Wanneer overschakelen naar restaurant management software?

When to invest in restaurant management software
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google

Professionele keukens digitaliseren snel. De grote vraag is: wat is voor jou het juiste moment om te investeren in gespecialiseerde keukensoftware?

Wanneer ruil je Excel-spreadsheets in voor automatische foodcostberekeningen, slimme bestelsuggesties en digitaal voorraadbeheer?

We spraken met chef-koks, F&B-managers en foodserviceprofessionals en ontdekten acht knipperlichten die aangeven dat restaurantmanagementsoftware iets voor jou is.

8 signalen dat restaurant management software iets voor jou is

  1. Personeelsverloop kost je handenvol geld
  2. Je kent je foodcosts niet (of kan ze niet controleren)
  3. Je verliest geld omdat je ongebruikte voorraad moet afschrijven
  4. Bestellen is tijdrovend en vaak onnauwkeurig
  5. Allergenenrapportage houd je ‘s nachts wakker
  6. Je opent een tweede of meerdere vestigingen
  7. Je weet niet zeker of consistentie in elke vestiging gegarandeerd is
  8. Je softwaresystemen praten niet met elkaar

Laten we dieper ingaan op de redenen waarom horeca-professionals software kiezen hun restaurantkeukens te beheren.

Personeelsverloop kost je handenvol geld

workforce turnover in hospitality
Nieuw personeel wordt snel op de hoogte gebracht van de recepten en bereidingswijzen.

Vrees je dat een vaste werknemer ontslag zal nemen? Bezorgd dat een medewerker ziek wordt?

Het personeelsverloop in restaurants, en horeca in het algemeen, is een groot probleem. Als ondernemer ken je niet altijd de details van het operationele werk. Dat zorgt voor onzekerheid en als je meerdere locaties beheert, groeit dat gevoel van onzekerheid exponentieel.

  • Waar worden onze recepten opgeslagen en hoe worden ze gemaakt?
  • Zijn de sauzen bereid?
  • Is de voorraad geteld?
  • Waar is de inkooporder voor de levering van morgen?

Net als elke manager heb je controle nodig. Het bedrijf moet vlot blijven draaien, ook als iemand niet komt werken of besluit ontslag te nemen.

Je bent afhankelijk van je medewerkers. Dat maakt je bedrijf kwetsbaar. Als iemand het bedrijf verlaat, verdwijnt ook heel wat kennis en ervaring uit de zaak. Het vinden van goed keukenpersoneel is sowieso uiterst moeilijk. En het duurt lang voor een nieuwe medewerker helemaal is ingewerkt.

Restaurant management software heeft een receptenbibliotheek in de cloud en houdt alles bij: recepten, mise-en-placeplanning, bestellingen, voorraden, foodcosts, marges – er gaat nooit iets verloren.

De nieuwe collega gaat verder waar de vorige gebleven was. En dankzij praktische trainingsmodules zijn nieuwe teamleden snel op de hoogte van recepten en methodologieën.

2. Je kent je foodcosts niet (of kan ze niet controleren)

food cost restaurant management software
Margecontrole is cruciaal voor de winstgevendheid.

Hoeveel verdien je aan een chocoladedessert? Is het 2 euro, 5 euro of helemaal niets? Misschien is de verkoopprijs wel te laag en verdien je helemaal niets.

Naast het vinden van personeel is controle van de foodcost de grootste uitdaging voor elk horecabedrijf.

Voor veel restaurants is het berekenen van de foodcost giswerk. Begrijpelijk, want er zijn veel parameters en het lijkt alsof je de kosten nooit volledig in kaart zal kunnen brengen.

Het is verleidelijk om gemiddelden te gebruiken of individuele kosten weg te laten (hoe lang duurt het bijvoorbeeld om dat chocoladedessertje te maken?).

Het vervelende is dat je nooit echt weet hoeveel elk item op het menu oplevert. En je niet kan controleren of de marges stabiel zijn.

Nauwkeurigheid maakt het verschil.

Restaurantmanagementsoftware automatiseert kostprijsberekening en margecontrole.

De software berekent de kosten per portie en vergelijkt hoe goed je recepten het doen. Nauwkeurige berekeningen van de foodcost bieden een betrouwbare basis voor het bepalen van je marges.  Zo ontwikkel je menu’s met een optimale winstgevendheid.

Dat is een grote zorg minder.

Als de prijs van een ingrediënt verandert, past het systeem automatisch al je recepten, kostprijsberekeningen en marges aan. En het systeem laat je automatisch weten wanneer de winst daalt.

3. Je verliest geld omdat je ongebruikte voorraad moet afschrijven

inventory control
De uitdaging is om net genoeg in voorraad te hebben voor piekmomenten, maar zeker niet te veel.
Met een digitaal systeem krijg je de verhoudingen precies goed.

Voelt de stock soms aan als een groot vraagteken? Je bestelt elke dag, maar wat nadien gebeurt is een raadsel.

Om de foodcost onder controle te houden is het opvolgen van de voorraad is cruciaal.

De stock is je financiële hoeksteen. Elke dag zit er bedrijfskapitaal opgesloten in voorraadkamers en koelkasten. Je wilt hiervan zeker geen ongebruikte voorraden afschrijven. De foodcost zou door het dak gaan.

Bovendien verandert de voorraad voortdurend. Met elke verkoop verandert de samenstelling. Dat maakt het moeilijk om de voorraadstatus up-to-date te houden.

Een dagelijkse telling is vaak de enige manier om de stand van zaken te kennen, maar dat kost tijd. Tijd die je misschien niet hebt.

De uitdaging is om net genoeg voorraad te hebben voor piekmomenten, maar zeker niet te veel. Een digitaal systeem helpt je om de verhoudingen precies goed te krijgen.

Met een digitaal voorraadsysteem voor restaurants weet je altijd hoeveel je in voorraad hebt en wat de waarde is.

Dankzij een koppeling met je POS of kassasysteem past de software de voorraad bij elke verkoop automatisch aan en ligt het statusrapport klaar wanneer je het nodig hebt.

food management software for inventory
De juiste software voor voorraadbeheer vertelt je wat je moet bestellen en wanneer.

4. Bestellen is tijdrovend en vaak onnauwkeurig

Restaurant management software ordering apicbase
Chef-koks verliezen snel een uur per dag bij het bestellen.

Klinkt deze situatie bekend in de oren?

Na de mise-en-place tel je de voorraad en vinkt je alle items en hoeveelheden aan in je ingrediëntenlijst. Vervolgens open je de laptop en noteer wat je moet  bestellingen. De ene leverancier verwacht een e-mail, bij een andere gaat alles via een webshop en bij een derde geef je de bestelling telefonisch door. En af en toe gaat er zelfs nog een ouderwetse fax de deur uit.

Kortiom, bestellen is omslachtig. Chef-koks verliezen al snel een uur per dag.

Met restaurant management software is bestellen in vijf minuten gedaan.

Je slaat de tijdrovende delen over omdat ze automatisch gebeuren. Het systeem maakt een inkoopvoorstel op basis van je digitale voorraadstatus. Je controleert en bevestigt. De software stuurt de bestelling vervolgens door naar de leverancier van je keuze.

5. Allergenenlabels houden je 's nachts wakker

Het up-to-date houden van de allergeeninformatie bij je recepten is een doorlopende opdracht. Een restaurant management systeem doet het automatisch.

Het geven van allergeneninformatie en voedingswaarden is essentieel en in veel landen een wettelijke verplichting. Het beheer van al deze informatie zorgt voor grote kopzorgen bij veel ondernemers.

Om klanten juiste informatie te geven zijn robuuste procedures zijn nodig, vooral wanneer de menu’s regelmatig gewijzigd worden of de recepten aangepast.

Het up-to-date houden van de allergeeninformatie bij je recepten is een continue opdracht. Een food management systeem doet het automatisch.

De software slaat alle ingrediënten op, bewaart de allergenengegevens en controleert via officiële externe allergenendatabases.

Als je recept verandert – een nieuwe saus of ingrediënt – wordt de informatie over de voedingswaarden onmiddellijk aangepast.

Omdat de allergeengegevens in de cloud zitten, heeft elke vestiging op elk moment toegang tot de meest recente informatie. Medewerkers kunnen de allergenen en voedingswaarden van een recept onmiddellijk controleren op hun tablet. Keukenpersoneel drukt allergenenlabels af met een simpele druk op de knop.

Aansluitend op het printen van allergenenlabels, een korte toelichting bij het opleiden van je personeel – het is van het grootste belang dat je medewerkers weten hoe ze deze labels moeten lezen. Kennis over de 14 veel voorkomende voedselallergenen is een basisverantwoordelijkheid, net als weten in welke  ingrediënten ze terug te vinden zijn en hoe waarschijnlijk het is iemand te bedienen met een bepaalde allergie.

6. Je opent een tweede of meerdere vestigingen

Met een restaurant management systeem in de cloud volg je alle keukens centraal op en beheer je lokaal.

Restaurantmanagementsoftware is een must bij het openen van een tweede locatie omdat je de dagelijkse keukenprocessen niet meer zelf beheert, maar overlaat aan anderen.

Bij het openen van een tweede verkooppunt zijn er drie uitdagingen die zich onmiddellijk aandienen:

  • Hoe houd je het overzicht?
  • Hoe geef je kennis door aan nieuwe medewerkers?
  • Hoe zorg je ervoor dat medewerkers efficiënt werken op locatie?

Het antwoord op alle drie de vragen is de ontwikkeling van standaardprocedure. Procedures garanderen dat elke vestiging werkt zoals jij gepland hebt.

Met restaurant management software ontwikkel je snel standaardprocedures voor elke vestiging.

Het systeem bevat voor elke vestiging een receptenbibliotheek, technische fiches, handleidingen, taakbeheer, foodcostberekeningen en meer.

Met een restaurant management systeem in de cloud volg je alle keukens centraal op en beheer je lokaal.

kitchen management software outlet comparison
Met software om meerdere keukens te beheren heb je controle over je bedrijf.

7. Je weet niet zeker of consistentie in elke vestiging gegarandeerd is

restaurant management software consistency
Keukenpersoneel op de hoogte brengen van recepten en bereidingswijzen is tijdrovend. Een receptendatabase in de cloud met stap-voor-stap kook- en dresseervideo's maakt het werk van een executive chef een stuk eenvoudiger.

Consistentie is cruciaal bij de ontwikkeling van een horecamerk. Klanten verwachten dezelfde kwaliteit en herkenbare smaken in elk verkooppunt.

Voor culinaire consistentie zijn controle en een goede opleiding van het personeel nodig. Het is een tijdrovend maar essentieel onderdeel van het werk.

En vaak ook een kostbaar onderdeel van het werk, zeker wanneer chef-koks tussen wereldwijde verkooppunten heen en weer moeten reizen. Chef-koks zijn superhelden, maar zelfs zij kunnen niet overal tegelijk zijn.

Het opleiden van nieuw keukenpersoneel met recepten en methodologieën moet daarom zo efficiënt mogelijk gebeuren. Hoe meer tijd het kost om personeel op te leiden, hoe hoger de kosten. En die knabbelen je winst stilletjes weg.

Wanneer de klantervaring niet consistent is, gaat de loyaliteit van de klant omlaag.

Culinaire consistentie is in elk verkooppunt gegarandeerd met restaurant management software.

De receptendatabase, mise-en-placeplanning en allergeneninformatie zijn toegankelijk vanuit elke vestiging. Executive chefs kunnen foto’s, stap-voor-stap-productievideo’s en gedetailleerde beschrijvingen toevoegen en beschikbaar maken voor alle chefs, waar ook ter wereld, zonder ooit hun huis te verlaten.

8. Je softwaresystemen praten niet met elkaar

restaurant management software POS connection
Het is frustrerend als de systemen die je elke dag gebruikt niet gekoppelt zijn met elkaar. Je kopieer dezelfde gegevens van het ene systeem naar het andere. En het is onmogelijk om echte inzichten te verkrijgen.

Moderne technologie zoals POS-systemen, planningssoftware en digitale bestelmodules zijn onmisbaar in horeca.

Het is echter frustrerend om te beseffen dat de verschillende systemen niet integreren. Uiteindelijk voer je steeds dezelfde gegevens in of kopieer je ze van het ene systeem naar het andere.

Dat is tijdverspilling en omdat de systemen niet met elkaar praten is het onmogelijk om nuttige inzichten te verkrijgen. Bijvoorbeeld wanneer je bestelsysteem geen idee heeft wat er met de voorraad aan de hand is. Hoe kan je zo de bestellingen optimaliseren en de foodcsts tot een minimum beperken?

Restaurant management software werkt als een platform. Het brengt alle belangrijke gegevens samen.

Het beheer van alle keukenprocessen – menu-engineering, inkoop, verkoopgegevens, voorraad – in één dashboard is een enorme tijdsbesparing voor chef-koks en F&B managers.

Van receptencreatie tot voorraadbeheer, alles wordt bij elkaar gehouden. Het dashboard biedt ongeëvenaarde overzichten en betrouwbare inzichten.

Conclusie

Alle horeca-professionals die we spraken hadden één ding gemeen. Op een gegeven moment hadden ze het gevoel dat ze begraven werden onder spreadsheets en notitieboekjes. Het bijhouden van marges, foodwaste, voorraad, bestellingen, enz. is cruciaal voor de winstgevendheid, maar ook tijdrovend. En vaak onnauwkeurig.

Toen realiseerden ze zich dat ze, om verder te kunnen groeien, hun keukenprocessen moesten stroomlijnen en betrouwbare zakelijke inzichten genereren om te kunnen blijven groeien. Pen en papier gingen de deur uit en restaurantmanagementsoftware nam het over.

Breng je bedrijf naar een hoger niveau

Blijf de concurrentie voor met restaurant management software. Werk efficiënter, krijg waardevolle inzichten en gebruik de juiste tools om je omzet- en margedoelstellingen te halen.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Geert Merckaert

Geert Merckaert