lokale rundvleesproducent zal je toeleveringsketen aanzienlijk verkorten (in tegenstelling tot de aankoop van Argentijns rundvlees), en het kan ook financieel verstandiger zijn.
• kook alleen wat in het seizoen is – indien mogelijk, verander je menu’s een paar keer per jaar om je te richten op ingrediënten die in het seizoen zijn. Op deze manier beperk je je bijdrage aan de vervuiling door de transport. En het is goedkoper.

Het integreren van duurzame supply chain practices in je foodservicebedrijf vergt een beetje flexibiliteit (en zal waarschijnlijk de kosten verhogen).

Dit lijkt misschien extra rompslomp, maar onthoud deze twee dingen:

1. meer dan 73% van de millennials is bereid om meer te betalen voor groene producten, en;
2. ze zijn meer en meer geneigd om merken die hierin tekortschieten af te straffen.

Houd er ook rekening mee dat promoties – daarover hebben we het in de volgende best practice – het Bullwhip Effect kunnen versterken.

Het is een fenomeen waarbij je prognoses leiden tot heftige voorraadschommelingen in de toeleveringsketen. Als je voor duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid gaat, minimaliseer deze schommelingen dan door je promoties nauwgezet te plannen (en er niet mee te overdrijven).

#13 Pak je promoties en speciale aanbiedingen verstandig aan

Aanbiedingen en promoties zetten je voorraad potentieel onder druk.

Ja, je kunt er een tijdslimiet op zetten, maar het is niet echt in je eigen belang als je hoofdingrediënt op dag 2 al uitverkocht is. Klanten teleurstellen (of ze dwingen iets anders te bestellen voor de volle prijs) zal een nare smaak achterlaten… en een nare recensie op je Yelp-pagina.

Dus, als je een promotieactie voert, ga dan in de toeleveringsketen na of je aan de vraag kunt voldoen, mocht die door je prognoses heen breken:

• controleer de productvoorraad bij je hoofdleverancier (reserveer van tevoren indien mogelijk);
• praat met andere leveranciers om een idee te krijgen van hun hoeveelheden en kwaliteit;
• manage de specials en promoties (laat ze enkel op specifieke dagen lopen, bijvoorbeeld).

Ga de toeleveringsuitdagingen aan met Apicbase

Weet je nog wat ik zei over die parelwitte tanden?

Het kost je elke dag slechts vijf minuten om ze te laten blinken. Dat is precies de tijd die je nodig hebt om één van deze best practices voor de supply chain van restaurants te bekijken en te controleren of je het wel goed doet.

Neem ze één voor één door om te zien wat je kunt verfijnen om zo je leveranciersrelaties, inkoopprocessen en voorraadbeheer op orde te krijgen.

Maar… voor je dat allemaal doet…

Waarom maakt je je leven niet eerst een beetje eenvoudiger?

• Met Apicbase voelt bestellen voor meer dan 100 vestigingen aan als bestellen voor één enkele store.
• Apicbase doet het werk voor jou door gebruik te maken van voorraadwaarschuwingen en geautomatiseerde bestelsuggesties.
• Apicbase geeft je opnieuw controle over je processen door ALLES te centraliseren.

Meer redenen nodig?

Plan vandaag nog je Apicbase-productrondleiding.