Los informes se han convertido en una herramienta imprescindible en una industria que, por demasiado tiempo, se ha guiado a base de intuiciones para tomar decisiones.
Actualmente, los operadores y administradores de restaurantes como tú tienen acceso a muchos tipos de informes, principalmente gracias a avanzados sistemas POS.
Sin embargo, si bien esta digitalización ha traído muchas ventajas, los informes también traen muchos problemas. Hablamos de saber el qué pero no el por qué detrás de los hechos, visibilidad nula o limitada de lo que pasa en cocina y el hecho de que la información importante se encuentre sepultada bajo una montaña de datos secundarios.
Afortunadamente, las soluciones de analíticas de datos para restaurantes como Apicbase pueden ayudarte a resolver estos problemas.
En este artículo veremos cómo usar analíticas para conseguir conclusiones precisas que te ayuden a mejorar las operaciones de tu negocio en general y de cada uno de tus locales. Todo lo que veremos te servirá para empezar con cualquier software de inteligencia de negocio y analíticas para restaurantes. También compartiré algunos ejemplos impresionantes del nuevo Insights Hub de Apicbase, así que no olvides echarles un ojo.
Esto es lo que veremos:
Empecemos viendo un poco de los informes para restaurantes… y por qué NO son lo mismo que las analíticas.
Por lo general, los informes procesan, organizan y resumen grandes cantidades de datos para presentarlos en un documento de fácil acceso.
Básicamente, los datos en bruto de todas partes se convierten en información.
Algunos ejemplos de los informes que generan sistemas POS son los informes de ventas, pagos y afluencia de clientes. En lo que concierne a cocina, tenemos informes de inventario, pedidos y rentabilidad de carta.
La mayoría de administradores dependen de estos informes para obtener un resumen de sus operaciones. Son básicamente documentos para tomar el pulso del establecimiento y que ayudan a evaluar rápidamente la salud del negocio.
El problema con los informes es que nos generan más dudas que respuestas.
Pero no te dicen las razones por las que esto sucede.
Viendo un informe de ventas, puedes notar que las ventas de los martes suelen ser menores a las del promedio. O que tu plato más caro es extremadamente popular los miércoles y los jueves, pero no los viernes. O que el coste de comida es del 32% en un local y 36% en otros.
¿No te gustaría conocer el POR QUÉ?
Para ello, necesitas analíticas para restaurantes.
El software de analíticas para restaurantes combina múltiples grupos de datos –ventas, recursos humanos, inventario y otras categorías– para profundizar más en las preguntas que surgen de los informes… y encontrar el por qué de todo lo que pasa en tu restaurante.
Si los informes convierten datos en información, las analíticas convierten información en ideas.
¿Recuerdas esos martes en los que vendías poco?
Tus informes te mostrarán que tus ventas están muy bajas ese día… pero tus analíticas pueden enseñarte que solo tienes a una persona preparando la comida los martes por la mañana. Y como los productos que más vendes son sándwiches y croissants –y resulta que no abres los lunes– resulta imposible que una sola persona pueda preparar todo. ¿La solución? Añade a una persona más y el problema desaparece.
Las analíticas para restaurantes llevan tus datos a un contexto de negocio específico. Dan significado a números abstractos, con conclusiones que pueden aumentar la rentabilidad de tu negocio.
Por supuesto, el ejemplo que acabamos de ver es tan solo el principio.
Un análisis continuo del rendimiento de un restaurante evalúa los datos desde diferentes ángulos. Esto te da acceso a conclusiones que, de otra manera, se mantendrían ocultos. Por ejemplo, optimizar los pedidos al considerar el historial de ventas y transferencias entre almacenes. Esto asegura una menor variación de inventario y elimina el coste de frecuentes transferencias entre locales. O mostrarte tus mejores proveedores para categorías específicas de ingredientes. Esto te pone en una posición de ventaja cuando estés renegociando tus contratos con ellos.
Solo porque tus analíticas sean una herramienta de mayor orden que tus informes no significa que ambas no estén conectadas… o que los informes no desempeñen un papel en tus operaciones.
Piensa en términos de este diagrama del camino hacia el valor.
Si retiras tan solo un elemento de esta secuencia, la siguiente acción puede resultar imposible (o, por lo menos, extremadamente difícil). Las herramientas de analíticas para restaurantes usan varios informes para conseguir la imagen completa de tu negocio. Los datos se estandarizan, se analizan y se contextualizan para ofrecerte conclusiones útiles que te ayuden a expandirte.
Además, siempre vas a seguir usando estos informes en tu organización.
En cualquier caso, los informes han muy fácil obtener una vista general de tu operación y revisar tus indicadores clave de rendimiento. Los ejecutivos, directivos e inversores los adoran. Pero para los administradores que necesitan algo con lo cual guiar sus decisiones del día a día (y al largo plazo), el verdadero valor está en las analíticas.
Si mantener el control y tomar decisiones en base a datos no son buenas razones para empezar a usar analíticas (aunque, seamos honestos, deberían serlo), entonces seré muy honesto con lo siguiente.
Todos estamos en este negocio para conseguir rentabilidad.
Podemos hablar hasta la saciedad de lo agradable que es brindar a un cliente una experiencia única (y es una sensación fantástica, sin duda), pero si no estamos ganando dinero…
Creo que no engañamos a nadie si decimos que esas sensaciones tan agradables no pagan las facturas.
El sector hostelero es extremadamente difícil: el margen de rendimiento promedio se encuentra entre el 3 y 5 por ciento. Si llegas a conseguir una cifra por encima, lo estás haciendo muy bien. Para una operación muy grande, un aumento del 0,1% puede significar millones de euros al año.
¿Y cómo obtienes ese aumento?
Los estudios muestran que los negocios que usan analíticas pueden hacer crecer su margen de un 8 a 10 por ciento. En un momento en el que están sucediendo grandes cambios en el mercado, este aumento en la rentabilidad puede significar la diferencia ente sobrevivir y bajar la persiana. Puede permitirte mantener a empleados que de otra manera tendrías que despedir. Y puede ofrecerte un incentivo y una guía para el crecimiento.
Si bien todo está vinculado a la rentabilidad, existen también otros grandes beneficios que también te ofrecen las analíticas:
Las analíticas ofrecen conclusiones aplicables a todo el negocio — si eres responsable de decenas locales, ya conoces lo difícil que puede ser procesar y analizar múltiples informes individuales. Esto no solo es una pérdida de tiempo, sino que también expone al proceso a una gran posibilidad de error humano. Con las analíticas, tienes una sola fuente de información para cada local y cada grupo de datos conectado. Cambiar entre informes y análisis por local –y compararlos entre ellos– toma segundos en lugar de horas.
Democratiza tus datos — con las analíticas en un solo lugar, todos los administradores puede acceder a las mismas observaciones . Como resultado, las conclusiones que obtienen y la decisiones que toman no dependen ya de sus habilidades analíticas. Cuando todos tus administradores están en la misma página, es mucho más fácil contar con ellos cuando tomes decisiones a gran escala. Por ejemplo, imagina que quieres retrasar la expansión a una zona en particular. En ese caso, será mucho más fácil que vendas la idea a tu VP de Finanzas y a tus administradores si puedes mostrarles que los negocios cercanos son rentables pero tienen dificultades en aumentar la productividad de sus empleados y cumplir con la demanda.
Y revela tendencias emergentes: el panel de analíticas de Apicbase revelará patrones ocultos de ventas y comportamiento de clientes más rápido de lo que podría cualquier persona. Factores como los cambios en los hábitos de consumo, incrementos de ventas en categorías específicas, clientes viniendo más pronto que antes y muchos otros. Estos patrones podrían ser estadísticamente insignificantes y, por tanto, ignorados cuando se ven en un local individualmente. Pero una vez que estos datos se analizan en conjunto, son detectados por el sistema y puedes tenerlos en cuenta para planificar cartas y futuros cambios.
Configurar tus analíticas no toma mucho tiempo. Si usas Apicbase, nuestro módulo de analíticas –conocido como Insights Hub– está instalado desde el minuto cero.
Lectura recomendada: Usa Apicbase para conclusiones específicas para cada local y en tiempo real
Dicho esto, las conclusiones que obtengas serán tan buenas como los datos que ingreses al sistema. Aquí tenemos una lista de los datos que debes considerar para una guía fiable que aumente tu rendimiento.
Una operación promedio en hostelería puede tener muchos problemas, pero la falta de datos no es uno de ellos.
Tu sistema POS por sí solo es responsable de recopilar un montón de información, desde números de ventas hasta otros datos de transacciones sobre métodos de pago y afluencia. Cuando añades tus datos de plantilla, cocina y otros más, ya no sorprende por qué tus camareros sienten mucha presión, especialmente en un negocio multilocal.
La pregunta es, ¿deberías analizar todos los datos? Y si no, ¿qué deberías priorizar?
La respuesta es no, no tienes que analizar todos los datos para ejecutar un buen análisis de tus operaciones. Pero cuanto más incluyas, más precisas y detalladas serán tus conclusiones. A medida que tu negocio crezca, algunos grupos de datos (como datos de reseñas, entregas y de clientes) se volverán más valiosos.
Estos son los datos que debes considerar para empezar:
Datos de POS — tu sistema de punto de venta es un tesoro de información. Dependiendo de qué tan avanzado sea, puede recopilar datos de tus ventas, afluencia y clientes, así como datos sobre gratuidad, tipos de pedido y descuentos. Algunos sistemas POS pueden incluso hacer seguimiento del inventario, aunque esta información suele ser limitada y estar desactualizada.
Estos datos de ventas pueden revelarte información muy valiosa sobre tu carta. Tu plataforma de analíticas beberá de esta información para darte conclusiones que puedas utilizar en tu planificación e ingeniería de menú.
Datos de inventario — tu sistema de inventario hace un seguimiento de cada ingrediente que usas en tus operaciones. Es tu primera línea de defensa ante costes de comida erráticos –si tienes un agarre firme en tu inventario, es mucho más fácil evitar comprar de más, servir porciones de tamaño incorrecto o sufrir robos por parte de tus empleados.
La mayoría de sistemas POS pueden conectarse a tu sistema de inventario, lo cual hace muy fácil hacer un seguimiento de tus ingredientes. El módulo de inventario Apicbase va un paso más allá, uniendo el inventario con tus pedidos y vinculándolos con un sistema de recetas con costes automatizados. Esta integración permite rastrear la disminución de ingredientes y mantiene la variación de inventario bajo control.
Lectura recomendada: La guía definitiva para la gestión de inventario para restaurantes
Datos de empleados — para algunas operaciones, los costes laborales pueden sobrepasar los costes de comida. Por eso mismo, la mayoría de las cadenas usan un sistema para optimizar los horarios de sus empleados. Si usas alguna versión de este sistema, conectarlo a tus analíticas puede darte información muy importante. Por ejemplo, puedes comparar a tus camareros para ver quién consigue la mayor productividad en hora punta, y luego ver si esa persona puede trabajar en tus horarios de mayor actividad. De esta manera también puedes ver quién vende más y pedirles que guíen a otros compañeros y compartan consejos de venta.
Datos de venta — la mayoría de operaciones no tiene un sistema de gestión de proveedores. Esto significa una gran pérdida porque los datos que obtienes de tus proveedores a lo largo del tiempo pueden ayudarte a conseguir grandes ahorros. Un software de analíticas puede evaluar estos datos y decirte en qué relaciones enfocarte: qué proveedores te dan los mejores precios, hacen entregas de manera fiable y no te cobran de más por errores en las facturas.
El módulo de pedidos de Apicbase hace todo esto y más. Dado que está conectado a tu módulo de inventario, el sistema hace un seguimiento de todos tus niveles de existencias y te avisa cuando tus ingredientes estén en un nivel inadecuado. Puedes incluso configurarlo para que genere pedidos automáticamente; todo lo que necesitas es revisar las cantidades y luego enviárselo a tus proveedores.
Lectura recomendada: La guía definitiva para hacer pedidos para restaurantes y cocinas
Tus operaciones ya obtienen muchos de estos datos
Pero muchos de ellos son ignorados, especialmente los que vienen de cocina.
Así que veamos rápidamente lo que obtienes cuando no cometes el error de ignorar tus datos de cocina. Cuando, de hecho, los pones en el centro de tu estrategia de analíticas.
Como los informes de sistemas POS son tan accesibles, muchos caen en la trampa de analizar únicamente las ventas y datos centrados en clientes.
Y no estoy diciendo que estos datos no importen, pero se puede decir que… datos enfocados en ventas = conclusiones enfocadas en ventas
En una industria con unos márgenes tan estrechos, ¿podemos permitirnos ignorar lo que pasa en cocina? Después de todo, los costes laborales y los costes de comida constituyen una gran parte de tus gastos diarios.
Imagina no darte cuenta de que tus costes de comida están aumentando porque únicamente te fijas en tu rentabilidad y en tus pérdidas cuando te llegan los informes. Si el último resumen te pareció decente, entonces no tendrás razón alguna para pensar que tus costes de comida están en aumento hasta que estos costes adicionales empiecen a surgir en el siguiente informe. Y para entonces, evidentemente, el daño ya estará hecho.
Hay demasiadas cosas que pueden salir mal en cocina. Y necesitas una manera de permitirte estar por encima de ellas en tiempo real, no cuando te llegue el informe seis meses después de que han ocurrido.
Aquí es donde una solución de analíticas de datos que combine los datos dentro y fuera de cocina es realmente especial. Usar una plataforma como Apicbase –con módulos integrados de ventas, pedidos, inventario y planificación de carta, así como potentes herramientas analíticas– te pone en el asiento de conductor de tu operación.
De repente, cuando un plato de tu carta empiece a perder rentabilidad, ya no estarás volviéndote loco o loca preguntándote qué ha pasado. Tu primer instinto no será corregir el precio. No, lo primero que harás será ver tras bambalinas. Luego ajustarás el tamaño de tus porciones, reducirás los desperdicios o cambiarás de proveedor para mitigar el impacto en tu rentabilidad.
Los datos precisos valen más que el aceite, incluso que el oro, para tus operaciones
Pero no cuando te dejan horas dando vueltas, generando más preguntas que respuestas. La clave para evitar este problema –y entender finalmente qué hace a tu negocio rentable– es dar a tus datos el contexto apropiado.
Cuando consigues esto, obtienes una nueva medida de control, especialmente sobre tus costes de cocina y otros gastos asociados. Se hace más fácil llegar a ajustes que funcionen y corrijan tus deficiencias operacionales en tiempo real. Y facilita mucho expandirte a través de ampliaciones o franquicias sin cometer los mismos errores en cada local.
¿Te suena esto a algo que falta en tu operación actual?
Nuestro nuevo centro de analíticas para restaurantes (conocido como Insights Hub) ofrece información práctica para que expandas tu negocio, con visualizaciones que hacen todo –desde comparaciones históricas entre locales hasta gestión de inventario– una tarea sencilla.
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