Hoe je restaurant tijdelijk in een afhaal- en delivery zaak veranderen?

Overal ter wereld nemen regeringen doortastende en noodzakelijke maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te vertragen.

Een daarvan is het sluiten van de zitruimtes in restaurants. Het terplaatse nuttigen van eten is voorlopig niet meer toegelaten.

Restauranteigenaren maken er het beste van door van hun zaak een afhaal- of thuisleveringsbedrijf te maken.

Veel horecabedrijven hebben al een goed uitgedacht leverings- en/of afhaalkanaal.

Als jij niet bij deze groep behoort, dan zit je ongetwijfeld met veel vragen.

Daarom hebben we een checklist samengesteld over het veranderen van een gewoon restaurant naar een takeout- of deliveryzaak.

Hoe je het ook aanpakt, doe er alles aan om je personeel en klanten veilig te houden.

Iedereen wordt aangemoedigd om te blijven werken tijdens de uitbraakperiode van het coronavirus, maar strenge hygiënevoorschriften zijn nodig (BE) (NL).

Houd onderstaande tips in het achterhoofd je overstap van een dine-in restaurant naar tijdelijke afhaal- of bezorgplek.

1. Inkomende bestellingen

Wees voorbereid voor wanneer de orders beginnen binnen te komen. Denk goed na over hoe je ze zal behandelen.

Vraag jezelf af,

• welke kanalen zal ik gebruiken voor inkomende bestellingen?;
• hoe communiceer ik met klanten over hun bestellingen?;
• hoe ga ik alles opvolgen?;

Vergeet niet dat aan een bestelling geen tafel meer hoort te hebben, maar een naam en een afhaaltijd.

Noteer bij het opnemen van de bestelling goed de naam, adres en contactgegevens van de klant.

Zorg voor een systeem om alles op orde te houden.

Als je van plan bent om thuisbezorging aan te bieden, neem dan contact op met een van de vele goed georganiseerde bezorgingsdiensten , zoals Ubereats of Deliveroo.

En als je van met meerdere van deze bezorgdiensten samenwerkt overweeg dan een app zoals Deliverect om de alles makkelijk op te volgen.

Je kan de leveringen ook zelf doen. Overweeg om je eigen personeel in te zetten voor deze belangrijke taak. Vergeet in dat geval niet om je verzekeringsagent te verwittigen!

2. Pas je menu aan

Bied niet simpelweg je het hele menu aanvoor takeout, je zal snel verdrinken in het werk.

Maak een menu op maat van levering aan huis of afhaal.

Houd deze vragen in het achterhoofd bij het samenstellen van je afhaalmenu:

• Zullen je gerechten kant-en-klaar zijn of moeten ze thuis eerst opgewarmd worden?
• Welke recepten van je menu zijn makkelijk te bereiden en snel klaar? (klanten willen hun bestelling snel ophalen)?
• Welke recepten hebben de meeste subrecepten en ingrediënten gemeen met elkaar? Kies gerechten die je efficiënt en in grote hoeveelheden kan bereiden en bewaren.
• Welke gerechten zijn gemakkelijk te verpakken en te vervoeren?
• Hoeveel mensen heb je beschikbaar in de keuken en zullen zij je afhaalmenu vlot aan kunnen?
• Is je afhaalmenu evenwichtig samengesteld? Kies bij voorkeur gerechten die populair en/of goedkoop zijn in productie of inkoop.
• Is het menu niet te ingewikkeld? Als je bestellingen via de telefoon afhandelt, wil je niet dat medewerkers steeds weer dezelfde vragen moeten beantwoorden en daardoor kostbare tijd verspillen.

Overweeg om menu-items te ontwikkelen specifiek voor afhaalmaaltijden mocht dat  nodig blijken.

Apicbase kan je helpen met het optimaliseren van het menu. Ons systeem berekent de kosten van recepten en menu’s en combineert de resultaten met de verkoopgegevens om zodat je menu’s kan ontwikkelen die zowel winstgevend als populair zijn.

3. Neem verpakking serieus

Je wilt niet dat klanten een grote en koude puinhoop vinden wanneer ze hun bestelling openen.

Vermijd deze onsmakelijke situatie door de juiste verpakking te gebruiken voor je gerechten, inclusief de sauzen en salades.

Welke verpakkingsmaterialen zijn er beschikbaar?

Laten we eens kijken.

Er zijn verschillende verpakkingsmaterialen beschikbaar en elk materiaal heeft zijn eigen voor- en nadelen:

• Piepschuim isoleert goede. Het helpt de temperatuur van warm en koud voedsel te beheersen, maar is slecht voor het milieu.
• Kunststoffen zijn perfect om je maaltijden te beschermen, maar zijn bijzonder on-ecologisch.
• Karton is afbreekbaar, kosteneffectief en stevig. Als u pizza’s aanbiedt, zijn ze de favoriete verpakking, maar ze kunnen doorweekt raken. Dus wees voorzichtig met waar je het voor gebruikt.
• Een duurzame verpakking is vaak duurder, maar behalve dat het veel beter is voor het milieu, is het ook beter voor je merk en geeft het je voedsel een instant premium uitstraling.

4. Plan goed je productie

Als je plaats hebt voor 300 personen van 19 – 22 uur, dan plan je de productie rond de reserveringen en de gewoonelijke walk-ins. Het aantal beschikbare plaatsen blijft in ieder geval gelijk.

Bij afhaling of levering zijn er geen zekerheden.

Je moet de productie plannen rond bestellingen die binnenkomen wanneer ze binnenkomen en het eten moet klaar zijn in een oogwenk. Je klanten weten niet dat ze op hetzelfde moment hebben besteld als 50 andere gezinnen en toch zullen ze 30 minuten allemaal voor je deur staan.

Je mise-en-place is nu belangrijker dan ooit.

Maar je kan koelkasten en voorraad niet overbelasten, want hebt je alle beschikbare opslagruimte nodig. (Nu komt het op maat gemaakte afhaalmenu ook goed van pas.)

Je hebt inkoopperfectie nodig.

Bestel enkel wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt en houd de voorraad slank.

Apicbase kan je helpen bij het kostenefficiënt maken van bestellingen en het automatiseren van je voorraadbeheer.

Zo verlies je geen kostbare tijd met stocktellingen en het bijwerken van je Excelbladen.

Bovendien maakt het systeem automatisch bestellijsten aan op basis van het gewenste aantal porties en je voorraadstatus.

Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, heb je ook de juiste recepten nodig. Denk aan stoofschotels en sauzen die klaar zitten in de bain-marie, producten die alleen opgewarmd hoeven te worden en porties in de koelkast die klaar zijn om geleverd te worden.

De receptenbeheermodule in de Apicbase-software vindt snel je recepten met een lage kostprijs hebben en een hoge winstmarge.

Train je team. Bespreek een strategie en zorg ervoor dat iedereen precies weet wie verantwoordelijk is voor welke taken.

5. Stel een ophaalprotocol op

Mensen zijn bang om besmet te raken met het coronavirus en voelen zich misschien zelfs een beetje schuldig om de straat op te gaan om voedsel op te halen.

Mensen willen doen wat juist is, dus stel ze gerust.

Laat klanten zien dat jij geen risico’s neemt en implementeer een rigoureus ophaalprotocol – als je afhaalmaaltijden aanbiedt.

Herorganiseer de eetruimte om een heldere in- en uitstroom te creëren. Hang een lint op zodat iedereen welke route ze moeten volgen en duidt op de vloer aan waar – en hoe ver ze van elkaar verwijderd – ze moeten wachten. Waarom zou je het niet een beetje feestelijk maken door een rode loper te leggen om klanten te tonen waar ze heen moeten.

Maak oppervlakken regelmatig schoon. Gebruik plastic handschoenen. Laat de kuisproducten staan waar mensen het kunnen zien en plaats handdesinfectiemiddelen voor klanten.

Hanteer een no-cash-beleid aan. Moedig klanten aan om contactloos te betalen.

6. Schreeuw het van de daken

Laat iedereen weten dat je klaar bent om bestellingen aan te nemen. Begin met de vaste klanten en laat het groeien van daaruit. Stuur hen een persoonlijke en enthousiaste mail.Vertellen over je uithaalmenu.

Registreer je zaak zeker ook op Waarkanikafhalen.be (België).

Denk vooruit en beantwoord de vragen die je klanten ongetwijfeld zullen hebben.

Zoals,
waarom een afhaalmenu?,
waarom staan niet alle gerechten op het takeaway-menu?,
en welke extra hygiënemaatregelen tref je bij de bereiding?

Wees geruststellend en positief.

Gebruik sociale media om je bereik te vergroten.

En vergeet niet om klanten te verwijzen naar de juiste bestelkanalen. Zo niet, loop je het risico dat je inbox en telefoon ontploft met voedselbestellingen en… klachten.

7. Pas de landingspagina van je website aan

Mensen zullen je website meer dan ooit bezoeken. Zorg ervoor dat ze de informatie die ze nodig hebben meteen vinden.

Laat klanten niet zoeken naar wat ze zeker moeten weten.

Als je bestellingen online aanneemt, plaats dan een grote ‘Bestel nu’-knop in het midden van de homepage en in de navigatie.

8. Wees buitengewoon

Steek een persoonlijk bedankje bij het eten en adviseer je klanten over de beste manier om je eten op te dienen, op te warmen en bewaren.

Voeg ook een herinnering toe om een nieuwe bestelling te plaatsen of bied een waardebon aan voor wanneer je gewone restaurant weer opent.

Conclusie

De coronacrisis heeft wereldwijd gevolgen voor horecabedrijven.

De sector ondersteunt en helpt actief om de veiligheid van hun personeel en klanten te waarborgen – ook al betekent dit dat ze voorlopig moeten sluiten.

Ondertussen zoeken restauranteigenaars koortsachtig naar manieren om deze situatie op een zinvolle manier te overbruggen.

(Lees ook: Coronavirus: hoe zit het met de inventaris als jouw restaurant plotseling de deuren moet sluiten).

Wij hopen dat je hier ideeën en inspiratie vindt om je restaurant tijdelijk en succesvol om te vormen tot een afhaal- of aan-huis-leveringszaak.