Fallbeispiel: Chefkoch John King von Pentahotels

Chefkoch John King hat das Sagen in allen Pentahotels-Küchen.

Pentahotels ist eine Hotelkette mit Lifestyle-Hotels, die über mehr als 200 Zimmer verfügen und in Europa, Großbritannien und China vertreten sind. Alle 27 Küchenchefs der Gruppe berichten direkt an John.

John hat somit die Kontrolle über alle Küchen. Er verwaltet die Lebensmittel, die Produktion und gewährleistet konzernweite Konsistenz hinsichtlich Qualität und Präsentation.

Seit Dezember 2018 nutzt John Apicbase, um den Informationsfluss für jedes Hotel und jede Küche zu vereinheitlichen.

John King: „Apicbase erspart mir enorm viel Zeit. Die Berechnung der Lebensmittelkosten für die Rezepte sind stimmig und genau. Das wirkt sich auf die Lebensmittelkosten in allen Hotels positiv aus.“

Wir haben mit John King über seinen Job als Chefkoch und seine täglichen Herausforderungen gesprochen.

Was ist Ihre Rolle bei Pentahotels?

„Ich bin für die Umsetzung der gruppenweiten Gerichte auf der Speisekarte und Kostenkalkulationen verantwortlich. Dasselbe gilt für das Frühstück in allen Ländern. Ich kümmere mich um die Angaben zu Allergenen und Nährwerten in unseren SOPs (Standard Operating Procedures) und ich verwalte die länderübergreifende Lieferkette unserer Getränke und Speisen, einschließlich der Preisverhandlungen.

Die Chefköche befolgen meine SOPs (Standard Operating Procedures). Sie managen den täglichen Betrieb ihrer Küchen unter meiner Leitung.“

Welche Aufgabe übernimmt Apicbase für Sie?

„Apicbase bündelt und optimiert alle Informationen, die für die jeweiligen Hotels und Küchen benötigt werden und bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Küchenchefs. Das System hat mir die Kontrolle der Lebensmittelkosten, Allergene, Produkte und Nährwertinformationen erleichtert.

Es ermöglicht mir, gruppenweit Speisekarten innerhalb weniger Tage einzuführen. Kurz gesagt erspart mir Apicbase stundenlange manuelle Arbeit mit Excel-Tabellen.“

Apicbase ermöglicht es mir, gruppenweit Speisekarten innerhalb weniger Tage einzuführen.

Haben Sie andere Programme fürs Küchen- oder Restaurantmanagement erwägt?

„Heutzutage scheint es mehr solcher Systeme als früher zu geben. Natürlich habe ich mir auch Alternativen angeschaut, konnte allerdings nichts mit dem richtigen Preis-Leistungs-Verhältnis finden.

Ich glaube, diese anderen Plattformen werden sich durch ihre Preise aufgrund der Kosten pro Hotel selbst vom Markt verdrängen. Es macht keinen Sinn, ein Produkt anzubieten, das sich niemand leisten kann.“

Hatten Sie bei Apicbase im Voraus irgendwelche Bedenken?

„Wie bei allem Neuen sorgt man sich in erster Linie darum, ob es in das Geschäft passt. Ich habe mir das mit dem Zeitaufwand für die Implementierung gut überlegt. Wie bei jeder Software eben.

Ich bin der Meinung, dass man sich stets Mühe geben muss, diese sich dann aber entsprechend auszahlt. Und genau so war’s in dem Fall auch.“

Können Sie Ihren Arbeitsablauf vor der Implementierung von Apicbase beschreiben?

„Alles wurde manuell in Excel-Tabellen bearbeitet. Alle Informationen für jedes Land wurden von Hand eingegeben – Infoblätter, Rezepte, Allergene und Lebensmittelkosten.

Ich schoss damals stets ein mittelmäßiges Foto des fertigen Gerichts und es wurde dann von den Küchen erwartet, dass sie das Gericht genau so zubereiten. Das war natürlich nie der Fall.

Selbst bei Kochduells für jedes Land, vor Ort, zwei Wochen vor der Einführung eines Menüs, vergaßen die Köche in der Regel, was ich ihnen gezeigt hatte.“

Und wie verhält es sich mit der Überwachung der KPIs?

„Jedes Hotel musste sich selbst um die manuelle Ausarbeitung der Speisekarte im Micros-Betriebssystem kümmern. Das war zeitintensiv und oft ungenau.“

Was hat sich seitdem geändert?

„Meine tägliche Arbeit wird jetzt, sowohl kurz- als auch langfristig, stark von Apicbase beeinflusst. Wir haben zum Beispiel eine viel schnellere Bewilligungsrate für die von mir kreierten Gerichte. Sie müssen wissen, dass ich in Brüssel arbeite, der Hauptsitz von Pentahotels befindet sich jedoch Frankfurt.

Dank Apicbase hat das Hauptquartier sofortigen Zugang zu den von mir erstellten Speisekarten und Gerichten. Dort können Entscheidungen vor Ort getroffen werden, so dass ich zügig zur Kostenkalkulation für die Gerichte übergehen kann.

Das hat unseren Arbeitsablauf erheblich verbessert.“

Wir haben eine viel schnellere Bewilligungsrate, da das Hauptquartier sofortigen Zugriff auf die neuen Speisekarten hat.

Wie hilft Ihnen die Software dabei, Ihre Ziele zu erreichen?

„In vielerlei Hinsicht, z. B. indem die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Alle Änderungen werden sofort im gesamten System aktualisiert, ganz gleich, ob es sich nun um Lebensmittelkosten, Allergene, Produktänderungen usw. handelt.

Alle Köche haben Zugang zu den neuesten Infos.“

Gibt es weitere Vorteile?

„Bei der Arbeit lernt man immer dazu. Mit Hilfe von Apicbase lerne ich jetzt, wie man den Nährwert von Lebensmitteln berechnet. Ich habe die Vorschriften zu diesem Thema besser im Griff. Das ist großartig.

Apicbase hat auch finanzielle Vorteile für Pentahotels. Auch die Reisekosten sind gesunken. Ich muss nicht mehr so oft für Schulungen zwischen Hotels hin- und herfahren.

Alle Köche haben Zugang zu den schrittweisen Anleitungen zum Kochen und Servieren, die ich den Rezepten im System beifüge.“

Es ist ein großartiges Tool für jedes beliebige Unternehmen in der Gastronomie, das Speisekarten an mehreren Standorten einführen möchte.

Würden Sie Apicbase empfehlen?

„Ja, würde ich zu 200 %. Ich habe Apicbase gegenüber Leuten aus der Branche erwähnt, von denen ich weiß, dass sie Speisekarten erstellen, die den unseren ähnlich sind.

Das System ist ein großartiges Werkzeug für jedes Unternehmen in der Gastronomie, das Speisekarten an mehreren Standorten einführen möchte.

Alle, denen ich die Plattform gezeigt habe – Köche, Finanzcontroller, Penta-Präsidenten und Vize-Präsidenten – waren begeistert von den Einblicken, die sie bietet.

Apicbase hat meine Arbeitsweise und die Geschwindigkeit, mit der ich Gerichte und Speisekarten zusammenstellen kann, erheblich verbessert.“