Allergenen management in voeding – De Ultieme Gids voor Restaurant Managers & Executive Chefs.

Berichten in de media over allergie-incidenten drijven de waakzaamheid bij voedingsbedrijven flink op. Ook bij horeca-uitbaters die voedingsallergenen sowieso ernstig nemen.

Tijdens gesprekken met horeca-professionals steken dezelfde bezorgdheden vaak de kop op.

De bezorgdheden zijn o.a.:

• Onzekerheid over wet- en regelgeving rond voedselallergenen;
• Moeilijkheden bij het managen van allergenen in meerdere vestigingen;
• Gebrek aan kennis over aansprakelijkheid bij allergie-incidenten;
• Vragen bij personeelsopleiding en correcte communicatie over allergenen.

Als je ‘s nachts wakker ligt van vragen als deze, wees gerust, je bent niet alleen.

Bewaar de zucht van verlichting tot na het lezen van deze gids over allergenenbeheer. We tonen je hoe je, mits enkele eenvoudige ingrepen, een zaak opbouwt die oog heeft voor klanten met een voedselallergie.

In deze gids kom je alles te weten over

• Wat allergenen management voor restaurants en voedingsbedrijven precies is;
• Wereldwijde wet- en regelgeving inzake voedselallergieën (+ Natasha’s Law in het Verenigd Koninkrijk);)
• 14 veelvoorkomende voedselallergenen (en hoe de minder voorkomende in de gaten te houden);
• Hoe allergenen in recepten en menu’s opvolgen;
• Allergenenopleiding voor managers, zaalpersoneel en chefs;
• Hoe software kan helpen om allergenenbeheer in restaurants te stroomlijnen.

De inzichten uit deze gids – gekoppeld met efficiënte restaurant management software – helpen je om allergeenvrije maaltijden te serveren aan zelfs de meest veeleisende klanten, grip te krijgen op je aansprakelijkheid, reputatieschade te vermijden, je werking te stroomlijnen en je zaak te laten groeien.

2-4% van de volwassenen is allergisch voor ten minste één voedingsmiddel en 20% van de bevolking lijdt aan voedselintoleranties en -gevoeligheden.

Een voedselallergie is geen voedselvoorkeur. Het veroorzaakt ernstige ongemakken en een rits aan gezondheidsproblemen die soms medische hulp vereisen.

Wat is allergenenbeheer in restaurants en voedingsbedrijven?

Het allergenenbeheer is een gedocumenteerd systeem dat restaurants en voedingsbedrijven ontwikkelen om voedselallergenen in recepten te identificeren en op te volgen; om werknemers te trainen in het omgaan met allergene ingrediënten en om klanten te informaren over de aanwezigheid van voedselallergenen in maaltijden.

Allergenen in voeding: wet- en regelgeving

De eerste stap bij allergenen management is het kennen van de lokale wet- en regelgeving en hoe die van toepassing is op eetgelegenheden.

Hier vind je alvast een korte opsomming van de universele basisprincipes:

• Je bent verplicht om voedsel te serveren dat veilig is voor consumptie en waarvan de behandeling en bereiding in overeenstemming is met de Codex HACCP-principes (de Europese Unie).
• In alle EU-landen, inclusief België en Nederland, is het verplicht om de aanwezigheid van mogelijke voedselallergenen in uw menu-items duidelijke te communiceren. Dit kan door
  voedselallergenen informatie zichtbaar te maken in je zaak.
• Aanvullende informatie over allergenen moet beschikbaar zijn voor gasten die hierom vragen. In de meeste gevallen wordt dit mondeling gedaan (vandaar het belang van een
  allergenenopleiding voor personeel ), maar allergie-specifieke informatie in je menu’s en gespecialiseerde allergenenmatrices kunnen ook.

Als je internationaal actief bent dan is het toepassen van de allergenenwetgeving iets complexer, omdat de regels en inspecties hier en daar verschillen.

Desondanks, is het minder complex dan gedacht, eenmaal je de basisprincipes vast hebt.

Bijvoorbeeld, een op locatie zichtbare kennisgeving rond voedselallergie is verplicht in Europa, maar slechts een aanbeveling in andere landen.

Het is ook niet zo dat je personeel werkelijk alles over allergenen moet weten. In de VS moeten ze hun voedselallergenenkennis kunnen aantonen en de ergste symptomen herkennen. In de EU wordt dit echter niet expliciet geëist (een samenvatting van de regels vind je op de FAVV-website).

14 Veelvoorkomende Voedselallergenen

In de regelgeving voor de EU zijn volgende 14 veelvoorkomende allergenen opgenomen:

In de Verenigde Staten bevat de officiële lijst slechts acht allergenen – weekdieren en schelpdieren worden samengenomen en vijf voedingsmiddelen zijn niet opgenomen. Een uitsluiting als deze is niet ongebruikelijk – de wetenschap heeft ondertussen meer dan 160 voedselallergenen geïdentificeerd, de meerderheid zit niet in de regelgeving, omdat de zogenaamde ‘big 8’-groep verantwoordelijk is voor meer dan 90% van de voedselallergische reacties.

Omwille van juridisch jargon kan het echter lijken alsof het beheer van allergenen in restaurants gecompliceerd is en je allerlei rechtszaken riskeert.

In werkelijkheid kan je jezelf (en je klanten) beschermen door te focussen op twee zaken:

1. Ontwikkel kennis- en opleidingsprogramma’s voor je personeel, en
2. Gebruik een onfeilbaar – maar eenvoudig te hanteren systeem – om de ingrediënten in je gerechten op te volgen.

Okay, laten we allergenen management voor restaurants concreet maken.

Stap-voor-stap tonen we je wat je moet doen om in regel te blijven en allergie-incidenten in je horecabedrijf te voorkomen.

We beginnen bij de 14 meest voorkomende voedselallergenengroepen.

Hoe allergen opvolgen in recepten en menu’s?

Het opvolgen van allergenen in recepten en menu’s is cruciaal in je systeem voor allergenenbeheer.

Het lijkt vanzelfsprekend, maar het is te belangrijk om niet te vermelden: je moet weten wat de allergen zijn in alle voeding die je serveert.

Hoe kan je klanten anders correct informeren?

Elke allergenen management systeem die naam waardig moet een matrix bevatten met daarin de menu-items en hun allergenen.

Zo kan je front- en back-of-house-personeel snel antwoorden op vragen van klanten. Al wat ze moeten doen, is de allergenen matrix erbij nemen, het juiste gerecht zoeken met de bijhorende allergenen.

Het manueel opvolgen van allergenen in recepten doe je best in Excel of Google Sheets.

Even tussendoor: voor je aan je allergenen-matrix kan ontwikkelen, moet je de allergenen in je ingrediënten kennen. Je vindt ze op de verpakking of in de allergenendocumenten van je leveranciers.

Okay, terug naar het rekenblad voor allergenen.

In z’n meest basic vorm bevat je allergenen rekenblad twee pagina’s:

• een ingredientenlijst
• een allergenenmatrix

Laten we beginnen met de ingredientenlijst.

In de eerste kolom lijst je de ingrediënten op die je gebruikt, bijvoorbeeld tomatenpuree van het merk Altoni, enz.

Als je al een ingrediëntenlijst hebt voor foodcostberekeningen of voorraadbeheer, kan je die lijst hier opnieuw gebruiken.

In de volgende kolommen vermeld je de allergenen per ingrediënt.

Het zou er zo uit moeten zien.

Het valt niet te ontkennen: dit deel van allergenenbeheer is veel werk. Het goede nieuws is dat, eens je de allergenen per ingrediënt kent, het bouwen van je allergenen matrix makkelijk is.

Laten we verder gaan met de allergenenmatrix.

Die bevat twee hoofdcomponenten:

• Je menu-items of gerechten
• De 14 veel voorkomende voedselallergenen

Neem nu je recepturen erbij nemen en zoek de ingrediënten op in de lijst om de allergenen te kennen. Vervolgens vul je de allergenen-matrix aan.

Het zou er als volgt moeten uit zien:

Nu heb je een overzicht van je menu-items en hun allergenen.

Als je geen zin hebt om al het werk te doen gebruik dan zeker onze gratis allergenen matrix template pdf.

Download de gratis allergenen matrix template pdf hier.(Je vindt hem onderaan allergeneninformatie sjablonen).

Met een allergenen database die toegankelijk is voor je team (bijvoorbeeld via een app voor allergenen management), is het bijhouden van allergenen – onder welke naam ze ook verschijnen – minder tijdrovend en ingewikkeld.

Een app kan echter nooit al het werk doen, wat ons tot de kern van succesvol allergenen management brengt – een allergenen opleiding.

Allergenen opleiding voor managers, zaalpersoneel en chef-koks

Een voedselallergenenopleiding heeft drie doelstellingen:

• De bereiding van op maat gemaakte maaltijden voor klanten met een allergie mogelijk maken;
• Het nodige doen om incidenten te voorkomen;
• Ervoor zorgen dat je medewerkers snel en daadkrachtig reageren bij een zware allergische reactie (en zo levens kunnen redden). 

Er bestaat geen allergenen opleiding die voor iedereen goed is. Je kan dus niet zomaar een restaurant binnenstappen, de aanpak bestuderen, en dat beleid vervolgens kopiëren naar jouw zaak.

Dat zou sowieso een slecht idee zijn, want volgens een onderzoek van het Environmental Health Specialists Network (EHS-Net) genoot minder dan de helft van alle horecamedewerkers enige vorm van allergenenopleiding. Kortom, horecabedrijven die hier wel tijd voor maken zijn dun bezaaid.

Jouw restaurant kan er één zijn die er wel werk van maakt. Om dat te doen moet je je activiteiten doorlichten, zwakke punten identificeren en een opleidingsplan ontwikkelen dat die zwakke punten reduceert of elimineert.

Dit zijn vijf thema’s om je voedselallergieën training op te richten:

• Supply chain management – allergenenbeheer begint bij weten wat in je keuken binnenkomt. Zorg ervoor dat je keukenteams de intakeprocedures kennen en volgen. Iedereen moet in staat zijn om leveringen te ontvangen, de kwaliteit te controleren, onregelmatigheden te spotten en de allergeneninformatie na te kijken.
• Allergeen-specifieke kennis – zoals we al zeiden, sommige allergenen hebben verschillende benamingen. Overloop deze minder gangbare benamingen regelmatig met je personeel en zorg voor duidelijke visuele reminders in de keuken (zoals deze voedselallergenenposter).
• Open en eerlijke communicatie – leer je personeel om te vragen naar eventuele allergieën bij klanten en navraag te doen als het nodig is. Onder geen beding mag iemand een gokje wagen over de veiligheid van een gerecht. Als niemand het zeker weet, of het met zekerheid kan zeggen, laat dit dan duidelijk weten aan de klant.
• Reactie op allergie-noodgevallen – Mocht er een allergie-incident zijn in een van je restaurants, dan moet je zeker zijn dat je personeel weet hoe te reageren. Het belangrijkste is de hulpdiensten bellen en de allergische reactie nauwkeurig beschrijven. Als je een Epi-Pen op locatie hebt, zorg er dan voor dat iedereen weet hoe deze te gebruiken.
• Kruisbesmetting voorkomen – kruisbesmetting in de keuken is doorgaans de oorzaak van allergische reacties in restaurants. Dit vermijd je door de risicovolle punten te identificeren, bereiding en het kookgerei van allergeenvrije gerechten te scheiden van de rest, en de hygiëneregels te allen tijde strikt na te leven.

Zoals bij elke opleiding voor medewerkers wil je realistische doelen stellen en de kennis van je medewerkers af en toe testen. De quiz in onze uitgebreide training over voedselallergieën in restaurants helpt je daarbij.

Maakt software het managen van allergenen in gerechten makkelijker?

Het antwoord is duidelijk – ja, met de juiste hulpmiddelen stroomlijn en verbeter je de opvolging van allergenen in je restaurant.

Wanneer operations managers, chefs en horeca-ondernemers software en apps beginnen te gebruiken specifiek gericht op het beheer van allergenen in de gerechten op de kaart gebeurt doorgaans het volgende:

• Allergenenbeheer is minder tijdrovend en arbeidsintensief,
• Allergenenrapporten zijn altijd up-to-date,
• Miscommunicatie vermindert drastisch (lees: minder menselijke fouten),
• Elke vestiging beschikt over dezelfde info (ingrediënten, allergenenlijsten, recepten, menu’s),
• Er is minder nood aan controle, personeel kan zelfstandig werken.
• Je personeel heeft altijd, en op elk toestel, toegang tot de meest recente allergenen-informatie van elk menu-item.

Ondanks de voordelen van digitaal allergenen management kiezen veel horecabedrijven er nog steeds voor om allergenen handmatig te op te volgen.

71% is nog steeds afhankelijk van pen en papier voor allergenenbeheer.

Uit een onderzoek van Access uit 2020 – waaraan meer dan 120 restaurants, hotels en bars uit het Verenigd Koninkrijk deelnamen – blijkt dat 71% nog steeds vertrouwt op pen en papier.

Grotere ketens kiezen vaker voor een technologische oplossing, maar ook daar laten de cijfers te wensen over. Slechts 55% van ketens met meer dan 50 vestigingen gebruikt een allergenen management systeem.

Neem bijvoorbeeld deze herkenbare situatie: je verandert één (meestal onbelangrijk) ingrediënt in één recept.

Vergelijk nu de tijd die nodig is om alles handmatig aan te passen – en het aantal kansen op toevallige fouten dat toeneemt – met het gebruik van een app voor allergenen management.

Welke werkwijze verkies je?

Het is duidelijk dat een digitaal allergenen management je processen versnelt en minder foutgevoelig maakt, en snelle aanpassingen op meerdere vestigingen mogelijk maakt.

Bedienend personeel geeft aan dat communicatie over allergenen minder stresserend is wanneer ze geruggesteund worden door betrouwbare software.

Er is geen twijfel over het geven van de juiste informatie, de kans op fouten verkleint en ze winnen tijd omdat ze niet voortdurend naar de keuken moeten om navraag te doen.

Om af te ronden

Je kent nu alle ins- en outs van allergenenbeheer voor restaurants en de verschillende stappen.

Voor je aan de slag gaat, laten we nog één keer overlopen wat je zeker moet weten:

• Zorg ervoor dat je de regelgeving begrijpt die bepaalt hoe je met allergenen hoort om te gaan;
• Versterk je allergenen-communicatie – plaats een allergie- en intolerantie kennisgeving, en laat je personeel actief vragen naar eventuele allergieën bij het noteren van een bestelling.
• Leid je medewerkers op. Leer ze omgaan met gevoelige ingrediënten en hoe symptomen van een allergische reactie te herkennen en correct te reageren.
• Gebruik software om je allergenenbeheer te stroomlijnen, tijd te besparen, miscommunicatie uit te sluiten en menselijke fouten te vermijden.

Met een daadkrachtig allergenen management systeem, bescherm je niet enkel je bedrijf en je klanten, je bouwt ook aan een allergie-vriendelijk merk dat vandaag bij een breed publiek in smaak valt.

Mensen met een voedselallergie zijn erg trouwe klanten. Als je personeel vlot communiceert, eerlijk en hulpvaardig is dan win je terugkerende klanten telkens je iemand met een voedselallergie bedient.