Inkoopflexibiliteit: Koppel Meerdere Verpakkingen aan één Ingrediënt

De beste functies van Apicbase zijn intussen zo vanzelfsprekend dat we bijna vergeten hoe uniek ze zijn.

Neem deze bijvoorbeeld:

Meerdere leveranciers en verpakkingsgroottes aan één ingrediënt koppelen.

Het maakt niet uit of het om een doos, een kilo of een paar stuks gaat, je team kiest bij de bestelling wat voor hen het beste uitkomt.

Een paar weken geleden werkte ik samen met Dan, de operationeel manager van een caféketen met 37 vestigingen. Toen we zijn inkoopproces in kaart brachten, vertelde hij me:

“Met ons oude systeem konden we avocado’s niet per stuk bestellen, alleen per doos. Niet elke vestiging heeft een hele doos avocado’s nodig. Ik wil graag bestellen wat we echt nodig hebben, niet wat het systeem ons opdringt.”

Dit gebrek aan flexibiliteit kostte het bedrijf geld in de vorm van bedorven producten, last-minute boodschappen bij de buurtwinkel en onbetrouwbare gegevens.

Daarom liet ik hem zien hoe Apicbase het aanpakt.

Het Probleem: Niet Iedereen Wil Dezelfde Hoeveelheden

Neem nou het voorbeeld van de avocado’s. Die is niet weg te denken uit de restaurants van Dan.

• Locatie A, een rustig buurtcafé, heeft ongeveer 8 avocado’s per bestelling nodig.
• Locatie B, een drukke plek voor pendelaars, verbruikt er 30.

Hun belangrijkste leverancier verkoopt dozen van 24 stuks. Met hun oude inkoopsoftware kon je maar één besteloptie per ingrediënt kiezen. Dus moest elke vestiging een hele doos bestellen.

Een andere leverancier had ook verpakkingen van 6 stuks, maar die kon je niet selecteren in het systeem.

Dus moesten de managers van de vestigingen een oplossing bedenken.

Ze hadden drie opties:

• Een doos van 24 bestellen via het systeem en de helft weggooien.
• Zelf telefonisch verpakkingen van 6 bestellen.
• Naar de buurtwinkel rennen en het dubbele betalen.

Dit verknoeide de rapportage. De voorraad klopte niet, de CoGS-variantie sloeg nergens op en op sommige plaatsen was er echt belachelijk veel verspilling.

De Oplossing: Eén Ingrediënt, Oneindig Veel Mogelijkheden

Dat is waar Apicbase het verschil maakt.

Het systeem dwingt je niet om één bepaalde keuze te maken. In plaats daarvan maak je één ingrediënt aan en groepeer je alle beschikbare leveranciers en verpakkingsopties daaronder.

Het heeft dezelfde structuur als een map. Het ingrediënt is de map. En daarin vind je alle manieren waarop je het kunt kopen en bij wie. Elk team kiest uit een simpel keuzemenu wat het beste bij hen past.

Apicbase doet de rest.

Bijvoorbeeld:

Locatie A heeft 8 avocado’s nodig, daarom kiezen ze:

• 2 verpakkingen van 6 stuks van Leverancier B (12 avocado’s), of
• 1 verpakking van 6 stuks + 2 individuele stuks van Leverancier C (precies 8 stuks)

Locatie B heeft er 30 nodig. Zij kiezen voor:

• 1 verpakking met 24 stuks van Leverancier A + 1 verpakking van 6 stuks van Leverancier B

Alles gaat via Apicbase:

• De bestellingen worden geregistreerd
• De voorraadniveaus kloppen altijd
• De rapporten geven de realiteit weer

Eindeloze Flexibiliteit

Dankzij Apicbase kunnen de teams van Dan:

• De juiste hoeveelheid voor elke vestiging bestellen
• De beste leverancier en verpakkingsgrootte kiezen
• Telefonische bestellingen en ritjes naar de buurtwinkel vermijden
• De voorraad- en inkoopgegevens up-to-date en correct houden

In plaats van iedereen hetzelfde op te leggen, bestelt elk café nu gewoon wat het nodig heeft en Apicbase houdt elke bestelling bij.

Dat betekent:

• Minder verspilling
• Kostenbesparingen
• Lage CoGS-variantie
• Duidelijk overzicht van alle vestigingen

Of, zoals Dan het zei: “We hadden gewoon een systeem nodig dat niet hinderde.”