5 Fouten in Voorraadbeheer bij Restaurants die Veel Geld Kosten (Hou nr.4 in de Gaten)

Voorraadbeheer in restaurants, iedereen worstelt ermee. Zelfs als je de meest ervaren restaurateur, F&B of chef-kok bent, is de kans groot dat de uitdaging van efficiënt stockbeheer je vaker uit je slaap houdt dan personeelstraining, administratie of menu engineering.

Je werkt er voortdurend op, maar wat je ook doet, je stocktellingen, par levels en foodcosts lijken een eigen leven te leiden.

Laten we daar iets aan doen.

100 euro per maand verliezen aan restaurant inventaris fouten kan je nog enigszins negeren, maar je zit snel aan 1.500 euro – en meer – en dan heb een probleem dat heel je onderneming kan kelderen.

In deze post ontleden we de vijf meest voorkomende inventarisproblemen en delen we een paar snelle oplossingen die je zullen helpen om de voorraadbeheerprocessen te stroomlijnen.

Of je nu een fast-casual restaurant bent, een evenementenhal of de catering doet voor bedrijven, de oplossingen voor deze veel voorkomende uitdagingen rond voorraad zullen je helpen om je foodcost laag te houden, de kwaliteit hoog en je personeel tevreden.

• Onnauwkeurige stocktellingen en onbetrouwbare data;
• Beperkte kennis van portionering en kostprijsberekening;
• Multi-outlet voorraaduitdagingen (interne orders & transfers);
• Kapitaal dat vastzit in ongebruikte stock door gebrek aan overzicht & controle;
• Veel data, weinig inzichten

Klaar om een inventaris meesterbrein te worden voor wie deze voorraaduitdagingen een lachertje zijn?

Deze post zet je op de goede weg, dus laten we er maar meteen aan beginnen.

1. Onnauwkeurige stocktellingen en onbetrouwbare data

Nauwkeurige voorraadtellingen vormen de ruggengraat van elke efficiënte en winstgevende foodserviceonderneming.

Op vlak van voorraad zijn de stocktellingen tegelijkertijd een van de grootste uitdagingen voor restaurantbedrijven.

Beeld je in…

…je team is een 10 uur durende shift aan het afronden, en heeft heerlijke maaltijden geserveerd aan honderden mensen… en nu moeten ze een uur lang de voorraad tellen en alles netjes noteren vooraleer ze naar huis kunnen.

Het duurt nooit lang vooraleer iemand de hoeveelheden begint te gokken. Of simpelweg de bestellijst van de week voordien gebruikt.

Hint – als je de dingen niet streng in de gaten houdt, zijn deze praktijken nu al aan de gang.

Dat je team sneller wil kunnen werken is volstrekt normaal. Dat is het probleem ook niet. Maar als er te veel bochten worden afgesneden, dan gaat je foodcost onvermijdelijk omhoog.

Nauwkeurig bestellen is een immens belangrijk en kan enkel als je met de juiste voorraadhoeveelheden werkt. Zonder zal je veel tijd verspillen en niet de resultaten krijgen die je nodig hebt.

Zo los je het op:

Het eerste wat je moet doen is van voorraadbeheer een teamsport maken – een eenzame manager of medewerker die na de uren vastzit in een voorraadruimte zal vrij snel oppervlakkig beginnen tellen.

Laat drie mensen de telling doen. Ze houden elkaar eerlijk en controleren elkaars werk, zodat er geen fouten gebeuren.

Zorg er ook voor dat je personeel weet wat de impact van correcte tellingen is voor hen. Die kennis motiveert om de stocktellingen nauwgezet uit te voeren. Immers, waarom zou je een loonsverhoging of bonus toekennen als de foodcost voortdurend 5% boven target is?

2. Beperkte kennis van portionering en kostprijsberekening

In de veel restaurantondernemingen zijn managers en executive chefs verantwoordelijk voor het samenstellen van de menu’s, het uitwerken van de recepten en het bestellen.

Zij zijn dus de enigen die weten hoe het allemaal correct dient te gebeuren.

Dit betekent ook dat lijnkoks, junior-chefs en keuken vaak kleine fouten maken – maar die fouten hebben de neiging om ernstige problemen voor de restaurantinventaris te veroorzaken.

Dit zijn drie veel voorkomende voorbeelden:

… een junior-chef die regelmatig een extra schijf kalkoenfilet in een broodje doet…

… een zaalmedewerker die steeds vijf glazen uit een fles wijn schenkt, terwijl het er zes zouden moeten zijn om het foodcosttarget te halen…

… een keukenhulp die een nauwelijks gebruikte zak bloem niet op zijn plaats terugzet, waardoor er een misrekening gebeurt bij de wekelijkse inventarisatie…

Deze ongeregeldheden tellen op in de loop van de tijd en hebben een negatieve impact op je voorraad en foodcostberekeningen.

Zo los je het op:

Naast het voor de hand liggende – het aannemen van capabel BoH-personeel en het investeren in hun continue opleiding – zijn er een paar extra dingen die helpen om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen:

• Maak het klaar en duidelijk dat er niet voor niets een systeem voor voorraadbeheer is. Als je personeel er zich van bewust is dat je de stock opvolgt en controleert, zullen ze meer discipline aan de dag leggen bij het volgen van de recepturen, de voorgeschreven porties en het beheer van foodwaste en verspilling vermijden.
• Betrek iedereen bij stocktellingen. Ze worden er niet alleen goed in, maar zo kan iedereen ook een handje toesteken als dat nodig is. Alle medewerkers leren waar specifieke ingrediënten bewaard worden (waardoor er minder fouten worden gemaakt bij de opslag en de inventarisatie).
• Gebruik software om het portioneren eenvoudig te maken – maak bijvoorbeeld stap-voor-stap video’s (toegankelijk via tablet of smartphone) die de juiste portionering en dressering van elk van menu-item tonen. Je geeft je personeel een makkelijk te volgen blauwdruk voor het bereiden van de gerechten (wat extreem belangrijk is voor multi-outlet restaurantondernemingen).

3. Multi-outlet voorraaduitdagingen (interne orders & transfers);

De voorraadproblemen bij het runnen van één restaurant verbleken bij de uitdagingen waar een multi-unit restaurant onderneming mee geconfronteerd wordt.

Stel je deze situatie voor:

Vanwege een onvoorziene conferentie in een nabijgelegen eventhal loopt het storm. De shift manager vraagt zijn collega die aan de slag is in de vestiging aan de andere kant van de stad om drie bakken cola, 24 voorgemaakte broodjes met spek en een vat bier te sturen. Een uur later arriveert een bestelwagen die alles levert.

De shift is gered!

Alleen… de twee managers hadden zo’n haast dat geen van beide een aantekening maakten.

Op het einde van de maand bestudeert de voorraad- en inkoopmanager de boekhouding, en noteert twee dingen:

• Locatie A doet het goed – hun food cost variance zit dicht bij de nul, de algemene foodcost zit op target.
• Locatie B mist een flinke hap uit de stock – dat zal onvermijdelijk uitdraaien op een gesprek met de lokale manager om uit te zoeken waarom ze zoveel wasten. Of gaat het om diefstal?

Wij weten natuurlijk dat de inkoopmanager er helemaal naast zit, maar dat is wel wat de data hem vertellen.

Zo los je het op:

Als je een multi-outlet bedrijf runt, is het onhandig om orders en transfers op te volgen in spreadsheets.

Enkel als de opdracht toewijst aan gedisciplineerde teamleden met oog voor detail is het mogelijk. Vraag hen om elke transfer en intern order te registreren en om deze gegevens dagelijks te delen met de voorraad- en inkoopmanagers. Op die manier kan het management locatie-specifieke aanpassingen doen aan de par-niveaus van de ingrediënten, waardoor elke locatie exact de benodigde hoeveelheden bestelt en de noodzaak voor transfers vermindert (en fouten bij het tracken van de producten vermeden worden).

Of je kiest voor gespecialiseerde software voor voorraadbeheer in restaurants. Hiermee worden interne bestellingen en transfers (en ook externe bestellingen) direct vastgelegd in een centraal systeem. Iedereen die toegang nodig heeft tot deze informatie moet enkel inloggen om ze mooi gerangschikt terug te vinden.

4. Kapitaal dat vastzit in ongebruikte stock door gebrek aan overzicht & controle;

Veel restaurants hebben ingrediënten op voorraad die ze eigenlijk niet nodig hebben of gebruiken.

Ze stonden een paar jaar geleden op de bestellijst omdat de chef-kok iets nieuws wilde proberen, en je bestelt ze sindsdien, ook al is de helft van die gerechten niet meer verkrijgbaar.

Dingen zoals…

… 10 potten dure Maille Chablis-mosterd…

… twee kilo matsutake paddestoelen (die slecht worden, terwijl je ze aan het tellen bent)…

… 12 flessen aceto balsamico di Modena (en acht daarvan zijn open en half leeg)…

Sommige van deze zijn superduur. Andere niet. Het punt is dat je ze niet gebruikt, niet nodig hebt, en ze elke maand goed zijn voor 30% van de waste.

Kortom, ze zijn een uitstekend voorbeeld van geldverspilling in bederfelijke waren.

Zo los je het op:

Deze fout in voorraadbeheer is relatief eenvoudig om op te lossen…

Als je merkt dat een ingrediënt vaak wordt weggesmeten (maar de chefs blijven het bestellen), onderzoek dan waarom dat gebeurt.

Bekijk de recepten die het ingrediënt bevatten:

• bestel in de toekomst minder en houd het gebruik in de gaten,
• vervang het door een goedkoper ingrediënt en controleer het gebruik, of
• wijzigen de recepten zodat het ingrediënt niet nodig meer is.

Dit is waarom nauwkeurige stocktellingen noodzakelijk zijn – je kunt niet op gevoel tellen en dan een super afgemeten intake hebben. Om niet meer te bestellen dan je nodig hebt moet je exact weten wat er nog in huis is. Je moet 100% zeker zijn over je stockstatus.

5. Veel data, weinig bruikbare inzichten

Laten we aannemen dat je heel gedisciplineerd bent als het op je wekelijkse en maandelijkse stocktelling aankomt:

• Je gaat er twee keer helemaal door, om er zeker van te zijn dat de cijfers kloppen…
• Je registreert de waste en voorraadfouten…
• Je houdt de transfers tussen verkooppunten bij…

… en uiteindelijk zit je op een berg gegevens waar nog moeilijk kop en staart aan te krijgen is en die te complex zijn om te verwerken in spreadsheets.

Dus je legt de cijfers weg en vergeet ze.

Veel operators zijn schuldig aan het begaan van deze specifieke voorraad fout (al zou je hetzelfde kunnen zeggen over andere back-of-house data). Niet uit luiheid of gebrek aan kennis – maar vooral omdat er niet genoeg dagen in een maand zijn om er goed mee om te gaan.

Zo los je het op:

Stel inventarisdoelen in per maand of per locatie.

Op die manier heb je iets tastbaars om te berekenen als je alle voorraadgegevens hebt verzameld.

Richt je, wanneer je de targets bepaalt, op een beperkte set van voorraadberekeningen en cijfers, zoals de CoGS (Cost of Goods Sold), foodcost afwijkingen, par-niveaus en zittende voorraad.

Bestel je meer dan zes maanden geleden, of minder. Heeft outlet A een beduidend lagere foodcost dan outlet B? Waarom?

Echter, als je deze berekeningen handmatig doet (of met spreadsheets) wordt het snel behoorlijk rommelig en ingewikkeld. Je creëert allerlei ongekoppelde data-silo’s.

Software voor het beheer van de F&B voorraad maakt je leven een pak eenvoudiger – je geeft de voorraadtellingen, de waste records, de transfers en interne bestellingen rechtstreeks in, de software rekent alles voor je uit en toont je hoe de F&B-voorraad evolueert in de tijd en hoe de verschillende locaties presteren ten opzichte van elkaar.

Ben je meer of minder aan het bestellen dan zes maanden geleden? Heeft vestiging A een opmerkelijke lagere foodcost dan vestiging B – hoe komt dit?

Met behulp van een software krijgt u snel een overzicht van alle gegevens die je nodig hebt om kostenbesparende keuzes te maken. Daarbij kan je diep duiken in de data als nodig (per locatie, per maand, per specifieke ingrediënten of gerechten, enzovoort).

Krijg controle over je F&B-voorraad met Apicbase

De food-kosten drukken door sterk voorraadbeheer is moeilijk als je enkel pen en papier (of zelfs spreadsheets) gebruikt.

Om de F&B-stock echt te monitoren, heb je gespecialiseerde software voor het beheer van restaurant voorraad nodig.

Bij Apicbase tillen we voorraadbeheer en stocktellingen naar een hoger niveau. En we besparen je elke week uren werk door iets heel complex, heel eenvoudig en nauwkeurig te maken met:

• Een makkelijk systeem zónder Excel voor meerdere vestigingen
• Historische sales- en purchase-data voor het maken van prognoses
• Stockvolumes nauwkeurig tot op rauwe grondstoffen en porties
• Realtime voorraadcijfers en -percentages
• Automatisch bestellijsten maken volgens par-levels
• Opvolgen van stocktransfers tussen meerdere vestigingen
• Up-to-date voorraadgegevens in één dashboard