Software kaufen oder selbst entwickeln? Wie führende CIOs die richtige Entscheidung für ihre Restaurants treffen

Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich die Anforderungen des Marktes weiterentwickeln, können Ihre aktuellen Systeme nur schwer mithalten. An diesem Punkt stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung: Welche Teile Ihres Software-Stacks sollten Sie handelsüblich kaufen und welche sollten Sie für Ihren Betrieb entwickeln lassen?

Zuerst dachte ich, die Antwort läge auf der Hand: Warum selbst entwickeln, was man kaufen kann?

Die Entwicklung von Software ist kostspielig, zeitaufwändig und komplex – als Mitbegründer eines Softwareunternehmens sollte ich das wissen. Aber je mehr ich mich damit beschäftigte, desto mehr wurde mir klar, dass hinter der Entscheidung zwischen Kaufen und Entwickeln sehr viel mehr steckt. Es gibt keine klare Antwort.

Für diesen Artikel führte ich zunächst viele Unterhaltungen. Ich bat führende Persönlichkeiten aus der Restaurantbranche um ihre Meinung und aus meinen Notizen entstand schließlich dieser Artikel.

Womit ich nicht gerechnet hatte, waren die versteckten Fallen, in die selbst erfahrene IT-Leiter tappen, wenn sie diese Entscheidungen treffen.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Fallstricke ein – und darauf, wie Sie sie vermeiden und gleichzeitig der Konkurrenz einen Schritt voraus sein können.

Aufstrebende Marken und etablierte Unternehmen im Vergleich

Beginnen wir mit dem, was allgemein bekannt ist: Gekaufte Software ermöglicht eine schnellere Implementierung und geht mit einem geringeren Risiko einher, allerdings sind die Anpassungsmöglichkeiten beschränkt. Andererseits bietet die Entwicklung Ihrer eigenen Software die vollständige Kontrolle und das Potenzial für einen Wettbewerbsvorteil, doch sie beansprucht mehr Zeit, Kosten und Ressourcen.

CTOs, CIOs und IT-Leiter müssen sich immer wieder zwischen diesen beiden Optionen entscheiden. Leider machen diese Hauptargumente die Wahl nicht leichter. Es gibt unglaublich viele Variablen. Und keine eindeutige Antwort auf die Frage „Kaufen oder Entwickeln?“.

Eines ist jedoch ganz klar: Junge Unternehmen sind im Vorteil. Warum? Weil sie mit einer weißen Weste beginnen können. Sie sind nicht durch Altsysteme oder veraltete Vorgehensweisen belastet. Es ermöglicht ihnen, Technologie mit minimalen Konflikten zu implementieren, unabhängig davon, ob sie sie selbst entwickeln oder mit einem SaaS-Anbieter zusammenarbeiten.

Für etablierte Unternehmen ist die Situation komplexer. Wenn sie skalieren oder modernisieren, müssen sie neue Technologien in bestehende Systeme und Prozesse integrieren.

Software-Upgrades können kostspielig, störend und manchmal ineffektiv sein, während Behelfslösungen oft zu Ineffizienzen und verpassten Chancen führen.

Für diese Unternehmen geht es nicht nur darum, die beste Lösung zu finden, sondern auch darum, zu bestimmen, wie viel Anpassung auf das Unternehmen wirklich notwendig ist. Hier machen manche Unternehmen den Fehler, überzeugt zu sein, dass kein anderes Unternehmen so arbeitet wie sie.

Überschätzte Einzigartigkeit

Unternehmen überschätzen leicht ihre Einzigartigkeit und tendieren zu individualisierten Lösungen, obwohl eine Standardoption genauso gut oder sogar besser funktionieren könnte.

Die Verlockung, die volle Kontrolle bei der Entwicklung selbst entwickelter Software zu haben, ist nachvollziehbar – dies verspricht eine vollständige Anpassung an einzigartige oder spezifische Bedürfnisse.

Für viele Unternehmen gibt es eine Lösung, die 90 Prozent ihrer Bedürfnisse abdeckt, doch sie beanspruchen technische Ressourcen, nur um die wenigen Ausnahmen zu berücksichtigen, die sie haben.

Mike Rawson
CIO bei citizenM

Doch, wie Mike Rawson, CIO bei citizenM, betont: „Für viele Unternehmen gibt es eine Lösung, die 90 Prozent ihrer Bedürfnisse abdeckt, doch sie beanspruchen technische Ressourcen, nur um die wenigen Ausnahmen zu berücksichtigen, die sie haben.“

Letztendlich kopieren sie dann bewährte und getestete Funktionen, die auf dem Markt erhältlich sind, profitieren aber nicht von den Vorteilen, die eine fertige Lösung bietet, wie z. B. laufende Updates, Fehlerbehebungen und Skalierbarkeit.

Wettbewerbsvorteil oder zu schließende Lücke

Auf der anderen Seite gibt es natürlich Unternehmen, die eine einzigartige Betriebsweise entwickeln. Dies hilft ihnen, sich in einem hart umkämpften Markt abzuheben. Und wenn sich diese Differenzierung mithilfe von Technik verstärken lässt, ist die Investition in eine individuelle Entwicklung das Risiko wert. Wie der IT-Leiter einer Restaurantkette mit 500 Betrieben sagte: „Kaufen Sie, um mithalten zu können und entwickeln Sie selbst, wenn Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen möchten.“

Starbucks ist ein gutes Beispiel. Das besondere Servicekonzept verschaffte Starbucks einen enormen Wettbewerbsvorteil. Mithilfe von Technologie konnte das Unternehmen seine Vision in die Tat umsetzen. Aber der eigentliche Vorteil lag nicht in der Technik, sondern in der Vision selbst. „Die Identität einer Marke, ihre Persönlichkeit, ist oft das wahre Unterscheidungsmerkmal“, sagt Mattias Boterdaele, Transformation & E-Commerce Director bei La Lorraine Bakery Group. Die Software ist ein Mittel zum Zweck.

Außerdem verblasst jeder technologische Vorsprung irgendwann. In unserem Podcast The Food Service Growth Show nannte Peter Schimpl, VP of Digital & IT bei L’Osteria, McDonald’s als Beispiel.

„McDonald’s ist allen anderen fünf Jahre voraus. Wenn es etwas einführt, wird es als Innovation angesehen. Die Bestellkioske sind ein gutes Beispiel dafür“, meinte Peter. „Nicht jede Innovation eignet sich für alle, aber einige Entwicklungen werden mit der Zeit zum Branchenstandard. Heute kann man sich ein Schnellrestaurant kaum noch ohne Bestellkioske vorstellen.“

Was einst ein klares Unterscheidungsmerkmal war, ist heute Branchenstandard. Es ist die Norm. „Ich meine damit, dass es für Schnellrestaurants einen Nachteil darstellt, wenn sie keine Bestellkioske haben.“ Restaurantketten, die heute Kioske einsetzen, verschaffen sich keinen Vorteil, sie schließen lediglich eine Lücke.

Wenn eine bestimmte Lösung lange genug auf dem Markt ist, wird sie zur absoluten Grundausstattung für den Geschäftsbetrieb.

Geert Houben
Gründer und CEO bei Cubigo

„Wenn eine bestimmte Software lange genug auf dem Markt ist, wird sie zur absoluten Grundausstattung für den Geschäftsbetrieb“, sagt Geert Houben, Gründer und CEO von Cubigo. In solchen Fällen macht es wenig Sinn, die Software selbst zu entwickeln.

Beispiele dafür gibt es überall, z. B. Reservierungstools, Küchendisplay- und Inventarverwaltungssysteme. Wenn Sie sich mit einer spezifischen Software einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen wollen, müssen Sie sicher sein, dass niemand Sie so schnell einholen kann. Es ist ein Risiko.

„Sie können sich schlichtweg keinen Wettbewerbsvorteil verschaffen, wenn Sie Technologien einsetzen, die Ihre Konkurrenten einfach auf dem Markt als Standardausführung erhalten können. Das ist einfach unmöglich“, sagt der IT-Leiter eines großen Catering-Unternehmens.

Best of Breed: für jeden Bereich die jeweils beste Lösung

Was sollten Sie also machen? Bei operativen Funktionen wie HRM, Buchhaltung oder CRM ist die Sache klar. Fast alle sind sich einig, dass SaaS für diese Bereiche die beste Wahl ist. Eine schnelle Lösung mit Support und berechenbaren Kosten. Benoît Delwaele, CIO bei Vandemoortele, weist jedoch darauf hin: „Wenn kein SaaS-Partner die benötigte Funktionalität zu einem angemessenen Preis bereitstellen kann, müssen wir es möglicherweise in Betracht ziehen, die Software selbst zu entwickeln.“

Dies war der Fall bei Ville Lehto, Mitbegründer von Huuva, einem beliebten Mehrmarken-Restaurant. Sie entwickelten ein benutzerdefiniertes Betriebssystem, damit ihre Küchen nahtlos arbeiten konnten, während sie täglich Hunderte von Essensbestellungen vorbereiteten.

„Die Auftragsabwicklung für Essenslieferungen erfolgt wie eingetroffen normalerweise nach dem Prinzip First in, First out, aber für uns ist das nicht immer sinnvoll“, sagt er. „Wenn zum Beispiel zwei Burger bereits zubereitet werden, ist es effizienter, die nächsten Burger-Bestellungen dazuzunehmen. Also haben wir eine Funktion entwickelt, die es intuitiv macht, anstehende Bestellungen zu bündeln, die denen ähneln, die wir bereits zubereiten. Dadurch konnten wir die Zubereitungszeiten halbieren und den Service enorm beschleunigen.“

Aber Huuva verwendet nicht für alles eigens entwickelte Software. „Die interne Entwicklung und Wartung von Systemen für komplexe Anforderungen wie die Inventarverwaltung würde zu viele Stunden in Anspruch nehmen. Deshalb zogen wir es vor, Apicbase zu integrieren, was sehr gut funktioniert hat.“

Geert Houben verfolgt einen ähnlichen Best-of-Breed-Ansatz: „Wir kaufen Technologie für Funktionen, bei denen es effizienter ist, sich auf Experten wie Apicbase zu verlassen, und wir konzentrieren uns bei der Entwicklung darauf, eine nahtlose Datenintegration zwischen den von uns entwickelten und den von uns gekauften Systemen sicherzustellen.“

Wichtige Kennzahlen

Wie Benoît Delwaele betont, ist eine Investition in SaaS nur dann sinnvoll, wenn der Wert die Kosten rechtfertigt. Der „Wert“ kann jedoch vage und schwer zu messen sein – ähnlich wie der Begriff „Wettbewerbsvorteil“. Beides kann subjektiv sein und sich je nach Unternehmen und Branche stark unterscheiden, was CTOs und CIOs nicht gerne haben. Sie bevorzugen konkrete, messbare Argumente.

Sie verwenden bei der Entscheidungsfindung mehrere Indikatoren. Jeder bietet einen Einblick in verschiedene Aspekte der Entscheidungsfindung bei der Auswahl von Technik. Hier die wichtigsten Kennzahlen:

1. Markteinführung (engl. GTM für Go to Market): Wie schnell muss die neue Funktion oder Lösung einsatzbereit sein, um den Anforderungen des Marktes gerecht werden zu können oder die Konkurrenz abzuhängen?
2. Zeit bis zur Wertschöpfung (engl. TTV für Time to Value): Wie schnell wird die Lösung messbare, merkliche Vorteile für das Unternehmen bringen?
3. Rentabilität der Investition (engl. ROI für Return on Investment): Wie schnell wird sich die Investition unter Berücksichtigung von Einsparungen, Umsatzwachstum und betrieblicher Effizienz auszahlen?
4. Gesamtbetriebskosten (engl. TCO für Total Cost of Ownership): Wie hoch sind die langfristigen Gesamtkosten einer individualisierten Software, einschließlich Entwicklung, laufender Wartung, Updates und möglicher Aufwendungen für die Technik?
5. Skalierbarkeit: Kann die Lösung mit dem Unternehmen mitwachsen oder muss sie in naher Zukunft ersetzt oder stark modifiziert werden?
6. Kontrolle: Wie viel Flexibilität und Kontrolle braucht das Unternehmen über die Software und ihre Funktionen?
7. Risiko: Wie viel Risiko ist das Unternehmen bereit, mit einer Lösung eines Drittanbieters einzugehen, im Vergleich zu den Risiken, die mit einer eigens entwickelten Software verbunden sind?

Diese Kriterien bieten eine wertvolle Orientierungshilfe, doch es kann im Unternehmen trotzdem zu Missständen durch Voreingenommenheit, unerkannte Probleme und Fehleinschätzungen kommen, wie wir in den folgenden Abschnitten untersuchen werden.

Unterschätzte Kosten

Unterschätzte Kosten sind der wahrscheinlich häufigste Fehler. Unternehmen sind oft zu optimistisch, wenn es darum geht, ein Projekt innerhalb eines bestimmten Budgets oder Zeitrahmens abzuschließen.

Wir dachten, wir hätten alles unter Kontrolle, aber wir rechneten mit nur etwa 5 Prozent von dem, was tatsächlich benötigt wurde.

Tommy Giraux
Head of Restaurant Systems bei Honest Burgers

„Wir dachten, wir hätten alles unter Kontrolle, aber wir rechneten mit nur etwa 5 Prozent von dem, was tatsächlich benötigt wurde“, gibt Tommy Giraux, Leiter der Abteilung Restaurantsysteme bei Honest Burgers, zu.

Tommy hat viele erfolgreiche technische Implementierungen geleitet, aber eine ist ihm besonders in Erinnerung geblieben, weil sie nicht wie geplant verlief. Am Anfang gab es ein einfaches Ziel: „Wir mussten unsere Personaleinsatzplanung optimieren. Damals arbeiteten wir mit Excel, aber das verschaffte uns nicht den nötigen Überblick“, sagt er. Es schien ein einfaches Entwicklungsvorhaben zu sein, die Tabellen in eine App umzuwandeln. Giraux stellte deshalb einen Entwickler ein, um ein individualisiertes Tool zu entwickeln.

An diesem Punkt lief vieles schief. „Wir haben unser Verständnis des Problems überschätzt und die Lösung unterschätzt“, sagt er. Als sie das Projekt auf Eis legten, war bereits eine beträchtliche Summe Geld reingeflossen – ohne dass es etwas gebracht hätte. „Wir hatten noch nicht einmal ein brauchbares Produkt“, erinnert sich Giraux.

Dieser Fall erinnert mich an eine Erfahrung, die ich mit einer großen Restaurantgruppe gemacht habe. Das Team hatte beschlossen, sein eigenes Inventarverwaltungssystem zu entwickeln, da der Vorstand der Meinung war, dass dies auf lange Sicht günstiger sein würde. Es wurden viel Zeit, Geld und Ressourcen in das Projekt investiert. 18 Monate später hatte das Team nur wenig vorzuweisen. Was die Sache noch schlimmer machte, war, dass der IT-Leiter den Vorstand von Anfang an gewarnt hatte, dieser Schritt sei ein Fehler.

Später sagte er mir: „Wissen Sie, was mich am meisten stört? In diesen 18 Monaten haben wir dreimal so viel für etwas ausgegeben, das ins Leere lief, als der ROI, den wir in nur sechs Monaten mit Apicbase erzielt hätten.“

Problemlösungszyklus

Diese Erfahrungen verdeutlichen ein häufiges Problem bei der benutzerdefinierten Entwicklung: Selbst wenn das Projekt einfach wirkt, ist der tatsächliche Entwicklungsprozess das fast nie.

Sie kommen von einem Problem zur Lösung und zu den nächsten Problemen. Jedes Problem, das Sie lösen, bringt eine Menge neuer Probleme mit sich. Als Unternehmen in der Gastronomie sollten Sie darauf vorbereitet sein.

Was wie eine kleine, überschaubare Aufgabe aussieht, kann sich schnell zu einem viel größeren, komplizierteren (und teureren) Unterfangen entwickeln, als man erwartet hat. Es ist ein ständiger Kreislauf. Sie kommen von einem Problem zur Lösung und zu den nächsten Problemen. Jedes Problem, das Sie lösen, bringt eine Menge neuer Probleme mit sich. Als Restaurantbetreiber sollten Sie darauf vorbereitet sein.

Glauben Sie mir, ich habe es selbst erlebt. Bei Apicbase haben wir den Problemlösungszyklus öfter durchlaufen, als ich zählen kann.

Als wir zum Beispiel mit dem Aufbau unseres Inventarverwaltungssystems begannen, dachten wir: „Wir haben bereits eine Rezeptdatenbank – wie schwer kann das schon sein?“ Es stellte sich heraus, dass es sehr schwer war. Nach der Integration mit POS-Systemen war die nächste Herausforderung die Zählung der Bestände, gefolgt von den Halbfertigprodukten. Dann mussten wir herausfinden, wie wir Produkte zwischen den Verkaufsstellen transferieren können. Und dann: „Was, wenn jemand eine zentrale Produktionseinheit betreibt?“. Und so setzte sich der Zyklus fort, ganz zu schweigen von den unvermeidlichen Fehlerkorrekturen auf dem Weg dorthin.

Es ist nie so einfach, wie es scheint, und Sie müssen auf diese Hürden vorbereitet sein.

Die Falle der versunkenen Kosten

Übrigens, wird man in einem Unternehmen immer und immer wieder damit „beschert“, dass man die Komplexität eines Projekts unterschätzt hat. Wenn Unternehmen nicht frühzeitig eingreifen, laufen sie Gefahr, in die Falle der versunkenen Kosten zu tappen.

Die Falle der versunkenen Kosten ist eine kognitive Verzerrung, die dazu führt, dass Menschen an einer Verluste einfahrenden Strategie festhalten, selbst wenn es klüger wäre, die Verluste zu begrenzen und auf eine bessere Option umzusteigen.

Die Falle der versunkenen Kosten wird dann zum Problem, wenn Unternehmen weiterhin Zeit und Geld in ein scheiterndes Projekt investieren, nur weil sie nicht „verschwenden“ wollen, was sie bereits investiert haben.

Das Problem dieser Denkweise ist, dass sie langanhaltende Folgen haben kann. Ein CTO berichtete von seinen Erfahrungen:

„Mein Vorgänger hat viel in ein System investiert, das nicht funktionierte“, erklärte er. „Das Projekt zog sich in die Länge, kostete ein Vermögen und brachte nichts ein. Jetzt hat der Vorstand eine äußerst zögerliche Haltung, wenn es um neue technologische Initiativen in diesem Bereich geht.“

Infolgedessen werden wertvolle Technologieprojekte übersehen, was bedeutet, dass Chancen auf Wachstum, Verbesserungen oder die Wahrung der Relevanz in einer Branche, die sich zunehmend auf Daten stützt, verpasst werden.

Zukunftssicherheit

Bei der Bewertung von Kennzahlen wie TCO oder TTV, zusammen mit häufigen Fehlern wie unterschätzten Kosten oder dem Problemlösungszyklus, wird eine zentrale Herausforderung deutlich: unsere Unfähigkeit, die Zukunft vorherzusagen. Diese Ungewissheit raubt CFOs und CTOs die Ruhe.

Sie wünschen sich, die Zukunft vorhersehen zu können, denn sie wissen, dass eine Lösung, die nur die aktuellen Anforderungen erfüllt, zum Zeitpunkt ihrer Einführung bereits veraltet sein könnte. Bei der Softwareentwicklung geht es nicht nur darum, die Probleme von heute zu lösen, sondern auch darum, sich auf Herausforderungen vorzubereiten, die Sie noch nicht vorhersehen können.

Da sich der Markt und die Technologielandschaft schnell weiterentwickeln, muss Ihre Software flexibel genug sein, um sich an unerwartete Veränderungen anzupassen.

Das erfordert nicht nur technische Voraussicht. „Sie brauchen auch die finanziellen Mittel, um mit der laufenden Entwicklung Schritt zu halten“, erklärt Geert Houben, CEO und Gründer von Cubigo. „Kann sich Ihr System an eine neue Version von iOS oder Android anpassen? Was passiert, wenn Ihre APIs – die Schnittstellen zwischen verschiedenen Programmen – aktualisiert werden müssen? Ist Ihre gesamte Infrastruktur gefährdet?“

Die Zukunft ist unvorhersehbar. Nur wenige ahnten vor einem Jahrzehnt, wie wichtig Software-Integrationen werden würden, und doch haben APIs die Technologielandschaft umgestaltet. Jeder, der Software entwickelt, wird mit unvorhergesehenen Herausforderungen konfrontiert – größere Datenmengen, mehr Benutzer, neue Vorschriften und sich verändernde Integrationsanforderungen. Unabhängig davon, ob Sie individuelle Software entwickeln oder eine SaaS-Lösung verwenden, müssen Ihre Systeme anpassungsfähig und robust sein, um relevant zu bleiben.

Bei der Zukunftssicherheit geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um Menschen. Wie Mike Rawson sagt: „Wenn Sie sich entscheiden, es selbst zu bauen, haben Sie besser die richtigen Leute.“ Die Entwicklung spezifischer Software erfordert ein qualifiziertes Team, das das System wartet und weiterentwickelt, wenn neue Hindernisse aufkommen. Da IT-Talente sehr gefragt sind, lautet die eigentliche Frage: Können Sie die richtigen Mitarbeiter gewinnen und halten, um das Projekt abzuschließen?

Da IT-Talente sehr gefragt sind, lautet die eigentliche Frage: Können Sie die richtigen Mitarbeiter gewinnen und halten, um das Projekt abzuschließen?

Ein Kommentar eines IT-Experten auf Reddit geht bei der Beschreibung dieser Herausforderung noch weiter: „Es geht nicht nur darum, ob Ihr Team die Fähigkeiten hat, die Lösung zu entwickeln. Die eigentliche Frage ist, ob es die Zeit dazu hat. Der größte Teil Ihres Teams konzentriert sich wahrscheinlich auf Ihre dringendsten geschäftlichen Probleme. Haben Sie also mit denen, die noch übrig sind, die Kapazitäten, um das, was Sie brauchen, aufzubauen oder das, was Sie haben, zu warten? Und was noch wichtiger ist: Was vernachlässigen Sie? Wenn Sie an einer Entwicklung arbeiten, konzentrieren Sie sich nicht auf etwas anderes.“

Fazit

Die Entscheidung, ob Sie ein System kaufen oder selbst entwickeln, ist nie einfach. Es ist ein Balanceakt zwischen Kontrolle und Kosten, Geschwindigkeit und Anpassung, unmittelbarem Bedarf und langfristiger Strategie. Jedes Unternehmen muss diese Kompromisse mit klarem Realismus abwägen, egal ob es sich um ein aufstrebendes oder um ein etabliertes Unternehmen handelt.

Eines ist klar: Ein gemischter Ansatz ist in der Regel der beste Weg. Die Strategie, zu kaufen und zu entwickeln. Kaufen Sie Lösungen für taktische Anforderungen, um Zeit und Ressourcen zu sparen, und entwickeln Sie nur für die Bereiche, in denen Sie wirklich einen Vorteil erzielen können.

Für die Software, die Ihr Unternehmen reibungslos am Laufen hält, brauchen Sie eine stabile, bewährte Technologie, wie Mattias Boterdaele von der La Lorraine Bakery Group betonte. Ein Inventarsystem muss zum Beispiel zuverlässig die Abnahme und das Nachfüllen von Beständen tracken. Sobald Sie über diese solide Grundlage verfügen, können Sie unternehmensspezifische Tools – wie einen Data Lake – intern entwickeln, damit diese Ihren individuellen Anforderungen gerecht werden.

Und wenn Sie sich dafür entscheiden, Lösungen intern zu entwickeln, sollten Sie sicher sein, dass es den Aufwand wert ist. Seien Sie auf der Hut davor, die Komplexität zu unterschätzen, die Einzigartigkeit zu überschätzen oder in die Falle der versunkenen Kosten zu tappen.

Letztendlich hängt die richtige Wahl von den Bedürfnissen, Fähigkeiten und Zukunftsvisionen Ihres Unternehmens ab. Doch welchen Weg Sie auch immer einschlagen, legen Sie Wert auf Skalierbarkeit und Flexibilität. Schließlich ist in dieser Branche lediglich auf den ständigen Wandel Verlass.