Flexibilität bei der Beschaffung: Mehrere Verpackungsoptionen unter einer Zutat

Einige der besten Funktionen von Apicbase sind so grundlegend, dass wir fast vergessen, wie selten sie doch sind.

Zum Beispiel diese Funktion:

Sie können mehrere Lieferanten und Verpackungsgrößen mit einer einzigen Zutat verknüpfen.

Ob eine Kiste, ein Kilogramm oder nur ein paar Stück – Ihr Team wählt bei der Bestellung die passende Option aus.

Vor einigen Wochen arbeitete ich mit Dan zusammen, dem Betriebsleiter einer Café-Kette mit 37 Standorten. Bei der Besprechung seines Beschaffungsprozesses erzählte er mir:

„Mit unserem alten System konnten wir Avocados nicht einzeln bestellen, sondern nur kistenweise. Nicht jeder Standort benötigt eine ganze Kiste. Ich möchte bestellen, was wir tatsächlich benötigen, und nicht, was das System vorgibt.“

Diese mangelnde Flexibilität führte zu Kosten durch verdorbene Waren, kurzfristige Besorgungen in der Nachbarschaft und Daten, auf die man sich nicht verlassen konnte.

Dann zeigte ich ihm, wie Apicbase das anders löst.

Das Problem: unterschiedliche Bedürfnisse

Kommen wir nochmal auf das Avocado-Beispiel zurück. Sie sind eine wichtige Zutat für alle Standorten von Dan.

• Standort A ist ein Café in einer ruhigen Nachbarschaft und benötigt etwa 8 Avocados pro Bestellung.
• Standort B ist ein viel besuchter Ort, an dem viele Pendler vorbeikommen und benötigt über 30 Avocados.

Ihr Hauptlieferant verkauft Kisten mit je 24 Stück. Ihre alte Beschaffungssoftware erlaubte nur eine Bestelloption pro Zutat. Daher musste jeder Standort eine komplette Kiste bestellen.

Bei einem anderen zugelassenen Lieferanten konnten jeweils 6 Stück bestellt werden, im System war es jedoch nicht möglich, die kleinere Menge auszuwählen.

Daher mussten sich die Standortleiter eine Behelfslösung überlegen.

Sie hatten drei Optionen:

• Eine Kiste über das System zu bestellen und die Hälfte zu entsorgen.
• Per Telefon eigenhändig 6er-Packs zu bestellen
• Beim Laden um die Ecke zum doppelten Preis einzukaufen.

Das wirkte sich auf die Berichterstattung aus. Der Bestand stimmte nicht, die Abweichung des Wareneinsatzes ergab keinen Sinn und an manchen Standorten war die Verschwendung deutlich zu hoch.

Die Lösung: eine Zutat, alle Optionen

An diesem Punkt unterscheidet sich Apicbase.

Das System zwingt keinen einheitlichen Lösungsansatz auf. Stattdessen können Sie eine Zutat erstellen und dieser alle verfügbaren Lieferanten- und Verpackungsoptionen zuordnen.

Wie ein Ordner. Die Zutat ist wie ein Ordner. Darin finden Sie alle Möglichkeiten, wie Sie das Produkt erwerben können und von wem. Jedes Team wählt aus einem simplen Dropdown-Menü die passende Option aus.

Apicbase kümmert sich um den Rest.

Zum Beispiel:

Standort A benötigt 8 Avocados und wählt:

• 2 × 6-er Packs von Lieferant B (12 Avocados) oder
• 1 × 6-er Pack + 2 einzelne Avocados von Lieferant C (genau 8)

Standort B benötigt 30. Er bestellt:

• 1 × 24-er Pack von Lieferant A + 1 × 6-er Pack von Lieferant B

Alles läuft über Apicbase:

• Bestellungen werden registriert
• Bestandszahlen bleiben genau
• Berichte entsprechen der Realität

Absolute Flexibilität

Mit Apicbase können die Teams von Dan:

• Die richtige Menge für jeden Standort bestellen
• Den besten Lieferanten und die passende Packungsgröße auswählen
• Telefonische Bestellungen und Käufe im Laden um die Ecke vermeiden
• Die Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der Bestands- und Beschaffungsdaten gewährleisten

Anstatt einheitliche Bestellmengen vorzugeben, bestellt nun jedes Café individuell und Apicbase erfasst alles.

Das bedeutet:

• Weniger Abfall
• Geringere Kosten
• Kleinere Abweichungen beim Wareneinsatz
• Klare Übersicht über alle Standorte

Oder, wie Dan es formulierte: „Wir brauchten lediglich ein System, das uns keine Steine in den Weg legte.“