5 Best Practices voor Voorraadbeheer van Succesvolle Restaurants

Gebruik deze bewezen methodes voor voorraadbeheer in restaurants en voedingsbedrijven om de winstgevendheid van je zaak te verhogen.

Het is misschien even wennen, maar hou vol tot deze manier van werken een gewoonte is voor jou en je medewerkers. Je zal zien dat een complex, tijdrovend en soms ontmoedigende taak als stockbeheer verandert in een schat aan kostenbesparende inzichten…

… want dalende foodcosten en groeiende marges is exact wat je krijgt bij een goed beheer van de voorraad.

Horen we een luide zucht? Dat is normaal. Voorraadbeheer in restaurants is nu eenmaal een van de moeilijkste zaken om onder controle te houden.

Goed, dit gezegd zijnde, laten we focussen op waarom voorraadbeheer zo belangrijk is voor een succesvol restaurantbedrijf.

In dit artikel, deel ik vijf voorraad best practices voor restaurants. Het zijn aanbevolen werkwijzen voor een goede organisatie van je voorraadmanagement, en hoe je er de data uithaalt die je marges helpen verbeteren.

We hebben het over:

• Een systeem voor stocktellen (en hoe het vol te houden);;
• Voorraadberekeningen (en waarom ze belangrijk zijn);
• Voorspellen van de voorraadvraag;
• Hoe de stock opgeruimd en georganiseerd houden?;
• Foodwaste en fouten opvolgen (met discipline).

Ten slotte, bekijken we hoe software voor voorraadbeheer in voeding je tijd bespaart en je marges beschermt.

Laten we eraan beginnen…

5 Kostenbesparende Best Practices voor het Beheer van de Voorraad van je Restaurant

1. Hanteer een Systeem voor Stocktellingen

De eerste best practice voor de voorraad restaurant is – gebruik een eenduidig systeem voor stocktellingen en voorraadmanagement waar iedereen zich makkelijk aan kan houden.

Eender welk systeem

Bijvoorbeeld…

… duik eenmaal per week de voorraadkamer in en noteer de aantallen in een beduimeld notaboekje,

… of worstel je elke maand door Excel-rekenbladen en registreer alles in een dicht woud van rijen en kolommen.

Toegeven deze systemen zijn niet optimaal, maar als je vandaag enkel een jaarlijkse stocktelling doet dan is elk systeem een geweldige stap voorwaarts.

Dit gezegd zijnde, software voor voorraadbeheer in restaurants is duidelijk efficiënter.

Hierover dadelijk meer.

Welk systeem je ook verkiest – pen en papier, Excel, of een professionele software – zorg ervoor dat het uniform is en makkelijk uit te voeren:

• Tel de stock regelmatig (wekelijks en maandelijks, niet enkel jaarlijks) doe regelmatige steekproeven voor de duurdere producten (wijnen, de beste stukken vlees, en andere);
• Doe de tellingen telkens op hetzelfde moment (‘s morgens of ‘s avonds, wanneer het rustig is), en zorg ervoor dat je teams genoeg tijd hebben om een correcte telling te maken;
• Maak één iemand verantwoordelijk voor de stockcounts (chef-kok, line-chef, shift manager) – en laat een andere medewerker helpen, zodat iedereen het proces leert kennen;
• Zorg ervoor dat de voorraadgegevens beschikbaar zijn voor iedereen die ze nodig heeft (bijvoorbeeld een gedeelde map met de meest recente tellingen, de waste-registraties en fouten-rapporten)

Ten slotte, als het over systemen voor voorraadbeheer gaat – vertrouw dan niet op je buikgevoel, schattingen of een snelle visuele check van de stock.

Je kan er niet altijd toevallig pal op zitten en kleine fouten tikken snel aan, zeker je meerdere locaties beheert. De reële kosten van foute inschattingen nemen toe bij elke bijkomende outlet.

2. Gebruik voorraadberekeningen waar je echt iets uit leert

Voorraadbeheer in restaurants gaat niet louter over tellingen en cijfertjes.

Weten hoeveel er in je voorraadkamers zit, maakt je onderneming niet winstgevender.

Daarvoor moet je weten wat te doen met die cijfers en waarom. En dan spreken we over voorraadspecifieke berekeningen.

Deze rekensommetjes tonen hoe gezond je bedrijf is en waar de verliezen zich ophopen. Zo kan je via kleine en grote veranderingen de marges beschermen en verhogen.

In deze restaurant best practices tips lijsten we de belangrijkste voorraadberekeningen op. In veel professionele keukens wordt de Engelse term gebruikt, daarom vind je die tussen de haakjes.

• Stocktellingen (Stocktaking) – is een handmatige telling om de huidige inventaris van je voedingsbedrijf te controleren en vast te leggen. Het is een essentieel onderdeel van je voorraadbeheer, maar heeft ook invloed op inkoop, productie en verkoop.
• Zittende voorraad (Sitting inventory) – dit is de stock die je in huis hebt. Doorgaans wordt deze gemeten in de geldwaarde. Zo weet je hoeveel van de omzet vast zit in bederfbare producten. Die moet je dus zo snel mogelijk verwerken.
• Omloopsnelheid voorraad (Inventory turnover ratio) – dit is de snelheid waarmee de keuken de voorraad opgebruikt. Een nuttig cijfer voor beslissingen in verband met foodcost, prijsberekeningen van menu’s, het bestellen van inventaris en nog veel meer. Hou de maandelijkse omzet-ratio tussen 4 en 9 – een lager of hoger getal betekent dat je voorraad te klein of te groot is.
• Kosten verkochte goederen (Cost of goods sold) (CoGS) – dit is zijn de werkelijke kosten binnen een bepaalde periode. CoGS is zo bepalend voor je foodcostcontrole en bedrijfsbeslissingen dat we er een apart artikel over geschreven hebben – Hoe foodcost berekenen? Formules voor Chefs en F&B-managers.
• Par niveau (Par level) – de minimum hoeveelheid voorraad die je moet hebben om aan de vraag te voldoen (plus een beetje buffer). Als je de bestelling perfect afgestemd zijn op je par level dan moet je nooit ongebruikte inventaris afschrijven of klanten teleurstellen.
• Het theoretische en werkelijke verbruik en afwijking (Theoretical vs. actual usage and variance) – het theoretische of ideale verbruik is wat je verbruik zou moeten zijn op basis van je recepturen en de verkoopcijfers van een bepaalde periode. Het werkelijke verbruik is de mate waarin je voorraad in die periode geslonken is. Tussen theorie en werkelijkheid zit altijd een beetje afwijking door verspilling, diefstal, over-portionering en andere, maar je ultieme doel is natuurlijk om dat uit te sluiten en de afwijking zo klein mogelijk te houden.

In deze post vind je zeven oorzaken van afwijkingen tussen werkelijke en ideale foodcosten. Zo weet je waar je op moet letten als het verschil toeneemt.

3. Baseer Inkoop op Historische Trends

Ga met een fijn kammetje door je verkoopscijfers en je ziet snel patronen te voorschijn komen.

Bijvoorbeeld, dat je dure wijnen over de toonbank vliegen in december en tijdens valentijn, maar verkopen amper in april.

Of dat linzensoep, ondanks je verwoede pogingen, nooit een populaire gerecht geweest is.

Neem de tijd om historische verkoopgegevens te doorgronden en maak de transitie naar data-gedreven inkoop, je foodcost zal dalen en je blijft niet zitten met liters ongebruikte linzensoep.

In Apicbase kan je de historische voorraadgegevens en verkoopscijfers snel oproepen.

4. Hou voorraadkamers, koelruimtes en diepvriezers georganiseerd

Wil je de voorraad snel en efficiënt kunnen managen?

Dit is een voor de hand liggende, maar o zo belangrijke pro tip – zorg ervoor dat je teams de stockruimtes opgeruimd houden.

Stocktellingen zijn zo al moeilijk genoeg. Verdwaalde zakken bloem opsporen maakt het hele proces onnodig zwaar.

• Elke ingrediënt heeft zijn eigen plek – groenten zitten achteraan in de koeling, fruit vooraan en vlees in de diepvries. Als een product weggenomen wordt, maar niet helemaal opgebruikt, dan moet iedereen weten dat het de bedoeling is om alles meteen terug te zetten op de juiste plek. Organiseer de stock in productgroepen en label de schappen.
• Elk ingrediënt moet zichtbaar zijn – overlaad de schapruimte niet, dat maakt het tellen alleen maar moeilijker. Hou genoeg vrije ruimte om de getelde en ongetelde producten apart te houden.
• Maak een plattegrond van je voorraadkamer – ondersteun je medewerkers bij het op orde houden van de voorraad. Maak een plattegrond van de ruimtes waar je voeding stockeert: voorraadkamers, ijskasten en diepvriezers. Kleef de map op de respectievelijke deuren, zodat je keukenteams kunnen checken of ze voor de juiste deur staan.

Als voorraad op orde is, de ijskasten netjes en de schappen proper zijn dan win je ontzettend veel tijd bij stocktellingen.

5. Monitor Foodwaste & Voorraadfouten

Als je een bestelling moet terugnemen omdat er in de zaal een vergissing gebeurde dan gaat dat ten koste van je winstmarge.

Hetzelfde gebeurt als je een zak uien moet wegsmijten omdat ze slecht geworden zijn.

Het meest vervelende?

Je merkt het niet in de sales data – er is immers geen registratie van de porties die je wegsmijt.

Als je vervolgens enkel vertrouwt op POS-gegevens voor je voorraadbeheer, dan zitten je tellingen er altijd naast en heb je steeds een afwijking op de foodcost.

Enkele weken later, als je een stocktelling doet, heb je geen idee waarom de afwijking zo groot is. En zit je dus met een kost waar je de oorzaak niet van kent.

Registreer foodwaste en fouten in een uitgeprinte spreadsheet (bewaar er eentje in de keuken en aan de bar). Gebruik dit overzicht bij een voorraadcontrole om afwijkingen te traceren. Zo krijg je een goed zicht op de verliezen en kan je oplossingen zoeken om ze te vermijden.

In Apicbase registreer je de foodwaste meteen in het systeem. De gegevens worden automatisch verwerkt in de stockstatus en inkoopsuggesties.

Versterk voorraadbeheer in je restaurant met Apicbase

Als je de voorraad in je restaurant tot nu toe “op gevoel” hebt beheerd, dan zijn bovenstaande best practices voor voorraadbeheer een flinke stap voorwaarts naar een robuust en nauwkeurig systeem.

Anderzijds, als je echt je CoGs wil gaan monitoren en marges versterken dan loop je met Excel snel tegen de grenzen van je mogelijkheden aan.

Met de juiste software voor voorraadbeheer in restaurants volg je de inventaris-evoluties, salescijfers en inkopen dagelijks op (en niet enkel bij de maandelijkse stocktelling). Zo kan je meteen ingrijpen als het fout loopt en krijg je betere controle over de back-of-house.

Bij Apicbase tillen we voorraadbeheer naar een hoger niveau. Iets complex en tijdrovend wordt plots heel eenvoudig:

• Een gebruiksvriendelijk systeem zonder Excel-rekenbladen? Check
• Een overzicht van eerder sales en inkoop data om stock prognoses te verbeteren? Check
• Voorraad verminderen tot op portie-niveau én onverwerkte ingrediënten? Check
• Automatische stockcalculaties en percentages? Check
• Automatisch gegenereerde inkooplijsten op basis van par levels? Check
• Opvolgen van interne stock transfers voor bedrijven met meerdere vestigingen? Check
• Snelle toegang tot voorraadgegevens voor iedereen die ze nodig heeft? Check