11 Restaurant KPI’s Om Vlot Te Schalen En Nieuwe Locaties Op Koers Te Houden

Voor restaurants die willen opschalen is een strikte focus op de kosten en marges cruciaal.

De drie belangrijkste redenen om je restaurant KPI’s goed in de gaten te houden zijn:

• Tracking performance – to understand how the teams and the business are really doing by gaining deep insights into the day-to-day running of the business.

• Bedrijfsoptimalisatie – blijf op de hoogte van cashflow, winst en opportuniteiten. Het management kan snel kansen voor procesoptimalisatie en groei spotten.

• Investeringsrondes – overtuig investeerders met aantoonbare cijfers en haal zo nieuwe kapitaalinjectie binnen.

Het aantal mogelijke restaurant metrics en KPI’s is enorm. Op welke moet je focussen?

Enerzijds smeken de front-of-house data om je aandacht, anderzijds schuilen er aan de achterkant ook talloze winstgevende businessinzichten.

In dit artikel richten we ons voornamelijk op de back-of-house. Deze date hebben een aanzienlijke impact op:

procesefficiëntie, kostenbeheersing en rentabiliteit.

Hou deze cijfers in de gaten bij het opschalen van je horecabedrijf:

• Break-even-punt
• De werkelijke foodcost of CoGS
• Het foodcostpercentage
• Het ideale foodcostpercentage
• De foodcostvariantie
• De winstgevendheid van menu-items
• De prime cost & de prime cost als percentage van de verkoop
• Brutowinst & brutowinstmarge
• Netto winstmarge
• Het percentage van het personeelsverloop
• De voorraadomzetratio

11 Restaurant KPI’s Om te Volgen Als Je Wil Groeien

Laten we elk restaurantcijfer in detail bekijken.

1. Break-even punt

Wanneer je een restaurant start of nieuwe locaties opent, is het cruciaal om het break-even-punt of rendabiliteitsdrempel te kennen.

Het is het moment waarop je bedrijf winstgevend wordt, gemeten over een bepaalde periode. Deze berekening geeft aan hoeveel inkomsten er nodig zijn om investeringen in een nieuwe loactie te dekken. Het break-even-punt voorspelt hoe lang het duurt vooraleer een nieuwe vestiging geld opbrengt.

Het break-even-punt is van vitaal belang in het besluitvormingsproces rond nieuwe projecten. Restaurantbedrijven gebruiken de berekening bijvoorbeeld om te bepalen hoeveel er aan apparatuur besteed kan worden.

Als een duurdere convectieoven het mogelijk maakt om 100 extra klanten per service te bedienen, kan de aankoop gerechtvaardigd worden op basis van de toename van inkomsten.

Hoe bereken je de rentabiliteitsdrempel?

Rentabiliteitsdrempel = Totale Vaste Kosten ÷ ((Totale Verkoop – Totale Variabele Kosten) / Totale Verkoop)

2. De werkelijke foodcost of CoGS

De werkelijke foodcost – of CoGS – zijn de kosten van geproduceerde producten in een bepaalde periode. Het kan ook worden gezien als de waarde van de producten die in een bepaalde periode uit de voorraad verbruikt worden.

De berekening toont wat het je werkelijk kost om menu-items klaar te maken voor verkoop. Het is een belangrijke KPI die je helpt bij het beoordelen van je food cost percentage en de performantie van het voorraadbeheersysteem in je bedrijf. Het geeft je een nauwkeurig beeld van de effectieve foodproductie-uitgaven in een bepaalde periode.

Hoe bereken je de werkelijke food cost?

Noteer bij de start van een bepaalde periode (een week bijvoorbeeld) de waarde van je inventaris in geld uitgedrukt. Voeg hier de waarde van nieuwe aankopen aan toe. Trek vervolgens de waarde van de inventaris aan het einde van de periode ervan af. Begin-inventariswaarde + waarde nieuwe aankopen – eind-inventariswaarde = werkelijke foodcost

3. Het foodcostpercentage

Nu je de werkelijke foodcost kent kan je het aandeel ervan in je verkoopcijfers bepalen. Dit is het foodcostpercentage. Het is een eenvoudige maar cruciale berekening die vervolgens kan worden gebruikt om te bepalen hoe winstgevend je menu-items zijn.

De norm in de branche is 28-32%, afhankelijk van het type vestiging (kleine kanttekening: dark kitchens zijn vaak in staat om de kosten te verlagen tot zelfs 20%). Het foodcostpercentage is dus een handige berekening om te vergelijken hoe elke vestiging presteert.

Hoe bereken je het food cost percentage?

Werkelijke foodcost / omzet x 100

4. Het ideale food cost percentage

De ideale foodcost zijn de beoogde uitgaven in een specifieke periode. Het is een benchmark om de prestaties tegen af te zetten. Deze berekening levert een ‘ideaal’ beeld op in die zin dat er geen rekening wordt gehouden met overportionering, diefstal, snijresten en andere oorzaken van stijgende kosten.

Kortom, in een ideale wereld is de ideale foodcost gelijk aan de werkelijke foodcost.

Hoe bereken je het ideale food cost percentage?

Bepaal de kostprijs van elk menu-item op basi van het receptuur en grondstoffenprijzen. Vermenigvuldig vervolgens de kosten van elk item met het aantal keren dat het werd verkocht in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een week). Deze gegevens haal je uit je POS-systeem. Voeg de ideale kosten van alle menu-items samen om de ideale food cost voor de periode te vinden.

5. De foodcostafwijking

De National Restaurant Association schat dat ongeveer de helft van de restauranteigenaars verspilling niet bijhoudt. Nochtans is het cruciaal om te weten welk deel van je inventaris in rook opgaat als gevolg van diefstal, verspilling, overportionering of andere oorzaken.

Door je foodcostpercentage te vergelijken met je ideale foodcostpercentage, kan je de omvang van het probleem inschatten. Stel dat je ideale foodcostpercentage 28% bedraagt, maar je werkelijke foodcostpercentage is 32%. Dan is de foodcostvariatie 4%. Dit percentage geeft aan hoe groot de ruimte voor verbetering is.

Er zijn zeven hoofdoorzaken van foodcostafwijking:

• Afval of verspilling
• Afwijkende portiegroottes
• Slechte ontvangstprocedures
• Diefstal
• Niet-geregistreerde verkopen
• Fouten in de boekhouding
• Foute ideale foodcostberekening

Breng je foodcostpercentage zo dicht mogelijk bij nul door te focussen op bovenstaande oorzaken.

Hoe bereken je de foodcostafwijking?

Foodcostafwijking = Ideale foodcostpercentage – werkelijk foodcostpercentage

6. De rentabiliteit van menu-items

De winstgevendheid van individuele menu-items berekenen is cruciaal voor doeltreffende menu-engineering. Restaurateurs weten altijd wat hun populairste gerecht is, maar weten ze ook welke gerechten de grootste winstmarges hebben, real-time?

Door de winstgevendheid van elk item te berekenen neem je giswerk weg en vermijd je blinde vlekken. In plaats daarvan ontdek je de echte cijfers.

Het maakt het mogelijk om gerechten te vergelijken en afgewogen beslissingen te maken over de prijzen, de speciale aanbiedingen en de beschikbaarheid.

Hoe bereken je de rentabiliteit van menu-items?

De berekening is vergelijkbaar met het foodcostpercentage, maar nu voor de individuele menu-items. Trek de totale productiekosten van een portie af van het totale verkoopscijfer van elk menu-item.

Rentabiliteit van Menu-Items = (Aantal Verkochte Items x Menu-Prijs) – (Aantal Verkochte Items x Portiekosten van het Item)

7. De prime cost & de prime cost als percentage van de verkoop

The prime cost is a measure of almost all of a restaurant’s controllable costs – the total labour costs together with the actual food cost (or CoGS). The labour cost includes all salaries, hourly wages, staff expenses and benefits.

This total serves as a benchmark for a restaurant’s control over its costs. It is also a useful metric to use in further calculations. Typically, prime cost should be no more than 60% of total sales. If it is much higher than this, it is something to look into.

Hoe berekent u de primaire kosten en de primaire kosten als percentage van de verkoop

Prime Cost = Totale Arbeidskosten + CoGS

Prime Cost als Percentage van de Verkoop = (Prime Cost / Totale Verkoop) x 100

8. Brutowinst & brutowinstmarge

Brutowinst is een basisberekening. Zelfs voor de profit & loss statements heeft het aan hoeveel er verdiend is. Het is een belangrijke maatstaf om de gezondheid van de onderneming te peilen. Als je brutowinst gebrekkig is, moet je terug naar de tekentafel en zo snel mogelijk een oplossing zoeken.

De brutomarge is je brutowinst als percentage van de totale omzet, en kan als maatstaf voor succes worden gebruikt.

Hoe bereken je de brutowinst en de brutowinstmarge?

Brutowinst = Totale Inkomsten – Werkelijke Food Cost

Brutowinstmarge = (Brutowinst / Totale Omzet) x 100

9. Nettowinstmarge

De nettowinstmarge toon hoeveel de onderneming uiteindelijk verdient. Sowieso een cijfer dat iedereen wil kennen. Het geeft een indicatie van het beschikbare budget voor investeringen in het bedrijf en opent de deur voor groei.

Hoe bereken je de nettowinstmarge?

Neem je totale uitgaven en deel ze door je totale inkomsten. Nettowinstmarge = (totale inkomsten – totale uitgaven) / totale inkomsten

10. Het percentage personeelsverloop

Het personeelsverloop is een maatstaf voor het aantal werknemers dat gedurende een bepaalde periode vertrekt of ontslagen wordt en dus moet worden vervangen. Het wordt weergegeven in verhouding tot het totale aantal werknemers.

De horeca heeft een bijzonder hoog personeelsverloop – maar liefst 30% meer dan andere sectoren. Nieuw personeel vinden en opleiden is een grote uitgave in de branche. Het hindert de productie en verhoogt de druk op het bestaande personeel.

Het is veel efficiënter om getraind personeel te behouden dan om voortdurend nieuw personeel te moeten vinden, screenen, onboarden en opleiden. Managers die het personeelsverloop laag kunnen houden verdienen een medaille. Het is één van de moeilijkste taken die er zijn.

Hoe bereken je de verhouding van het personeelsverloop?

Bereken het gemiddelde aantal werknemers gedurende een bepaalde periode door het aantal werknemers aan het begin van deze periode op te tellen bij het aantal aan het einde en dit getal vervolgens in twee te delen. Deel het aantal vertrokken werknemers door het gemiddelde om de verhouding te verkrijgen.

Percentage personeelsverloop = (Aantal Vertrokken Werknemers / Gemiddeld Aantal Werknemers) x 100

11. Inventory Turnover Ratio (ITR)

Er is niets ergers dan bestofte, oude flessen die maandenlang op een plank in de opslagruimte blijven liggen. De voorraadomzetratio gaat na hoe vaak je totale inventaris wordt gebruikt en vervangen.

De ITR helpt over- en onderbevoorrading te voorkomen. Door de inventory-turnover-ratio hoog te houden verlaag je de kans op verspilling. Je voorkomt enerzijds dat er te veel kapitaal vast zit in stock. Anderszijds blijven de voorraadkamers voldoende gevuld zodat je nooit klanten teleur moet stellen.

Hoe bereken je de inventory-turnover-ratio?

Bereken de gemiddelde voorraadniveaus door de inventariswaarde bij het begin van een bepaalde periode op te tellen bij de waarde aan het einde en deze te delen door twee. Neem de verkoop van de periode en deel deze door de gemiddelde totale inventaris om zo je ITR voor deze periode te verkrijgen. Inventory Turnover Ratio = sales / gemiddelde voorraadwaarde

Schaal Je Restaurantbedrijf, Zonder Over Te Struikelen KPI-Blinde vlekken

Als je je organisatie wilt uitbreiden en nieuwe vestigingen openen, dan moet je het bedrijf van bovenaf kunnen bekijken.

Als gegevens vastzitten in spreadsheets of in datasilo’s per afdeling, is dat een enorme opgave.

De berekeningen waarmee je grote investeringen onderbouwt of financiële back-up aantrekt kunnen snel wankel worden als de data onnauwkeurig is of zelfs helemaal ontbreekt.

Helderheid is cruciaal.

Apicbase is een gecentraliseerd systeem dat al je gegevens op één plaats verwerkt. Naarmate je groeit sluit je nieuwe nieuwe eenheden aan en kun je de prestaties in real-time opvolgen.

Alle data is steeds bijgewerkt en de software berekent alle KPI’s automatisch.

Al wat je moet doen voor een snelle health-check van je bedrijf en de individuele vestigingen is je laptop openen.