Les entreprises de restauration ayant plusieurs points de vente génèrent une tonne de données chaque jour. En tant que propriétaire ou directeur d’exploitation, il vous incombe d’utiliser ces données pour augmenter vos bénéfices.
Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ?
Lorsque vous prenez en compte toutes ces données – tous ces rapports -, rassembler des informations devient aussi difficile que d’assembler le plus grand puzzle monochrome du monde. C’est possible, oui. Mais ces informations seront dépassées au moment où vous aurez fait le tour des chiffres.
Ce dont les opérateurs comme vous ont désespérément besoin, c’est d’un moyen de prendre toutes ces données et de les transformer en un processus décisionnel en un claquement de doigt.
C’est à ce moment-là que l’analyse des restaurants entre en jeu.
Dans un article récent, j’ai parlé de la différence entre le reporting et l’analyse des restaurants. Dans ce billet, j’approfondis la question et présente des exemples d’analyses de restaurants qui vous aideront à rester au fait de ce qui se passe dans votre établissement. Vous obtiendrez ainsi des informations exploitables et actualisées qui vous aideront à augmenter vos ventes et à réduire vos coûts de fabrication.
Elles sont divisées en quatre catégories :
Voyons comment vous pouvez les utiliser pour rationaliser et développer votre empire du F&B.
Le suivi des stocks réels (en maintenant la variance des stocks proche de zéro) vous aide à identifier et à éliminer les sources de gaspillage, telles que le surstockage, les mauvaises pratiques de stockage, la surcharge des plats, le chapardage, etc.
Le tableau de bord analytique vous permet de surveiller les écarts au niveau des opérations et des points de vente. Il permet également de découvrir les coûts cachés que les responsables d’établissement oublient souvent de vérifier. Par exemple, le capital qui est bloqué dans des stocks inutiles avec les articles de nettoyage, les produits chimiques et les ustensiles. Vous aurez ainsi la possibilité d’éviter les stocks inutiles, afin d’utiliser l’argent pour payer les salaires et financer des opportunités de croissance.
Le tableau de bord de l’évolution du prix des articles vous donne un visuel instantané sur tous vos ingrédients. Il suit tous les changements de prix des ingrédients afin que vous n’ayez pas à les rechercher. Si un fournisseur modifie ses prix de manière unilatérale, vous pourrez ainsi agir ; faire un suivi, demander des éclaircissements, faire respecter ou renégocier les termes du contrat, ou changer de fournisseur.
Utilisez ce tableau de bord pour prendre le pouls de la rentabilité des menus. Même de petits changements de prix de la part du fournisseur peuvent entraîner une augmentation substantielle du coût des aliments pour certains articles du menu. En gardant une trace de ces changements, vous aurez la possibilité de modifier les recettes avant qu’elles ne deviennent non rentables.
Le module d’analyse des données du restaurant, appelé Insights Hub, intègre le suivi de l’évolution du prix des articles. Il vous permet de garder un œil sur les vendeurs et les prix des produits commandés, afin de vous assurer que vous n’êtes jamais surfacturé.
Lorsque vous introduisez vos données d’achat dans une plateforme d’analyse F&B, vous avez accès à une information précieuse : vous savez combien et à quelle fréquence chaque point de vente commande.
Ainsi, vous pouvez identifier les petites commandes qui ne bénéficient pas de vos accords tarifaires négociés.
Une fois que vous avez repéré ces points de vente, demandez à leurs responsables de respecter les quantités minimales requises pour obtenir des remises (si le stockage le permet). Sinon, transférez ces petites commandes vers la cuisine centrale pour réduire leur coût, et organisez les transferts. Votre plateforme d’analyse vous renseignera sur si/quand ce transfert génère des économies.
Il est normal que certains points de vente se retrouvent parfois à court d’ingrédients au milieu d’une équipe. Le chef peut alors envoyer quelqu’un à l’épicerie la plus proche. Ces achats de dernière minute sont appelés achats imprévus et ont un impact sur vos résultats.
Les dépenses imprévues sont souvent difficiles à repérer.
Il est beaucoup plus facile de les surveiller lorsque vous pouvez suivre chaque ingrédient et le relier à un fournisseur. Si vous constatez que certains de vos ingrédients sont dans le rouge (ce qui signifie que la cuisine a envoyé un plat pour lequel il n’y avait aucun ingrédient dans le système), vous pouvez supposer qu’il s’agit d’une entrée non enregistrée. Fixez un seuil ferme pour les achats imprévus.
L’objectif est de les réduire à zéro.
Si certains points de vente ou chefs en font tout le temps, revoyez leurs pratiques de commande et discutez avec les membres du personnel responsables de la planification des stocks.
Grâce à des informations précises sur les ventes par emplacement, vos décisions budgétaires deviennent hyper ciblées. Vous n’avez plus besoin de faire des approximations car les recommandations sont basées sur les tendances mensuelles/annuelles. Ainsi, au lieu de budgétiser sur six mois (et de vous tromper), vous pouvez désormais budgétiser sur un mois ou une semaine (et tomber dans le mille).
L’obtention d’un budget de projection aussi précis que possible améliore votre planification opérationnelle. Par exemple, si vous dépassez les objectifs de votre premier trimestre, vous pouvez commencer à penser à des initiatives de croissance. Si vous êtes juste en dessous de vos objectifs, vous pouvez examiner l’aspect des coûts pour voir où vous pouvez faire des économies. Ou revoir vos efforts de marketing.
Et si vous êtes vraiment en dessous de vos objectifs, vous pouvez décider de reporter ce plan d’expansion jusqu’à ce que vous puissiez comprendre ce qui n’allait pas et où se trouvait le grain de sable.
Il existe de nombreuses façons d’utiliser les données sur les clients pour dégager un bénéfice supplémentaire au départ. Voici quelques exemples d’informations que vous obtiendrez en intégrant ces données dans votre centre d’analyse F&B :
Données sur la taille des groupes : planifiez la disposition de votre salle de réception pour maximiser vos profits. Si vous servez habituellement de petits groupes (individus ou couples), achetez des tables plus petites pour pouvoir en accueillir davantage. Pour servir des groupes plus importants, prévoyez de pouvoir rapprocher les tables de manière à ne pas réduire le taux d’occupation global.
Revenu par taille de groupe : le revenu est élevé ? Assurez-vous que votre personnel est au complet en permanence, car les clients paient pour la nourriture et pour une expérience (si vous les faites attendre, ils ne reviendront probablement pas).
Vous avez des revenus faibles ? Vous pouvez envisager de réduire le nombre de serveurs aux heures de pointe si l’augmentation du coût de la main-d’œuvre risque de réduire vos bénéfices. Je ne vous conseille de le faire que si vous gérez un établissement de restauration rapide et que vous ne servez pas d’habitués. Les longs temps d’attente sont un facteur de perte de revenus en soi.
Faible fréquentation certains jours : supposons que le trafic et les ventes de l’un de vos établissements chutent de façon vertigineuse tous les troisièmes lundis du mois (uniquement pendant les mois d’été). Cela peut être dû à un changement d’horaire des bus/tramways, à un immeuble de bureaux qui ne fonctionne pas, ou à toute autre raison. Il s’agit d’une tendance difficile à remarquer pour un humain. Mais il s’agit d’un excellent exemple d’analyse pertinente des restaurants qui peut guider vos décisions. Maintenant que vous le savez, vous pouvez choisir de fermer le magasin ce jour-là ou de faire appel à une équipe réduite pour minimiser les coûts de main-d’œuvre.
La plupart des opérateurs F&B sont prudents lorsqu’ils expérimentent leur modèle commercial. Les décisions relatives à la modification des canaux de distribution existants ou à l’ajout de nouveaux canaux de distribution avancent à pas de tortue, car elles risquent de perturber un modèle générateur de profits.
Alors comment prendre ces risques, potentiellement très rentables, tout en minimisant les risques pour votre activité existante ?
C’est une question de contrôle.
Grâce à l’analytique, vous pouvez surveiller de près tous vos canaux de distribution et les évaluer en temps réel. Par exemple, si vous exploitez une chaîne de restaurants et proposez des plats à emporter, vous pouvez prévoir du personnel supplémentaire en cuisine les jours où les plats à emporter sont plus nombreux. Si cela s’avère rentable, vous pouvez envisager d’ajouter une fenêtre séparée pour les plats à emporter et une zone de préparation des repas dans certains de vos points de vente. Avec un petit coup de pouce marketing, cela peut devenir une source de revenus rentable que vous pourrez augmenter.
L’essentiel est que vous ayez le contrôle, que vous ayez une bonne visibilité et que vous puissiez évaluer rapidement la rentabilité de chaque canal que vous décidez d’exploiter.
Il en va de même pour les livraisons par des tiers.
Les analyses peuvent effectuer les calculs de rentabilité et de popularité de vos menus 24 heures sur 24. Alors qu’auparavant, cela vous prenait des jours par point de vente, vous avez désormais accès à des données précises en temps réel en un clin d’œil.
Désormais, vous pouvez prendre des décisions spécifiques à un emplacement qui auront une incidence sur le résultat net, comme par exemple :
Ce suivi ininterrompu de la rentabilité des menus fait de l’élaboration des menus une série de modifications progressives visant à augmenter les profits, au lieu d’un exercice annuel où l’on croise les chiffres et où l’on espère ne pas avoir accidentellement détruit tout le concept.
Grâce aux informations F&B disponibles en permanence, vous ne dépendez pas de votre compte de résultat pour savoir si quelque chose ne va pas dans vos menus. Au contraire, vous le voyez immédiatement et vous agissez immédiatement. Par exemple, Apicbase vous permet de mettre en place des aperçus de catégories de matrices de menus (entrées, plats principaux, desserts). De cette façon, vous suivez leurs performances en temps réel.
Lorsqu’un article devient non rentable ou impopulaire, vous pouvez évaluer les produits suspects habituels : prix des fournisseurs, gaspillage ou surcharge des assiettes. Une fois que vous avez identifié le coupable, vous pouvez prendre des mesures (interrompre les ventes, changer d’ingrédients ou donner des instructions au personnel sur les quantités à servir) avant que cela n’affecte vos bénéfices.
Calculer le coût des aliments pour l’ensemble de votre menu, et le faire assez souvent pour faire la différence, prend beaucoup de temps.
Si vous le faites manuellement, bien sûr.
Les plateformes d’analyse de restaurants comme Apicbase le font pour vous. Il vous suffit ainsi de consulter périodiquement le tableau de bord des recettes pour voir si (et dans quelle mesure) l’augmentation des coûts de l’alimentation réduit votre marge bénéficiaire. Ainsi, au lieu de laisser ces coûts alimentaires s’emballer, vous pouvez corriger ce qui est à l’origine de cette augmentation.
Souvent, cela vous obligera à mettre l’article sur la touche pour pouvoir creuser davantage (vérifier les recettes chiffrées, les prix et les emballages des fournisseurs, le gaspillage, etc.) Mais il s’agit d’une manière de procéder toujours préférable à celle de se retrouver avec des milliers d’euros dans le rouge après des mois de vente d’un article qui n’était même pas rentable. Une fois que vous savez ce qui se passe, vous pouvez essayer de réduire la taille des portions, de modifier les ingrédients ou de remplacer les accompagnements coûteux par d’autres moins chers afin de ressusciter votre marge bénéficiaire.
Voici un exemple d’analyse de restaurant qui peut augmenter les revenus de quelques points de pourcentage dans votre établissement. Tout ce que vous faites ici est de déterminer qui sont les meilleurs membres de votre personnel (les serveurs qui peuvent facilement vendre aux clients les plats les plus chers de votre menu) et de découvrir ce qu’ils font différemment.
Une fois que vous aurez introduit les données relatives aux employés et aux points de vente dans votre plateforme d’analyse, vous verrez immédiatement quels serveurs ont les valeurs moyennes de transaction les plus élevées. Conseil de pro : recherchez les serveurs qui réussissent exceptionnellement bien dans les équipes habituellement lentes (lundi ou mardi matin). Ce sont les personnes qui savent vendre. Rencontrez-les (ou même suivez-les pendant qu’ils travaillent), afin de comprendre ce qu’ils font différemment. Ajoutez ce que vous apprenez au manuel de formation des serveurs… ou demandez à ces vendeurs d’organiser des sessions de formation pour le reste de votre équipe.
Les responsables des moyennes et grandes entreprises planifient souvent le personnel en estimant la charge de travail quotidienne et en examinant les tendances des ventes. Mais si vous pouvez décomposer la productivité en heures, vous pouvez encore maximiser les profits en vous assurant qu’aucun de vos serveurs ne reste à ne rien faire.
Les ventes par heure de travail sont un exemple d’information sur la gestion des restaurants qui vous permettra de prendre ces décisions en toute confiance. L’existence d’un seuil (par exemple, une règle qui stipule que les ventes ne doivent jamais être inférieures à 45 euros par heure de travail programmée) vous permet de savoir si vous êtes efficace dans la programmation de vos employés.
Restaurant Business Insights répond à vos vraies questions…
« Devrions-nous ouvrir notre nouvel établissement au troisième trimestre… ou au quatrième ? »
« Pourquoi la rentabilité de notre menu est-elle en baisse et que pouvons-nous y faire ? »
« Jusqu’à quel point pouvons-nous pousser ce fournisseur à baisser ses prix ? »
Vous savez, de vraies questions commerciales… avec un avantage commercial réel que vous obtenez lorsque la réponse est adaptée à vos activités.
Et si l’analyse des restaurants n’est pas une boule de crystal, elle ne fera pas le travail pour vous.
Mais…
Les idées issues de l’analyse vous orienteront dans la bonne direction. Elles encadrent les données et les rendent exploitables, en apportant un contexte à des lignes de chiffres souvent déroutantes. Plus important encore, les informations vous permettent de réagir aux événements au fur et à mesure qu’ils se produisent, de sorte que vous n’avez pas à dépendre de vos comptes de résultat dépassés ou, pire encore, de vos intuitions.
L’astuce pour gagner dans l’industrie F&B est de travailler plus intelligemment… et non pas plus durement.
Et vous pouvez commencer à travailler plus intelligemment dès aujourd’hui avec les analyses de restaurants d’Apicbase.
Découvrez comment l’analyse de données d’Apicbase aide à améliorer la rentabilité de votre restaurant multi-établissements.
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