Rapportage voor restaurants is een essentieel instrument geworden in een branche die veel te lang heeft vertrouwd op intuïtie bij het nemen van commerciële beslissingen.
Tegenwoordig hebben restaurantuitbaters en managers zoals jij steeds toegang tot talloze rapporten, en dat vooral dankzij de geavanceerde POS-systemen.
Maar hoewel er ongetwijfeld veel voordelen verbonden zijn aan deze digitalisering, leveren rapporten ook hun eigen problemen op. We hebben het hier onder andere over: weten wat, maar niet waarom; geen of een beperkte inkijk in de back-of-house; en essentiële informatie die bedolven wordt onder allerlei onbenulligheden
Gelukkig nemen analysesystemen voor restaurants zoals Apicbase dit soort problemen voor hun rekening.
In deze post leer je hoe je analyses kunt gebruiken om doelgerichte inzichten te verwerven over je hele bedrijf én de individuele vestigingen. Je kunt deze informatie toepassen op elke restaurant- en analysesoftware. Ik deel bovendien enkele interessante voorbeelden van de nieuwe Insights Hub van Apicbase, dus vergeet niet om die ook eens te bekijken.
We hebben het in dit artikel onder andere over:
Laten we beginnen met rapportage voor restaurants… en waarom rapportage niet hetzelfde is als analyses.
Rapportage betreft gewoonlijk het ordenen en samenvatten van grote hoeveelheden gegevens. Deze worden vervolgens gepresenteerd in een overzichtelijk en helder formaat – namelijk rapporten.
Op die manier worden onverwerkte cijfers en een kluwen van diverse gegevens omgezet in duidelijke informatie.
Enkele POS-voorbeelden omvatten verkoop-, betalings-, en bezoekersrapporten. Bij de back-of-house hebben we voorraad-, inkoop-, en rentabiliteitsrapporten.
De meeste uitbaters rekenen op deze rapporten om een duidelijk overzicht van hun activiteiten te krijgen. Ze vormen als het ware een peilstok waarmee je vlug de algemene bedrijfstoestand kunt beoordelen.
Het probleem met rapporten is echter dat ze meer vragen oproepen dan dat ze antwoorden bieden.
Wat ze je niet vertellen is het waarom hierachter.
Als je een verkooprapport leest, ontdek je bijvoorbeeld dat je verkoop op dinsdag lager is dan normaal. Of dat je dure menu-items op woensdag en donderdag vlot verkopen, maar niet op vrijdag. Of dat je food cost in de ene vestiging 32% bedraagt, maar in andere nabijgelegen vestigingen 36%.
Wil je het WAAROM kennen?
In dat geval moet je je wenden tot restaurantanalyses.
Software voor restaurantanalyse combineert diverse datasets – verkoop, personeel, inventaris, en meer – om dieper in te gaan op de vragen die de rapporten oproepen… en om het waarom te beantwoorden.
Als de rapportage gegevens omzet in informatie, dan zet de analyse informatie om in inzichten.
Herinner je je die ondermaatse dinsdagen nog?
Je rapporten zullen aangeven dat je verkoop te laag is… maar restaurantanalyses zullen aantonen dat er op dinsdagochtend maar één bereidende kok aanwezig is. En omdat je bestsellers in de ochtend voorgebakken broodjes en croissants zijn – en je op maandag gesloten bent – kan die ene kok dat onmogelijk bolwerken. De oplossing? Zet er nog een kok bij en het probleem is opgelost.
Restaurantanalyses kaderen je gegevens in een bedrijfsspecifieke context. Daardoor krijgen abstracte cijfers meer betekenis en worden inzichten geboden die de rentabiliteit van je bedrijf bevorderen.
Het bovenstaande voorbeeld is natuurlijk maar het tipje van de ijsberg.
Een doorlopende analyse van de prestaties verwerkt gegevens vanuit verschillende richtingen. Zo krijg je toegang tot inzichten die anders verborgen zouden zijn gebleven. Zo kun je bijvoorbeeld de inkoop optimaliseren door rekening te houden met historische verkoopgegevens en tendensen. Hierdoor blijven de schommelingen in de voorraad beperkt en vallen de kosten van frequente overdrachten van de ene vestiging naar de andere weg. Je kunt ook je beste leveranciers aanwijzen voor bepaalde categorieën van ingrediënten. Zo kom je in een machtspositie te staan als je opnieuw onderhandelt met je leveranciers.
Het feit dat analyses een belangrijker instrument zijn dan rapporten wil niet meteen zeggen dat de twee niet onafscheidelijk met elkaar verbonden zijn… of dat rapporten niet van belang zijn.
Bekijk het aan de hand van dit path-to-value diagram:
Als je één dominosteen verwijdert uit de rij, wordt de volgende actie onmogelijk [of op z’n minst moeilijk]. Tools voor restaurantanalyse verwerken aan de hand van je verschillende rapporten een beeld van je bedrijf. De gegevens worden gestandaardiseerd, geanalyseerd en gecontextualiseerd, zodat ze je zinvolle en bedrijfsbevorderende inzichten opleveren.
Daarbij zul je die rapporten nog steeds gebruiken.
Dankzij rapporten wordt het gemakkelijker om in één oogopslag een overzicht van de activiteiten te krijgen en de belangrijkste prestatie-indicatoren van het restaurant te verifiëren. Directieleden, besturen en investeerders zijn dol op rapporten. Maar voor managers, die hun dagelijkse (en langetermijn) beslissingen moeten kunnen onderbouwen, bieden restaurantanalyses de meeste waarde.
Als controle en gegevensgestuurde beslissingen geen goede redenen zijn om analyses te gaan gebruiken, zal ik het antwoord heel bot formuleren.
We zitten allemaal in het vak om winst te maken.
We hebben het wel steeds hebben over dat hartelijke gevoel wanneer we een klant een unieke eetervaring bezorgen – en dat is inderdaad een geweldig gevoel, begrijp me niet verkeerd – maar als we geen winst maken…
Laten we gewoon maar zeggen dat hartelijke gevoelens geen rekeningen betalen.
De horeca is genadeloos – de gemiddelde winstmarge ligt tussen de 3 en 5 procent. Alles wat daarboven ligt, is goud waard. Voor een groot bedrijf levert een toename van 0,1% al snel miljoenen euro’s per jaar op.
En hoe kun je die procentuele toename realiseren?
Welnu, uit onderzoek blijkt dat bedrijven die gebruik maken van analyses hun marge met 8 tot 10 procent kunnen laten toenemen. In een tijd waarin er grote herstructureringen gebeuren op de markt, kan deze boost in rentabiliteit het verschil betekenen tussen verzuipen of zwemmen. Bovendien geeft het je de mogelijkheid om werknemers aan te houden die je anders zou moeten ontslaan. Ook kan het zowel een stimulans als een leidraad voor groei verschaffen.
En hoewel het allemaal verband houdt met rentabiliteit, zijn er nog meer belangrijke voordelen verbonden aan het gebruik van analyses:
Analyses bieden inzichten over het hele bedrijf – als je verantwoordelijk bent voor tientallen vestigingen, weet je hoe veel werk het kost om alle individuele rapporten op te vragen en te analyseren. Dat is niet alleen erg omslachtig, maar het hele proces is ook ontzettend vatbaar voor menselijke fouten. Met analyses beschik je over één single source of truth voor elke vestiging en elke daarmee samenhangende dataset. Verschillende rapporten en inzichten van diverse vestigingen met elkaar vergelijken kost nu slechts enkele seconden in plaats van vele uren.
Bovendien worden je gegevens gedemocratiseerd – dankzij analyses krijgt elke manager toegang tot dezelfde inzichten. Bijgevolg zijn al hun conclusies – en hun beslissingen – niet meer afhankelijk van hun analytische capaciteiten. En wanneer al je managers op één lijn zitten, wordt het eenvoudiger om ze over de streep te trekken bij het nemen van belangrijke beslissingen. Stel bijvoorbeeld dat je wilt schaalvergroting op een bepaald gebied wilt stimuleren. Je kunt dit idee gemakkelijker verkopen aan zowel je financiële directeur als je filiaalmanagers als je kunt aantonen dat de nabijgelegen vestigingen goed renderen, maar moeite hebben om de productiviteit van het personeel te verhogen en aan de vraag te voldoen.
Het brengt ook beginnende trends aan het licht – De analytische hub van Apicbase ontdekt verborgen patronen in de verkoop en het gedrag van klanten, en dat veel sneller dan een mens dat zou kunnen. Zaken als veranderingen in de eetgewoonten, stijgingen in de verkoop van bepaalde categorieën, klanten die vroeger binnenkomen, enzovoort. Deze patronen lijken statistisch gezien irrelevant en worden daarom niet opgemerkt in de afzonderlijke vestigingen. Maar zodra deze gegevens gebundeld en geanalyseerd worden, wijst het systeem ze aan en kun je ze in overweging nemen bij de planning van menu’s en de diensten.
Je hebt niet veel nodig om je restaurantanalyse op te zetten. Als je Apicbase gebruikt, dan is onze geïntegreerde analysemodule [de Insights Hub] meteen beschikbaar.
Aanbevolen lectuur: Start Apicbase voor locatiespecifieke & real-time inzichten
De verkregen inzichten zijn weliswaar maar zo sterk als de gegevens die het systeem voeden. Daarom volgt hier een lijst van datasets die je moet overwegen om betrouwbare en resultaatgerichte sturing te krijgen.
Een doorsnee horecabedrijf moet het hoofd bieden aan allerlei problemen, maar een gebrek aan gegevens is daar niet bij.
Alleen al je POS-systeem verzamelt een schat aan informatie, van verkoopcijfers en andere transactiegegevens tot gegevens over betaalwijzen en bezoekersaantallen. Als je daar je personeels-, back-of-house, en andere gegevens bij optelt, is het een wonder dat je servers niet onder de druk bezwijken, vooral als je een bedrijf met meerdere vestigingen runt.
De vraag is echter: moet je al die gegevens analyseren? En zo niet, waar geef je dan prioriteit aan?
Het antwoord is nee – je hebt niet elke dataset nodig om de analyses uit te voeren. Hoe meer je er echter in opneemt, hoe nauwkeuriger en gedetailleerder je inzichten zullen zijn. En naarmate je bedrijf groeit, zullen sommige datasets [zoals recensie-, bezorg-, en klantengegevens] steeds meer waarde krijgen.
Hieronder volgen een paar belangrijke datasets die je zou moeten overwegen:
POS-gegevens — je POS-systeem levert een schat aan informatie. Afhankelijk van hoe geavanceerd het is, kan het gegevens verzamelen over je verkoop, bezoekersaantallen, en klanten, maar ook gegevens over fooien, soorten bestellingen en kortingen. Sommige POS-systemen houden zelfs voorraadgegevens bij, al kan die informatie wel onvolledig of verouderd zijn.
Die verkoopgegevens kunnen je waardevolle informatie opleveren over je menu’s. Je analyseplatform zal deze gegevens gebruiken om je meer inzichten te geven over je menuplanning en menu engineering.
Voorraadgegevens — je voorraadsysteem registreert elk ingrediënt in je bedrijf. Het is je eerste verdediging tegen een onregelmatige food cost – als je je voorraad onder controle hebt, wordt het veel gemakkelijker om verspilling door overbevoorrading, slechte garnering, of diefstal te voorkomen.
De meeste POS-systemen kunnen gekoppeld worden aan het voorraadsysteem, waardoor het heel erg gemakkelijk wordt om je ingrediënten bij te houden. De voorraadmodule van Apicbase gaat echter nog een stap verder en linkt de voorraad aan de inkoop door ze te koppelen aan automatisch berekende recepten. Dankzij deze integratie kunnen ingrediënten in real-time uit de voorraad gehaald worden en blijven de voorraadschommelingen binnen de perken.
Aanbevolen lectuur: De ultieme gids voor voorraadbeheer in restaurants
Personeelsgegevens – voor sommige bedrijven liggen de arbeidskosten nog veel hoger dan de food cost. Om die reden gebruiken de meeste restaurantketens een personeelsplanningsysteem om de roulatie te optimaliseren. Gebruik je een versie van dit systeem, dan kun je waardevolle informatie verkrijgen door het te koppelen aan je analyses. Je kunt bijvoorbeeld de servers met elkaar vergelijken om te zien wie gedurende de piekuren de hoogste productiviteit heeft… en vervolgens nagaan of je die persoon kunt inzetten tijdens je drukste shifts. Op deze manier kun je ook de best verkopende persoon vinden en hem of haar inschakelen als mentor voor andere kelners, zodat ze hun beste tips kunnen delen.
Inkoopgegevens – de meeste bedrijven hebben geen speciaal systeem voor het beheer van hun leveranciers. Dat is zonde, want de gegevens die je mettertijd van leveranciers verzamelt kunnen je aanzienlijk wat geld besparen. De analysesoftware verzamelt deze gegevens en vertelt je op welke leveranciers je je moet concentreren – welke verkopers je de beste prijzen geven, consequent op tijd leveren, en je niet te veel aanrekenen via foutieve facturatie.
Dat is wat de inkoopmodule van Apicbase doet, en nog veel meer. Aangezien deze module in verbinding staat met je voorraadmodule, houdt het systeem de voorraadniveaus bij en verwittigt het je wanneer de voorraadniveaus van bepaalde ingrediënten te laag worden. Je kunt het zelfs zo instellen dat het systeem automatisch inkooporders genereert – het enige wat je hoeft te doen is nogmaals de hoeveelheden controleren en op verzenden drukken.
Aanbevolen lectuur: De ultieme gids voor de inkoop van restaurants & centrale keukens
Je bedrijf verzamelt reeds veel van deze datasets.
Maar er worden er ook veel genegeerd – vooral in de back-of-house.
Laten we dus eens snel kijken wat je bereikt als je je back-of-house gegevens niet negeert en je ze in het middelpunt van je analysestrategie plaatst.
Aangezien de POS-rapporten zo gemakkelijk beschikbaar zijn, lopen veel uitbaters in de val en bekijken ze alleen de verkoop- en klantgerichte gegevens.
Daarmee beweer ik niet dat ze geen waarde hebben, maar… FoH-gerichte gegevens = FoH-gerichte inzichten.
Kun je, in een branche met zulke kleine marges, het je wel veroorloven om niet te weten wat er met je back-of-house gebeurt? De kosten van BoH-arbeid + de food cost slokken immers een stevige brok van je dagelijkse inkomsten op.
Stel je eens voor dat je niet zou weten dat je food cost toeneemt omdat je dat pas controleert wanneer de winst- en verliesrekening verschijnt. Als de laatste rekening in orde was, heb je geen reden om aan te nemen dat je food cost op tilt slaat, tot die extra kosten ineens opduiken in de daaropvolgende afrekening. Tegen die tijd is het kwaad natuurlijk al geschied.
Er zijn immers zoveel dingen die mis kunnen gaan in de keuken. Daarom moet je in real-time het overzicht kunnen bewaren, en er niet pas zes maanden later achter komen.
Hier komt een analysesysteem dat de back-of-house en front-of-house gegevens combineert goed van pas. Een platform als Apicbase – met geïntegreerde modules voor verkoop, inkoop, voorraadbeheer, menuplanning, evenals krachtige analysemogelijkheden – geeft je terug controle over je bedrijf.
Als de rentabiliteit van een bepaald item op het menu ineens een flinke duik neemt, hoef je niet meer uit te zoeken wat er aan de hand is. Je eerste instinct is ook niet om de prijs te corrigeren. Nee – het eerste wat je doet is een kijkje nemen achter de schermen. Vervolgens pas je de porties aan, beperk je de verspilling, of verander je van leverancier om de gevolgen voor je omzet te temperen.
Nauwkeurige gegevens zijn meer waard dan olie – of zelfs goud.
Maar niet als ze je verwarren en meer vragen oproepen dan ze beantwoorden. Om dit probleem te omzeilen – en uiteindelijk te begrijpen wat je bedrijf drijft – moet je die gegevens in de juiste context plaatsen.
Als je dat doet, ontstaat een nieuwe vorm van controle, en dan vooral over je back-of-house en de daarmee gepaarde kosten. Het wordt gemakkelijker om in real-time de sterktes te benadrukken en de tekortkomingen te verhelpen. Bovendien wordt uitbreiding en franchising veel gemakkelijker, aangezien je in elke nieuwe vestiging niet steeds dezelfde fouten maakt.
Is dit iets dat ontbreekt in je huidige praktijk?
Ons nieuwe dashboard voor restaurantanalyse [de Insights Hub] verschaft bruikbare bedrijfsinformatie op basis van visualisaties waarmee je alles moeiteloos op een rijtje zet, van historische en locatieoverschrijdende vergelijkingen tot het voorraadbeheer.
Apicbase en Cuisin.io zorgen ervoor dat bestellingen bij lokale leveranciers volledig digitaal verlopen. Restaurants, cateringbedrijven…
Wist je dat een slecht beheerd menu je elke maand duizenden euro's aan voedselverspilling en…
Naarmate je bedrijf groeit en de markt evolueert, kan het gebeuren dat je bestaande systemen…
Volgens de nieuwe CSRD-voorschriften moeten grote horecabedrijven hun Scope 3-emissies rapporteren, wat een lastige opgave…
Exploitanten van restaurants met meerdere vestigingen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de vaste…
Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk…