Ihr Leitfaden für die Beschaffung in der Gastronomie – Kontrolle über Ihre Bestellungen, Lieferungen & Lebensmittelkosten

Preisnachlass bei einem Lieferanten. Mengenrabatte bei einem anderen. Um Stunden verspätete Lieferwagen, die Sie zur Verzweiflung bringen, da alle Ihre Steaks darin sind…

Doch Sie behalten letztendlich einen kühlen Kopf und lösen ein Problem nach dem anderen bei laufendem Betrieb.

Sie wissen, was sich hinter all dem verbirgt oder?

Der Prozess für die Beschaffung von Getränken und Speisen in der Gastronomie, bei dem Sie den vollen Durchblick haben.

Aber…

Aber…

Der Einkauf (oder die Beschaffung) ist ein so komplexer Aufgabenteil eines Gastronomiebetriebs, dass es sich lohnt, stets spitzenmäßig aufgestellt zu sein.

Der Grund dafür ist, dass neben der Bestandsverwaltung vor allem Fehler in der Beschaffung der Speisen und Getränke der Hauptgrund dafür sind, dass die Betreiber Schwierigkeiten haben, ihre Lebensmittelkosten unter Kontrolle zu bringen.

Und selbst wenn Sie bei Beschaffungs- und Lieferantenverhandlungen ein Naturtalent sein mögen, häufen sich diese Fehler trotzdem, wenn Sie Ihren Prozess nicht von Anfang bis Ende optimieren. Und diese Fehler summieren sich. Vor allem, wenn Sie sich um die Beschaffung für einen Betrieb mit mehreren Standorten kümmern.

In diesem Leitfaden zur Beschaffung von Getränken und Speisen helfe ich Ihnen, Ihre Abläufe rundum zu optimieren, bis Sie durchweg perfekt sind. Und steigende Lebensmittelkosten keine Chance haben.

Folgendes werden wir behandeln:

  • Was ist mit Beschaffung von Speisen und Getränken in der Gastronomie gemeint und warum ist sie wichtig?
  • Die 6 Schritte des Beschaffungsprozesses in der Gastronomie;
  1. Einführung von Standardverfahren und Richtlinien (wann immer möglich);
  2. Nachfrage als Auslöser, der den Prozess aktiviert;
  3. Welche Anbieter ausgewählt werden sollen (und wie sie ausgewählt werden);
  4. Bestellungen von Speisen und Getränken vorbereiten und aufgeben;
  5. Annahme, Kontrolle und Lagerung von Waren;
  6. Überprüfen von Rechnungen und Zahlungen;
  • Wie eine simple Software einen großen Beitrag zur Kontrolle über Bestellungen (und Lebensmittelkosten) in der Gastronomie leistet.

Sind Sie bereit, ins Detail zu gehen?

Was ist mit Beschaffung (Einkauf) in der Gastronomie gemeint?

Das Wort Beschaffung trifft es bei den Lebensmitteln und Getränken in einem Gastronomiebetrieb besser als Einkauf bzw. „kaufen“.

Es hört sich nicht nur besser an, es spiegelt auch besser wider, wie komplex dieser Prozess ist.

„Einkauf“ lässt das Ganze viel zu einfach klingen.

Und dieser Aufgabenbereich ist in der Gastronomie alles andere als einfach:

Die Beschaffung in der Gastronomie ist eine bewusste, zielgerichtete und sorgfältig geplante Tätigkeit, die sich mit der Suche, Auswahl, dem Kauf, der Annahme, der Lagerung, der Verwendung und der Kontrolle der für das Unternehmen entscheidenden Waren befasst. Ziel ist es, optimale Lagerbestände aufrechtzuerhalten, ohne zu viel auszugeben oder zu verschwenden.

Klingt logisch, oder?

Aus diesem Grund sprechen wir in der Gastronomie von Beschaffung.

Die Beschaffung von Lebensmitteln und Getränken ist ein Prozess, der Sie zu Ihrem Ziel führt. Dieses Ziel kann wie folgt zusammengefasst werden —> ausreichend Vorrat, keine Verschwendung, Kontrolle der Lebensmittelkosten.

Um das zu erreichen, liegt der Fokus auf:

  • Dem richtigen Produkt
  • Mit der richtigen Qualität
  • Zum richtigen Preis
  • Zum richtigen Zeitpunkt
  • Von der richtigen Quelle

Ganz einfach, oder?

Nun, selbst wenn Ihr Bauchgefühl Ihnen irgendwie sagt, dass das nicht einfach ist, können Sie die Beschaffung trotzdem so schmerzlos und unkompliziert wie möglich gestalten. Das geht, indem Sie sich auf jeden einzelnen Schritt Ihres Beschaffungszyklus in der Gastronomie konzentrieren (und ihn optimieren), noch bevor Sie auf Probleme stoßen.

Und so geht’s…

Die 6 Schritte des Beschaffungsprozesses in der Gastronomie (in Kurzfassung)

Wenn Sie die Tätigkeiten der Beschaffung von Speisen und Getränken in Ihrem Restaurant im Auge behalten möchten, sollten Sie den gesamten Prozess als einen Kreislauf betrachten, anstatt jede Aufgabe unabhängig anzugehen.

Beschaffungsmanagement in einer Umgebung mit mehreren Standorten oder Konzepten.

Dies bedeutet zwar, dass Ihre Arbeit praktisch nie erledigt sein wird (die Beschaffung im Restaurants ist keine Aktivität, um die man sich einmal kümmert und die man dann vergisst), aber es gibt immer noch Möglichkeiten, das Ganze so zu optimieren, dass alles wie am Schnürchen läuft.

Hier ist eine kurze und prägnante Übersicht eines Beschaffungsprozesses in der Gastronomie:

  1. Standardverfahren & Richtlinien ausarbeiten
  2. Nachfrage ermitteln
  3. Über Anbieter (& Verträge) entscheiden
  4. Bestellungen von Speisen und Getränken aufgeben
  5. Annahme, Kontrolle und Lagerung
  6. Rechnungen und Zahlungen überprüfen

Wenn Sie für einen großen Betrieb mit mehreren Verkaufsstellen oder ein Unternehmen einkaufen, können Sie die folgenden Schritte befolgen, um bessere Arbeit zu leisten. Wählen Sie bessere Anbieter aus, servieren Sie besseres Essen und halten Sie Ihre Lebensmittelkosten niedrig. Und das alles machen Sie, ohne planlos vorzugehen und kostspielige Fehler zu machen.

1. Standardverfahren & Richtlinien für die Beschaffung von Speisen und Getränken ausarbeiten

Hier möchte ich erstmal eines vorweg sagen:

Kleine bis mittlelgroße Betriebe der Systemgastronomie verfügen im Allgemeinen nicht über sehr klare Standarverfahren und Richtlinien für die Beschaffung.

Einige glauben, dass sie das nicht brauchen… andere wissen nicht, was das ist.

Wie dem auch sei, diese Standardverfahren sind der grundlegende Schritt im Beschaffungszyklus eines Restaurants.

Ist das alles auch Ihnen neu, stellen Sie sich darunter eine Reihe von Anweisungen vor, wie und warum bestimmte Tätigkeiten bei der Beschaffung so ausgeführt werden, wie sie es gemacht werden.

Ein Beispiel für die Formulierung von Standardverfahren wäre also:

Beispiel: Bestellrichtlinie Nr. 1

„Bestellungen von Speisen und Getränken für alle XYZ-Filialen werden jeden Freitag- und Dienstagnachmittag vom Beschaffungsleiter der Gruppe überprüft und an die Lieferanten gesendet. Bestellte Waren werden vom Verkäufer jeden Montag- und Donnerstagmorgen an die Standorte ausgeliefert.“

Was sagt uns das?

  • Der Einkauf erfolgt zentral
  • Die Kosten für die Rezepte und Speisekarten sind berechnet
  • Der Lieferplan ist optimiert
  • Die Lieferungen erfolgen direkt an Verkaufsstellen
  • Mitarbeiter müssen für die Annahme entsprechend geschult werden

Ein weiteres Beispiel:

Beispiel: Lebensmittelspezifikation Nr. 1

„Verkaufsstellen in der ABC-Gruppe verfügen über Elemente auf der Speisekarte, für die die Verwendung von Premium-Cuts erforderlich ist. Die Verkaufsstellen der XYZ-Gruppe servieren keine teuren Fleischwaren und sollten nur Cuts von guter Qualität anfordern (und einsetzen).“

Und was lernen wir daraus?

  • Eine Beschaffungsabteilung kümmert sich um mehrere Konzepte
  • Falsche Lieferungen sind möglicherweise sehr kostspielig
  • Das Personal in der Warenannahme muss die Qualitätsstufen kennen

Unabhängig von der Größe Ihres Betriebs empfehle ich Ihnen, zumindest die grundlegenden Teile Ihres Beschaffungsprozesses zu bestimmen. Sind Sie in der Managementabteilung tätig sind, helfen Sie damit jedem neuen Beschaffungsbeauftragten, von Anfang an proaktiv zu werden.

Und wenn Sie derzeit für die Beschaffung verantwortlich sind, wird es so für Sie einfacher, wenn Sie im Urlaub sind oder Ihre Vertretung schulen.

2. Beschaffung zur Deckung der Nachfrage (mit Sicherheitsspielraum)

Erinnern Sie sich an Ihre Hauptverantwortung als Beschaffungsleiter?

Das richtige Produkt… zum richtigen Preis… zur richtigen Zeit?

Um den richtigen Zeitpunkt abzupassen, müssen Sie Ihr Inventar wie Ihre Westentasche kennen.

Wonach Sie hier suchen, sind genaue Bestandszahlen und die Sollbestände Ihrer Zutaten.

Sie sollten immer den Sollbeständen entsprechend einkaufen, da diese auf der Grundlage bisheriger Verkaufsdaten berechnet werden. Sie helfen Ihnen dabei, bestmöglich die richtigen Mengen zu führen (ohne zu große bzw. zu geringe Bestandsmengen).

Abgesehen von den täglichen Zählungen gibt es zwei Möglichkeiten, solche Bestandszahlen zu erreichen:

  • Laufende Bestandszählung – Jeder Artikel aus dem Lagerbestand wird registriert und auf dem Inventarblatt vermerkt, bevor er die Produktionslinie erreicht. Am Ende des Tages werden diese registrierten Vermerke gezählt und aus dem Anfangsbestand entnommen. Wenn der Bestand für einen bestimmten Artikel am Ende des Tages unter dem Sollwert liegt, wird dieser Artikel zur nächsten Bestellliste hinzugefügt.
  • Digitale Bestandszählung – Eine Restaurantverwaltungssoftware wie Apicbase verfolgt automatisch den Lagerbestand. Vertrieb, Produktion und interner Austausch erschöpfen das Inventar basierend auf den Rezeptinfoblättern. Sobald der Bestand von Artikeln unter den Sollwert fällt, erstellt das System ein Bestellformular, das Sie überprüfen und genehmigen können.

Beide Methoden sind gut einsetzbar und liefern bei korrekter Anwendung hervorragende Ergebnisse.

Aber…

Können Sie sich vorstellen, an 20 Standorten mit laufender Bestandserfassung zu arbeiten?

Es passiert dann hunderte Male (pro Abend), dass jemand irgendwo vergisst, etwas aufzuschreiben, und die Bestandszählungen aus dem Gleichgewicht bringt. In diesem Fall ist es viel besser, diese Aufgabe der Software zu überlassen, da sie die POS-Daten überprüft und aufschlüsselt, um die Anzahl der einzelnen Zutaten zu ermitteln, die benötigt werden. Und sicher ist schonmal, dass Sie definitiv nicht vergessen werden, die Rechnung für den Kunden auszudrucken.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestellungen auf genauen Bestandsdaten basieren.

Apicbase lässt sich in Ihr POS-System integrieren und erstellt kostensparende Bestellvorschläge, indem die Software Ihre Verkaufsdaten und Ihren aktuellen Bestand berücksichtigt. Sie müssen lediglich auf eine Schaltfläche tippen und direkt wird ein Bestellformular an Ihren Lieferanten gesendet.

3. Entscheiden Sie sich für passende Lieferanten

Die Auswahl der Anbieter ist groß und es gibt dabei viele mögliche Kombinationen.

Zuerst sollten Sie sich für eine optimale Anzahl von Anbietern entscheiden. Wenn Sie zu wenige Anbieter haben, riskieren Sie Engpässe und zu teure Preise. Arbeiten Sie mit zu vielen Lieferanten, bleibt möglicherweise für jeden nur ein bisschen von Ihrem Budget übrig (und es werden Ihnen keine Mengenrabatte angeboten).

Was ist die optimale Anzahl von Anbietern?

Hier gibt es keine goldene Regel, aber bewährte Verfahren empfehlen 2-3 Anbieter für Ihre Hauptkategorien (Fleisch, Milchprodukte, Obst und Gemüse) und einige wenige Anbieter für Spezialitäten (Wurstwaren, Pilze, Weine). Auf diese Weise haben Sie Alternativen für Ihre wichtigsten Zutaten, können jedoch gelegentlich Angebote einholen, um sicherzustellen, dass Ihre Anbieter angemessene Preise berechnen.

Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Waren beschaffen können:

Lassen Sie sich von den vielen verschiedenen Möglichkeiten nicht durcheinander bringen.

Hier die fünf Wege der Beschaffung in der Gastronomie:

  • Kauf mit Vertrag – Mengen- oder Festzeitverträge. Vorteil ist, dass sie konstant zu guten Preisen beliefert werden. Der Nachteil ist, dass Sie nicht nach Belieben einfach irgendwo einkaufen können.
  • Cash & Carry-Einkauf – Kauf in einem örtlichen Lebensmittellager (nach Bedarf und ohne Vertrag). Der Vorteil ist, dass Sie einfach losgehen und zum besten für Sie auffindbaren Preis einkaufen können. Zu den Nachteilen gehört, dass keine Lieferung erfolgt, Sie keine Garantie haben und in Bar bezahlen müssen.
  • Warenkorb – Kauf einer bestimmten Produktgruppe (Gemüse und Obst, Fleisch oder Fisch) von einem einzigen Anbieter. Vorteilhaft sind hier der Preis und der geringe Aufwand. Der Nachteil ist, dass es keine Garantie gibt, dass Sie das bekommen, was Sie brauchen.
  • Einzelbeschaffung – Kauf aller Produkte von einem einzigen Anbieter. Die Vorteile sind Vorhersehbarkeit und großartige Preise. Der größte Nachteil ist, dass Spezialitäten eher nicht verfügbar sind. (Potenziell trotzdem eine gute Vorgehensweise für Fast-Casual- und ähnliche Systemgastronomie-Ketten.)/li>
  • Bezahlter Reservekauf – Vorauszahlung für eine festgelegte Menge eines speziellen Produktes (Bio-Obst oder regionaler Fisch). Der Vorteil ist, dass die Lieferung garantiert ist. Die Nachteile sind (potenziell) höhere Preise und die Tatsache, dass Vertrauen in dieser Beziehung von wesentlicher Bedeutung ist.

Darüber hinaus können Sie wählen zwischen Anbietern großer Produktpaletten und spezialisierten Anbietern, Beschaffung nach bestimmten Produktgruppen, Verträgen mit Herstellern, Lagerverbänden usw. und es gibt noch viele weitere Möglichkeiten.

Lassen Sie sich von der großen Auswahl nicht durcheinander bringen.

Wenn Sie einen großen Betrieb leiten, erhalten Sie vom Unternehmen wahrscheinlich eine Liste der vorab zugelassenen Lieferanten. Verwenden Sie diese – die Lieferanten wurden aus einem bestimmten Grund im Voraus zugelassen. Führen Sie einen kleineren Betrieb, finden Sie heraus, wie Ihre Konkurrenz vorgeht. Wenn die meisten mit 2-3 Großlieferanten + 1 Speziallieferanten + 1 Gruppenvertrag arbeiten, liegt das daran, dass diese Kombination in Ihrer Region gut funktioniert. Hier muss das Rad nicht neu erfunden werden.

Das heißt, sobald Sie eine ordentliche Liste von Anbietern haben, mit denen Sie zusammenarbeiten können, sollten Sie auf jeden Fall herausfinden, wer das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Die meisten Betreiber bewerten Anbieter anhand von drei Punkten:

  • Preis – denken Sie daran, Sie suchen nicht nach dem günstigsten Preis. Sie suchen nach dem für Ihre Anforderungen besten Preis. In der Gastronomie handelt es sich nur um ein gutes Geschäft, wenn Sie die gleiche Qualität zum niedrigeren Preis bekommen (bei gleichen Bezahl- und Lieferbedingungen).
  • Qualität – kann der Anbieter in Bezug auf die Qualität gemäß den Spezifikationen liefern? Wie oft hat er bei Ihrer Bestellung einen Artikel durch einen anderen niedrigerer Qualität ersetzt? Wurde das offen kommuniziert?
  • Lieferung — können Sie und der Lieferant Lieferzeiten vereinbaren, die für Sie passen? Kommen die Lieferungen ständig zu spät, verursacht das wahrscheinlich Probleme bei Ihrem Produktionsteam.

Nachdem Sie ein paar Lieferungen von dem Anbieter erhalten haben, können Sie ihn anhand der drei Metriken bewerten. Die meisten Betriebe verwenden ein numerisches Bewertungssystem, wobei die höchste Lieferantenbewertung 10/10/10 beträgt. Dies bedeutet, dass ein Lieferant bei insgesamt 10 Lieferanten den besten Preis, die beste Qualität und die besten Lieferbedingungen hat.

Während dies natürlich das ideale Szenario ist, werden Sie sich im wirklichen Leben wahrscheinlich mit einer schlechteren Bewertung hinsichtlich des Preises zufriedengeben müssen, wenn Sie Artikel von höchster Qualität und mit pünktlicher Lieferung wünschen.

Wie funktioniert das bei Getränken?

Die meisten Betreiber beziehen Getränke von Großhändlern, da die Lieferanten meist keine kleinen Mengen anbieten (ausgenommen Weinhändler, die mit ausgewählten Michelin-Sterne-Restaurants zusammenarbeiten).

Die Qualität ist standardisiert und die Preise variieren im Laufe des Jahres nicht sehr stark, was die Bestandskontrolle und Preisgestaltung einfacher macht.

Konzentrieren Sie sich darauf, das bestmögliche Angebot eines vertrauenswürdigen Großhändlers zu finden und behalten Sie die Zahlungsbedingungen sowie die Pünktlichkeit der Lieferungen im Auge.

4. Bestellungen von Speisen und Getränken vorbereiten und einreichen

Die meisten Restaurantbetriebe bestellen wöchentlich oder zweiwöchentlich. Einige Betriebe geben sogar monatliche Bestellungen auf.

Eine gute Faustregel ist, Bestellungen lediglich so oft wie nötig aufzugeben, denn so behalten Sie Ihre Lebensmittelkosten im Blick. Ihr Ziel hier ist es, jederzeit produktionsbereit zu sein, ohne jedoch Ihr Geld wegen einer Fehlentscheidung unnötig im Inventar zu binden.

In der Regel erfolgt die Beschaffung in drei Schritten:

Prognostizieren, skalieren und subtrahieren.
  • Bestelllisten basierend auf prognostizierten Absätzen — Schätzen Sie für jeden Bestellzeitraum die Nachfrage nach bestimmten Zutaten basierend auf prognostizierten Absätzen (Sie können das beispielsweise für den Monat berechnen und durch vier dividieren, um wöchentliche Werte zu erhalten. -Vorausgesetzt, es gibt keine großen wöchentlichen Schwankungen aufgrund von Veranstaltungen oder Feiertagen).
  • Mengenbestimmung nach Rezepten — sehen Sie sich Ihre Rezepte an, um die Mengen der jeweiligen Zutaten zu bestimmen. Rechnen Sie diese Beträge in Bestelleinheiten um (Kilo, Dosen, Flaschen usw.).
  • Vorrätigen Bestand abziehen — Wenn Sie die Methode der laufenden Bestandserfassung verwenden, richten Sie sich jeweils nach den Beständen des vorherigen Abends. Arbeiten Sie mit einer Software, wurden Ihre Bestellformulare bereits erstellt (juhu!). Trifft bei Ihnen nichts von alldem zu, müssen Sie Ihr Inventar durchführen.

Nachdem Sie die Menge für jede Zutat ermittelt haben, müssen Sie die Qualität bestimmen. Ihre Rezeptkosten leiten Sie wahrscheinlich von einer Produktionstabelle ab, die Produktspezifikationen wie die folgenden enthält:

(Sind Ihre Angaben nicht so detailliert, ist das normalerweise kein Problem. Die meisten Artikel sind standardisiert – wenn Sie beispielsweise „Prime Cut Contre-Filet“ sagen, wissen die meisten Anbieter, dass es sich um den besten Cut vom Fleisch handelt, ohne Knochen, Suetablagerungen und Knorpel.)

Sobald Sie wissen, welche Mengen und Qualitäten Sie benötigen, können Sie mit dem Ausfüllen Ihres Bestellformulars fortfahren. Sie sollten mehrere Kopien von diesem Formular anfertigen und Ihr Mitarbeiter in der Warenannahme (an allen Standorten, wenn Sie einen Betrieb mit mehreren Verkaufsstellen betreiben) muss eine zur Hand haben, damit er die eingehenden Lieferungen kontrollieren kann.

Ihr Bestellformular sollte detailliert sein, jedoch nicht 3 Seiten oder länger sein. Dabei sollten auf jeden Fall diese wichtigen Punkte angegeben sein:

  • Restaurant, Lieferant & Zustelldetails
  • Produktname
  • Menge
  • Mengeneinheit (10 kg Kiste, Karton mit 24 Flaschen)
  • Standardisierte oder beschreibende Qualität
  • Individuelle Preisgestaltung + netto für den jeweiligen Artikel
  • Gesamtpreis der Bestellung

Hinweis: Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie bereits, welche Anbieter welche Bestellformulare erhalten. Wenn Sie jedoch nicht verderbliche Waren in großen Mengen kaufen, ist es eine gute Idee, eine Ausschreibung in Ihrer lokalen Fachzeitschrift zu veröffentlichen (oder auf weniger formellem Weg nach Angeboten zu suchen). Ist der Vertragsabschluss für Sie nicht dringend, können Sie möglicherweise einen besseren Preis für dieselben Produkte erzielen.

Kleine Anmerkung an der Stelle – Wenn Sie die Apicbase Verwaltungsplattform verwenden, lässt sich dieser Schritt extrem schnell erledigen.

Apicbase kennt Ihre Lagerbestände bereits und generiert automatisch Bestellvorschläge.

Diese Vorschläge werden unter Berücksichtigung Ihres POS-Systems, Ihres Inventars und Ihrer Stücklisten zusammengestellt, sodass das Bestellformular per E-Mail (mit allen Details) sofort versandbereit ist.

Faszinierend, wie übersichtlich das aussieht.

5. Annahme, Kontrolle und Lagerung

Und genau hier wird es entscheidend…

…Sie können in Ihren Restaurants die besten Standardverfahren für die Beschaffung haben…

…sehr bedacht entscheiden, bei wem und zu welchem Preis Sie einkaufen…

…jeden Monat Stunden damit verbringen, Rabatte zu erfragen und zu verhandeln.

Wenn Sie jedoch nicht alles, was geliefert wird, sorgfältig prüfen, können Sie den Rest auch gleich bleiben lassen. Denn dann haben Sie keine Kontrolle darüber, was (in Bezug auf Quantität und Qualität) hereinkommt und ob es verwendbar ist oder nicht, aber Sie bezahlen trotzdem dafür.

Wie also verhindern Sie das?

Sie geben Ihrem Team in der Warenannahme (je nach Betrieb ein Mitarbeiter in der Warenannahme, Köche oder Manager) die Informationen und Fähigkeiten, die dieses benötigt, um seine Arbeit genau und gewissenhaft zu erledigen. Dies umfasst regelmäßige Schulungen zur Vorgehensweise bei der Annahme und zur Lebensmittelqualität. Außerdem muss das Team in der Annahme Zugriff auf die Bestellformulare haben, damit es mit den richtigen Daten arbeiten kann.

Gehen Sie präzise und gewissenhaft vor. Andernfalls schleichen sich schnell kostspielige Fehler ein.

Der Angestellte in der Warenannahme (Manager oder Küchenchef in kleineren Betrieben) ist verantwortlich für:

  • Überprüfung der Menge und des Gewichts — Alle Lieferungen werden anhand der Bestellung und der Spezifikationen gemessen. Lieferungen zu großer oder zu geringer Mengen werden im Tagesprotokoll erfasst und entsprechend verarbeitet.
  • Überprüfung der Qualität der Lieferung — Gründliche Überprüfung teurer Artikel (Fleisch, Wein, Spirituosen); Stichproben bei Gemüse und Obst (prüfen Sie die untere Schicht der Behälter auf verwelkte oder verdorbenes Waren).
  • Protokollierung der täglichen Lieferungen — Besondere Aufmerksamkeit sollte der Protokollierung von Lieferungen schlechter Qualität, von Lieferungen zu großer oder zu geringer Mengen oder von Lieferungen von Artikeln, deren Verfallsdatum überschritten wurde, gewidmet werden.
  • Handhabung der Waren und Befolgen der ordnungsgemäßen Lagerungsverfahren — Kennzeichnen Sie, was in die Gefrierschränke, Kühlräume und den Hauptspeicher gehört. Stellen Sie sicher, dass die rotierenden Verfahren zur Bestandskontrolle befolgt werden.
  • Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen — Dazu gehört die Überprüfung des Lieferformulars, um sicherzustellen, dass alle Rabatte und ausstehenden Korrekturen berücksichtigt wurden; Vorbereitung von Unterlagen bei der Lieferung von Artikeln unzulänglicher Qualität und die Übermittlung der entsprechenden Unterlagen an die Buchhaltung.

In Betrieben mit zentraler Lieferantenlieferung (Waren werden an einen Ort geliefert und dann vom Betreiber an die Verkaufsstellen verteilt) können einige dieser Schritte übersprungen werden. Wenn Sie jedoch die Möglichkeit dazu haben, empfehle ich, die Vorgehensweise bei der Warenannahme an allen Standorten anzuwenden. Sie dient als Schutz für den Fall, dass bei der ersten Inspektion etwas übersehen wurde oder auf dem Weg von Punkt A nach Punkt B ein Diebstahl stattfindet. 

Apicbase-Nutzern steht das zentrale Küchenmodul zur Verfügung, mit dem sie interne Bestellungen im Auge behalten können.

6. Rechnungen und Zahlungen überprüfen

Der letzte Schritt des Beschaffungszyklus in der Gastronomie wird von den Betreibern auch häufig übersprungen.

Natürlich spreche ich von der Überprüfung der Rechnungen und Zahlungen.

Wenn es eng wird, sitzen wir alle da und drehen jede Münze zweimal um, bevor wir sie ausgeben. Aber … wenn es gut läuft? Nun, Sie bezahlen Ihre Rechnungen pünktlich mit einer einzigen Bezahlung?

Das macht Sie zu einem großartigen Kunden. Es könnte Sie aber auch Geld kosten.

Ihre Beschaffungsabteilung und Ihre Buchhaltung müssen jeden Monat zusammenarbeiten, um Rechnungen zu überprüfen, bevor sie bezahlt werden. Sie müssen die Menge und Qualität der gelieferten Waren prüfen und diese mit Bestellformularen und täglichen Listen der erhaltenen Waren abgleichen.

Wenn Rabatte, Ermäßigungen oder Korrekturen vereinbart wurden, müssen diese auf der Rechnung ausgewiesen werden. Ist das nicht der Fall, klären Sie das am besten vor der Zahlung mit dem Lieferanten.

Gehen Sie Ihre Zahlungen in regelmäßigen Abständen (alle 6 Monate) durch, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Beträge auf Lieferantenkonten eingezahlt haben. Wenn Sie Ihre Zahlungen automatisieren, kann sich hier hin und wieder ein Fehler einschleichen. Wenn Sie weniger bezahlt haben, erfahren Sie dies vom Lieferanten. Aber wenn Sie mehr bezahlt haben … nun, Sie werden es wahrscheinlich nicht zurückbekommen, wenn Sie nicht danach fragen.

In einem soliden technischen System wird die Software für den Küchenbetrieb in die Buchhaltungssoftware integriert. Durch diese Verbindung wird sichergestellt, dass Bestellungen mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen werden. Erst nach Validierung durch den Supply Chain Manager werden Zahlungen vom Finanzteam geleistet.

Apicbase hilft Ihnen natürlich auch in diesem Bereich. 

Apicbase – Der einfachste Weg, um die Beschaffung (und die Lebensmittelkosten) in der Gastronomie zu kontrollieren

Jetzt wissen Sie Bescheid…

Ein von Anfang bis Ende kinderleichter Beschaffungsprozess für die Gastronomie, der nichts dem Zufall überlässt. Keine außer Acht gelassenen Bereiche. Und kein Cent zu viel ausgegeben.

Weil seien wir ehrlich…

Der Grund, warum sich alle Betreiber auf die Beschaffung konzentrieren, ist, zu sehen, wo sie die Lebensmittelkosten um ein oder zwei Prozentpunkte senken können.

Das ist keine Schande – genau das ist wichtig.

Und Apicbase kann Ihnen dabei helfen, dabei noch mehr voranzukommen.

Da der Bestand und die Beschaffung eines Restaurants so eng miteinander verbunden sind, lohnt es sich, mit einer Software zu arbeiten, die beide Dinge gleichzeitig verwalten kann. Dies erspart Ihnen Stunden manueller Arbeit, verringert aber vor allem drastisch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie oder jemand aus Ihrem Team einen kostspieligen Fehler machen.

Und was denken Sie darüber?

Ja, ich möchte meine Beschaffungsprozesse so einfach wie möglich abwickeln

Fire up Apicbase and take advantage of assisted ordering, internal order control, and vendor management, while getting powerful outlet-specific purchasing insights.

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