Waarom Digitalisering De Besluitvorming In Restaurants Bemoeilijkt

Steeds maar nieuwe technologieën implementeren is geen magische oplossing.

Integendeel, zo kunnen nieuwe systemen de zaken zelfs ingewikkelder maken.

Is dit een merkwaardige uitspraak voor de CEO van een technologiebedrijf? Natuurlijk, maar voordat je denkt dat ik gek ben geworden, leg ik het even uit.

De horeca is volop bezig met digitale transformatie. De afgelopen jaren is het gebruik van nieuwe technologieën explosief gestegen. En terecht. Digitale oplossingen vormen steeds meer de oplossing voor omslachtige, dure en foutgevoelige processen. De operationele efficiëntie is enorm verbeterd.

Maar ondanks alle voordelen duiken er ook problemen op.

Al deze nieuwe technologie levert enorme hoeveelheden gegevens op. Relevante informatie vinden is niet langer het probleem; het gaat nu vooral om wat die informatie inhoudt.

Bovendien kan sommige software niet communiceren met andere, waardoor het personeel de informatie zelf bij elkaar moet puzzelen. Het is alsof je een gigantische legpuzzel maakt zonder een plaatje als leidraad.

Wat ik hiermee wil zeggen is dat als we digitale transformatie puur blijven zien als ‘digitaliseren’, we het besluitvormingsproces ingewikkelder dreigen te maken. Als de systemen niet met elkaar in verbinding staan, kunnen gegevens verkeerd geïnterpreteerd worden.

Als we digitale transformatie puur blijven zien als ‘digitaliseren’, lopen we het risico dat we het besluitvormingsproces ingewikkelder maken.

Wat restaurants nodig hebben zijn digitale strategieën voor de lange termijn. De bedrijfsvoering moet verder gaan dan alleen maar het oplossen van dagdagelijkse problemen en zich in plaats daarvan richten op de cruciale vragen: Welke inzichten zijn essentieel? Welke systemen leveren betrouwbare gegevens? Communiceren deze systemen met elkaar?

In dit artikel ga ik dieper in op de laatste vraag, en ik kan je nu al vertellen dat technologische integraties de kern vormen van een gedegen digitale strategie.

Laten we het even op een rij zetten.

Sync of zink

Als CEO houd ik één oog op de toekomst gericht. We moeten ervoor zorgen dat de technologische investeringen van vandaag niet de misstappen van morgen zijn.

Pär Svensson, Key Account Manager bij Caspeco, vat de situatie het beste samen: “Er is een enorme hoeveelheid kennis beschikbaar. Helaas is er niet altijd een goede synchronisatie.”

Als de systemen niet met elkaar (willen) integreren, komen de gegevens in silo’s terecht. Hierdoor moet het management jongleren met allerlei uiteenlopende systemen, waarbij ze vaak hun toevlucht nemen tot handmatige gegevensoverdracht of Excel om alles bij elkaar te brengen – POS, e-commerce van leveranciers, voorraadbeheer, CRM enzovoort.

Dit is allesbehalve efficiënt, leidt tot een hogere werkdruk voor het personeel en verhoogt het risico op gegevensverlies en fouten, waardoor de resultaten onvermijdelijk in twijfel worden getrokken.

Tosca Eggenhuizen, Product Owner van de F&B Systems bij citizenM, beschrijft de frustratie. “We probeerden gegevens uit meerdere bronnen te verenigen, het koopgedrag van onze teams te volgen en al deze gegevens te bundelen. Dat kostte ons ontzettend veel tijd en uiteindelijk kregen we amper precieze inzichten. De frustratie liep dan ook aardig op.”

Hieruit blijkt dat, als we niet oppassen, het gebrek aan kwalitatieve integraties de bedrijfsvoering alleen maar ingewikkelder maakt in plaats van efficiënter.

Digitale transformatie wordt zo een zoektocht naar het einde van een regenboog; restaurants geloven misschien dat ze bijna volledig gegevensgestuurd zijn, maar door de gebrekkige integraties blijft de volledige transformatie steeds buiten bereik.

Carl Orsbourn, co-auteur van Delivering the Digital Restaurant, bevestigt dit: “De groeiende behoefte aan geharmoniseerde gegevens en gekoppelde svan systemen is niet zozeer een trend, maar een thema dat de adoptie van nieuwe technologieën in de weg staat, en daarmee ook de efficiëntie die het kan opleveren.”

Een symfonie van systemen

Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van de technologische oplossingen, moet je ervoor zorgen dat al je apps dezelfde taal spreken, dezelfde gegevens delen en allemaal bijdragen aan een eenduidig verhaal. 

Het is veel meer dan alleen maar investeren in kant-en-klare technologieën, zei Jay Bandy in een recent gesprek. Jay is directeur van Goliath Consulting Group, een in de VS gevestigd adviesbureau dat restaurantconcepten helpt om uit te groeien tot een onderneming met meerdere vestigingen.

“Een geïntegreerde digitale aanpak betekent dat het hele team op dezelfde golflengte zit. Dit creëert harmonie binnen het bedrijf. Het personeel beschikt over slechts één of twee informatiebronnen. Ze hoeven niet steeds verschillende apps of terminals te gebruiken. Alles is te vinden op één plek, waardoor je personeel bij de les blijft en meer tijd heeft om zich op de klanten te richten.”

API-alchemie: gegevens omzetten in goud

Stel je een scenario voor waarbij een klant een bestelling plaatst via een digitale kiosk.

In een optimaal geïntegreerd systeem leidt deze actie tot een reeks geautomatiseerde reacties – allergenen en voedingswaarden doorgeven, de bestelling naar de keuken sturen, de voorraad bijwerken, inkooporders aanmaken en de boekhouding waarschuwen voor aanstaande facturen.

Dit naadloze proces is het resultaat van een samenspel van diverse systemen zoals kassasystemen, voorraadbeheer en CRM-software, die allemaal perfect op elkaar zijn afgestemd.

Dit is het technologische ecosysteem van een restaurant.

Velen beschouwen het als de heilige graal onder de  ERP’s voor restaurants. Het goede nieuws is dat deze heilige graal haalbaar is, mits er aan één voorwaarde wordt voldaan. API’s en gestandaardiseerde gegevens zijn onmisbaar.

Dit zijn de pijlers van een krachtig technologisch ecosysteem.

• Gestandaardiseerde gegevens zorgen ervoor dat al je systemen dezelfde taal spreken. Als je soep eet, moet iedereen aan tafel een lepel als lepel zien en hem niet verwarren met een vork. Hetzelfde geldt voor je gegevens. Als de code ‘1klO66’ een glas Pepsi betekent in je kassa, dan moet die code over je hele ecosysteem dezelfde betekenis hebben. Zoniet weet je software niet wat wat is, hoe intelligent het ook mag zijn.

• API’s (Application Programming Interfaces) vormen dan weer de brug tussen de verschillende technologieën. Het is een verzameling regels en protocollen waarmee de ene software met de andere kan communiceren. Het is code. Softwareontwikkelaars zijn er dol op.

Stel je twee informatie-eilanden voor; het ene eiland bevat gegevens over je verkoop en het andere eiland gegevens over je voorraad. Via een API kan de informatie heen en weer stromen tussen beide eilanden. De ‘brug’ werkt beide systemen in realtime bij zonder handmatige invoer, zodat je efficiënt en foutloos te werk kunt gaan.

Als we de digitale transformatie in de horeca voort willen zetten en meer willen doen dan alleen maar dagdagelijkse problemen oplossen, dan zijn API’s en een zorgvuldig gegevensbeheer van essentieel belang.

Het is de bedoeling dat weom het volledige potentieel van de gegenereerde gegevens maximaal benutten. Of zoals Robert James Geller, Head of Digital bij Peter Pane uit Duitsland, het kort en bondig verwoordt: “Hoe meer gegevens de systemen produceren en hoe meer we er (zinvol) gebruik van kunnen maken, hoe groter de kans dat we de juiste beslissingen zullen nemen.”

Tot slot

Hoewel digitalisering veel voordelen met zich meebrengt, levert het ook uitdagingen op. De groeiende hoeveelheid gegevens uit verschillende bronnen en afdelingen is soms moeilijk te beheren. Om deze uitdaging aan te gaan, moeten softwaresystemen de gegevens naadloos met elkaar kunnen delen.

De belangrijkste stappen die hiervoor moeten worden genomen zijn: het ontwikkelen van betrouwbare API’s en het implementeren van digitale strategieën voor de lange termijn. Hiermee kunnen horecabedrijven relevante gegevens verzamelen en deze omzetten in bruikbare inzichten die de prestaties en het rendement ten goede zullen komen, zowel nu als in de toekomst.

Apicbase biedt een single source of truth die alles met elkaar verbindt.

Ellen Snel
Data Analyst at Restaurant Group Europe