Ingrid beheert F&B op de Noordpool vanuit Nederland met Apicbase

Ingrid van de Loo is F&B-manager voor Oceanwide Expeditions. De rederij organiseert expeditie-cruises naar de poolgebieden. Sinds een jaar werkt ze met Apicbase.

“Ik zocht een manier om nauwkeurig in te kopen en een helder overzicht van de voorraad per schip te krijgen.”

De vloot is telkens een kleine zes maanden weg. Afhankelijk van het seizoen varen ze naar het zuiden, richting Argentinië en Antarctica, of naar het noorden richting Noorwegen, Groenland en Spitsbergen.

Enkele weken per jaar liggen de schepen in de haven van Vlissingen, Nederland. In die korte periode moet alles gebeuren: alle onderhoud én de volledige bevoorrading.

“Dat zijn drie weken van absolute chaos”, lacht Ingrid.

“Alles komt samen. Er is een explosie aan e-mails en ik krijg honderdduizend vragen van de crew over wat besteld is, en wat niet.

Met drie motorschepen, twee zeilschepen en een 100 man sterke hotel crew is opvolging van F&B in Excel onbegonnen werk.

In het begin verloor ik veel tijd met opzoekwerk. Nu is er duidelijkheid voor iedereen.”

Wat zijn je grootste uitdagingen als F&B-manager?

“We zijn volop aan het groeien. F&B management moet daardoor steeds efficiënter gebeuren.

Vroeger hadden we twee motorschepen en één zeilschip. Dat was nog enigszins te overzien. Je weet wat er ingekocht wordt en welk onderhoud er gaande is. Nu is er een derde motorschip bij gekomen dat dubbel zo groot als de andere twee.

Ik merkte dat ik op een andere manier moet inkopen. Het derde schip zit ook heel anders in elkaar dan de kleinere schepen. En de vloot blijft groeien. Er staat nog een schip in de steigers dat eind 2021 in de vaart komt.”

Waarom ging je op zoek naar een F&B oplossing?

“Ik zocht een purchasing management systeem voor hospitality om de inkoop te vereenvoudigen en duidelijkheid te scheppen in de voorraad.”

Hoe was de situatie voor Apicbase?

“Alles werd in Excel bijgehouden. Om goed te kunnen bestellen moest ik de informatie letterlijk bij elkaar puzzelen. Alle gegevens zaten verspreid in e-mails of in aparte bestanden. Die bestanden doorzoeken was enorm tijdrovend.

Om een voorbeeld te geven: de wijnleverancier vroeg op een bepaald moment hoeveel wijn we het jaar voordien verbruikt hadden per schip? Ik had geen flauw idee.

Dat uitzoeken heeft me verschrikkelijk veel tijd gekost. Ik dacht dat moet efficiënter kunnen. Zo ben ik bij Apicbase uitgekomen.”

Alle documentatie zit samen. Er is één systeem waarin alles bijgehouden wordt. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie.

Ingrid van de Loo
F&B Manager Oceanwide Expeditions

Wat lost Apicbase voor je op?

“Alle documentatie zit samen. Er is één systeem waarin alles bijgehouden wordt. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie.

Dat maakt de communicatie voor iedereen veel eenvoudiger. Iedereen kan op elk ogenblik de stand van zaken nagaan in het systeem. Er zijn geen discussies meer. Niemand kan nog beweren ‘oh, ik was niet op de hoogte van de nieuwe inkooplijst’. Alles staat in Apicbase.”

Hoe ziet dat er in de praktijk eruit?

“Ik heb het zo georganiseerd dat er één centrale bibliotheek is en elk schip een aparte outlet. Bestellingen, voorraad en de ingrediëntenlijst per schip zitten erin.

Iedereen kan op elk moment checken wat aan boord van welk schip staat.

En niet alleen de voedingsproducten, ook ander materiaal zoals de uniformen zijn terug te vinden in Apicbase. De hotelmanager weet nu gewoon, okay, even in Apicbase kijken en dan ziet ze dat er tien nieuwe broeken en vijftien shirts aan boord gezet zijn. Dat is heel makkelijk.”

Wat levert deze manier van werken voor je op?

“Het bespaart me enorm veel tijd. Wanneer de schepen in Vlissingen vertrekken bezorg ik de crew een inventaris van alles wat er aan boord is: uniformen, voedsel, drank, bestek… alles. Vroeger waren dat allemaal losse Excelbestanden per leverancier. Dat was totaal onoverzichtelijk.

Ook personeelswissels worden nu makkelijk opgevangen. Vroeger gebeurde het dat ik een lijst naar de hotelmanager van een schip email, maar dat er een paar weken later een andere hotelmanager aan boord is. Die heeft natuurlijk geen tijd om oude e-mails te doorzoeken. Nu kijken ze snel in Apicbase en vinden ze meteen wat ze zoeken.”

Apicbase is de zogenaamde ‘Single Source of Truth’.

“Inderdaad. Dat is ook nodig. Er zijn vandaag zo veel kanalen om informatie te delen: e-mail, chat, telefoon, WhatsApp… Ik kan er niet op vertrouwen dat elk kanaal altijd de meest recente gegevens bevat. Er moet een centrale plek zijn, een ‘single source of truth’ voor F&B, waar alle documentatie te vinden is.”

Waarom is standaardisatie belangrijk?

“Het bedrijf groeit volop. Meer schepen, meer mensen. Het maakt het allemaal complexer. Door de processen te standaardiseren kunnen we efficiënter schalen.

Processen moeten ook overdraagbaar zijn. Nu alles groter wordt, mogen we er niet meer vanuit gaan dat er één is die alles weet. Ook als je nieuw bent in het bedrijf, moet je snel kunnen meedraaien.

Dat is moeilijk als de informatie verspreid zit en de procedures op elk schip een beetje anders zijn. Ook daarom is standaardisatie een must.

In de toekomst wil ik ook menu’s en inkoop gaan koppelen. Dat kan naadloos in Apicbase. Vandaag is het zo dat ik alle ingrediënten aan boord zet, maar de chefs bepalen onafhankelijk van mij – of elkaar – hun menu.

Door de menu’s te stroomlijnen, het verbruik te registreren en te koppelen aan de voorraad wil ik de inkoop beter kunnen plannen.”

Welke voorraad-inzichten heb je nodig?

“Ik wil precies kunnen inschatten hoe groot de voorraad van elk schip moet zijn, niet te weinig, maar zeker ook niet te veel. Dat biedt een financieel voordeel, maar is ook logistiek belangrijk. De beschikbare ruimte aan boord is beperkt. Als ik producten aan boord zet die niet gebruikt worden dan kost het niet alleen geld, maar staan ze ook in de weg.

Daarom wil ik de menu’s centraal stroomlijnen. Dat kan allemaal in Apicbase. Ik wil dat de chefs hun creativiteit kunnen behouden, maar zeker wat de duurdere producten betreft, zoals vlees en vis, wil ik het verbruik perfect kunnen meten.

Vandaag wordt enkel de aankoop van drank geregistreerd aan boord. Alle maaltijden zijn immers inbegrepen. In de toekomst is het de bedoeling dat ook de keuze vlees, vis of vegetarisch ingegeven wordt. Hoe meer data ik heb, hoe beter ik de inkoop kan plannen. Als ik 2000 kg rundsvlees aan boord zet en ik zie dat de schepen vanaf maand vijf bij beginnen te bestellen, dan weet ik dat de verhouding anders moet.

De inkoopdata helpen me ook om betere voorwaarden te onderhandelen bij de leveranciers. Ik weet exact hoeveel we bestellen en waar; wat het verbruik is en wat de kosten zijn. Dat versterkt mijn onderhandelingspositie.

Ik werk nu eenmaal liever met feiten en cijfers dan op buikgevoel. Ik kan natuurlijk wel inschatten hoeveel wijn we verbruiken, maar ik weet het graag zeker. Het is fijn om per product over duidelijke gegevens te beschikken en te kunnen zeggen: vorig jaar was het zoveel liter, en dit jaar verwacht ik dat het zoveel liter wordt.”

Kennis als deze helpt me om de foodcost laag te houden.

Heeft Apicbase je manier van werken beïnvloed?

“Apicbase heeft me drie dingen opgeleverd: tijd, rust en controle over F&B.

Alles is vindbaar op één plek voor iedereen die het nodig heeft. Ik verlies geen tijd met dingen opzoeken en nodeloze discussies. Ik heb een volledig overzicht van de bestellingen en de voorraad. Er is duidelijkheid.”

Heb je andere software overwogen?

“Voor Oceanwide Marine Services werkte ik op een zeiljacht. Voor boten van die grootte bestaat geen software. Althans, geen betaalbare. Een officier van dat schip had daarom zelf een systeem ontwikkeld. Dat was mijn eerste keuze, maar de mogelijkheden waren te beperkt, zeker voor een bedrijf in volle groei.

Ik wist toen ook niet dat er software als Apicbase bestond. Ik was verbaasd over de mogelijkheden.”

Ik had geen idee dat er F&B management software bestond diezo uitgebreid was.

Ingrid van de Loo
F&B Manager Oceanwide Expeditions

Wat verbaasde je over de mogelijkheden van Apicbase?

“Ik had geen idee dat er F&B management software bestond die zo uitgebreid was. Het verbaasde me hoe diep Apicbase gaat.

Van menu, over recepten en individuele ingrediënten per gram, alles wordt automatisch bijgehouden. Voedingswaardeberekening, allergenen, de prestaties van meerdere outlets vergelijken… ik wist niet dat zoiets mogelijk was.

Ik ken natuurlijk de F&B-platformen van grote cruiseschepen, maar die zijn enorm duur. Dit is ook iets heel anders. En gebruiksvriendelijk. Het werkt gewoon heel makkelijk.

Ik vreesde dat onze leveranciers moeilijk zouden doen over het bestellen via Apicbase, maar het tegenovergestelde was waar. De overstap verliep vlekkeloos. Iedereen was meteen mee.

Ik volg de voorraad per schip op in Apicbase en bestel rechtstreeks vanuit het systeem bij onze leveranciers. Dankzij het outlet-management van Apicbase leveren de suppliers meteen aan het juiste schip. Dat werkt prima.”

Wie werkt er allemaal in Apicbase bij Oceanwide Expeditions?

“Hier op het hoofdkantoor zijn dat de hotel operations manager en de F&B manager, ikzelf dus. We gebruiken het dagelijks om de bestellingen op te maken en de voorraad bij te houden.

Op de schepen zijn het de hotelmanagers en de chefs. Zij doen de bestellingen aan boord. Tweemaal per jaar doen ze een volledige stockcount in Apicbase. Het tellen gebeurt digitaal. De telling past de voorraadstatus automatisch aan.”

Hoe verliep de opstart met Apicbase?

“Heel goed, het support-team heeft me heel goed geholpen. Je moet er wel tijd voor vrijmaken. Dat was ook op voorhand gezegd, maar ik dacht het allemaal wel even tussendoor te doen (lacht). Dat werkt niet. Je moet er voor gaan zitten, maar nu gaat het super makkelijk.”

Zou je Apicbase aanraden aan F&B-managers?

“Heel zeker. Apicbase helpt me de purchases nauwkeurig te plannen.”

Beelden Oceanwide Expedition: Dietmar Denger