Coronavirus: wat doen met je voorraad als je restaurant plots moet sluiten?

De maatregelen om de gevolgen van het coronavirus in te dijken zijn drastisch. Scholen gaan dicht, culturele instellingen sluiten de deuren en events worden afgelast of uitgesteld.

In België moeten restaurants verplicht de deuren sluiten en de kans is reeël dat ook in andere landen horecabedrijven hun activiteiten ernstig zullen moeten beperken of tijdelijk stilleggen.

Iedereen hoopt op een snelle oplossing, maar de economische gevolgen voor de sector zullen sowieso zwaar zijn.

In België zijn afhaling en thuisleveringen nog toegestaan, maar ter plaatse eten mag niet meer. Ook drive-ins kunnen nog. Hotels mogen tot nader order openblijven, behalve het restaurantgedeelte.

Als je plots de deuren van je restaurant moet sluiten sta je voor verschillende grote problemen, waarvan er eentje is: wat met de vers aangekochte producten en de bestaande voorraad?

We hebben een snelle brainstormsessie georganiseerd onder Apicbase-collega’s om een overzicht te maken van mogelijke oplossingen voor de voorraad en eventueel manieren om deze moeilijke periode toch enigszins zinvol te overbruggen.

Wat kan horeca doen tijdens de corona-sluiting?

Acuut-probleem: wat met verse producten?

Als er plaats is in je voorraadkamer of diepvriezers wil je verse producten zo snel mogelijk verwerken tot stockable items die in te vriezen zijn of een lange houdbaarheid hebben.

Enkele tips:

• Kruiden kan je drogen of verwerken in een olie en boter.
• Met groenten en fruit maak je lekkere chutneys
• Groenten pekelen is hip en het proces verlengt de houdbaarheid enorm
• Groenten kunnen in soepen, bouillions en sauzen of kunnen klaargemaakt worden tot basisgerecht voor andere recepten
• Vlees en vis zijn moelijker, maar als je gerechten op de kaart hebt staan zoals stoofpotjes, vissoepen en dergelijke dan kan je de verse producten verwerken en invriezen.
• Het doet pijn maar soms zit er niets anders op dan een goed stuk vlees te vermalen tot gehakt en in te vriezen. 

Hoe plaats maken in voorraadruimtes en diepvriezers?

1. Verkoop je stock rechtstreeks aan klanten, zoals o.a. Butcher Coffee deed.

Trouwe klanten steunen je wellicht graag op deze manier en mogelijk bereik je via sociale media nieuwe mensen die in de toekomst ook trouwe klanten kunnen worden.

2. Verkoop klaargemaakte porties uit de diepvries

Volg het FIFO-principe (first in first out) en verkoop de oudste porties, sauzen of sub-ingrediënten rechtstreeks aan klanten.

Zo maak je plaats om vers gemaakte producten in te vriezen en klanten kunnen iets lekkers van hun favoriete restaurant mee naar huis nemen.

3. Contacteer opvangcentra en sociale hulpverlening

Met verse producten kan je er doorgaans niet terecht, maar met dingen die op het punt staan hun vervaldatum te overschrijden wel.

Je ongebruikte voorraad wordt gebruikt om hulpbehoevende medeburgers bij te staan.

Als het echt niet anders kan, en je – om plaats maken in je voorrraad – producten naar de vuilnisbak moet verwijzen, kies dan eerste plaats voor dingen die een lage foodcost én productiekost hebben. Een zak ontdooide diepvrieskroketten kan je snel vervangen, voor een zelfgemaakte bouillion ligt dat veel moeilijker.

Maximaliseer alternatieve verkoopkanalen

Thuislevering blijft gespaard van corona-maatregelen. Als je ooit hebt willen experimenteren met een ghostkitchen dan is dit het moment om die mogelijkheid te onderzoeken.

Het is niet ideaal, maar de corona-situatie geeft je de gelegenheid om binnen je bestaande keuken(s) een productie die gericht is op thuislevering of afhaling te testen en evalueren.

1. Thuislevering

Organiseer je teams om hier ten volle op in te spelen. Promoot thuislevering via social media. Denk aan een aangepast menu of exclusieve gerechten om dit verkoopkanaal de volgende weken maximaal te benutten.

Start zelf een systeem voor thuislevering of maak gebruik van een derde partij zoals Deliveroo.

Vergeet een systeem als Deliverect niet om de inkomende bestellingen effeciënt op te volgen. 

Bekijk of het eventueel mogelijk is om medewerkers in te zetten om de leveringen uit te voeren.

2. Ophaling op restaurant

Heb je geen systeem voor aan-huis-levering dan is het een optie om een ophaling op restaurant te organiseren. Pas de ongebruikte zaalruimte aan om afhalers snel en efficiënt te bedienen.

3. Werk met Too Good To Go

Stop voedselverspilling. Onverkochte gerechten kunnen makkelijk aangeboden worden aan het uitgebreide netwerk van de efficiënte app Too Good To Go. 

Bescherm toekomstige inkomsten: waardebonnen

Neem nu al een optie op toekomstig succes door waardebonnen aan te bieden. Een waardebon is een alternatieve inkomstenstroom die je toelaat vandaag al inkomsten te genereren en productie te spreiden over de tijd.

Beloon klanten die je steunen door ze een kleine attentie te geven wanneer ze hun bon binnen enkele weken verzilveren. Weet dat een gratis koffie vaak al voldoende is om klanten een glimlach tot ver achter hun oren te bezorgen.

Werk samen met je leveranciers

Iedereen zit in hetzelfde schuitje. En niet alleen je onmiddellijke collega’s, maar ook je leveranciers. Ook hen treffen de corona-maatregelen midscheeps.

Bekijk of je iets samen kan doen. Ook leveranciers hebben bijvoorbeeld producten die verwerkt moeten worden, kan dat in een van jouw keukens?

In ieder geval, hoe gek het ook klinkt, dit is het juiste moment om de band met je leveranciers aan te trekken.

Show them some love.

Wat als een verplichte sluiting dreigende is, maar nog niet effectief?

Als je actief bent in een land waar restaurants nog open zijn, maar een sluiting vreest dan wil je alles wat je in huis hebt nog snel opwerken.

Bereid je goed voor.

Deze tips kunnen helpen.

1. Verkoop extra porties aan zittende klanten

Bied klanten die een tafeltje geboekt hebben de mogelijkheid om een extra portie te kopen voor thuis. Die kunnen ze meteen meenemen of op een afgesproken tijdstip ophalen.

Zo verdeel je de druk op je eigen je voorraadkamers over die van je klanten. Plus, je genereert vandaag extra inkomsten.

Denk aan extra doggy-bags of kies voor een duurzame oplossing door klanten aan te moedigen om een eigen bewaardoos mee te brengen.

2. Grotere porties & doggy-bags

Een andere optie is om tijdelijk de porties te vergroten. Het zal je foodcost niet ten goede komen, maar van ongebruikte producten weggooien wordt niemand gelukkig.

Eventueel kan je een kleine meerprijs vragen om de kosten te dekken.

Het is in beide gevallen belangrijk om heel duidelijk te communiceren aan je klanten wat het aanbod is en waarom.

Een grotere portie betekent ook dat niet iedereen zijn bord leeg zal krijgen. Denk aan voldoende doggy-bags.

3. Herbekijk recepten

Neem je recepten erbij en bekijk of ingrediënten vervangen kunnen worden door wat je nog in stock hebt. Ook hier, communiceer helder en duidelijk met je klanten als de aanpassingen gevoelig zijn.

4. Doe een promotie

Evident en efficiënt. Krijg op korte termijn extra klanten over de vloer door een interessante promotie te doen. Klanten worden er blij van en het geeft je de gelegenheid om op volle toeren te draaien tot de sluiting.

Hoe sterker uit de corona-crisis komen?

Dat de komende weken rustig worden op het vlak van verkoop staat vast. Dat wil niet zeggen dat je horecabedrijf er niet sterker uit zou kunnen komen.

Enkele opties om de vrijgekomen tijd slim te gebruiken en op volle kracht uit de corona-crisis te komen: 

• Train je team en organiseer de opleidingen die je wegens tijdsgebrek voor je uitgeschoven hebt
• Doe een volledige stocktelling
• Herorganiseer de voorraad
• Herbereken je recepten en neem je verkoopshistoriek onder de loep
• Onderzoek de kloof tussen werkelijke en ideale kosten en neem maatregelen
• Engineer je menu voor maximale winstgevendheid.
• Check en dubbelcheck de allergenen in je ingrediënten en stel de communicatie op punt.
• Evalueer je workflows en bekijk de efficiëntie van je foodcostbeheer, allergenenmanagement, margecontroles, stockbeheer, leveranciersopvolging en bestelsystemen.
• Als je nog geen software voor keukenbeheer gebruikt, is dit een moment om te bekijken of omschakelen iets voor jou is. 

Veel succes en zorg goed voor elkaar!