IT staat intussen niet meer aan de zijlijn in de horeca. Integendeel, het is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering geworden.
Technologie werd lange tijd gezien als iets bijkomstigs. Upgrades werden alleen doorgevoerd als de workflow niet meer werkte of als verouderde systemen niet meer te beheren waren.
Sterker nog, 94% van de restaurants grijpt alleen naar nieuwe technologie als het echt niet anders meer kan. Die manier van denken leidde tot een wirwar van verschillende tools die:
Niet schaalbaar zijn,
Niet met elkaar communiceren en
Onvoldoende ondersteuning bieden.
Maar daar komt verandering in.
Horecaondernemers zetten IT tegenwoordig centraal in hun bedrijfsvoering. Ze gooien hun bedrijf helemaal om met geïntegreerde systemen, in plaats van nieuwe tools aan oude processen te koppelen. IT heeft niet langer een ondersteunende functie, maar is een strategische infrastructuur geworden. En de tech-stack van restaurants groeit mee.
In dit artikel bespreken we hoe deze verandering in zijn werk gaat en wat je moet doen om de prestaties van je restaurant te verbeteren met behulp van IT.
Van Reactieve Uitgaven naar Slimme Investeringen
Technologie helpt je om je bedrijfsdoelen te halen.
Technologie in de horeca wordt van oudsher beschouwd als een kostenpost. Maar William Connors, voorheen werkzaam bij Wingstop en Noble Restaurant Group, ziet het anders:
Technologie mag je niet als een kostenpost zien. Het is een tool die tot hogere efficiëntie en groei leidt.
William Connors Voorheen werkzaam bij Wingstop en Noble Restaurant Group
Dit idee krijgt steeds meer aanhang. De meeste bedrijven die vandaag de dag bij Apicbase aankloppen, zijn niet meer op zoek naar een app om hun voorraad te tellen. Ze vragen: “Kunnen jullie ons helpen om een betrouwbaar en schaalbaar voorraadbeheer op te zetten waarmee we onze marges écht kunnen verhogen?”
Deze verschuiving van reactieve uitgaven naar proactieve planning is een duidelijk teken van digitale volwassenheid, zoals Carl Orsbourn aangaf tijdens The Food Service Growth Show.
En digitale volwassenheid draait de vraag helemaal om:
Niet “Wat gaat dit kosten?”
Maar “Wat gaat dit opleveren?”
We kijken naar een voorbeeld.
Sommige bedrijven twijfelen om de overstap van spreadsheets naar een platform als Apicbase te maken. Excel is immers bijna gratis. Die twijfel is best te snappen. Maar verhogen spreadsheets de prestaties? Waarschijnlijk niet. Apicbase daarentegen, als je alle mogelijkheden weet te benutten, verlaagt de food cost met gemiddeld 5%.
Voor een restaurantgroep met een omzet van € 30 miljoen per jaar en een food cost van 33%, is dat een besparing van € 1,5 miljoen per jaar. En dat is nog zonder rekening te houden met de hogere efficiëntie en de betere besluitvorming.
Geschatte jaarlijkse omzet
€ 30.000.000
Huidige food cost (33%)
€ 9.900.000
Geschatte food cost met Apicbase (28%)
€ 8.400.000
Jaarlijkse besparing op de food cost
€ 1.500.000
Onze klanten melden vaak dat ze na een volledige implementatie 5 tot 10 keer hun investering terugverdienen (ROI). Dat is wat een slimme IT-investering je kan opleveren. Technologie is niet het einddoel. Het is een manier om je bedrijfsdoelen te behalen.
Uit gesprekken met bedrijfsleiders blijkt dat gebruiksgemak en een goede integratie vandaag de dag belangrijker zijn dan de kosten en het aantal functies.
Dat is logisch: als een nieuw systeem het werk niet makkelijker maakt, dan zal het ook niet gebruikt worden. En als het niet wordt gebruikt, heeft het geen waarde.
Kortom, het moet gewoon goed in elkaar zitten. In drukke horecabedrijven hebben de medewerkers nu eenmaal geen tijd om ingewikkelde systemen te ontcijferen. Ze willen tools die je meteen snapt. Dat is waar Apicbase om draait.
Kandidaten willen weten of een werkgever dezelfde systemen gebruikt die zij vertrouwen.
Apicbase biedt aparte weergaven voor managers en medewerkers. De managers kunnen alles regelen en beschikken over extra functies, terwijl de keukenteams op hun tablets alleen zien wat ze nodig hebben om bestellingen te plaatsen, de voorraad te controleren, recepten te vinden en de allergeneninformatie te bekijken. Hierbij staan duidelijkheid en gebruiksgemak centraal.
Deze verandering heeft ook invloed op de manier waarop restaurants toptalent aantrekken en behouden. De technologie bepaalt vaak of mensen bij een bedrijf willen werken of blijven.
De tevredenheid van het personeel is een belangrijke graadmeter. De technologie die een bedrijf gebruikt, speelt nu ook een rol bij sollicitatiegesprekken.
Jonny Stevens Horeca-adviseur
Technologie speelt tegenwoordig zelfs een rol bij sollicitatiegesprekken, vooral voor hogere functies, zegt Chris Fletcher, de oprichter van Tech on Toast. Kandidaten willen weten of een werkgever dezelfde systemen gebruikt die zij vertrouwen, zoals geavanceerde voorraadbeheersoftware of tools voor recepten. Zo niet, dan vragen ze: “Kunnen we het krijgen?”
Mensen zijn steeds minder bereid om een stap achteruit te zetten. Als je eenmaal met geïntegreerde restaurantsystemen hebt gewerkt, wil je gewoon nooit meer terug naar spreadsheets of onhandige apps.
En dat zijn geen loze woorden. Het blijkt ook uit de cijfers. 31% van de nieuwe klanten van Apicbase zijn doorverwezen door gebruikers die van baan zijn veranderd en het platform aan hun nieuwe werkgever hebben aanbevolen.
Voor de kandidaten is het systeem waarmee een bedrijf werkt een teken van de waarde die het hecht aan een efficiënte bedrijfsvoering.
Het Voordeel van ‘Best-of-Breed’
Elk systeem heeft een eigen bedrijfsdomein en maakt verbinding via de gegevenslaag.
Veel restaurantketens gebruiken een wirwar van oude kassasystemen, spreadsheets en onsamenhangende tools om hun voorraad of inkoop te beheren. Elk systeem pakt één specifiek probleem aan. Maar ze werken niet samen.
Dit zorgt voor allerlei problemen:
Onduidelijke interfaces voor het personeel,
Weinig overzicht voor het management, en
Foutjes in de service die de ervaring van de gasten verpesten.
Het probleem zit ‘m vooral in geïsoleerde gegevens. Als je geen duidelijk overzicht hebt op de bedrijfsvoering, wordt innovatie een stuk moeilijker en gaan de prestaties achteruit. Daarom kiezen veel bedrijven voor een aanpak waarbij ze de beste systemen met elkaar combineren.
Ze kiezen specialiseerde systemen voor elk vakgebied (front-of-house, back-of-house, HR, financiën) en koppelen die aan elkaar via een gemeenschappelijke gegevenslaag. Tot voor kort dachten veel bedrijven dat ze één compleet totaalpakket moesten hebben. Dat moesten ze dan zelf ontwikkelen of inkopen bij één leverancier. Maar die manier van denken verdwijnt snel.
Systemen zoals SAP zijn ontzettend krachtig. Je kan er een olieraffinaderij mee runnen. Maar voor de horeca zijn ze veel te ingewikkeld.
Jornt Depreter Hoofd van de centrale bedrijfsdiensten bij Lunch Garden
Jornt Depreter, hoofd van de centrale bedrijfsdiensten bij Lunch Garden, verklaart de verandering: Systemen zoals SAP zijn ontzettend krachtig. Je kan er een olieraffinaderij mee runnen. Maar voor de horeca zijn ze veel te ingewikkeld. De ontwikkeling is duur, de integraties werken zelden zoals verwacht en de installatie duurt een eeuwigheid. Apicbase hoeft niet uitgelegd te worden, ze snappen meteen hoe het werkt. Je kan gelijk aan de slag, kost een stuk minder, is makkelijk te integreren en voorziet de nodige API-documentatie.
De ‘best-of-breed’-aanpak heeft ook nadelen. Het vereist meer interne verantwoordelijkheid, betere integratie en een duidelijke strategie. Maar het voordeel is flexibiliteit, duidelijkheid en controle.
Het best-of-breed-model werkt zo goed omdat het gebaseerd is op betrouwbare gegevens. De gegevens uit de kernsystemen komen terecht in een ‘data lake’. Casper van Tricht, manager integratiediensten bij It’s Us, ziet het zo:
Met een centraal datawarehouse heb je één plek waar je alles kunt vinden. Als er iets niet klopt, weet je meteen waar het vandaan komt.
Casper van Tricht Manager integratiediensten bij It’s Us
Bij oudere systemen kan het weken duren om een fout, zoals bijvoorbeeld te grote porties, op te sporen. Je moet namelijk gegevens exporteren uit verschillende tools die niet met elkaar verbonden zijn en hun eigen bestandsformaat en limieten hebben (als het überhaupt al mogelijk is). Maar met een datawarehouse kun je de cijfers makkelijker met elkaar vergelijken en naar het verleden kijken om te zien wat er precies is misgegaan.
Ook belangrijk is dat de best-of-breed-methode je veel flexibiliteit gunt. Als één restaurantsysteem niet meer werkt, kun je het gewoon vervangen zonder dat je de hele stack hoeft te vervangen. Dat betekent dat je niet vastzit aan één leverancier. Jij bepaalt de planning, niet de leverancier.
Hulp nodig om Apicbase op te zetten? Onze gecertificeerde partners staan voor je klaar. Zij regelen de implementatie, koppelen Apicbase aan je kassasysteem en leveranciers, trainen je team en helpen zelfs om je processen te optimaliseren. Kortom, ze zorgen ervoor dat het systeem naadloos aansluit op je bedrijfsvoering en snel resultaat oplevert.
De Opkomst van de IT-leider in de Horeca
De nieuwe generatie van IT-leiders snapt het allemaal: de systemen, de bedrijfsvoering en de financiën.
De technologie is te belangrijk en kan niet zomaar worden uitbesteed, aan de kant worden geschoven of ergens in de financiële afdeling worden weggemoffeld. Het is de kern van elk modern horecabedrijf. Er moet dus iemand de IT onder zijn hoede nemen.
Daarom worden functies als CTO, CIO en Hoofd Technologie steeds belangrijker in horecabedrijven. Dit zijn geen traditionele IT’ers (zoals mensen die netwerken en hardware beheren), maar strategische leiders.
Pieter Wellens, CTO en medeoprichter van Apicbase, zei het al:
Nieuwe IT-leiders begrijpen hoe gegevensmodellen de rapportage beïnvloeden. Hoe integraties de workflows vormgeven. En hoe elk systeem in het bedrijf past.
Pieter Wellens CTO en medeoprichter van Apicbase
Met andere woorden, ze snappen de systemen EN de bedrijfsvoering EN de financiën. Ze kennen het bedrijf door en door, en niet alleen de technologie. Ze kunnen strategische doelen omzetten in technische oplossingen. En ze zorgen ervoor dat de investeringen ook echt iets opleveren.
Johnny Bröms, Global Chief Digital & Tech bij Bastard Burgers, zegt in een interview met GlobalConnect: “Vroeger werd IT gezien als een ondersteunende functie. Nu speelt het een centrale rol in de prestaties van een bedrijf. Daarom moeten CIO’s niet alleen betrokken zijn bij technische roadmaps, maar ook bij de strategische planning.” Johnny werkt op het hoogste managementniveau van Bastard Burgers en begeleidt de langetermijninitiatieven van het bedrijf.
Maar de juiste tools kiezen en een strategie bedenken is slechts de helft van het werk. Het komt er vooral op aan hoe je veranderingen doorvoert. Een systeem kiezen is makkelijk. Het is de implementatie die het verschil maakt.
Ben je van plan om nieuwe technologie te implementeren? Controleer of je restaurants er klaar voor zijn.
Met deze test zie je hoe je bedrijf er nu voor staat en waar de taken, processen of communicatie niet goed op elkaar zijn afgestemd, wat je digitale transformatie in de weg kan staan.
Dit is waar IT-leiders echt het verschil maken. Zij staan aan het roer van de transformatie en volgen de belangrijkste richtlijnen voor restauranttechnologie. Ze werken samen met hun personeel, investeren in training en leggen uit waarom ze nieuwe technologie introduceren.
75% van de gesprekken die we met restauranthouders hebben, gaat over hoe je veranderingen doorvoert.
Het Fundament: Duidelijke Gegevens en Sterke Processen
Het grootste obstakel: “We hebben het altijd zo gedaan.”
Een van de dingen die vaak over het hoofd wordt gezien bij digitale transformatie is het feit dat je met technologie geen falende processen kunt repareren.
Het is geen wondermiddel. Als de gegevens een puinhoop zijn en de werkprocessen niet duidelijk zijn, zullen nieuwe systemen niet helpen.
De technologie legt gewoon extra nadruk op de bestaande kwaliteiten. Als de onderliggende processen niet deugen, zal de technologie alleen maar de zwakke plekken blootleggen.
Mateusz Kostrzębski Hoofd IT, Vapiano, voorheen bij AmRest en Dean & David
Dat is waarom de overstap van operationeel naar strategisch denken veel meer is dan alleen maar een paar nieuwe tools kiezen.
Het dwingt je om na te denken over hoe je bedrijf echt werkt:
Hoe de processen worden bepaald,
Hoe de gegevens worden gedeeld en
Hoe beslissingen worden genomen.
Het grootste obstakel? De ‘we hebben het altijd zo gedaan’-mentaliteit. De workflows die in de analoge wereld goed werkten, zijn niet automatisch geschikt voor de digitale wereld. En de problemen die vroeger verborgen bleven, komen nu sneller aan het licht.
Als je de basis voor elkaar hebt, is het systeem makkelijk in te stellen.
Maar bijna niemand is echt “helemaal klaar” bij de start van de implementatie. En dat is niet erg. De implementatie hoeft niet perfect te zijn. Je hebt gewoon een plan nodig. Maar ja, er zullen inderdaad enkele gebreken opduiken. Dat is goed. Als je de problemen kent, kun je ze oplossen.
En vaak zie je al verbeteringen voordat de nieuwe technologie helemaal is uitgerold.
Dit doet me denken aan een recente implementatie. De klant wilde de inkoop beter regelen.
Toen ze de ingrediënten, leveranciers en recepten in Apicbase gingen invoeren, gebeurden er vrijwel meteen twee dingen:
Er ontstond een duidelijke overlap bij de ingrediënten: ze kochten dezelfde producten in verschillende verpakkingen bij meerdere leveranciers. Door de inkoop te bundelen bij een paar hoofdleveranciers kregen ze flinke kortingen.
De minder rendabele recepten kwamen naar voren: Apicbase berekent automatisch de kosten van de recepten en de theoretische winstmarges van de gerechten. Het werd duidelijk dat verschillende menu-items hun beoogde marges niet haalden.
Deze restaurantketen wilde de inkoop aanpakken, maar nog voordat ze daar goed en wel mee begonnen waren, hadden ze al de belangrijkste processen gestandaardiseerd en de food cost onder controle gekregen.
Apicbase: de Kern van je Tech Stack
Een goede tech-stack voor restaurants begint bij een stevige basis. Apicbase is die basis. Het is speciaal ontworpen om je recepten te beheren, je voorraad te beheren en je inkoop en productie te optimaliseren.
Het staat rechtstreeks in verbinding met je datawarehouse en kassasysteem, zodat je altijd over de juiste kosten- en voorraadgegevens beschikt.
Dat betekent dat er minder fouten worden gemaakt, je marges beter worden en je team meer tijd heeft om de gasten te verwennen.
Wil je weten of Apicbase een goede match is voor de tech-stack van jouw restaurant?
Carl Jacobs is the co-founder and CEO of Apicbase, playing a crucial role in the company's growth and success since it started in 2017. With a background in cultural management and significant managerial experience, Carl has guided Apicbase to become a prominent player in the food service industry. Beyond his work at Apicbase, Carl is a mentor at Birdhouse, a respected startup accelerator, where he supports new entrepreneurs. As a public speaker, he shares his expertise on management, growth strategies, and digital transformation in the food service sector, offering valuable insights. In his podcast The Food Service Growth Show, Carl interviews leaders in the restaurant industry. Carl holds a Master’s degree in Cultural Management from the University of Antwerp and a Master’s in Art History and Archaeology from the Vrije Universiteit Brussel. This combination of cultural and business knowledge allows Carl to address challenges with a creative and strategic approach, making him an effective leader in the industry.