Un plan simple en 3 étapes qui vous aidera à activer la transformation numérique dans vos opérations de F&B

La raison n°1 pour laquelle les entreprises décident de poursuivre la transformation numérique (DT) est relative à l’impact qu’elle a sur l’excellence opérationnelle des restaurants (hôteliers), des entreprises de restauration et de la gestion des aliments et des boissons.

Piloté correctement, la numérisation réussie de votre exploitation alimentaire donne les résultats suivants :

• des processus simplifiés et automatisés
• des informations précises sur le renforcement des activités
• une vue à 360 degrés de l’ensemble de l’opération

Récapitulons rapidement l’article ci-dessus :

Si vous êtes à la tête des F&B dans une chaîne de restauration, le chef d’entreprise d’une marque hôtelière ou le responsable de la chaîne d’approvisionnement d’un grand service de restauration, il est tout naturel que vous vouliez profiter des avantages de la technologie intégrée. Et que vous vouliez que ce soit fait depuis hier.

Le seul problème c’est que …

Les efforts de numérisation se déroulent encore un peu au hasard dans la plupart des organisations F&B.

Ce sont surtout des projets ponctuels dirigés par le service. Ils ne font pas l’objet de discussions en externe [ce qui mène à des technologies et des systèmes incompatibles]. Ils ne sont donc pas reliés par un fil conducteur commun qui serait bénéfique pour l’ensemble de l’organisation.

Si vous avez les mêmes problèmes, vous êtes au bon endroit.

Dans ce plan, je vais vous montrer trois choses sur lesquelles vous devez vous concentrer aujourd’hui pour lancer cette transformation et apporter à votre initiative de numérisation une base solide :

• l’organisation et l’état d’esprit qui faciliteront votre travail ;
• Ce qu’il faut rechercher pour décider de votre monticule de technologie FoH et BoH ;
• Pourquoi la culture d’entreprise joue un rôle essentiel dans votre réussite (et comment ajuster la vôtre).

Prêt à vous plonger dans les trois étapes qui vous aideront à activer la transformation numérique dans votre restaurant, votre chaîne hôtelière ou votre entreprise de restauration ?

C’est parti.

1. Préparez votre initiative de transformation numérique de F&B pour réussir

Les transformations numériques infructueuses se ressemblent toutes :

— une organisation se fixe des objectifs ambitieux, mais refuse de prendre des mesures expérimentales audacieuses. Il n’y a pas de rime ni de rythme dans l’initiative — pas de feuille de route, pas de structure et pas de formation. Aucun membre de l’équipe ne voit grand, et personne n’est disposé à remanier et à remanier les politiques et les procédures existantes pour susciter un véritable changement. L’initiative ne fait donc que s’envoler.

Vous ne voulez pas vous retrouver dans cette situation.

Les transformations réussies partagent également des points communs : le désir de fixer des objectifs ambitieux, de se concentrer sur les bons types de projets progressifs et la volonté de réécrire l’ADN de base d’une organisation.

Plus important encore, ils sont planifiés, structurés et assistés tout au long du processus.

Donc, si vous voulez rejoindre les équipes DT, voici quelques éléments qui vous aideront à vous préparer au succès :

1. Commencez par un leadership visionnaire – l’équipe de base [et il s’agit de la haute direction de F&B, des gestionnaires des RH, des Opérations et des Finances + un grand nombre d’experts en IT] derrière votre initiative DT doit comprendre le secteur. Ils doivent adopter les tendances et se familiariser avec la technologie. Mais, plus important encore, ils doivent pouvoir visualiser où se trouve votre organisation et où elle veut aller. Avant de commencer tout ce qui concerne DT, répondez aux questions suivantes :
   
   – Que voulons-nous accomplir grâce à la transformation numérique? Soyez le plus précis possible ici — réduire les coûts des aliments… quel est le pourcentage magique pour vous ? Une croissance plus rapide… combien de nouveaux emplacements par année ? Temps de profit plus rapide pour les nouveaux emplacements… Parle-t-on de trois mois ou de six mois ? Une fois que vous connaissez vos objectifs, il devient plus facile de prioriser les initiatives et les projets de transformation numérique en mouvement.
   
   – Que devons-nous faire pour en arriver là où nous voulons ? Pensez à la technologie et à la main-d’oeuvre. Avez-vous besoin de mettre à niveau vos piles technologiques? Quelles fonctions devriez-vous prioriser ? Quelles sont les fonctions utilisées par vos concurrents ? Qu’en est-il de vos employés ? Y a-t-il des lacunes dans les connaissances que vous devez combler, que ce soit par l’embauche ou la formation supplémentaire? Soyez clair à ce sujet au moment où vous démarrez de sorte que vous ne vous retrouviez pas dans un brouillage de mi-projet [à perdre du temps et dépenser plus d’argent que prévu au budget].
   
   – Qu’est-ce que nous avons déjà que nous pouvons utiliser ? Sortez du service de F&B pour trouver les meilleures pratiques DT. Votre service des RH a-t-il adopté une solution DT ? Comment ont-ils abordé les changements de processus ? Qu’en est-il de votre service de marketing ? Peut-il vous donner des renseignements sur les intégrations technologiques et les charges de travail en informatique ? Renseignez-vous – vous serez surpris de savoir combien de savoir-faire en DT vous avez déjà en interne.
   
2. « Vendez » l’initiative à vos employés – alors que vous lancez de nouvelles technologies et de nouveaux systèmes, assurez-vous de former vos employés sur la façon de les utiliser. Mais — et c’est encore plus important — passez plus de temps sur le pourquoi derrière tout cela plutôt que sur la mécanique. Vous avez besoin de l’adhésion du haut vers le bas, et vous ne l’obtiendrez que si vos salariés comprennent ce qui se passe et ce que cela signifie pour eux.
   
3. Éliminez les obstacles liés aux politiques — ne laissez pas les politiques et les procédures désuètes vous freiner. Réévaluez-les au début de votre projet, puis chaque fois que vous les attrapez empêchant le progrès.
   
   Par exemple, l’approvisionnement automatisé en F&B devient très complexe lorsque vous avez trois niveaux d’approbation à valider pour changer de fournisseur. Mais quand vous supprimez cet obstacle de procédure [et quand vous faites confiance aux données pour trouver vos meilleures options d’achat], vous avez a) accélérer les choses, et b) vous avez fait des économies importantes.
   
4. Testez avant les grands déploiements — et commencez petit. Les petites initiatives DT sont faciles à mettre en place, ne coûtent pas cher, et vous pourrez voir si elles se déroulent rapidement. Si ce n’est pas le cas, vous n’aurez qu’à les éliminer et à réitérer, en faisant des changements en fonction de ce que vous avez appris des tentatives précédentes.
   
   Par exemple, vous pouvez choisir un seul emplacement pour tester la qualité de l’intégration de votre système BoH + RH avec la planification des rotations du personnel. S’il s’avère que les systèmes peuvent communiquer et diffuser des informations et des recommandations de qualité, préparez le projet à l’échelle. Si vous n’êtes pas satisfait des résultats, vous aurez au moins pu comprendrez où se trouvent les failles [et vous pourrez réfléchir à la façon de les supprimer].

Bien sûr, votre kilométrage ici peut très bien varier. La configuration de votre push DT initial dépendra de la taille de votre opération, du niveau de maturité numérique et de votre situation par rapport aux 6 étapes de la transformation numérique (← cliquez ici pour un débriefing complet) Évaluez votre situation et ajoutez (ou retirez) des étapes comme bon vous semble.

Nous n’avons plus à nous soucier des erreurs d’achat. Même lorsque les personnes au-dessus n’ont pas d’expérience en commande de F&B, nous savons que les données sur le stock dans Apicbase sont correctes et que les commandes vont automatiquement au bon fournisseur.

Tosca Eggenhuizen
CitizenM Hotels, Chef de produit POS et Responsable des stocks 

2. Choisissez vos piles Tech FoH et BoH avec soin

Selon votre taille, il se peut que vous gériez actuellement vos opérations en Front et en Back of House avec une technologie exclusive ou avec des solutions ponctuelles existantes.

Dans les deux cas, vous croulez sous une « dette technologique ».

Vos processus sont désuets en raison de limites pratiques ; ils sont bricolés, tombent souvent en décrépitude, et sont extrêmement rigides. Les petits changements impliquent l’implication du service informatique ou l’embauche d’une aide extérieure. Ce n’est pas une situation idéale si vous êtes censé être une organisation qui se base sur les données.

Le succès de la transformation numérique dans le F&B repose sur le fait de disposer de la bonne technologie – un logiciel qui prend en charge vos nouveaux processus, et vice-versa. Généralement, ce que cela signifie c’est que vous devez commencer à partir de zéro, comprendre ce que sont les résultats optimums puis mettre la bonne technologie au point pour les réaliser.

Ça a l’air difficile ?

Peut-être…mais c’est possible.

Voici six conseils qui vous aideront tout au long du processus :

• Demandez des recommandations – et demandez-les à vos pairs spécialisés en F&B de taille similaire à la vôtre. Ils seront en mesure de vous donner des informations sur les solutions qu’ils utilisent : ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, ce qui doit être bricolé et comment, etc. Si vous ne voulez pas vous adresser directement à vos concurrents — adressez-vous à vos fournisseurs [POS, F&B fournisseurs, et similaires]. Ils sont une excellente source d’information parce qu’ils parlent à tout le monde dans l’industrie.
  
• Pour le FoH, commencez par le parcours client – comment pouvez-vous concevoir l’ensemble du processus pour augmenter la satisfaction client ? Devriez-vous ajouter des menus numériques ? Ou peut-être une réservation de table en ligne? Ou une option à emporter ? Maintenant, pensez à ce que ceci apportera, à ce que ça ajoutera comme valeur à votre décision de BoH. Et si ça ne devait ajouter qu’un peu de valeur [réservations en ligne = meilleure capacité de planification = valeur], envisagez d’ajouter la technologie et les processus nécessaires pour la soutenir.
  
• Pour le BoH, il faut aller au fond des choses. — lorsqu’il s’agit des opérations de Back of House, le diable se trouve dans les détails. Ce que je veux dire par là, c’est que plus on est dans le détail, mieux c’est. Vous voulez un outil qui a) s’attaque à tout, des factures de matériaux à la gestion des fournisseurs, b) recrée des recommandations d’optimisation, et c) automatise les tâches chronophages avec précision.
  
• Découvrez les déploiements de fonctionnalités — pour chaque élément de technologie que vous apportez à bord, découvrez quels sont les plans. Vous voulez vous assurer d’introduire une technologie qui a le nez pour un avenir axé sur l’IA — des intégrations d’écosystèmes, des intégrations IoT, des intégrations de blockchains, des capacités d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle ajoutées ou élargies, et ainsi de suite.
  
• Établissez des partenariats avec des entreprises qui sont à l’écoute de leurs clients— ce que je veux dire par là, c’est qu’il faut essayer de comprendre comment une entreprise de technologie que vous recherchez pour trouver une solution répond aux demandes des clients. Demandes de fonctionnalités ou demandes d’intégrations. Vous voudrez vous aligner sur ceux qui consacrent des ressources considérables pour fournir ce qui est nécessaire au lieu de ce qui est rentable. Si une demande petite mais très nécessaire pour une intégration spécifique continue d’être repoussée dans la feuille de route, il serait préférable de donner à cette solution une large place.
  
• Soutenir la mise en œuvre avec une bibliothèque de connaissances— les premiers mois d’utilisation de nouveaux systèmes, de nouveaux processus et de nouvelles technologies ne sont jamais une promenade de santé. Planifiez en demandant à votre équipe de créer une bibliothèque de ressources [instructions pratiques pour les publications, FAQ, visites guidées vidéo] qui servira a) d’excellent outil pour accélérer l’intégration, et b) d’offrir à tous les employés un accès rapide aux réponses à leurs questions les plus fréquentes.
  
  À titre d’information, Apicbase offre une vaste aide académique en ligne avec des tutoriels vidéo étape par étape détaillés et des articles pratiques, ce qui facilite l’intégration. De plus, vos employés peuvent faire des recherches quand ils le souhaitent. Même si cela ne sert qu’à rafraîchir leur mémoire après des vacances bien méritées.

3. Mettre l’accent sur la culture — ou vous aurez du mal avec la transformation numérique

Chaque fois que j’ai vu une organisation s’effondrer et brûler à mi-chemin du lancement d’une initiative numérique, ce n’était pas à cause de la technologie, mais à cause des gens.

Cela vous surprend ?

Vous ne devriez pas.

Beaucoup d’entre nous parlent beaucoup quand nous parlons de changements et de progrès, mais le fait est que nous sommes tous programmés d’une certaine façon, et nos circuits sont difficiles à rebrancher.

Voilà ce que j’entends par là :

J’ai récemment parlé à une dirigeante de F&B d’une grande chaîne de restaurants qui se plaignait de « décisions prises sans son approbation ».

« Que voulez-vous dire par là ? », ai-je demandé. « Le logiciel fait-il quelque chose qu’il ne devrait pas faire ? »

« Non », dit-elle, « pas du tout, Apicbase fait un excellent travail. C’est simplement que mes employés m’envoient des e-mails, des bons de commande, par exemple, et lorsque j’y jette un coup d’oeil le lendemain matin, ils me disent qu’ils s’en sont déjà occupés. J’ai dû leur dire de ne pas approuver les suggestions basées sur les données avant de les avoir passées en revue. »

youhou.

Vous voyez le problème ?

Nous avons conçu Apicbase pour être utilisé par les employés de première ligne, les gens dans les tranchées de l’entreprise. Le système fait des suggestions précises pour l’approvisionnement, les factures de matériel et ainsi de suite, ce qui accélère les choses et corrige les opérations.

La direction peut vérifier ces suggestions, mais elle n’a plus à approuver chaque tâche quotidienne répétitive.

Cela donne du temps pour examiner l’opération d’un niveau supérieur et trouver des occasions de faire progresser l’entreprise au lieu d’avoir à se soucier des tâches quotidiennes. La direction a accès à des tableaux de bord avec des outils de suivi de KPI en temps réel. Cela permet de prendre de meilleures décisions.

Le personnel dispose de tout ce dont il a besoin pour s’occuper des opérations quotidiennes. Les employés sont guidés dans leur travail [combien dois-je commander aujourd’hui ? ] par un logiciel puissant qui fait le gros du travail pour eux.

Et il y a un enregistrement permanent de tout ce qui se passe en Back of House. Si quelque chose sort de l’ordinaire, cela sera repéré immédiatement.

Heureusement, j’ai réussi à plaider ma cause auprès de ce Manager. Comment ? Facile, j’ai pu lui montrer une baisse de 2,2% des coûts de nourriture au cours des six derniers mois durant lesquels ils ont utilisé Apicbase.

Où je veux en venir ?

Permettre aux employés de première ligne de prendre des décisions est la chose la plus importante que vous ferez pour faire avancer la transformation numérique de votre entreprise de restauration ou de votre chaîne de restaurants (hôtels). Si cela semble bizarre, tant mieux — cela va à l’encontre de la sagesse de conduite des affaires commune.

Auparavant, la prise de décisions fondée sur l’expérience et les dirigeants était la norme. Plus maintenant, car le Big Data fait un meilleur travail là-dessus.

Ce que vous devez faire, c’est :

• collecter les données
• les mettre à la disposition de vos employés
• Vous reposer tranquillement tout en sachant que votre personnel dispose de tout ce dont il a besoin pour faire les bons appels.

(Pour en savoir plus sur ce changement de paradigme culturel, cliquez ici : Gestion du changement — Ce sur quoi les directeurs de F&B doivent se concentrer pour aller de l’avant avec la transformation numérique. Vous apprendrez également pourquoi le cloisonnement du travail et l’adoption d’un état d’esprit expérimental sont essentiels pour une opération numérique réussie).

Posez vos bases de transformation numérique F&B et laissez Apicbase vous amener jusqu’à la ligne d’arrivée

L’un des atouts les plus importants d’une opération à amorçage numérique est sa capacité à pivoter en cas de besoin.

Les gens devront toujours manger dans des hôtels, des bars, des restaurants, à la maison, au travail, au stade, dans un avion à 10 000 pieds au-dessus de l’océan. Peu importe les changements — confinement, couvre-feu, essaims de sauterelles — les gens doivent manger, et une opération agile de F&B trouvera un moyen de se faire livrer la marchandise.

Vous trouverez un moyen de livrer.

Mais seulement si tu travailles aujourd’hui.