Niet elk Restaurant ERP-Systeem is Geschikt voor Jou. 9 Antwoorden voor Horecabedrijven met Meerdere Vestigingen

Een horecaonderneming met meerdere vestigingen runnen is alsof je borden draaiende moet houden en tegelijkertijd jongleert met brandende fakkels.

Net wanneer je chefs vertrouwd zijn geraakt met het bestelsysteem in de ene vestiging, ontstaat er een probleem met de menucyclus in de andere.

Met elke nieuwe vestiging (en distributiekanaal) wordt er opnieuw een laag complexiteit toegevoegd aan een operatie die op zich al erg complex is.

Alsof er iemand nóg een extra brandende fakkel naar je gooit.

Een ERP-systeem voor restaurants brengt orde in de chaos. 

Het geeft je de mogelijkheid om je bedrijfsprocessen end-to-end opvolgen. Op die manier hoef je niet langer rond te lopen om allerlei brandjes te blussen, maar kun je je concentreren op verbeteringen die je omzet ook effectief ten goede komen—zoals het dichten van de kloof tussen je reële en theoretische foodcost.

Want daar zit je winst.

Als je chefs via het ERP-systeem bestellen met behulp van automatisering, maak je niet alleen hun leven gemakkelijker (geen voorraadtellingen meer ’s avonds laat), maar beschik je ook over de middelen om de voorraad in real-time bij te houden, zodat je volledige controle krijgt over je bedrijfsvoering (eindelijk!).

Kortom, ERP-software voor restaurants helpt je om met een gerust hart op de hoogte te blijven van alle bewegende onderdelen in je voedingszaak. 

Een systeem vinden dat goed bij je past, kan echter een zenuwslopende zoektocht zijn. 

Ik ga hier niet beweren: “zoek niet verder, Apicbase is het ERP dat je zoekt.” Die uitspraak zou waar kunnen zijn, maar dat weet je pas zeker na een gesprek over je doelstellingen en uitdagingen (we zijn evenmin perfect voor elk horecabedrijf, dus het is beter om geen grote beloften te maken). Begrijp me niet verkeerd, we willen dat gesprek graag met je voeren, maar dat is niet waarom we hier zijn.

Een restaurant ERP-systeem roept vragen op, en wij zijn er om ze te beantwoorden.

Die zijn de meest prangende vragen die beheerders van restaurants met meerdere vestigingen en horeca-ondernemingen hebben over ERP-software.

Alles wat je moet weten over ERP-software voor restaurants

1. Wat is Enterprise Resource Planning (ERP)?

Enterprise resource planning (ERP) is een proces dat door bedrijven gebruikt wordt om de belangrijke onderdelen van hun bedrijf te beheren en te combineren. 

Veel ERP-programma’s zijn erg belangrijk voor bedrijven, omdat ze hen helpen bij de implementatie van resource planning door alle processen die nodig zijn om hun bedrijf te runnen te bundelen in één enkel systeem.

Een ERP-systeem kan ook planning, inkoop, verkoop, marketing, financiën, personeelszaken, en dergelijke verwerken.

BELANGRIJKSTE CONCLUSIES

• ERP-software kan alle processen bundelen die nodig zijn om een bedrijf te runnen.

• ERP-oplossingen zijn in de loop der jaren sterk geëvolueerd, en veel ervan zijn nu typische web-based toepassingen die door gebruikers van op afstand geraadpleegd kunnen worden.
• Enkele voordelen van ERP omvatten de vrije uitwisseling van communicatie tussen bedrijfsafdelingen, één enkele bron van informatie, en nauwkeurige, real-time gegevensrapportage.
• Als een bedrijf het niet zorgvuldig implementeert, kan het gebeuren dat het ERP-systeem niet doeltreffend werkt.

 (Bron: Investopedia)

2. Wat is het beste ERP voor mijn horecazaak?

Elke restaurantonderneming is anders. Algemene ERP-systemen zijn vaak niet opgewassen tegen de complexiteit van de horecasector.

Zeker nu concepten als virtuele restaurants, allerlei dark kitchen business modellen and centrale productiekeukens meer ingeburgerd geraken, en vaak zelfs de norm geworden zijn voor restaurantketens.

Moderne restaurants doen steeds vaker een beroep op puntoplossingen om specifieke problemen op te lossen. Het is dus belangrijk dat je je bewust bent van het onderscheid tussen een puntoplossing en een platform. 

Een puntoplossing is ontworpen om één specifiek probleem op te lossen. Daarnaast heb je een platform. Dat richt zich op een reeks verwante taken en kan integreren met relevante puntoplossingen of andere platforms. Platforms bieden een flexibele manier om een op maat gemaakt holistisch systeem te creëren dat in staat is om de processen van begin tot eind in de gaten te houden.

Als je ‘ERP’ ziet staan, dan denk je mogelijk aan oude legacy-systemen. Degene die draaiden op lompe hardware en tegen hoge kosten geïnstalleerd en onderhouden moesten worden. De nieuwste ERP-systemen zijn heel anders. 

Met een SaaS-oplossing die je gegevens in de cloud bewaart, vermijd je grote voorafgaande investeringen zoals het installeren van servers in het restaurant. Cloud-based software is altijd toegankelijk en integreert met andere restaurant systemen.

Het beste ERP voor een groeiende foodonderneming is ongetwijfeld een modulair cloudplatform. Op die manier kan je je eigen systeem samenstellen met de onderdelen die jij nodig hebt. Bovendien ben je zeker dat gegevens vrij kunnen circuleren binnen het ecosysteem van je restaurants, zodat je steeds betrouwbare rapporten om op te sturen binnen handbereik hebt.

3. Wat is het voornaamste doel van ERP-software voor restaurants?

Het doel van ERP-software is drieledig:

1. De efficiëntie bevorderen en het personeel ontlasten door processen te vereenvoudigen
2. Automatisering invoeren om tijd en geld te besparen
3. Datadeling doorheen het bedrijf mogelijk maken (en blinde vlekken door datasilos uitsluiten).

Betere gegevensuitwisseling leidt tot betere besluitvorming, wat dan weer tot duurzame winstgevendheid leidt; waardoor groei mogelijk wordt.

4. Wat zijn de voornaamste voordelen van ERP-software voor F&B?

Het uiteindelijke voordeel is dat je bedrijf rendabeler wordt. ERP-software voor horeca stimuleert de rendabiliteit door:

• Efficiënter te werken en de arbeidskosten te verlagen
• Het moreel van het personeel te verbeteren
• De foodcost en foodwaste terug te dringen
• Verwijderen van datasolo’s en verbeteren van rapportage
• Betere naleving van de wettelijke voorschriften 
• Beter kwaliteitsbeheer en consistentie
• Betere klantenservice

5. Hoe helpt ERP-software bij centraal keukenbeheer?

Een centrale keuken kan de productie en de toeleveringsketen voor grote catering- en restaurantbedrijven een stuk efficiënter maken. Batchverwerking bevordert bijvoorbeeld een efficiënte distributie over meerdere vestigingen. Voorraden komen aan op een plaats die speciaal gebouwd is om ze op een efficiënte manier te ontvangen.

Met een ERP-systeem voor centrale keukens worden artikelen bijgehouden en veilig opgeslagen. Dit is belangrijk omdat oplopende foodcosts vaak te wijten zijn aan slechte ontvangstprocedures en minimale opvolging van interne bestellingen.

Er zijn talloze voordelen aan een centrale keuken, maar het nadeel is dat ze soms moeilijk te beheren zijn. Efficiënte communicatie tussen de centrale productiekeukens en lokale verkooppunten blijft een uitdaging. 

ERP-software helpt je om de controle te behouden en de voordelen optimaal te benutten. Als alle gegevens in de cloud beschikbaar zijn, kunnen managers meerdere vestigingen monitoren vanop hun laptop en zo beter sturen.

Bovendien kan een op maat gemaakte productiekeuken uitgerust worden met software die koppelt met het ERP. Bijvoorbeeld een keuken-displaysysteem dat voor elk werkstation een duidelijke taakbeschrijving weergeeft.

6. Hoe helpt een ERP bij receptbeheer?

Recepturen zijn het centrale element van ERP-software voor horeca.

Gestandaardiseerde recepten zijn de sleutel tot efficiëntie. Je recepten zijn je kerngegevens. Ze voeden alle andere back-of-house processen. Als het op software voor receptbeheer aankomt, mag je geen toegevingen doen. Die moet gewoon van topkwaliteit zijn. Dat is de reden waarom algemene ERP-systemen die aangepast zijn voor de F&B-sector bijna altijd beperkingen hebben. Ze kunnen niet overweg met de complexiteit van F&B-management.

Alleen als je nauwkeurige ingrediëntenhoeveelheden hebt, duidelijke MEP’s en gestandaardiseerde werkprocedures, kun je herhaalbare resultaten bereiken ÉN over de hele onderneming consistente data genereren.

ERP-systemen met receptbeheer helpen om:

• Recepten op uniforme wijze te categoriseren
• De productconsistentie te verbeteren
• Voedselverspilling te beperken
• De foodcost te bedwingen
• Nauwkeurige inkoopvoorspellingen te maken
• Handmatige overdrachten tussen afdelingen te vermijden
• Allergenen en voedingswaarden met 100% nauwkeurigheid bij te houden
• Menselijke fouten te voorkomen

Algemeen gesproken moet een ERP-systeem je ‘single source of truth‘ zijn voor alles wat met je recepturen te maken heeft.

7. Waarom schieten ERP-systemen tekort?

Een ERP brengt enorme potentiële voordelen met zich mee, maar ook enkele te vermijden valkuilen. Dit zijn de meest voorkomende redenen voor moeilijkheden bij de implementatie van een ERP voor restaurantketens:

• De bedrijfscultuur is niet klaar om de digitale transformatie te omarmen

• De protocollen zijn niet gestandaardiseerd
• Er zijn geen realistische doelen en verwachtingen gesteld
• Gebrek aan bekwame projectmanagers
• De productieprocessen en receptgegevens zijn niet duidelijk omschreven
• De taak van gegevensmigratie wordt onderschat
  
  Houd deze zaken in gedachten als je een ERP-systeem wilt implementeren in je horeca-onderneming.

8. Hoeveel opleiding is nodig om een ERP voor restaurants te gebruiken?

Een digitale transformatie vereenvoudigt de communicatie en de besluitvorming, maar om daar te komen moet je je personeel aan boord zien te krijgen. Dat is niet altijd gemakkelijk.

Een cloud-based ERP-systeem moet intuïtief te gebruiken zijn. Het personeel moet de nieuwe manier van werken snel kunnen oppikken en het systeem moet hun werk vereenvoudigen. Maar zelfs als die voorwaarden vervuld zijn, kunnen er zich toch problemen voordoen.

Dat is waarom change management nodig is. Soms is het aanstellen van een gespecialiseerde manager nodig of, bij complexe bedrijfsmodellen, een projectteam. Wanneer goed uitgevoerd, zijn verdienen deze investeringen zichzelf vele malen terug.

Uiteindelijk hangt de omvang van de opleidingsnoden af van de grootte en complexiteit van je bedrijf. Maar een cloud-based systeem met de juiste integraties en een toegewijd ondersteuningsteam maakt het proces veel eenvoudiger.

9. Welke eigenschappen moet een ERP voor restaurants zeker hebben?

Als het op de back-of-house aankomt, zijn dit de kernmodules die je nodig hebt voor performante restaurant ERP-software.

• Menu-engineering 
• Verkoopanalyse
• Voorraadbeheer
• Inkoopbeheer
• HACCP & taakplanning
• Menuplanning
• Productieplanning

Zorg er ook voor dat deze eigenschappen aanwezig zijn: 

• SaaS en cloudbased platform.
• Robuuste API’s om gegevens te delen tussen ePOS, F&B management, boekhouding en personeelsplanning.
• De mogelijkheid om gebruikersrechten toe te kennen.
• Degelijke rapportagemogelijkheden en duidelijke dashboards.
• Het vermogen om nieuwe vestigingen zonder gedoe aan te sluiten.

Conclusie: kies een restaurant ERP-systeem dat kan schalen, zonder complexiteit toe te voegen.

Welke ERP-oplossing je ook kiest, het moet er één zijn die je medewerkers graag willen gebruiken. Ga er niet van uit dat de mensen zomaar de oude manier van werken laten varen en nieuwe technologieën zullen omarmen. Change management zal altijd een belangrijk onderdeel zijn van het ERP-implementatieproces. Zelfs als het systeem van je keuze beweert een plug-and-playoplossing te zijn (voor de duidelijkheid: dat is het nooit).

Als je koks bestellingen blijven doorbellen in plaats van de ingebouwde geautomatiseerde bestelsystemen te gebruiken, geniet je niet van de voordelen die je krijgt wanneer je leveranciers inlaadt en bestelgegevens monitort in de cloud. 

Dit brengt ons bij een cruciaal onderdeel van ERP-systemen voor restaurants en voedingsbedrijven. De software die je kiest moet je niet alleen in staat stellen om processen end-to-end op te volgen. Het moet ook inzichten opleveren voor optimalisatie en groei.

En als het bedrijf groeit, moet je ERP-systeem mee kunnen groeien, zonder extra complexiteit toe te voegen. Integendeel, het moet aan elke stap die je neemt duidelijkheid en efficiëntie toevoegen.

Daarom is een modulair cloud-based platform met een uitstekende support en robuuste API’s de beste oplossing voor horeca-ondernemingen met meerdere vestigingen.