¿Cómo calcular el costo alimentario? Fórmulas para chefs y administradores de hostelería
Cómo hacer el escandallo de un plato y aumentar el rendimiento, estas son las primeras lecciones que aprende cualquier persona que trabaja en restauración.
Y con justa razón.
El porcentaje de costo alimentario por restaurante se sitúa entre el 28% y el 32% de todas las ventas, llegando a alcanzar el 45%
Estamos hablando de una cantidad enorme.
No hay nada peor que trabajar duro y ver que tus ganancias no aumentan, ¿no es así? Pero tranquilo, te tenemos una buena noticia: el coste de alimentos es algo que puedes controlar.
Controlar tu costo alimentario te ayudará a ahorrar dinero y a aumentar tu rendimiento sin necesidad de generar más ingresos.
Todo empieza con algunos cálculos básicos y las fórmulas correctas para determinar el costo alimentario adecuado para tu restaurante.
En este artículo veremos cuáles son los diferentes cálculos que debes hacer, qué fórmulas usar y, sobre todo, cómo te pueden ayudar a mantener bajo control tu coste de alimentos.
No tienes que preocuparte si algo te suena muy complicado. Hemos incluido muchos ejemplos para que todos los conceptos te queden lo más claro posible.
Empecemos con una ilustración sobre cómo el costo alimentario impacta tu GOP.
El GOP, o beneficio operativo bruto (por sus siglas en inglés) es la diferencia entre tu volumen de ventas y tus costes de operación, es decir, el costo alimentario, salarios y gastos fijos.
En este ejemplo, el costo alimentario asciende al 35% del volumen de ventas. Veamos lo que sucede con tu rendimiento cuando reduces tus costes en tan solo un 5%.
Prepárate.
Así es: el rendimiento crece en un impresionante 58,5%
¿Demasiado bueno para ser cierto?
En lo absoluto. Es más, piensa por un momento: junto con los gastos de personal y el alquiler, el coste de alimentos es el gasto más alto que hace cualquier negocio de comida. Incluso la más mínima reducción en el mismo tendrá un gran impacto en tus ganancias.
Para asegurarte de que tu negocio se mantenga a flote, es necesario calcular tu costo alimentario de manera regular y precisa.
Existen cuatro cálculos importas que tienes que considerar:
el costo alimentario real
porcentaje de costo alimentario
costo alimentario ideal
variación en costo alimentario
Comparar estas cifras te ayudará a ajustar tus flujos de trabajo y a aumentar tu rendimiento.
En primer lugar, veamos el costo alimentario.
¿Cómo calcular el costo alimentario real?
El costo alimentario real es el valor en el que tu inventario disminuye en un periodo concreto. En otras palabras, es la reducción de tu inventario representada en un valor monetario.
Muchos administradores utilizan el término ‘coste de bienes vendidos‘. Significa prácticamente lo mismo, pero este término también se utiliza en otras industrias más allá de la restauración. Si alguna vez ves la nomenclatura CoGS (sus siglas en inglés), sabrás a qué se refiere.
Calcular el costo alimentario real requiere de un recuento de inventario preciso. Existen muchas maneras de obtenerlo y, siendo sinceros, suelen ser realmente tediosas.
A nadie le gusta realizar un recuento de inventario. Toma demasiado tiempo y tienes que hacerla constantemente para poder conseguir conclusiones reveladoras. Sobre todo, es un dolor de cabeza sacar datos de recuentos diferentes hechos en momentos dispares.
Afortunadamente, hoy en día la tecnología es de gran ayuda. Los recuentos de inventario se pueden hacer desde una tablet, con lo cual no perderás información.
Si lo que quieres es ahorrar dinero para tu equipo y para ti mismo, echa un ojo a nuestro módulo de inventario.
Este te permite realizar tu recuento de manera digital, se integra con tu sistema de punto de venta (POS) y ajusta automáticamente tu estado y valores de inventario. El software genera sugerencias de compra y te permite hacer pedidos directamente a tus proveedores regulares.
Nunca más tendrás que descartar inventario sin utilizar.
Volviendo a lo nuestro, para determinar tu coste real, tienes que identificar cinco cosas:
Una periodo concreto a investigar, por ejemplo, la semana 34
El valor de inventario inicial para esa semana
Tus compras en ese periodo
El valor de inventario final
Ventas de la semana 34
Al principio de la semana 34 cuentas todo lo que tienes en inventario y multiplicas cada artículo por su valor monetario. Sumas todo para calcular tu valor de inventario inicial.
Añades el valor de tus nuevas compras de la semana 34 al valor de tu inventario inicial.
A esto le vas a restar el valor de tu inventario final (que habrás obtenido con un recuento al final del periodo que estás evaluando).
Una fuente muy útil: La guía definitiva para una gestión de inventario eficiente y rentable para restaurantes, hoteles y negocios de catering
La fórmula para el costo alimentario real es
Valor de inventario inicial + valor total de nuevas compras – valor de inventario final = costo alimentario real
Ejemplo de cómo calcular el costo alimentario real:
Inventario inicial = 10.000 Euros
Nuevas compras= 4.000 Euros
Inventario final = 11.000 Euros
costo alimentario real = 3.000 Euros
Para ver lo bien que funciona tu establecimiento comparado con otros restaurantes o servicios de comida, tienes que convertir tu costo alimentario real en un porcentaje de costo alimentario.
Ten en cuenta que el promedio en el sector se encuentra, dependiendo del tipo de negocio en el que estés, entre 28% y 32%.
Los restaurantes de comida rápida suelen situarse en la parte baja de este promedio, mientras que los restaurantes de gama alta suelen tener un costo alimentario más alto.
La razón es que los restaurantes de comida rápida tienen una ventaja de escala, aunque lo más común es que no cuenten con un software que les ayude a minimizar desperdicios o a mantener un inventario o sistema de pedidos eficiente.
Hablamos del mismo tipo de software que ayuda a hoteles y otras cadenas de comida a reducir sus costes, mantener la calidad y a contar con una plantilla satisfecha con su ambiente de trabajo.
¿Cómo calcular el porcentaje de costo alimentario?
La fórmula del porcentaje de costo alimentario es básicamente el costo alimentario real dividido por los ingresos en ese periodo.
Ejemplo de fórmula para calcular el porcentaje de costo alimentario:
Seguimos calculando el costo alimentario para la semana 34. Imaginemos que los ingresos para esa semana son de 9.000 Euros.
Esto nos da los siguientes valores:
costo alimentario real = 3.000 Euros
Ingresos = 9.000 Euros
El resultado es: 3.000/9.000 = 0,33 = 33%
El porcentaje de costo alimentario para la semana 34 es de 33%, lo cual es un valor alto.
Sigue leyendo para averiguar cuáles son las causas de un costo alimentario alto y qué puedes hacer para reducir tu porcentaje de costo alimentario.
Lo siguiente en nuestra lista de fórmulas importantes es el costo alimentario ideal.
¿Qué es el costo alimentario ideal?
El costo alimentario ideal es el coste esperado para un periodo específico según las recetas y el número de veces que ese plato de la carta ha sido vendido.
El costo alimentario ideal también se refiere al costo alimentario teórico u objetivo; teórico porque no tomas en cuenta tu reducción de inventario real.
Se le conoce como coste objetivo porque muestra exactamente lo que gastarías si tu producción fuera absolutamente impecable, es decir, en un mundo ideal donde no exista el desperdicio ni el robo y donde las porciones son siempre perfectas.
El costo alimentario ideal es el valor mínimo que podría tener tu costo alimentario real y se suele usar para calcular los precios de la carta y la ingeniería de menú. También es un elemento clave para calcular la variación de costo alimentario.
¿Cómo calcular el costo alimentario ideal?
Lo primero que tienes que hacer es determinar el costo alimentario para cada plato de la carta.
Luego multiplicas el precio de cada plato por el número de veces en que ha sido pedido en un periodo de tiempo concreto. En otras palabras, multiplicas por el número de ventas. Tu sistema POS debería poder mostrar tu mix de ventas fácilmente.
Suma el coste ideal para cada plato para determinar el costo alimentario ideal para este periodo.
Calcular el coste de recetas puede ser una tarea abrumadora si tienes una carta muy larga. No dejes que te detenga. Las fichas con costes precisos te ayudarán a crear cartas rentables.
La fórmula para el porcentaje de costo alimentario ideal es
La fórmula para calcular el porcentaje de comida ideal es el costo alimentario ideal dividido por los ingresos.
Crea una hoja de cálculo para calcular el costo alimentario para cada plato en tu carta
Una buena manera para empezar a calcular el coste de tus recetas es crear una hoja de cálculo en Excel o Google Sheets dedicada al costo alimentario para cada plato de la carta.
Es algo muy simple pero a la vez efectivo.
En la tabla, el costo alimentario ideal para cada plato se calcula según los ingredientes, porciones y precio del mismo.
Crea cinco columnas:
Plato de carta (con ingredientes)
Unidades
Cantidad usada
Coste por unidad
Coste por receta
Empieza a calcular el coste de tus recetas con una tabla de costes en Excel o Google Sheets
Haz una lista de los ingredientes para cada plato y la cantidad que se necesita de cada uno. Pon cada detalle en la hoja de cálculo. Usa la misma unidad de receta, por ejemplo, gramos, medida de volumen (cucharada, taza, etc) o número de piezas por ingrediente.
Al final de la columna, suma todos los valores para calcular el coste de receta. La suma del costo alimentario de todos los platos es el costo alimentario ideal de tu carta.
Si eres un genio de las hojas de cálculo, haz todo más fácil creando una lista separada con todos tus ingredientes, incluyendo tus precios y unidades actuales. Enlaza estas a la columna uno, dos y cuatro respectivamente.
De esta manera, cuando los precios cambien (y créenos que así será), no tendrás que actualizar cada elemento en cada tabla. Simplemente podrás actualizar la lista de ingredientes y con ellos todas las recetas verán su precio actualizado.
Calcula la variación de costo alimentario para saber si lo tienes bajo control
La variación de costo alimentario es la diferencia entre tu porcentaje de costo alimentario ideal y el real. Es la prueba definitiva para saber si tu costo alimentario está bajo control: cuanto más cerca de cero esté, mejor.
El porcentaje de costo alimentario ideal y el real te darán una idea de cómo tus locales están funcionando, pero solo una comparación entre ambos cálculos te dirá si el costo alimentario está bajo control.
Cuando el coste ideal, según tus recetas, y el volumen que realmente has utilizado coincidan, entonces significará que estás haciendo una labor impecable controlando tu costo alimentario.
Este ejemplo muestra cómo la variación de costo alimentario impacta en tu rendimiento bruto.
Veamos el caso de Big Bang Bagels, una cadena de comida rápida con 24 locales en Europa y el Reino Unido.
La dirección le pide a las administraciones de los locales en Bruselas y Ámsterdam que hagan una revisión de sus porcentajes de costo alimentario en la semana 34.
Veamos sus números:
Big Bang Bagels Bruselas:
costo alimentario real = 32,1% de ingresos
costo alimentario ideal = 29,5% de ingresos
La desviación entre ambas es de 2,6% de ingresos.
Big Bang Bagels Ámsterdam:
costo alimentario real = 32,8% de ingresos
costo alimentario ideal = 31,9% de ingresos
La variación es de solo de 0,9% de ingresos.
Conclusión: el costo alimentario en Ámsterdam es más alto, pero la gestión está haciendo un trabajo mucho mejor a la hora de mantener los costes bajo control. En comparación con el local de Ámsterdam, el de Bruselas tiene un 1,7% de costes de comida de más que se pueden evitar (2,6% – 0,9% = 1,7%).
Si te fijas únicamente en el costo alimentario real, puede parecer que al local de Bruselas le está yendo mejor que al de Ámsterdam, cuando en realidad hemos visto que el de Bruselas acumula pérdidas innecesarias.
¿Por qué?
Hagamos unos cuantos cálculos. Los ingresos para cada local son de 1.000.000 Euros. El 1,7% de costo alimentario que se puede evitar para el local de Bruselas asciende a unas pérdidas de 17.000 Euros.
¡Ups!
Ahora imagina tan solo que la variación de costo alimentario de la mitad de los locales de Big Bang Bagels sea tan alta como la de Bruselas.
Si fuese así, las pérdidas de ingresos ascenderían hasta la estratosférica cantidad de 204.000 Euros (12 x 17,000).
¡Tremendo!
Sin un buen control del costo alimentario, la dirección general nunca sabría que el rendimiento neto está sufriendo a causa de un pobre control de costes en Bruselas.
Una buena monitorización de los costes de comida, con el uso de las fórmulas adecuadas, ayudó a la administración a reconsiderar los procedimientos de operación estándar y a implementar mejores flujos de trabajo.
¿Quieres reducir tu costo de comida en tu restaurante o en tu cadena de hoteles? Hemos creado una lista con nuestros mejores tips en este artículo:
9 maneras de reducir tu costo alimentario sin comprometer la calidad de tu oferta.
Empieza a ahorrar dinero ahora mismo.
¿Cuáles son las causas de la variación de costo alimentario?
Si el costo alimentario real en tu restaurante u hotel es más alto que tu costo alimentario ideal (también conocido como teórico u objetivo), la razón siempre se puede rastrear a una u más de las siguientes siete causas:
Desperdicios
Tamaño de porciones
Mal procedimiento de recepción
Robo
Error en las cuentas
Ventas sin registrar
costo alimentario ideal modificado o incorrecto
¿Ves que tu variación de costo alimentario no para de crecer? Descubre consejos útiles y respuestas para recortar la distancia entre tu costo alimentario real e ideal en este artículo:
7 causas para la variación entre tu costo alimentario real e ideal.
John King de Pentahotel usa software para controlar su costo alimentario
El caso de estudio de John King es verdaderamente espectacular. Él es el chef ejecutivo de Pentahotels, una cadena mundial de hoteles.
John decidió utilizar un software para calcular su costo alimentario y así poder:
– ahorrar tiempo – optimizar sus resultados, – comparar el rendimiento de 26 hoteles a nivel mundial y – mejorar sus procedimientos operativos estandarizados
Esto es lo que tiene que decir.
Todo chef ejecutivo, administrador de hostelería o gerente de operación que lea esto estará de acuerdo con él: conseguir el coste de recetas adecuado e integrar los datos con las operaciones de cocina toma tiempo y requiere de innumerables hojas de cálculo.
Piensa tan solo en todas las partes de tu negocio que se ven afectadas por el costo alimentario:
El tiempo ahorrado con Apicbase es enorme. El cálculo del coste de los alimentos en las recetas es preciso y coherente, lo que repercute positivamente en los márgenes de todos los hoteles.
John King Chef Ejecutivo de Penta Hotels
En conclusión
La importancia del control del costo alimentario es algo que no se puede subestimar y debería estar en la parte alta de las prioridades de toda cocina profesional.
Hacer todos los cálculos de costo alimentario de manera manual es una buena práctica, pero si lo que quieres realmente es hacer tus operaciones de cocina más eficientes y que consuman menos tiempo, entonces lo que necesitas es empezar a utilizar un software profesional para restaurantes.
Para ayudarte, hemos creado una lista con ocho preguntas simples. Si tu respuesta a al menos una de ellas es un SÍ, entonces es muy recomendable que consideres tus opciones.
¿Listo para optimizar sus operaciones? Vea Apicbase en acción
Las principales empresas de catering, cocinas fantasma y marcas internacionales de restauración utilizan Apicbase a diario para gestionar el inventario, controlar los costes y fundamentar las decisiones operativas.
Geert Merckaert is the Content and Research Director at Apicbase and the producer of The Food Service Growth Show. He specialises in operational excellence, sustainability, and digital transformation in the restaurant and catering industry. Geert has a diverse background in content marketing, writing, and research, with previous roles in corporate finance at Bank van Breda, food marketing at VLAM, and the trade association Bakkers Vlaanderen. He holds degrees in Communications and Journalism from Plantijnhogeschool, as well as Art History from the Kunsthistorisch Instituut. During his studies, Geert spent nine years working weekends as a restaurant chef. He is dedicated to helping foodservice companies achieve sustainable growth through engaging and insightful content.