Ultieme Gids voor Restaurant Voorraadbeheer [Hoe Multi-Unit Restaurants de Food Cost Variance Dicht bij Nul Houden].

In grote foodservicebedrijven is foodcost de op een na grootste kostenfactor, meteen na arbeidskosten.

Foodcost is natuurlijk niet te vermijden, net zoals je niet al je personeel kunt ontslaan om geen loonkosten meer te hebben.

Maar foodcost kan wel gemanaged en gecontroleerd worden via een helder F&B-managementsysteem.

Dus rol je mouwen op, zet je pet van voorraadsmanager op en laten we beginnen met het verkleinen van je foodcost.

Nadat je deze voorraadbeheer en -controlegids voor horeca hebt gelezen, weet je alles wat er nodig is om je stock op orde te houden.

Gedaan met giswerk, tijdverspilling en dure voorraadblunders.

In plaats daarvan mag je beginnen uitkijken naar een stijging van je winstmarges met 2 tot 10% dankzij wekelijkse voorraadtellingen en het scherpstellen van je inkoop (dit doet Apicbase automatisch voor je. Hierdoor win je wekelijks vele uren werk voor jou en je team.)

wekelijkse voorraad
… ja, inderdaad, 10%!

Klinkt dat goed?

In dit artikel, behandelen we:

Klaar om je winstmarges te laten groeien?

Laten we er aan beginnen.

Waarom Zijn Voorraadbeheer en -Controle Belangrijk in F&B?

Restaurant voorraadbeheer belangrijk
Zorg ervoor dat uw werkelijke voedselkosten niet verschillen van uw theoretische voedselkosten.

Nou, je zou net zo goed kunnen vragen: waarom zijn kaart en kompas belangrijk voor bergbeklimmers?

Omdat ze zonder geen idee hebben waar ze zijn. Of waar ze naar toe gaan. Van A naar B gaan, wordt dan een opeenvolging van gevaarlijke passages, steile ravijnen en hobbelige paden.

Als restaurantbeheerder heb je je eigen verraderlijke beklimmingen en wegversperringen, namelijk over-bevoorrading, onder-bevoorrading, verspilling en diefstal.

De obstakels op je pad zijn alles wat het zwaar maakt om te geraken waar je wil zijn. En dat is een succesvol foodservicebedrijf met sterke winstcijfers en tevreden klanten.

(Als je meer wil zien: bekijk de 12 restaurant voorraad statistieken die aantonen dat stockcontrole = winstgevende onderneming.)

Want weet je, F&B-voorraadbeheer gaat niet enkel over hebben van de data — het gaat erom wat je ermee doet.

Alles wat met voorraad te maken heeft — inclusief de vier belangrijke voordelen waar ik het hier over zal hebben — staan in dienst van één doel…

…ervoor zorgen dat je werkelijke foodcost gelijk is aan je theoretische – ideale – foodcost. Afwijkingen op de foodcost: daar gaat het over, en die wil je zo dicht mogelijk bij nul houden.

De Ultieme Gids voor Efficiënt Voorraadbeheer in Horeca

Krijg de Ultieme Gids voor een slank en efficiënt Voorraadbeheer voor Restaurants, Hotels en Cateraars

Een stap-voor-stap handleiding voor horeca professionals om hun inventaris te beheren.

Food cost variatie: hiertegen vechten we en houden we liefst zo dicht mogelijk bij nul.

Hoe krijg je dat voor elkaar?

Door je F&B-voorraad en -controle op scherp te stellen, en de vruchten te plukken van een nauwkeurig, repliceerbaar systeem met deze vier voordelen.

  • Inzicht in de gezondheid van je bedrijf – stel, je runt een restaurantketen. Het is vaak balanceren tussen kleine marges en de veranderlijke wensen van de klant. Je voorraadbeheer moet extreem nauwkeurig zijn. Een week met slechte cijfers kan resulteren in duizenden euro’s aan onherstelbare schade. Er is weinig ruimte voor fouten – of je doet het fantastisch, of je bent door onvoorziene kosten één stap verwijderd van financiële moeilijkheden. Goed inventory management helpt je kleine foutjes ontdekken voor ze de pan uitrijzen en grote problemen veroorzaken.
  • Introduceer kostenbesparingen voor heel de groep – een groot hotel heeft verschillende on-site restaurants, cafés en bars. Als je de beheerder bent van een bedrijf van deze omvang, dan heb je real-time data nodig. Anders werk je op de tast en kun je alleen maar hopen op een goede afloop. Dit is bijzonder relevant voor hotelketens waar een verkeerde leverancierskeuze kan leiden tot honderdduizenden euro’s aan onnodige kosten. Een gedetailleerd overzicht van macro- en micro-voorraadgegevens, gecombineerd met de mogelijkheid om relevante data snel met elkaar te vergelijken, zorgt ervoor dat je het meteen merkt als er iets niet klopt. Zo kan je snel actie ondernemen om erger te voorkomen.
  • Beperk over- of onderstocking tot het absolute minimum – het coördineren van grootschalige catering, met soms tot tienduizenden maaltijden per dag, loopt, als je even niet oplet, uit op een voorraad ramp. Als je stock te groot wordt, dan mag je er zeker van zijn dat jij de rekening betaalt voor de voedselverspilling die daar zonder twijfel uit voort gekomen is. (tenzij je een grote cliënt ongelukkig wil maken). Aan de andere kant, als je te weinig voorraad hebt, wees dan voorbereid op een stortvloed aan boze mails van ‘hangry’ mensen. Wanneer je met bedrijven, overheidsinstanties, of ziekenhuizen werkt, is de enige manier om winstgevend te blijven, door ervoor te zorgen dat de hoeveelheid van elk ingrediënt, elke dag, precies juist is – en dat is waar je inventory management skills goed van pas komen.
  • Stel paal en perk aan verspilling en diefstal – een restaurant in de Verenigde Staten verliest gemiddeld $80 per dag aan diefstal door eigen medewerkers, en de hoeveelheid foodwaste is in het algemeen nog groter. In de rest van de wereld is de situatie niet veel beter. Stel je voor dat je een multi-outlet onderneming runt met tien locaties. Als jouw bedrijf binnen de gemiddelden valt, dan kost dit je $1,600 per dag. Een vastgelegd inventaris managementsysteem voor horeca haalt dit cijfer omlaag. Het zorgt voor controle, wat het voor jou makkelijker maakt om verspilling te ontdekken en terug te dringen. En een systeem ontmoedigt diefstal.

Wat zijn Veelgemaakte Fouten in Restaurant Voorraadbeheer?

Veelgemaakte Fouten Restaurant Voorraadbeheer
Als je dit soort fouten wil voorkomen, moet je je organiseren, een systeem hebben en herhaaldelijk controleren, opnieuw controleren en tweaken ’tot in de perfecte’

Of je nu een enkele high-end locatie beheert of een keten van hotels restaurants, weet dat zelfs het beste voorraadmanagement niet onfeilbaar is.

Ongeacht hoe perfect je cijfers vandaag zijn, voorraad is geen machine die je eenmaal instelt en waar je nadien nooit meer naar hoeft om te kijken. Iets onbenulligs als de verkeerde telling van een ingrediënt (wat vaak genoeg gebeurt) kan genoeg zijn om je berekeningen en projecties te laten ontsporen, tenzij het tijdig gezien en hersteld wordt in wekelijkse voorraadtellingen.

Als je stockbeheer op de juiste manier wil doen, dan moet je het organiseren in een systeem, regelmatig checken, re-checken en het systeem corrigeren.

Zo leer je hoe je deze veel voorkomende inventaris fouten in restaurants herkennen én vermijden:

  • Op je buikgevoel vertrouwen

Er is een goede reden dat vertrouwen op buikgevoel nummer één op deze lijst is. Het is de eerste val waar drukke operatoren intrappen wanneer ze tijd willen te besparen. Ze leveren halfwerk door te gissen naar voorraad hoeveelheden.

Als je zo begint, is het moeilijk om zelfs maar de schijn van controle over je inventaris, kosten, en inkoop te hebben. Je werkt tenslotte niet met echte data, maar met benaderingen die hoe langer hoe minder nauwkeurig worden.

Voor je het weet is die €5 in de dagelijkse niet-geregistreerde wasting veranderd in €50, gaan dure ingrediënten verloren zonder dat je het doorhebt en loopt je foodcost volledig uit de hand.

Hoe dit voorkomen?

Het antwoord is simpel…

Doe. Je. Stocktellingen!

Of beter nog, gebruik software die de voorraadtellingen automatisch doet voor je.

Als je met correcte gegevens werkt, is voorraadbeheer nu eenmaal een pak eenvoudiger. Je inkoopvoorspellingen, je waste-controle en menu-ontwikkeling: alles gaat er met rasse schreden op voorruit.

Check eerst deze veelgemaakte restaurant inventaris management fouten voor je start met het ontwikkelen van je schaalbare F&B-voorraadbeheersysteem. Herken je enkele van deze fouten? Hou er dan rekening mee bij het opstellen van je strijdplan voor stockbeheer.

In 5 Stappen naar een Robuust F&B-Voorraadbeheersysteem

5 stappen voorraadbeheersysteem
Met deze stappen kan je de Food cost laag houden en je winstmarges vergroten.

Een betrouwbaar voorraadsysteem dat nauwkeurig en schaalbaar is, is cruciaal om je foodcost laag te houden en je winstmarge hoog.

De ontwikkeling van een solide systeem gebeurt bij de meeste food-and-beverage-bedrijven in deze vijf stappen die hun doeltreffendheid al lang bewezen hebben, namelijk:

  • De implementatie van schaalbare stockbeheerprocedures
  • Het overtuigen van het personeel van het belang van goed voorraadbeheer
  • Het registreren van alle voorraadacties (inclusief stock transfers en halffabricaten)
  • Het berekenen van de wekelijkse ITR en DSI om tijdig fouten te ontdekken
  • Het vermijden van over- en onder bevoorrading, verspilling en diefstal

Laten we eens kijken naar deze lijst.

1. Bepaal Je Procedure voor Voorraadtellingen (& Houd Je Eraan!)

We beginnen met stocktellingen omdat werken met exacte aantallen de basis is van alles. Als het hier fout loopt dan zit alles wat volgt ook scheef.

Het is best om de werkwijze voor het tellen van de stock tot in puntjes uit te schrijven. Zo kunnen je teams die stapsgewijs volgen en kan je min of meer gerust zijn dat de telling telkens op dezelfde manier gebeurt. Doe regelmatig een steekproef op locatie om zeker te weten dat de stappen gevolgd worden.

Hieronder vind je een voorbeeld van zo’n stappenplan (kopieer gerust woord voor woord):

  • De voorraad wordt op elke locatie met regelmatige intervallen geteld (dagelijks /wekelijks), met roterende dagelijkse checks voor de duurdere ingrediënten en producten (kaviaar, wijn, prime cuts);
  • Alles wordt onmiddellijk opgeschreven – het team heeft pen en papier, een tablet met spreadsheet mogelijkheden of een draagbare voorraadbeheer-software om alles snel en nauwkeurig bij te houden;
  • Stockcontrole is een job voor drie – twee senior medewerkers die het proces kennen en een junior medewerker die het reilen en zeilen van voorraadbeheer in restaurants leert;
  • Voor de telling start, worden voorraadruimtes nagekeken om zeker te zijn dat alles op orde staat, en de ingrediënten gegroepeerd zijn (met name belangrijk op leveringsdagen);
  • Alles wordt tweemaal geteld. Als er een afwijking is tussen de tellingen worden deze herhaald, en de derde teamgenoot verifieert de uiteindelijke telling;
  • Wekelijkse tellingen worden op dezelfde dag (en dezelfde tijd) van de week gedaan. Roterende dagelijkse tellingen worden gedaan op rustige momenten van de dag;
  • Inventarisdata wordt geüpdatet na elke telling, en worden beschikbaar gesteld voor iedereen die ze nodig heeft zoals inkoop en finance via het F&B management platform in de cloud, via spreadsheets of prints.

2. Train & Motiveer Je Medewerkers

Als je veranderingen in voorraadbeheer begint door te voeren, mag je je verwachten aan een morrende medewerkers: “maar we doen het altijd al zo” en “dit is gewoon extra nutteloos werk”.

Je kan er gif op innemen dat het niet-willen-veranderen-karakter van de mens de kop opsteekt (chefs zijn vaak de eersten om argumenten aan te dragen om alles bij het oude te laten).

Wees geduldig – ga de strijd niet aan door veranderingen ineens te implementeren of door alles van bovenaf op te leggen.

In plaats daarvan kun je beter een kleine taskforce vormen – kies één persoon per locatie, als je verschillende locaties beheert – en vraag hun mening over hoe je voorraadbeheer zou kunnen stroomlijnen, verspilling beheren en de gemiddelde foodcost verminderen.

Negen van de tien keer zul je baanbrekende ideeën horen van mensen die er dagelijks midden in staan. En, je bouwt aan een team van toegewijde medestanders en stakeholders die op hun beurt de anderen helpen overtuigen.

Het belangrijkste dat je aan je medewerkers duidelijk moet maken zijn de besparingen die dat kan opleveren. Alleen al het invoeren van wekelijkse stocktellingen kan jaarlijks 2 – 10% aan je bottom line toevoegen.

Wat betekent dat voor hen? Nou, een deel gaat ongetwijfeld naar salarissen, uitgebreidere secundaire voorwaarden, betere keukenmachines en apparatuur die de werkplek veiliger maakt en die pijnlijke incidenten met hete pannen of botte messen voorkomt. Een win-win voor iedereen.

Wanneer je begint met je verbeterde voorraadbeheersysteem, zorg er dan voor dat je:

  • Het eerst test op één locatie, die daarvoor het meest geschikt is – geef jezelf de kans om de puntjes op de i te zetten voor je het systeem uitrolt in elke locatie;
  • laat, indien mogelijk, enkele keukenmedewerkers van de ene locatie tijdelijk wisselen met die van een andere. Zo krijgt iedereen de kans om zich in te werken in het nieuwe systeem samen met collega’s die al wat meer ervaring hebben;
  • ontwikkel en implementeer een on-the-job trainingsprogramma voor inventarisbeheer voor nieuwe medewerkers, zodat ze vanaf dag één precies weten wat ze moeten doen (en waarom dat belangrijk is);
  • ga steekproefsgewijs na of elke unit de nieuwe procedures correct opvolgt. Het zou al te gek zijn om dit hele proces op te starten om het vervolgens halfslachtig na te leven. Dan sta je even ver al voorheen en moet je nog steeds met middelmatige data werken.

3. Registreer Alle Voorraadbewegingen

Als al het voorgaand correct verlopen is dan heb je nu een stocktaking systeem en een team dat er alles aan zal doen om de voorraad op de juiste manier op te volgen.

De ‘juiste manier’ staat of valt met het correct registreren van alle inventaris bewegingen

Wat bedoelen we precies met inventaris bewegingen of -acties?

Inventaris acties zijn alle acties die stock vermeerderen of verminderen. Ze worden opgeteld bij of afgetrokken van de ‘opening stock count’ aan het begin van een bepaalde periode, zodat je op het einde van die periode een correcte eindtelling hebt.

De inventaris acties zijn:

  • Nieuwe aankopen
  • Het creëren van stock-in (ingrediënten die in-house gemaakt zijn, zoals bouillon en sausjes)
  • Het creëren van stock-out (de verbruikte ingrediënten tijdens het creëren van stock-in)
  • Uitgaande transfers (inventaris die naar een andere locatie gaat)
  • Inkomende transfers (inventaris die van een andere locatie komt)
  • Verkochte producten
  • Geregistreerde waste, verspilling en/of diefstal
Restaurant Food Waste voorraad  controle
Elk van deze acties moet worden bijgewerkt, zodat u precies weet wat er met uw voorraad gebeurt.

Elk voorraadbeweging moet op de juiste manier genoteerd worden. Zo weet je op elk ogenblik exact wat de status van je stock is.

Waarom is het bijhouden van alle inventaris-acties in een restaurant belangrijk?

Wel, het is de enige manier om de afwijking op je foodcost te bepalen. Dit is het verschil tussen je ideale (of theoretische) foodcost en de werkelijke foodcost.

Wat je POS-systeem registreert, zit doorgaans op menu-niveau (bijvoorbeeld een pasta bolognese of een kip tikka masala). Deze data vertellen enkel wat je verkocht hebt, maar niet hoeveel ingrediënten er verbruikt zijn, hoeveel verspild werd tijdens de bereiding, en welke subrecepten er gemaakt of verbruikt werden.

Maar als je de inventaris-acties strikt in de gaten houdt (idealiter met gespecialiseerde software die de voorraadwijzigingen automatisch bijhoudt via een POS-koppeling), is de helft van je restaurant inventaris controle werk al gedaan.

Met een goede grip op je voorraaddata is het makkelijk uit te zoeken of een probleem in je foodcost afwijking veroorzaakt wordt door excessieve verspilling, te grote porties of diefstal. Als je weet waar het schoentje wringt kan je actie ondernemen en het verschil tussen de ideale en werkelijke foodcost wegwerken.

4. Bereken je ITR en je DSI (& Ontdek Fouten voor ze Problematisch worden)

Tenzij je de afwijkingen op je foodcost uit gespecialiseerde inventaris beheersoftware voor restaurants haalt, is het nagenoeg onmogelijk om over 100% up-to-date en nauwkeurige gegevens te beschikken.

Daarvoor zou je de stock hoeveelheden dagelijks moeten updaten en continu berekeningen en analyses moeten uitvoeren… Geen makkelijke opdracht voor wie zich doorheen rommelige spreadsheets moet worstelen.

Maar, dat wil niet zeggen dat je de status van je voorraad niet op wekelijkse basis kan controleren. Wat je nodig hebt zijn twee handige restaurant inventarisatie cijfers die je vertellen of je op de goede weg zit of dat er inventory management problemen zijn:

  • Inventory Turnover Ratio (ITR) – deze berekening laat zien hoe snel je door je voorraad gaat – anders gezegd hoe vaak je de volledige f&b-stock verkocht en vervangen hebt binnen een bepaalde periode (een jaar, een maand, of een week), en;

De gemiddelde ITR voor horeca ligt tussen 4 en 8. Een getal dat lager is betekent dat je te veel voorraad hebt (en dat je veel verspilling hebt) Een hoger getal wil zeggen dat je regelmatig klanten moet teleurstellen omdat bepaalde menu-items niet meer beschikbaar zijn .

Als de ITR te laag is voor jouw type bedrijf, bereken dan de DSI. Een hoog DSI (meer dan 10) is een bevestiging dat je F&B-stock te groot is. Je moet met andere woorden uitzoeken welke je ingrediënten je op overschot hebt. Als je de boosdoeners hebt gevonden, pas dan de inkoopprocedures en bestellijsten aan. Breng de aankoopvolumes naar een optimaal niveau en blijf waakzaam om overbevoorrading in de toekomst te vermijden. Dit leidt enkel tot onnodige waste en een hogere foodcost.

5. Gebruik Inzichten om Over- en Onderbevoorrading, Verspilling & Diefstal te Minimaliseren

Nu je met nauwkeurige cijfers werkt en je alle inventaris acties op de juiste wijze registreert, kan het lastig zijn om te weten waar je precies naar moet zoeken.

Bij een hoge foodcost afwijking moeten er onmiddellijk alarmbellen afgaan. Als je steeds weer boven je geprojecteerde percentages uitstijgt, moet je het lek vinden en stoppen. Zo niet, blijf je worstelen om je jaarlijkse targets te halen en je bedrijf op te schalen.

Een te hoge afwijking op de foodcost is echter niet het enige waar je op moet letten. Je zult er ook je rekenmachine bij moeten nemen (of je Excel-vaardigheden bijspijkeren), en diep in de data duiken. Zo zal je dingen ontdekken als de ‘gemiddelde zittijd van voorraad’, ‘optimale ingrediënten niveaus volgens CoGS’, en natuurlijk de ITR en DSI zodat je je inkoopprocessen op scherp kan stellen en nog een extra procentpunt of twee aan de winst kan toevoegen.

Dit zijn mogelijke scenario’s die doorheen de outlets van je horecabedrijf kunnen voorkomen.

5 Belangrijke Inventarisatieproblemen die Alleen door Gegevensanalyse aan Het Licht Kunnen Worden Gebracht

Restaurant inventory problemen
Variaties in de kosten van voedsel vreten ongemerkt aan uw bedrijfsresultaat.
  1. Hoge foodcost-afwijking (met lage ITR en hoge DSI) – een overduidelijk geval van overbevoorrading. Veel van wat je inkoopt blijft op het schap liggen en teert daar weg. Je team blijft echter week na week dezelfde bestellijst gebruiken. Om dit op te lossen moet je je stock nakijken, de overbodige items identificeren, en niet meer bestellen tot de kwantiteit op niveau zit.
  2. Aanzienlijke foodcost-afwijking (met sector-gemiddeld ITR en DSI) – je hebt geen overbevoorrading, maar ergens in je processen gebeurt een aanzienlijke verspilling. De meest waarschijnlijke boosdoeners zijn excessieve snijresten, te grote porties en/of diefstal. Organiseer een ‘food waste audit’ van een week. Zo kan je precies vaststellen waar en waarom er verspilling plaatsvindt. Gebruik die kennis om je medewerkers te trainen (of her-trainen) zodat ze de producten op de juiste manier voorbereiden, klaarmaken en opdienen.
  3. Foodcost-afwijking piekt tijdens specifieke shifts (met gemiddelde ITR en DSI) – Nu moeten alle alarmbellen afgaan, want deze situatie is meestal (maar niet altijd) een teken dat er op deze locatie gestolen wordt. Het is niet ongebruikelijk dat medewerkers af en toe iets achterover drukken. Men schat dat er in de Amerikaanse restaurant industrie voor maar liefst 20 miljard wordt gestolen elk jaar . Niets wijst erop dat het er in de rest van de wereld anders aan toegaat.Wees streng – vertel je team over je vermoedens en vertel hen dat je de voorraadcontrole zal opvoeren. Normaalgesproken is dit genoeg om oneerlijke medewerkers te ontmoedigen. In uitzonderlijke gevallen zal je cameratoezicht moeten voorzien in je voorraadkamers (maar ideaal is deze oplossing allesbehalve).
  4. Lichte foodcost-afwijking (hoge ITR en lage DSI) – in dit geval, is het waarschijnlijk dat je onder bevoorraad bent en je hierdoor zowel aan klanttevredenheid als aan bottomline inboet. De afwijking (hoewel niet groot) gebeurt omdat je de waste niet onder controle hebt.Om dit op te lossen moet je de verkoopprognoses verbeteren en de inkoopvolumes scherper te krijgen. Zo heb je nooit te weinig (voorzien een kleine buffer) en houd een ‘food waste audit’ om je voedselverspilling te in kaart te brengen. Dan gaat foodcost opnieuw omlaag.
  5. Afwijking lijkt onder controle (maar ingrediënten niveaus zijn constant te laag) – geef jezelf nog geen schouderklopje. Dit is een klassiek geval van onderbevoorrading. Je houdt de foodwaste goed onder controle, maar je teams zijn zich voortdurend aan het verontschuldigen, omdat ze een menu-item op is (geen cadeau voor je sales en reputatie). Kijk par-levels van je ingrediënten in je inkoopprocedures na. Wellicht, moet je sommige verhogen. Voeg een kleine veiligheidsmarge toe. Evalueer in de volgende weken.

Deze (en soortgelijke inzichten) zorgen ervoor dat je consequent verbeteringen kan invoeren die je kosten helpen verlagen en klanten tevreden houden.

Neem de tijd om de berekeningen te maken, verbeterpunten te ontdekken (of gebruik software voor inventaris beheer in food-bedrijven. Dan zie je meteen waar het fout loopt). Zo kan je de inkoop optimaliseren, heb je de data om een winst-vergrotend menu te ontwikkelen en krijg je de Foodwast onder controle.

Zo Breng je F&B-voorraadbeheer naar een Hoger Niveau

F&B-voorraadbeheer naar een Hoger Niveau
Met software werken uw teams samen waarbij ze dezelfde (nauwkeurige) gegevens gebruiken om belangrijke, soms zakelijke beslissingen te nemen.

Een nauwkeurig, robuust voorraadbeheer systeem helpt je om de stock onder controle te houden. Het geeft je hints en aanwijzingen om snel fouten op te sporen en je zit op een berg data die je diepgaande inzichten bieden in de prestaties van je onderneming.

Maar, voor de meeste foodservice bedrijven is een systeem niet voldoende.

Wie één locatie beheert, bijvoorbeeld een fast-casual restaurant, kan zich (waarschijnlijk) redden met pen en papier, spreadsheets en de door het POS-systeem gegenereerde data. Maar ook dan is er tijd nodig (veel) om er bruikbare inzichten uit los te peuteren.

Voor alle andere ondernemingen – multi-unit restaurants, hotelketens, grootschalige cateraars – brengt een systeem van spreadsheets helemaal weinig zoden aan de dijk. Daarvoor is de organisatie te complex. Voor hen is gespecialiseerde software een betere oplossing.

Met een toegewijd voorraadbeheer systeem haal je volgende voordelen binnen:

  • Auto-gegenereerde inzichten en bruikbare suggesties in plaats van ruwe data
  • Auto-voorraadregistraties en aanpassingen van de tellingen
  • Bescherming tegen verkeerd tellen en andere menselijke fouten
  • Een Single Source of Truth waardoor je betere beslissingen kan nemen
  • Makkelijk toegang tot F&B-stockdata voor alle betrokken partijen (inkoop, accounting, management)

Met software hebben je teams toegang tot dezelfde (nauwkeurige) data om belangrijke, soms zelfs bedrijfsveranderende, keuzes te kunnen maken. Het spreekt voor zich dat het zo makkelijker is om alles bij te houden. Geen spreadsheets, eindeloze e-mails of Whatsapp-berichten. Met Excel is zoiets quasi onmogelijk, zelfs met ePOS, omdat die tools hier simpelweg niet voor gemaakt zijn.

12 Redenen waarom succesvolle F&B-bedrijven Apicbase Gebruiken voor Voorraadbeheer

  • Makkelijk in te zetten – verwijder die weerbarstige spreadsheets en upload je ingrediëntenlijst in bulk zodat je je foodcost onmiddellijk naar beneden krijgt.
  • Buy-in van je personeel – langer blijven omdat je tellingen moest doen? Of liever een uur eerder naar huis elke dag? Je personeel zal blij zijn met Apicbase omdat keuze twee nu binnen handbereik is.
  • Auto-gegenereerde suggesties – ik houd van data en inzichten. Wat ik nog beter vind zijn slimme en inzetbare suggesties. Bedankt Apicbase!
  • Voorraad volgen op ingrediënt-niveau – Apicbase houd alle inventarisbewegingen bij. Bij elke verkoop wordt de stockstatus automatisch aangepast (zodat jij er niet aan hoeft te denken).
  • Waarschuwing bij lage voorraad – stel alerts in. Weet het meteen als een product onder de minimale hoeveelheid gaat – neem actie en vermijd dat je menu-item moet annuleren.
  • Digitaal voorraadbeheer – bewapen je medewerkers met tablets en zie hoe ze door de wekelijkse voorraadtellingen vliegen (de cijfers zijn meteen beschikbaar voor de hele organisatie).
  • Ogenblikkelijk geüpdatet bestellijsten – tellingen en inventaris acties worden doorgegeven aan de inkoopmodule, die dan weer nauwkeurige, kostenbesparende bestellijsten maakt.
  • Management van voorraadartikelen – maak je bouillon of saus? De productie van subrecepten past de voorraadstatus meteen aan. Ingrediënten uit, saus in.
  • Registratie interne orders – stuur je een krat wortels naar een andere vestiging? Met Apicbase volg je stock wijzingen en zendingen intern op. Stock status en data voor beide locaties blijven up-to-date.
  • Waste-registratie – stop met het noteren van voedselverspilling op post-it blaadjes. Zet de data meteen in Apicbase, maak het overzichtelijk en bedenk een plan om waste terug te dringen.
  • Historische trends overzicht – ontvang historische inventaris data en zorg dat je je goed van te voren op drukke periodes kan voorbereiden door inkoop aan te passen.
  • Vergelijk de prestaties van je vestigingen – neemt de opvolging van je vestigingen het grootste deel van de week in beslag? Wat als we dat naar 2 minuten zouden terugbrengen?

Neem Controle over Foodcost met Apicbase

Restaurant Food cost met Apicbase
Verplaats gewoon alles wat met inventaris te maken heeft naar Apicbase.

Kijk, het zit zo – ik weet dat restaurant inventaris management niet echt sexy is.

En het is begrijpelijk dat ook jij er niet geweldig opgewonden van wordt. Eerlijk gezegd, de enige mensen die ik ken die niet kunnen wachten om een hele dag over de fijne kneepjes van voorraadbeheer te praten of voorraadrotatie-berekeningen te ontleden werken allemaal bij Apicbase.

Daarom heb jij geluk.

In plaats van zelf een complex food & beverage systeem voor voorraadbeheer te ontwikkelen in Excel – of erger, een stock systeem op buikgevoel te hanteren – kan je gewoon gebruik maken van onze ‘bollebozigheid’ voor alles wat te maken heeft met wiskunde, statistiek en… stock management voor restaurants, hotels, catering en ghost kitchens.

Je krijgt…

  • bruikbare inzichten en inkoop suggesties gebaseerd op werkelijke data,
  • een zodanig kleine food cost afwijking dat het bewondering oplevert op F&B-conventies,
  • controle over je foodwaste,
  • meer extra tijd dan waar je raad mee weet,
  • een ‘single source truth’ voor heel de onderneming .

En wij hier, bij Apicbase, krijgen een warm gevoel van binnen wetende dat we een restaurantbedrijf helpen om elke dag topprestaties te leveren (toegegeven, we vragen er een paar euro voor in ruil, maar dat is een schijntje vergeleken met wat je zal besparen).

Hoe klinkt dat?

Wil je de marges verhogen, zonder in te boeten op kwaliteit of klantervaring?

Plan nu een demo (jij kiest tijd en datum). We laten zien hoe je F&B inventaris management sexyleukmakkelijker en sneller maakt.

Vraag vandaag nog een demo aan

In minder dan 30 minuten ontdekt u hoe software voor het beheer van de restaurant inventaris bijdraagt aan uw bedrijfsresultaten en uw bedrijfsmarges vergroot.

Gelijkaardige artikels

Neem de activiteiten in handen,
houd de kosten laag & de kwaliteit hoog

Register Now For The Podcast

It’s free. If you can’t be there, please register anyway. We’ll send you the recording afterwards.