Hoe Ontdek je een Dip in de Winstmarges van je Restaurant? – Een Handleiding

Voor duizenden horecaondernemers begint de dag op het dashboard van Apicbase.

Waarom? Omdat het een fundamentele vraag beantwoordt: Hoe staan we ervoor?

Apicbase verschaft diepgaande inzichten alle back-of-house gegevens. Als je echter snel een beeld van de prestaties wilt krijgen, dan kun je terecht op het verkoopdashboard.

Daar krijg je het volgende te zien:

• Inkomsten
• Kosten van verkochte goederen (Cost of Goods Sold, CoGS)
• Totale winst
• Kortingen
• Winstmarge %

Vandaag bekijken we het verkoopdashboard van een restaurantketen met meerdere vestigingen.

Mijn oog viel op een onverwachte daling in de winstmarges. Dit leidde tot een onderzoek dat uiteindelijk een ernstig inkoop- en verspillingsprobleem aan het licht bracht – een probleem dat stilletjes duizenden euro’s opslorpte.

Stap 1: De daling signaleren

Elke ochtend kijk ik met een koffie in de hand meteen naar de grafiek waarin de procentuele winstmarge wordt weergegeven.

Je kunt de gegevens op verschillende manieren weergeven, maar ik gebruik het liefst de vergelijking van de afzonderlijke vestigingen. Zo zie je meteen welke vestigingen goed en welke minder goed presteren en kom je erachter waar je mogelijk moet ingrijpen.

Als we naar het vierde kwartaal van 2024 en de eerste twee maanden van 2025 kijken, dan springt er één locatie uit: Dresden.

Alle andere vestigingen vertonen ongeveer dezelfde winstmarges. Die van Dresden daalden echter aanzienlijk in het vierde kwartaal tot 73,12% – veel lager dan elders. Vervolgens veerde de winstmarge in het eerste kwartaal weer op tot 80,51%, waardoor het een van de best presterende vestigingen werd.

Dit gaf aanleiding tot een onderzoek.

Stap 2: De financiële impact inschatten

Voor we de oorzaak gaan onderzoeken, moeten we eerst de schade berekenen.

Als we naar de inkomstenverdeling gaan, zie ik dat Dresden in het vierde kwartaal € 388.009,23 heeft gegenereerd.

Had Dresden de winstmarge van 80,51% in het eerste kwartaal aangehouden, dan zou de brutowinst € 312.386,23 hebben bedragen.

In plaats daarvan was de winstmarge 73,12%, waardoor de brutowinst € 283.712,35 bedroeg.

Dat is een tekort van € 28.673,88. Een aanzienlijke daling.

Wat is de oorzaak hiervan? Was het een kwestie van verspilling? Een probleem bij de inkoop? We gaan op onderzoek uit.

Stap 3: De hoeveelheid verspilling meten

Waar kijken we eerst? Het dashboard voor verspilling. Als er iets niet klopt, zul je het hier al snel opmerken.

Als we inzoomen op de hoeveelheid verspilling die Dresden vertoonde in oktober, november en december, ontdekken we het antwoord: een piek in de verspilling aan het eind van oktober. Bingo!

Dit roept nieuwe vragen op:

• Was dit te wijten aan een plotselinge daling van de vraag?
• Is de inkoop op hol geslagen?

Om daar achter te komen, controleer ik de verkoopgegevens.

Stap 4: Verkooptrends vergelijken

In het verkoopdashboard van Dresden zien we een stabiele verkoop aan het begin van het vierde kwartaal, gevolgd door een terugval tegen het einde.

Als ik dit vergelijk met de hoeveelheid verspilling, komt er een duidelijk patroon naar voren: terwijl de verkoop daalde, nam de verspilling toe.

Dit wijst op een fout bij de inkoop. Om dit te bevestigen, moet ik naar de inkooporders kijken.

Stap 5: De inkoopgegevens analyseren

Daar heb je het. Uit de inkoopgegevens blijkt dat, ondanks de dalende verkoop, er nog steeds veel bestellingen werden gemaakt.

Als meerdere mensen voorraadbestellingen plaatsen, kunnen de zaken al snel in een neerwaartse spiraal belanden. Werden er dubbele bestellingen geplaatst? In dit geval lijkt het erop dat de bestellingen niet waren afgestemd op de werkelijke vraag.

Dat verklaart een deel van het probleem.

Maar het verklaart nog niet alles.

Te veel bestellen leidt inderdaad tot verspilling, maar de winstdaling is nog steeds te groot. Speelt er nog een andere factor mee? Voor de zekerheid controleer ik ook de prijzen van de leveranciers.

Stap 6: Prijspieken bij leveranciers signaleren

Het wordt alleen maar erger.

Als ik naar het dashboard met de prijstrends ga, zie ik dat de prijzen van twee belangrijke eiwithoudende ingrediënten sterk zijn gestegen (ik heb de namen om privacyredenen doorgestreept):

• Ingrediënt A: +18,24%
• Ingrediënt B: +28,60%

Dresden bestelde dus niet alleen te veel, ze betaalden ook te veel. Een dubbele klap voor de winstmarges.

Hiermee is de puzzel opgelost.

Van Onzichtbare Verliezen naar Geïnformeerde Beslissingen

Wat aanvankelijk een klein verschil in de winst leek, bleek een dure combinatie te zijn van verkeerd inkoop- en verspillingsbeheer.

Met een kop koffie in de hand controleerde ik de dashboards en bestudeerde ik alle gegevens en inkooporders. Nog voordat mijn koffie was afgekoeld, had ik een verlies van €28.673,88 aan het licht gebracht.

Dat is de kracht van Apicbase.

Zonder een overzichtelijk systeem op basis van correcte gegevens kunnen deze problemen maandenlang onzichtbaar blijven en de winst aantasten. Apicbase helpt financiële managers, restaurantmanagers en gegevensanalisten om eventuele problemen vroegtijdig te signaleren, actie te ondernemen en te voorkomen dat kleine foutjes uitgroeien tot enorme tegenslagen.