Mehr als nur POS-Berichte: Warum Ihr Gastrobetrieb zum Wachsen aussagekräftige Analysen braucht

Die Berichterstattung für Restaurants ist zu einem wichtigen Hilfsmittel in einer Branche geworden, die sich — viel zu lange — bei Geschäftsentscheidungen auf ihr Bauchgefühl verlassen hat.

Heute haben Restaurantbetreiber und Gastronomieleiter wie Sie Zugriff auf viele Berichte, vor allem dank fortschrittlicher POS-Systeme.

Diese Digitalisierung bietet zwar gewiss viele Vorteile, aber mit den Berichten gehen auch ganz neue Nachteile einher. So hat man beispielsweise nun die Daten & Fakten, kennt jedoch nicht den Grund dafür; das Back of House wird nur beschränkt oder gar nicht darin abgedeckt; und wesentliche Informationen liegen unter Unmengen von Nichtigkeiten begraben.

Glücklicherweise nehmen Datenanalyselösungen für die Gastronomie wie Apicbase sich dieser Probleme an.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Analysen nutzen können, um präzise Einblicke in Ihren gesamten Betrieb und einzelne Standorte zu erhalten. Sie können die nachfolgenden Informationen auf jede Business-Intelligence- und Analysesoftware für Restaurants übertragen. Außerdem zeige ich einige spannende Beispiele des neuen Insights Hubs von Apicbase, die Sie sich unbedingt anschauen sollten.

Wir gehen auf Folgendes ein:

• Was ist die Berichterstattung in der Gastronomie?
• Was sind Restaurantanalysen?
• Wie stehen diese beiden Bereiche zueinander?
• Welche Datenquellen sollten berücksichtigt werden?
• Warum sind Analysen in der Gastronomie essenziell?
• Warum die Kombination von FoH- und BoH-Daten eine Analyse aussagekräftiger macht
• Abschließende Anmerkungen

Beginnen wir mit der Berichterstattung in Restaurants … und warum die Berichterstattung und die Erstellung von Analysen zwei unterschiedliche Dinge sind.

Was ist die Berichterstattung in der Gastronomie?

Im Allgemeinen befasst sich die Berichterstattung mit der Organisation und Zusammenfassung großer Datenmengen und deren Präsentation in einem anschaulichen, leicht verständlichen Format — Berichten.

So werden bloße Zahlen und Unmengen von Daten zu Informationen.

In POS-Systemen werden beispielsweise Berichte zu den Verkäufen, Zahlungen und Kundenzahlen erstellt. Im BoH-Bereich haben wir Berichte zum Inventar, der Beschaffung und der Rentabilität der Speisen.

Die meisten Betreiber beziehen sich auf diese Berichte, um einen Überblick über die Vorgänge in ihrem Betrieb zu erhalten. Sie sind fast wie ein Pulsmesser, mit dem sich der Gesundheitszustand des Unternehmens schnell bewerten lässt.

Aber … das Problem mit Berichten ist, dass sie mehr Fragen aufwerfen als Antworten bieten.

Berichte sagen Ihnen, wie es um einen bestimmten Bereich Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt steht.

Allerdings geben sie Ihnen keinen Aufschluss über die Gründe für die jeweiligen Ereignisse.

Wenn Sie sich einen Umsatzbericht ansehen, können Sie feststellen, dass Ihre Verkaufszahlen an Dienstagen unterdurchschnittlich sind. Oder dass Ihre hochpreisigen Produkte mittwochs und donnerstags wahre Kassenschlager sind, während sie freitags fast nicht bestellt werden. Oder dass Ihre Lebensmittelkosten in einem bestimmten Restaurant 32 Prozent und in anderen Restaurants aus derselben Region 36 Prozent betragen.

Sie möchten wissen, WARUM?

Dann ist das ein Fall für die Restaurantanalysen.

Was sind Restaurantanalysen?

Die Restaurantanalyselösung kombiniert mehrere Datensätze — Umsatz, Personalbesetzung, Inventar und andere —, um genauer hinsichtlich der durch die vorgefertigten Berichte aufgekommenen Fragen nachzuhaken.

Wenn die Berichterstattung Daten in Informationen verwandelt, dann wandelt die Analytik Informationen in Erkenntnisse um.

Erinnern Sie sich noch an die unterdurchschnittlichen Dienstage?

Ihre Berichte zeigen, dass Ihre Umsätze niedrig sind … die Analyse der Restaurantdaten hingegen könnte Ihnen zeigen, dass Sie am Dienstagmorgen nur einen Koch vor Ort haben. Und da Sie morgens hauptsächlich vorgefertigte Sandwiches und Croissants verkaufen — und montags nicht geöffnet haben — hat ein Koch alleine keine Chance, mit den ganzen Zubereitungen fertig zu werden. Die Lösung? Stellen Sie einen weiteren Koch ein und das Problem hat sich erledigt.

Natürlich handelt es sich bei dem obigen Fall nur um ein Beispiel von vielen.

Durch eine kontinuierliche Analyse der Leistung eines Restaurants werden die Daten von mehreren Seiten betrachtet und verarbeitet. So erhalten Sie Zugriff auf Erkenntnisse, die sonst verborgen geblieben wären. Zum Beispiel die Optimierung der Beschaffung durch Berücksichtigung bisheriger Verkaufsdaten und Transfertrends. So lässt sich die Varianz des Inventars verringern und es fallen weniger Kosten für den Lebensmitteltransfer zwischen den Standorten an. Oder Sie können den besten Anbieter für bestimmte Zutatenkategorien bestimmen. Das bringt Sie in eine vorteilhafte Position, wenn Sie Verträge mit Ihren Lieferanten neu verhandeln.

Was haben die Berichterstattung und Analysen miteinander zu tun?

Nur weil die Analytik ein höher angeordnetes Hilfsmittel als die Berichterstattung ist, bedeutet das nicht, dass die beiden Bereiche nicht untrennbar miteinander verbunden sind … oder dass die Berichterstattung keinen Platz in Ihrem Betrieb haben sollte.

Betrachten Sie dieses Wertschöpfungsdiagramm:

Wenn Sie nur einen Dominostein aus dieser Wertschöpfungskette entfernen, wird der nachfolgende Schritt unmöglich [oder zumindest extrem schwierig]. Restaurant-Analyse-Tools verwenden Ihre verschiedenen Berichte, um ein Gesamtbild für Ihren Betrieb zu erstellen. Die Daten werden standardisiert, analysiert und in Zusammenhang gebracht, um aussagekräftige Einblicke in den Geschäftsaufbau zu liefern.

Außerdem verwenden Sie die Berichte nach wie vor in Ihrem gesamten Betrieb.

Wenn Berichte eines sehr gut können, dann Ihnen einen Überblick über den Betrieb zu vermitteln und die wichtigsten Leistungsindikatoren Ihrer Restaurants zu überprüfen. Führungskräfte, Vorstände und Investoren lieben Berichte. Aber für Manager, die mitten im Geschehen stehen und etwas brauchen, das sie bei der täglichen (und langfristigen) Entscheidungsfindung unterstützt, liegt der wahre Wert in den Restaurantanalysen.

Warum Analysen in der Gastronomie essenziell sind

Wenn Sie die Beibehaltung der Kontrolle und die datengesteuerte Entscheidungsfindung nicht von der Wichtigkeit der Analysen überzeugt haben, — obwohl das allein schon ausreichen sollte — sage ich Ihnen das jetzt sehr direkt:

Wir sind alle im Restaurantgeschäft, um Gewinn zu machen.

Wir können über das warme Gefühl sprechen, das wir bekommen, wenn wir einem Kunden ein einzigartiges kulinarisches Erlebnis bieten, — und es ist wirklich ein großartiges Gefühl, verstehen Sie mich nicht falsch —, aber wenn wir keinen Gewinn erzielen …

Sagen wir mal so, mit diesem warmen Gefühl können wir die Rechnungen nicht bezahlen.

In der Gastronomiebranche herrscht ein knallharter Wettbewerb — die durchschnittliche Gewinnspanne liegt bei 3 bis 5 Prozent. Alles darüber ist herausragend. Und bei einem ausreichend großen Betrieb beläuft sich ein Anstieg um 0,1 Prozent auf mehrere Millionen Euro im Jahr.

Und wie schafft man diesen prozentualen Anstieg?

Und auch wenn letztendlich alles mit der Rentabilität zusammenhängt, gibt es noch einige weitere wichtige Vorteile, auf die Sie bei der Verwendung von Analysen zählen können:

1. Analysen bieten betriebsweite Einblicke — Wenn Sie für Dutzende von Verkaufsstellen verantwortlich sind, wissen Sie, wie mühselig es sein kann, viele einzelne Berichte aufzurufen und zu analysieren. Das ist nicht nur eine Zeitverschwendung, sondern bietet auch viel Potenzial für menschliche Fehler. Mit Analysen haben Sie eine einzige übergreifende Datenquelle für jeden Standort und jeden verbundenen Datensatz. Der Wechsel zwischen Standortberichten und -erkenntnissen — und deren Vergleich — dauert jetzt Sekunden statt Stunden.
   
2. Auch Ihre Daten werden demokratisch verwaltet — Dank der vorhandenen Analysen kann jeder Gastronomie- und Standortleiter auf die gleichen Erkenntnisse zugreifen. Folglich hängen die Schlussfolgerungen, die sie ziehen — und die Entscheidungen, die sie treffen — nicht von ihren analytischen Fähigkeiten ab. Und wenn Ihre Manager alle auf dem gleichen Stand sind, ist es einfacher, sie beim Treffen großer Entscheidungen mit an Bord zu holen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie die Expansion in einem bestimmten Bereich vorantreiben möchten. In diesem Fall werden Sie sowohl Ihren Finanzleiter als auch Ihre Standortmanager einfacher von der Idee überzeugen können, wenn Sie zeigen, dass die umliegenden Verkaufsstellen profitabel sind, jedoch Schwierigkeiten haben, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und der Nachfrage gerecht zu werden.
   
3. Und es werden aufkommende Trends aufgedeckt — Der Analysebereich von Apicbase wird verborgene Muster in Vertrieb und Kundenverhalten viel schneller aufgreifen, als ein Mensch es könnte. Aspekte wie Veränderungen in den Essgewohnheiten, Umsatzsteigerungen in bestimmten Kategorien, früher eintreffende Kunden und ähnliches. Diese Muster könnten statistisch unbedeutend sein und daher auf Basis der jeweiligen Standorte ignoriert werden. Aber sobald Daten gebündelt und analysiert sind, werden sie vom System markiert, und Sie können sie bei der Planung von Menüs und Schichten berücksichtigen.

Es braucht nicht viel, um Ihre Restaurant-Analysen einzurichten. Wenn Sie Apicbase verwenden, ist unser Analysemodul [Insights Hub] bereits integriert und leicht zugänglich.

Die Qualität der Erkenntnisse hängt jedoch stark von der Qualität der Daten ab, die Sie in das System einspeisen. Es folgt deshalb eine Liste von Datensätzen, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie eine zuverlässige, gewinnsteigernde Orientierung erhalten möchten.

Auf welche Datenquellen sollten Sie für Ihre Analysen zugreifen?

In einem durchschnittlichen Gastrobetrieb gibt es viele mögliche Probleme, aber ein Datenmangel gehört sicherlich nicht dazu.

Ihr POS-System allein erfasst Unmengen von Informationen, von Verkaufszahlen und anderen Transaktionsdaten bis hin zu Daten zu den Zahlungsmethoden und Kunden. Wenn Sie Ihre Personalbesetzung, Back-of-House und andere Daten zu dieser Liste hinzufügen, ist es ein Wunder, dass Ihre Server dem Druck überhaupt standhalten, besonders wenn Ihr Betrieb mehrere Standorte hat.

Aber die Frage ist, sollten Sie all diese Daten analysieren? Und wenn nicht, welche Daten priorisieren Sie?

Die Antwort ist nein — Sie brauchen nicht jeden letzten Datensatz, um Restaurantanalysen auszuführen. Aber je mehr Sie einbeziehen, desto genauer und detaillierter werden Ihre Erkenntnisse. Und mit zunehmendem Unternehmenswachstum werden einige Datensätze [wie Bewertungen, Lieferdienst und Kundendaten] für Sie wertvoller.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, führen wir hier ein paar Kerndatensätze auf, die Sie berücksichtigen sollten:

• POS-Daten — Ihr Point-of-Sale-System ist eine Fundgrube an Informationen. Je nachdem, wie fortschrittlich es ist, kann es Daten über Ihren Umsatz, Ihr Kundenaufkommen und Ihre Kunden sowie Daten über Trinkgelder, Bestellarten und Rabatte sammeln. Einige Kassensysteme verfolgen sogar Bestandsdaten, wobei diese Informationen manchmal lückenhaft und veraltet sind.
  
  Diese Verkaufsdaten können Ihnen unschätzbaren Mehrwert für Ihre Speisekarten bieten und Ihre Analyseplattform wird sich stark darauf stützen, um Ihnen Einblicke für die Gestaltung und Ausarbeitung der Speisekarten zu bieten.
  
• Inventardaten — Ihr Inventarsystem erfasst alle Zutaten, die in Ihrem Betrieb verwendet werden. Es ist Ihre stärkste Waffe gegen unregelmäßige Lebensmittelkosten — wenn Sie Ihren Vorrat fest im Griff haben, lässt sich eine Lebensmittelverschwendung durch Überbevorratung, falsches Anrichten der Speisen oder Diebstahl viel einfacher vermeiden.
  
  Die meisten Kassensysteme können an das Inventarsystem angeschlossen werden, was die Erfassung Ihrer Zutaten zu einem Kinderspiel macht. Das Inventarmodul von Apicbase geht jedoch einen Schritt weiter, indem es das Inventar und die Beschaffung aneinander koppelt und mit automatisch kalkulierten Rezepten verknüpft. Diese Integration ermöglicht eine Echtzeit-Aktualisierung des Inventars der jeweiligen Zutaten und hält die Bestandsabweichung unter Kontrolle.

• Personaldaten — In einigen Betrieben übertreffen die Arbeitskosten die Lebensmittelkosten bei weitem. Aus diesem Grund verwenden die meisten Restaurantketten ein Personalplanungssystem, um die Schichtpläne zu optimieren. Wenn Sie eine Version dieses Systems verwenden, können Sie durch die Verbindung mit Ihrer Analyse wertvolle Informationen erhalten. Zum Beispiel können Sie Server vergleichen, um zu sehen, wer die höchste Produktivität in Spitzenzeiten erreicht … und dann sehen, ob Sie diese Person dazu bringen können, Ihre geschäftigsten Schichten zu übernehmen. Sie können auf diese Weise auch herausfinden, wer die meisten zusätzlichen Produkte verkauft und diese Person bitten, andere Bedienungen zu betreuen und ihnen Verkaufstipps und -tricks beizubringen.

• Bestelldaten — Die meisten Betriebe verfügen nicht über ein gesondertes Lieferantenmanagementsystem. Dies ist eine große Verschwendung, da Sie mit den Daten, die Sie im Laufe der Zeit von Lieferanten sammeln, erhebliche Einsparungen erzielen können. Eine Analysesoftware kann diese Daten verarbeiten und Ihnen mitteilen, auf welche Lieferantenbeziehungen Sie sich konzentrieren müssen — welche Anbieter Ihnen die besten Preise bieten, pünktlich liefern und Ihnen nicht durch Rechnungsfehler zu viel berechnen.
  
  Das und mehr erledigt das Apicbase-Beschaffungsmodul. Da es mit Ihrem Inventarmodul verbunden ist, verfolgt das System den Lagerbestand und warnt Sie, wenn die Zutaten unter den Sollwert fallen. Sie können auf Wunsch sogar Bestellungen automatisch generieren lassen — alles, was Sie tun müssen, ist die Mengen zu überprüfen und die Bestellung per E-Mail an Ihre Lieferanten zu übermitteln.

Ihr Betrieb erfasst bereits viele dieser Datensätze.

Aber … viele davon werden auch ignoriert — vor allem im Küchenbereich.

Werfen wir also einen kurzen Blick darauf, was Sie erhalten, wenn Sie nicht den Fehler machen, Ihre Back-of-House-Daten zu ignorieren. Wenn Sie diese zum eigentlichen Herzstück Ihrer Analysestrategie machen.

Die Bedeutung von FoH- und BoH-Daten in der Restaurant-Analyse

Da POS-Berichte so zugänglich sind, geraten viele Betreiber in die Falle, nur Umsatz- und kundenorientierte Daten zu verfolgen und zu analysieren.

Und ich möchte nicht sagen, dass diese keinen Wert haben, aber … FoH-bezogene Daten = FoH-bezogene Erkenntnisse.

Können Sie es sich in einer Branche mit derart geringen Margen leisten, nicht zu wissen, was in Ihrem Back-of-House passiert? Schließlich nehmen die Arbeits- und Lebensmittelkosten im Küchenbereich einen festen Teil Ihres täglichen Umsatzes ein.

Stellen Sie sich vor, Sie würden es nicht bemerken, wenn Ihre Lebensmittelkosten steigen, weil Sie diese nur überprüfen, wann die Gewinn- und Verlustrechnung eingeht. Wenn die letzte GuV in Ordnung war, haben Sie keinen Grund zu vermuten, dass Ihre Lebensmittelkosten Probleme bereiten, bis die zusätzlichen Kosten auf der GuV angezeigt werden. Bis dahin ist der Schaden dann schon angerichtet.

Tatsache ist, dass in der Küche einiges schiefgehen kann. Und Sie brauchen eine Möglichkeit, in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben, nicht nur sechs Monate später.

Hier hilft eine Datenanalyselösung, die Back-of-House- und Front-of-House-Daten verknüpft. Mit einer Plattform wie Apicbase — mit integrierten Vertriebs-, Einkaufs-, Inventar- und Menüplanungsmodulen sowie aussagekräftigen Analysefunktionen — sitzen Sie am Steuer Ihres Unternehmens.

Wenn die Rentabilität einer Position auf der Speisekarte plötzlich sinkt, rennen Sie nicht herum und suchen nach der Ursache. Ihr erster Instinkt ist nicht, den Preis auf der Speisekarte anzupassen. Nein — das Erste, was Sie machen, ist hinter die Kulissen zu schauen. Dann passen Sie die Portionen an, minimieren die Lebensmittelabfälle oder wechseln einen Lieferanten, um die Auswirkungen auf Ihren Nettoprofit zu mildern.

Die Berichterstattung ist großartig … Aber es sind die Analysen, die Ihnen die Kontrolle geben

Genaue Daten sind für Ihren Betrieb Gold wert.

Aber nicht, wenn sie bei Ihnen Ratlosigkeit auslösen und mehr Fragen aufwerfen, als sie beantworten. Der Schlüssel, um dieses Problem zu umgehen — und schließlich zu verstehen, was Ihr Unternehmen am Laufen hält — liegt darin, Daten in den entsprechenden Kontext zu setzen.

Wenn Sie das machen, erhalten Sie ein neues Maß an Kontrolle, vor allem über Ihren Back-of-House und die damit verbundenen Kosten. Es wird dadurch einfacher, sich in Echtzeit über Bereiche zu informieren, die funktionieren, und betriebliche Probleme zu beheben. Und es wird viel einfacher, durch Expansion und Franchising zu skalieren, ohne an jedem neuen Standort die gleichen Fehler von vorne zu machen.

Klingt das nach etwas, das in Ihrem aktuellen System schmerzlich fehlt?