Voorraad- en inkoopbeheer voor restaurants met meerdere vestigingen (of ‘Hoe je je omzet in een paar maanden tot 10% kunt verhogen’)

Doorgaans is het runnen van de F&B voor een bedrijf met meerdere vestigingen een opwindende taak. Het geeft je een kick. Vanaf die eerste bevoorradingscrisis in de ochtend tot het moment dat je ’s avonds in de sofa gaat liggen om Netflix te kijken, is het een geweldige rollercoaster.

Het is een heerlijke job…

MAAR…

Als je verantwoordelijk bent voor de vlekkeloze gang van zaken in een tiental F&B-vestigingen dan is het ook een stresserende job.

Al dat gepieker over de foodcost die omhoog gaat. De marges van gerechten. De algemene rendabiliteit.

Pfff…

En als ik je nu eens vertelde dat er een paar eenvoudige stappen zijn die je vandaag nog kunt nemen zodat a) je bloeddruk niet elke dag piekt, en b) je extra inkomsten genereert voor je bedrijf.

Klinkt goed?

Lees verder en je ontdekt:

• waarom je concentreren op de eerste stap van je voorraadbeheer cruciaal is om je foodcost binnen de perken te houden;

• hoe je de F&B-inkoop voor meerdere locaties optimaliseert, zodat het personeel precies besteld wat ze nodig hebben (en enkel wanneer ze het nodig hebben);

• waarom werken met een single source of truth (back-of-house) platform je manier van werken zal veranderen (en je tijd en geld zal besparen).

Klaar om die hoge foodcostpercentages aan banden te leggen?

Laten we eraan beginnen.

F&B-managers in restaurantketens kennen ofwel hun voorraadniveaus OF…

… kijken met afgrijzen toe hoe de kloof tussen de reële en theoretische foodcost steeds groter wordt. Als je foodcost oncontroleerbaar stijgt, verdwijnt je winstmarge… als sneeuw voor de zon.

Dit wil je dus absoluut niet.

Het beste wat je in een restaurant met meerdere vestigingen (of eender welk F&B-bedrijf) kunt doen om te vermijden dat je foodcost blijft oplopen, is om niet op buikgevoel te rekenen bij je voorraadbeheer.

Waarom?

Als je het toch doet, ontstaan er blunders als deze:

• de foodwaste in je bedrijf blijft toenemen. En geen klein beetje — een gemiddeld restaurant in de VS verspilt ongeveer $41,000 aan voedsel per jaar (ongeveer $112 per dag).

• medewerkers krijgen kleverige vingers. Het spijt me, maar het is nu eenmaal zo… mensen stelen. Je medewerkers zijn mensen. Ergo… ze ‘pikken een graantje mee’ en dat kan je uiteindelijk zo’n $90 per dag per restaurant gaan kosten.

Kan je bedrijf die 200 euro per dag per vestiging negeren? (Als je tien vestigingen runt, gaat het over $60.000 per maand).

Wellicht niet.

Dit is waarom F&B-voorraadbeheer én -controle superbelangrijk zijn. Als dat eenmaal op poten staat (en je teams houden zich eraan) dan kan je verspilling en diefstal snel in de kiem smoren.

Een F&B-voorraadbeheersysteem voor restaurantketens moet het volgende omvatten:

• Tellen, tellen en nog eens tellen — concentreer je vanaf het begin op nauwkeurige tellingen. Als je weet waar je elke dag mee werkt, wordt het controleren en bestellen zoveel gemakkelijker. (Download hier ons gratis sjabloon voor voorraadtellingen).

• Noteer je inventarisatieprocedure — als het op papier staat, is het gemakkelijker om geen enkele stap over te slaan. Het is ook eenvoudiger om de procedures naar een nieuwe locatie te kopiëren. Én het is gemakkelijker om fouten tot een minimum te beperken.

• Leid je medewerkers op — elke medewerker moet het belang van nauwkeurige tellingen kennen, ook al zijn zij niet degenen die de tellingen doorgaans uitvoeren. Ze moeten kunnen inspringen waar nodig. Als je een nieuw systeem voor vooraadtelling invoert, test het dan eerst op één locatie, verzamel feedback, pas aan wat bijgesteld moet worden, en voer het dan in over het hele bedrijf.

• Leg alle voorraadacties vast—alles wordt genoteerd: inkopen, getransfereerde voorraden, ontvangen voorraden, overboekingen, noem maar op. Zo weet je wat er op elke locatie beschikbaar is zonder dagelijkse tellingen te hoeven doen.

• Doe testcontroles wanneer nodig — maak jezelf vertrouwd met de berekeningen voor ‘inventory turnover ratio’ en ‘days’ sales in inventory’. Ze helpen je om de algemene gezondheid van je voorraad te peilen en vertellen je of een meer diepgaande controle nodig is.

• Gebruik voorraadinzichten om betere beslissingen te nemen — verzamel niet zomaar gegevens, gebruik ze om impact op je omzet te krijgen. Als je kunt achterhalen waar verspilling optreedt, kun je je voedselverspillingbeheer bijstellen om het te elimineren (en je foodcost te verlagen).

En ja, het vergt tijd om de systemen en procedures op gang te krijgen.

Maar het resultaat is meer dan de moeite.

Als je je toelegt op wekelijkse voorraadtellingen voor al je vestigingen, voeg je tot 10% aan je omzet toe. Niet slecht voor 30 minuten extra werk elke maandagochtend, toch?

Als je wil weten hoe je de F&B-voorraad in je bedrijf beter kan beheren, klik dan op de onderstaande link en lees onze ultieme gids voor voorraadbeheer in multi-unit restaurants.

Best Practices: Je F&B-inkoopkeuzes maken het verschil

De echte reden waarom je in een restaurant met meerdere vestigingen obsessief met je voorraad bezig zou moeten zijn is deze – als je je reële voorraadniveaus niet kent, zul je nooit je F&B-inkoop kunnen omvormen van een loutere kostenpost tot een plek waar meerwaarde gecreëerd wordt.

Er zijn in het aanbestedingsproces talrijke mogelijkheden om de inkomsten te vergroten.

Toch beschouwen F&B-managers in restaurantketens het soms nog als iets waar je eenmaal over nadenkt en nadien z’n gang laat gaan. Deze houding leidt helaas vaak tot dure fouten in het inkoopproces.

Als je vooruit wilt moet je inkoop behandelen als een kernactiviteit van je bedrijf. Volg bij het opzetten van de procedures deze best practices voor de foodsector:

• Schrijf je SOP’s en procedures neer — Procesduidelijkheid stelt je in staat om a) nieuwe inkoopmanagers snel op weg te leiden, en b) nieuwe leveranciers te evalueren.

• Koop alleen in om aan de vraag te voldoen — stel minimale voorraadniveaus in voor je artikelen en gebruik voorraadprognoses zodat enkel ingekocht wordt wat je kan verkopen. Niet meer en niet minder. Hier betaalt het doorgedreven inzicht in je voorraadniveau’s zich tienvoudig terug.

• Sluit contracten met leveranciers voor alle artikelen — ja, zelfs voor zaken als suiker, zout, en olie. Als je een F&B-bedrijf met meerdere vestigingen runt, krijg je de beste prijzen door in bulk te bestellen. Profiteer van de grote hoeveelheden.

• Verbeter je bestelformulieren — zorg ervoor dat ze gedetailleerd zijn zonder dat ze overweldigend zijn. Bestelformulieren moeten duidelijk de hoeveelheid, kwaliteit, verpakkingsgrootte, en prijzen aangeven.

• Verbeter je ontvangstprocedures — inspecteer alles wat in je vestigingen (of je centrale opslagplaats) geleverd wordt. Weiger artikelen die niet met de bestelbon overeenkomen (verkeerde hoeveelheid, verpakking, of prijs).

• Controleer facturen tweemaal — werk aan het eind van elke maand samen met je boekhoudafdeling om facturen en betalingen te controleren. Zorg ervoor dat je enkel betaalt voor wat geleverd werd, en niets meer.

Inkoop in een F&B-bedrijf met meerdere vestigingen kan snel ontaarden in een onbeheersbare puinhoop. Voor de meeste managers. Maar niet voor jou. Zeker niet als je het advies volgt dat in onze ultieme gids voor inkoop voor restaurantketens staat. Klik op de link voor meer info.

Wil je voorraadbeheer en inkoop krachtiger maken?

Kijk, ik weet dat je naar deze to-do lijst overloopt en denkt: “Pff, dat is veel werk!”.

En dat is het ook.

Tenmiste, het is veel werk als je het handmatig doet of in spreadsheets (brrr).

Als ik je nu eens een geheim verklap? Een geheim dat gewiekste F&B-managers (Lees wat onze klanten vertellen) de mogelijkheid geeft om voorraad- en inkoopbeheer twee keer zo snel en tien keer zo nauwkeurig aan te pakken?

(tromgeroffel, fanfare en een rode loper als je die voorhanden hebt.)

Wat je nodig hebt is Apicbase – een BoH-platform dat je single source of truth is voor alles wat met voorraadbeheer en inkoop te maken heeft. Gedaan met lokale managers te bellen om de nodige cijfers te krijgen. Gedaan met het doorploeteren van spreadsheets om je tellingen te vinden. Gedaan met giswerk.