Van digitalisering naar digitale transformatie in de horeca – Hoe bereid je je voor op AI-gestuurd F&B management?

Artificiële intelligentie (AI) en de verwante technologieën zijn de manier van werken in F&B-ondernemingen, restaurantketens, hotels en cateringbedrijven aan het hervormen.

Denk aan geavanceerde analyses en prognoses… geautomatiseerde inkoop… gestroomlijnde FoH-activiteiten… noem maar op. Softwarebedrijven (zoals Apicbase) zijn er al lang mee bezig.

De digitale transformatie van restaurants en cateringbedrijven is een grote stap voorwaarts voor de hele sector, vooral wanneer de drijvende kracht AI zal zijn.

Denk aan 25-75% minder voedselverspilling, wat zich vertaalt in miljoenen aan uitgespaarde euro’s… Een volledig geautomatiseerde bevoorradingsketen… Nauwkeurige voorraadtellingen over tientallen verschillende F&B-afdelingen (zonder tijdrovende dagelijkse tellingen)… Een gestroomlijnd allergenenbeheer dat NUL incidenten met voedselallergieën toelaat.

De lijst met voordelen gaat veel verder dan de uitdagingen van de back of house of food and beverage.

Maar behalve enkele wendbare ondernemingen (en een paar piloottests van grote merken) reageert de F&B-sector langzaam op deze nieuwe mogelijkheden om geld te besparen, vooral aan de achterkant gaat het traag.

Feit is dat de veel F&B-bedrijven (vooral grote ketens) nog steeds vertrouwen op dure, foutgevoelige, trage en ouderwetse processen. Een digitale F&B-strategie is onbestaande.

Die traagheid geeft JOU een geweldige kans.

Wanneer je dit artikel gelezen hebt, zal je een totaaloverzicht hebben van hoe AI je kan helpen om je F&B-bedrijf te transformeren:

• hoe AI, mavchine learning, en nieuwe technologie je kunnen helpen om tot een optimale bedrijfsvoering te komen…
• hoe AI (en andere technologieën) de digitale omvorming vooruit stuwt [je uiteindelijke doel]…
• waarom je NU moet handelen als je je concurrentie voor wilt blijven…
• en weet je precies wat AI en digitale transformatie voor je bedrijf kunnen betekenen.

Maar voor we verder gaan, gaan we eerst dieper in op de…

Waarom de digitale transformatie in F&B (en waarom je NU moet handelen)?

De afgelopen jaren heb ik met honderden F&B-managers gesproken.

Wat de meesten van jullie ’s nachts wakker houdt, kan in drie grote categorieën worden ingedeeld:

• de food cost laag houden – er is weinig speling aan de inkomstenkant. En die speling is duur. De sleutel tot succes is kostenefficiëntie…
• dure menselijke fouten in de kiem smoren – van menu-engineering tot inkoopfouten die je pas ontdekt bij je een jaarlijkse doorlichting. Het telt allemaal mee…
• inzetten op toekomstige successen – van groei op de huidige markten tot uitbreiding naar nieuwe markten, helemaal tot innovatie en verfijning van de digitale F&B-strategie.

Het zijn belangrijke zaken die je aanpakt met spreadsheets, verouderde systemen, of zelfs puntoplossingen. En al helemaal niet als het over honderden (of zelfs duizenden) vestigingen gaat.

Dat is waar een AI-gestuurde digitale transformatie om de hoek komt kijken.

De essentie is dat AI-gestuurde digitale transformatie je in staat stelt om je werk sneller, beter en efficiënter te doen.

En dat moet altijd jouw doel zijn.

En wat betreft de reden waarom je er zo snel mogelijk aan moet beginnen?

Daar zijn twee redenen voor:

1. Iedereen denkt erover na, maar de grote spelers zijn nog steeds niet zover – grote ketens zijn de bedrijfsmatige toepassingen van AI nog steeds aan het testen van. In feite proberen ze allemaal uit te zoeken hoe ze het kunnen implementeren in hun bestaande processen. Dit geeft jou een voorsprong. Als je vandaag vanaf nul begint, ben je ze al mijlenver voor op het moment dat ze beseffen dat het tijd is voor een nieuwe aanpak.
2. De noodzakelijke digitale maturiteit bereiken kost tijd – de transformatie gebeurt niet van vandaag op morgen. Je moet testen, herhalen, experimenteren, falen, en dan nog eens testen. Je moet integraties ontwikkelen; je moet je technologieën en systemen trainen, en je moet op bijna alle niveaus van de organisatie een draagvlak vinden. Hoe eerder je begint, hoe beter.

Zet de stap liever vroeg dan laat, zo geniet je volop van de voordelen van digitale transformatie in F&B :

• Een gelijk speelveld voor jezelf en de opkomende, digitaal gestuurde concurrenten;
• Nieuwe bedrijfsmodellen om op terug te vallen als de markt verandert;
• Een snel-falen-mentaliteit die leidt tot snelle doorbraken van marktgerichte initiatieven;
• Een meer betekenisvolle medewerker/klant-relatie [sterker merk];
• Toegang tot vernieuwende producten/diensten om verouderde concepten te vervangen.

Lijkt je dat niet wat?

Laten we eens kijken waar de weg naar digitale transformatie in F&B begint…

Digitalisering, digitalisatie & digitale transformatie – een complete handleiding voor F&B-professionals

We hebben reeds vastgesteld dat digitale transformatie in de F&B-sector (of waar dan ook, wat dat betreft), niet van de ene dag op de andere gebeurt.

Het is geen knop die je kunt omdraaien, en voila!

Je moet ergens beginnen, en dan bouw je er stukje bij beetje op voort.

En het begint bij twee processen met gelijkaardige namen (maar tdie otaal verschillende zijn) processen:

1. Digitalisering — is hetzelfde(tellingen, inventaris, inkoop) doen op een andere manier;
   
2. Digitalisatie — is het gebruik van technologie om nieuwe dingen te doen die je bedrijf vooruit stuwen.

Laten we dit eens nader bekijken.

Digitalisering van F&B – Van slordige post-its naar een digitale wereld

Digitalisering betekent dat arbeidsintensieve en handmatige processen vervangen worden door digitale.

Dit is iets wat je waarschijnlijk al doet, ongeacht of je F&B runt voor een groot B2B-cateringbedrijf of een hotelketen.

… en als ze er wel zo uitzien, verlies je wellicht veel geld door boekingsfouten, verspilling en slechte planning.

… maar eerder zo:

Digitale menu’s zijn een ander voorbeeld van digitalisering in de horeca. Ze zijn nog niet zo gebruikelijk als digitale tafelboekingssystemen… maar dat duurt niet lang meer. Front-of-house (FoH) is al twee decennia bezig met het digitaliseren van processen. En tegenwoordig helpt technologie het bedienend personeel bij werkelijk alles, van betalingen tot bestellingen opnemen.

De digitalisering van de back-of-house (BoH) processen verloopt trager.

Het is onvoorstelbaar dat de meeste bedrijven (zelfs grote en internationale) nog steeds op pen en papier vertrouwen voor het tellen van hun voorraden. In een wereld waar de marges in restaurants en F&B-diensten flinterdun zijn, is vertrouwen op spreadsheets en post-it’s voor duizenden inkomende en uitgaande artikelen geen goede manier om de kosten in de hand te houden.

Gelukkig beseffen veel F&B-operatoren dat een strikt voorraadbeheersysteem de hoeksteen is van elke winstgevende F&B-onderneming. Omdat je er niet rechtstreeks bij betrokken bent, moet je ervoor zorgen dat je lijnmanagers het voorraadbeheer ernstig, snel en efficiënt aanpakken.

Onze module voor inventarisbeheer versnelt niet alleen het hele proces; hij automatiseert ook veel van de handelingen (telt leveringen en overdrachten op, en trekt gebruikte artikelen af op basis van kastickets en bereidingsbladen). Het beste van alles is dat je het gemakkelijk in je hele bedrijf kunt implementeren – en dat je onmiddellijk toegang hebt tot betrouwbare, uniforme, en nauwkeurige gegevens om je beslissingen te onderbouwen.

Er zijn nog veel meer voorbeelden van digitalisering in de horeca (zowel in service als productie). De voordelen zijn:

• Verminderde kosten
• Gestroomlijnde bedrijfsvoering
• Geoptimaliseerd middelenbeheer
• Minder menselijke fouten
• Betere klantervaring

F&B Digitalisatie – Laat je systemen & technologieën al het denkwerk doen

Ik vertelde hoe Apicbase de voorraadtellingen op al je locaties aanpast op basis van aanvoer, bereiding, afval, overdrachten, en dergelijke meer.

Dus…

150 (stuks in stock) + 20 (nieuw geleverd) + 8 (overgedragen) – 40 (gebruikt) – 2 (vervallen) = 136 (stuks in stock)

Het beste hieraan?

Noch jij, noch één van je F&B-voorraadbeheerders hoeft iemand op te bellen om deze cijfers te achterhalen. Je hebt slechts een paar muisklikken nodig, en de informatie is binnen handbereik.

Dit is een uitstekend voorbeeld van F&B-digitalisatie in actie.

F&B-digitalisatie houdt in dat je systemen en technologieën met elkaar ‘praten’ om dagelijkse handmatige taken te automatiseren, die anders:

1. niet mogelijk zijn (bijvoorbeeld een onmiddellijke waarschuwing als de voorraad onder het gewenste niveau zakt) of;
2. te duur zijn om te blijven doen (dagelijkse voorraadtellingen in al je vestigingen).

Behalve automatische voorraadtellingen kun je Apicbase ook gebruiken om je inkoop bijna volledig te automatiseren, zonder het risico te lopen dat je te veel of te weinig voorraad hebt. Hiervoor zijn dagelijks duizenden berekeningen nodig (van voorraadberekening en voorraadverloop tot het analyseren van historische verkoopgegevens). Dit betekent dat zelfs een leger aan gegevensanalisten het met moeite handmatig zou kunnen doen.

Met Apicbase hoeven je afdelings- of lijnmanagers alleen nog maar de automatische bestelformulieren na te kijken en op die bestelknop te drukken.

BoH-processen lopen echter achterop de FoH op het gebied van F&B-digitalisatie. Front-of-house is veel meer afgestemd op de tijdsgeest, en er zijn veel voorbeelden van digitalisatie die je kunt gebruiken om inspiratie op te doen.

• Geavanceerd online tafelboekingssysteem – hiermee kunnen klanten gemakkelijk een tafel reserveren en extra info achterlaten. Als het systeem integreert met BoH-systemen, kan het op maat gemaakte digitale menu’s aanmaken (voor volwassenen en kinderen), en zelfs items schrappen die allergenen bevatten (op basis van de gegevens die de klanten doorgeven over hun voedselallergieën).
• Personeelsbeheer en dienstroosters opstellen – nog een voorbeeld van F&B-digitalisatie. Op basis van historische gegevens kan het systeem maanden van tevoren uitrekenen hoeveel bediendend en BoH-personeel je op een bepaalde plaats nodig hebt. Hierdoor worden de arbeidskosten voorspelbaar, wat een grote troef is als je op grote schaal catering of dark kitchens runt, waar de marges hoe dan ook flinterdun zijn.
• Waarschuwingssysteem voor afval & diefstal– een geavanceerd F&B-platform kan getraind worden om gegevens te verstrekken over overmatige verspilling of zelfs diefstal. Zo kan Apicbase bijvoorbeeld op bepaalde locaties (en zelfs tijdens bepaalde shifts) een verhoogde afvalproductie signaleren. Hiermee kun je de situatie in de gaten houden en, indien nodig, maatregelen nemen om uit te zoeken of er op één van de gesignaleerde locaties sprake is van diefstal.

De sleutel tot het toepassen van slimme F&B digitalisatieoplossingen is inzien dat gegevens van levensbelang zijn.

Als je software-strategie berust op verouderde systemen zoals gemodifieerd ERP- of CRM-systeem (zoals vaak restaurantketens, hotelketens, en grote cateraars), dan loopt je strategie op zijn laatste benen. Dat is ook het geval als je gespecialiseerde puntoplossingen gebruikt. Je softwaresystemen moet onderling kunnen communiceren… en dat is moeilijk met een ad-hoc samengesteld technologisch ecosysteem voor f&b.

Wat je nodig hebt is een universeel restaurant management platform dat integreert met de krachtigste FoH en BoH-systemen van dit moment. Zoals Apicbase (bekijk onze naadloze integraties). Pas dan ben je echt klaar voor de volgende stap – een volwaardige, AI-gedreven digitale F&B-transformatie.

F&B digitale transformatie – je sleutel tot een efficiënte en rendabele bedrijfsvoering

Als je alleen al kijkt naar wat F&B-digitalisatie je te bieden heeft, vraag je je misschien af wat het nut is om nog verder te gaan, niet?

Hoe kun je dingen overtreffen als:

• Programma’s die in een oogwenk duizenden datapunten verwerken;
• Technologie die integreert en communiceert om zo foutloze automatiseringen mogelijk te maken
• Systemen die met elkaar in verbinding staan om voor meer tevreden klanten te zorgen.

Het is nu al magisch… althans voor het ongetrainde oog.

Maar voeg er nu een AI-brein aan toe, en aanschouw hoe de prestaties omhoog schieten.

Een volledige digitale transformatie van F&B draait zowel om planning op de korte termijn als strategieën op de lange termijn. De AI-processen achter de oplossingen die de digitale F&B-strategie en transformatie aandrijven, houden rekening met miljoenen datapunten (intern en extern) zonder een DRIP (data rich, information poor) omgeving te creëren. In plaats daarvan analyseert je software de gegevens (+ externe gegevens) om uit te zoeken wat in de huidige omstandigheden van belang is voor je bedrijf.

En na elke berekening worden ze alsmaar slimmer…

De AI die de digitale transformatie van F&B aandrijft vergroot de voorspelbaarheid op lange termijn

(‘Hoeveel arbeidskosten zal ik over drie maanden, in september, uitgeven?’)

terwijl de onzekerheid op korte termijn afneemt

(‘Zal onze leverancier van streekproducten er niet in slagen om de benodigde hoeveelheden voor de volgende maand te leveren?’).

En dat is waar de winst zit.

Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van wat een digitaal-getransformeerde F&B-onderneming kan bereiken:

• Geautomatiseerde inkoop – tot zelfs het niveau waarop op bepaalde dagen/maanden een andere leverancier wordt voorgesteld, omdat die betere scores heeft voor levering/kwaliteit/hoeveelheid.
• Slim F&B-verspillingsbeheer – vuilnisemmers die voedselverspilling detecteren en meten, zodat je ofwel extra opleiding kan voorzien, ofwel de portionering en menu-engineering opnieuw kan bekijken.
• Beoordelingsvoorspellingen – een voorspelling van de dagen waarop je online beoordelingen kunnen kelderen (door het weer, feestdagen, of de tijd van het jaar), zodat je de service kan aanpassen om een terugval in de ratings te counteren.
• Gepersonaliseerde digitale menu’s – gezichtsherkenningstechnologie die digitale menu-aanbiedingen aanpast op basis van de leeftijd, het geslacht, de etniciteit, of de status (nieuw of terugkerend) van de klant.
• Personeelsplanning – tot op de minuut nauwkeurig voor elke werknemer, dankzij de HR-technologie die in verbinding staat met FoH en BoH (zodat deze gevoed wordt met historische gegevens, voorspellingen, en externe gegevens).

Het punt is… de hierboven genoemde technologie is geen toekomstmuziek.

Het bestaat al, en dit is het moment om deze te implementeren en een toekomstgericht F&B-onderneming uit te bouwen.

Het is NU tijd voor je digitale F&B-transformatie

Ik begrijp als geen ander dat het overboord gooien van bestaande systemen in een groot F&B-bedrijf nogal intimiderend kan voelen.

En dit geldt dubbel wanneer je ze vervangt door technologie die maar heel weinig mensen echt ‘snappen’.

Dus als je aarzelt om de digitale transformatie van je F&B-bedrijf aan te pakken, is dat volkomen begrijpelijk. Ik weet zeker dat de mensen die ik hieronder opnoem ook aarzelden. Maar ze waagden toch de sprong om hun dagelijkse activiteiten beter, sneller en slimmer te beheren:

• … Fréderique Van Alfen-Las, bijvoorbeeld, beheert 18 cateringspunten die 24.000 studenten en 5.000 personeelsleden van de Radboud Universiteit bedienen, en dat in één enkel dashboard.
• … of Ingrid van de Loo, de in Nederland wonende F&B-manager die Apicbase gebruikt om de voorraad en inkoop te beheren… voor schepen die 6 maanden in het noordpoolgebied doorbrengen…
• … en Jim Martin, de OEM voor Allnex, die Seebo inzette om kwaliteits- en opbrengstverliezen met wel 75% te verminderen door knikken in de productieprocessen van Allnex weg te werken…
• … of Sergio Escribano, CEO van Horticola, die met TOMRA samenwerkt om de verwerking en verpakking van groenten te stroomlijnen, zodat alleen de beste producten worden verscheept.

Wat ik hiermee duidelijk wil maken?

Je hoeft geen expert in AI of digitale transformatie te zijn om dezelfde vruchten te plukken. Je hoeft zelfs de technologie niet te begrijpen. Dat is niet nodig.

Maar… je moet wel beseffen dat AI de volgende logische stap is voor de groei van je bedrijf.

En daarom moet je zo snel mogelijk met de implementatie beginnen.

Hier helpt Apicbase bij. Ons F&B management platform zal snel de F&B-hoeksteen van je bedrijf worden.

Stel je voor…

• … niet langer eindeloze spreadsheets uitkammen, want al je productgegevens (receptuur en tech sheets tot orders en leveranciersgegevens) zijn beschikbaar in een paar muisklikken…
• … sterk verminderd aanral menselijke fouten [waardoor de foodcost daalt], want Apicbase doet al het rekenwerk, houdt je F&B KPI’s bij & volgt alle BoH-processen…
• … naadloze software-integraties met je hele ecosysteem [POS, IoT, toeleveringsketen, personeelsopleiding], want Apicbase zorgt ervoor dat je F&B-gegevens uniform, gestandaardiseerd, en bruikbaar zijn.