Hoe Apicbase restaurantuitbaters helpt om nauwkeurige bills of materials te maken met één druk op de knop

Liefhebber of niet, nauwkeurige bills of materials (BoM) zijn de hoeksteen van elke grote en rendabele horecaonderneming.

Op welke manier je ook betrokken bent bij de back-of-house, je krijgt voortdurend te maken met BoM’s voor van alles en nog wat, zoals bijvoorbeeld het nauwkeurig bepalen van de productie en de prijzen, tot het afwegen van beslissingen omtrent voorraden en inkoop.

F&B BoM’s zijn een essentieel hulpmiddel waarmee je zonder giswerk belangrijke beslissingen kunt nemen over zaken als de werklast, de productieplanning, of het bestellen van ingrediënten.

Die omschrijving lijkt simpel, nietwaar?

We weten echter allebei dat het opstellen van een nauwkeurige bill of materials allesbehalve simpel is. Op dit moment gebruiken de meeste F&B-uitbaters een procedure die te langzaam, te ingewikkeld, en met fouten doorspekt is.

Apicbase besloot daar verandering in te brengen. We willen ervoor zorgen dat elke F&B-manager, chef-kok en souschef meteen nauwkeurige bills of materials voor restaurants kan opstellen. Daarbij maakt het niet uit of je een:

• recept-BoM [één enkel recept 100, 200, of zelfs 500 keer verschalen]…

• menu-BoM [een volledig menu naar wens verschalen], of…

• productieplan-BoM [voorbereidingen voor een B2B-evenement met 1000 zitplaatsen]… 

opstelt, onze automatisch gegenereerde bills of materials elimineren al het gis- en beulenwerk.

Laten we ze eens in actie bekijken.

Met Apicbase verschijnen de stuklijsten [bijna] uit het niets

De BoM-functie in onze software maakt het hele proces zo passief mogelijk.

Zodra de recepten, ingrediënten en leveranciersgegevens ingevoerd zijn (je hoeft de gegevens maar één keer in te voeren), neemt Apicbase alles voor zijn rekening.

Zo kan het keukenpersoneel met de juiste toegangsrechten gemakkelijk foutloze bills of materials voor restaurants opmaken:

• een keukenhulp in een hotel met de opdracht om een populair ontbijtgerecht op te schalen tot 100 porties voor een grote groep die tijdens het weekend arriveert;

• een souschef die een productieplan voor vrijdagavond wil opstellen op basis van de huidige [en voorspelde] reserveringen;

• een chef-kok voor B2B-catering die een prijs moet bepalen voor een uitgebreid bedrijfsdiner van 10 gangen voor 800 personen.

Apicbase genereert voor al deze situaties bills of materials in een handomdraai. Je evolueert zo van een wirwar van spreadsheets naar keurige stuklijsten die je via het platform kunt exporteren of versturen naar leveranciers. 

Om het genereren van bills of materials overzichtelijker en doelgerichter te maken, laat Apicbase jou de keuze tussen drie BoM-opties – het opschalen van een recept, een menu, of het voorbereiden van een productieplan.

Laten we het eerst eens hebben over de bills of materials voor recepten.

1. Ontvang in slechts drie klikken een bill of materials voor recepten…

Beeld je even in dat je verantwoordelijk bent voor de F&B-inkoop in een resort aan het strand.

Elk weekend ontvang je honderden mensen die via een online reisbureau als Booking dot com je resort hebben gevonden… en allemaal verlangen ze om je meest geliefde ontbijt uit te proberen – de pikante poke bowl met tonijn.

Dit allemaal handmatig berekenen zou een ware nachtmerrie zijn. Vooral als je sommige ingrediënten wekelijks bestelt en andere [zoals verse tonijn] dagelijks. Tot overmaat van ramp is dit niet het enige item op het menu waarvoor tonijn van sushi-kwaliteit gebruikt wordt, wat je berekeningen nog extra bemoeilijkt.

Met Apicbase ben je slechts drie muisklikken af van een nauwkeurige stuklijst:

Pas deze procedure toe voor elke keer dat je een specifiek recept wilt opschalen:

• vooraf bestelde afhaalmaaltijden en leveringen [als je vaste lunchpakketten voor bedrijven verzorgt];
• voorverpakte producten zoals salades of sandwiches [in een kantine of een bakkerij, bijvoorbeeld];
• bij het bereiden van de bestellingen van volgende week [voor toprestaurants die alleen op reservering werken].

Recept-BoM’s maken het eenvoudig om één enkel gerecht op te schalen… maar wat doe je als je een volledig menu wilt opschalen?

Simpel – je wendt je tot onze…

2. Menu-BoM in slechts vijf klikken

Laten we even teruggaan naar ons zonnige resort aan het strand.

Een hele dag op het strand = honderden hongerige toeristen. 

Er is nu een bijkomend probleem dat je niet had bij de recept-BoM. Voor het ontbijt hebben de gasten hun gerechten vooraf gekozen. Voor het avondeten zullen de meeste gasten echter kiezen uit verschillende menu’s.

Naast het feit dat je hier rekening moet houden met verschillende ingrediënten en menu’s bij het opstellen van de bill of materials, is er ook niet eens meer een vast aantal gerechten dat je moet klaarmaken. In het beste geval kun je alles handmatig berekenen op basis van historische gegevens. In het slechtste geval neem je een wilde gok… en zit je er heel ver naast.

Nou, niet met Apicbase!

De magie achter de schermen is dezelfde als bij het genereren van je recept-BoM’s. Alleen kies je dit keer voor een vast menu, waarbij de stuklijst de ingrediënten bevat voor alle gerechten in dat menu [dat kunnen drie of tien gerechten zijn, afhankelijk van het menu].

Laten we deze functie voor menu-BoM’s eens in actie bekijken:

Het mooie hier is dat je het aantal porties niet hoeft in te schatten. Als je over historische verkoopgegevens beschikt [of die kunt importeren], laat Apicbase je de meest geschikte verhouding kiezen voor die specifieke periode. De gegevens en cijfers van het afgelopen jaar werken meestal het beste, maar je kunt ook die van vorige maand (of vorige week) gebruiken als je bijvoorbeeld catert voor het zelfde type gasten.

3. Genereer een bill of materials voor vooropgestelde productieplannen

Soms volstaat een recept-BoM niet.

En een menu-BoM ook niet.

Je moet het grootser aanpakken.

Beeld je bijvoorbeeld in dat je een regionale F&B-manager bent voor een internationaal B2B-cateringbedrijf. Dan hebben we het over duizenden gerechten en tienduizenden euro’s aan ingrediënten.

Je moet deze bill of materials dus erg zorgvuldig aanpakken. Anders riskeer je een rommelige en onoverzichtelijke verwerking… veel verspilling… en het terugbrengen van volle dienbladen. Én dus ook de kosten die daarbij horen.

Apicbase vereenvoudigt niet alleen de opstelling van je productieplan [een enorme tijdwinst voor cateraars die elke maand verschillende keren menu’s herhalen], maar biedt je ook de mogelijkheid om dat plan om te zetten in een stuklijst!

Dit is hoe dat eruit ziet:

Deze BoM-functie voor productieplannen is erg veelzijdig. In principe kan alles wat je als productieplan aanmaakt – een cateringsessie, een reeks voorverpakte maaltijden, of een gewone dinsdag in één van je vestigingen – voortaan een geautomatiseerde bill of materials genereren.

Met Apicbase ga je op de correcte manier te werk met bills of materials

In grote F&B-bedrijven zoals internationale hotel- en restaurantketens moet het keuken- en inkooppersoneel sowieso al goochelen met miljoenen verschillende zaken.

Als je enkele omslachtige dingen uit hun handen kunt nemen, zoals onduidelijkheden over:

… de hoeveelheid die we moeten produceren?

… wat we reeds op voorraad hebben?

… hoeveel we moeten bestellen?

maak je meer mensen vrij, zodat ze meer tijd kunnen wijden aan de gastervaring.

of het beantwoorden van kritieke en strategische vragen als:

• waar komt ons volgende voorgerecht vandaan?
• waar kunnen we dit ingrediënt goedkoper verkrijgen?
• hoe kunnen we een betere deal sluiten met deze leverancier?

Laat de aanmaak van bills of materials over aan Apicbase en zet je teams aan het werk om een antwoord te vinden op deze winstbevorderende vragen.