Apicbase is van Cruciaal Belang voor Onze Snelle Groei

Tosca Eggenhuizen

Producteigenaar F&B-systemen

Bedrijfsgrootte

24 vestigingen in Europa, de Verenigde Staten & Azië
In voorbereiding: 40 vestigingen tegen 2024

Soort bedrijf

Hotelketen

Modules

Menu engineering
Inkoop
Voorraadbeheer
Verkoopanalyse
Boekhouding
Barcode scanner app

Een Betere Hotelervaring. Minder Voorraadtellingen

CitizenM is van ongekende klasse. De snelgroeiende hotelketen wil de gasten vooral een ongeëvenaarde hotelrvaring bieden.

‘Een nieuw soort hotel voor moderne reizigers’, zegt Tosca Eggenhuizen, Producteigenaar F&B-systemen, over citizenM.

Het verschil zit in hun aanpak van de bedrijfsvoering. In plaats van in afdelingen te werken, is citizenM horizontaal opgezet om aan te sluiten op de natuurlijke manier waarop gasten met een hotel omgaan.

De taken van het personeel, bijvoorbeeld, zijn niet beperkt tot één specifieke ruimte, zoals de keuken. De ambassadeurs, zoals ze genoemd worden, begeleiden de gasten bij elk aspect van hun verblijf, van het inchecken tot de cocktails, het ontbijt en alles daar tussenin.

Als de nadruk op de hotelervaring ligt, moeten de medewerkers hun volledige aandacht kunnen wijden aan de gasten. CitizenM wil niet dat het personeel zich druk maakt over de administratie of urenlang bezig is met voorraadtellingen en het nakijken van F&B-inkopen.

Wat citizenM nog unieker maakt is het razendsnelle tempo van hun schaalvergroting. Alleen al in de laatste zeven maanden introduceerden ze Apicbase in 16 hotels, verspreid over 3 continenten, en trainden ze meer dan 300 mensen.

Tosca Eggenhuizen - citizenM

Een 2% foodcostdaling doorheen de keten

"We zagen al snel een aanzienlijke verbetering. Apicbase zorgt ervoor dat we nooit de details over het hoofd zien die werkelijk invloed hebben op onze bedrijfsresultaten", zegt Tosca Eggenhuizen.

F&B-prestaties verhogen

‘We maakten ons op voor een snelle expansie’, zegt Tosca. ‘We moesten de F&B-prestaties onder controle krijgen’.

Als bedrijven schalen, schalen inefficiënties meestal mee. Het probleem was dat Tosca geen betrouwbare gegevens had om op voort te bouwen.

‘Ik probeerde gegevens van facturen, inkooporders, e-mails met elkaar in overeenstemming te brengen en probeerde het koopgedrag van onze hotelteams te achterhalen’, herinnert ze zich. ‘Uiteindelijk hadden we nauwelijks bruikbare inzichten omdat er zoveel variabelen waren’.

We moesten onze aandacht verleggen van Google Sheets naar automatisering.

‘We beseften dat als we onze expansiedoelen wilden halen, we ons moesten concentreren op de automatisering van het F&B-beheer en niet zoveel tijd mochten besteden aan het doorgronden van Google Sheets.’

Er stond veel op het spel

Ten eerste wilde Tosca de hotelteams verlossen van omslachtige administratie. ‘Ze moeten zich kunnen concentreren op de hotelervaring van de gasten.’

Ten tweede moest ze de foutmarge verkleinen. ‘Omdat er zoveel mensen in de F&B werkten, was het moeilijk om bij te houden wie wat deed.’

Ten derde had het hoofdkwartier toegang nodig tot bruikbare gegevens. ‘We beheren alle vestigingen vanuit een centraal punt. Duidelijke gegevens geven ons de mogelijkheid om voortdurend processen te verbeteren en fouten op te sporen voor ze uit de hand lopen.’

Tenslotte moest de nieuwe software het snelle tempo van de schaalvergroting aankunnen, en tegelijk naadloos integreren met citizenM’s technologisch ecosysteem, en met F&B verkopers.

Helder inzicht. Verhoogde betrokkenheid

We vroegen Tosca Eggenhuizen wat tot nu toe de impact is geweest van het gebruik van Apicbase.

‘We merkten al snel grote verbeteringen’, antwoordde ze.

  1. Grotere personeelsbetrokkenheid.  ‘F&B is onze tweede bron van inkomsten. Sinds Apicbase zijn de hotelteams merkbaar meer bij de zaak betrokken. Ze zorgen ervoor dat we nooit zonder voorraad komen te zitten en bieden altijd producten van hoge kwaliteit aan. Ze kijken er tegenwoordig zelfs naar uit om voorraadtellingen te doen’, lacht Tosca. ‘Het is zo snel’.
  2. Een duidelijk inzicht in de marges. ‘We hebben zicht op zowel onze theoretische als onze reële marges in alle markten. Of het nu een hotel in Seattle of in Kopenhagen is, we hebben steeds inzicht in onze tarieven, kunnen gemakkelijk anticiperen op de kosten en ons aanbod afstemmen op wat de gasten werkelijk willen.’
  3. Snelle groei. ‘Nieuwe mensen onboarden en opleiden kost doorgaans veel tijd en energie. Niet met Apicbase. We implementeerden het in 16 vestigingen in 3 continenten en hebben meer dan 300 mensen opgeleid in minder dan 7 maanden.’
  4. Een totaaloverzicht van de F&B. ‘We kunnen een product door het hele traject volgen, van inkoop tot voorraad en verkoop. Het gaf ons een uitvoerig inzicht in de relatie tussen de drie, waardoor het hoofdkwartier snel kan ingrijpen als er iets mis is.’
Use case citizenM

Het customer success team van Apicbase is geweldig

De snelheid en kwaliteit van de dienstverlening is erg hoog. En ze zijn zo enthousiast om bij te leren en zich te verbeteren. Dat is echt geweldig. Het is echt een supersuccesvolle relatie waarin we allebei groeien.

Als je een snelgroeiend F&B-bedrijf leidt, dan is Apicbase van cruciaal belang voor je groei.

Modules in gebruik

CitizenM hotels groeit snel, beheert de operaties volledig centraal en ontlast het hotelpersoneel door gebruik te maken van vijf Apicbase modules.

Menu engineering

Een centrale hub voor recepten, menu's & data. Toegankelijk voor het hele bedrijf.

Voorraad

Voorkom verspilling & tekorten. Houd de voorraad op elke locatie in de gaten.

Boekhouding

Houd toezicht op facturen, inkooporders en leveringsbonnen.

Inkoop

Bestel alleen wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt. Meer niet.

Verkoopanalyse

Signaleer bestsellers en flops. Ontwikkel rendabele & populaire producten.

Creëer een recept,
Bouw een imperium