Kostprijsberekening van Menu’s — Hoe Je Receptberekeningen Automatiseert en Items met een Lage Marge Elimineert

Voor restauranthouders en ondernemers in de horeca zit het venijn inderdaad in de details.

Het allerbelangrijkste detail is je kostenbasis. Die is essentieel voor alles, van de prijsbepaling voor je menu tot het dichten van de kloof tussen je theoretische en reële food cost. Om die te verkrijgen moet je een nauwkeurige kostprijsberekening van je menu doen.

Hier wordt het nogal ingewikkeld, nietwaar?

En dat komt omdat…

De kostprijsberekening van een menu gedateerd raakt van zodra je een menu opstart!

Ofwel leef je continu met een rekenmachine in de hand… of je haalt je schouders op en aanvaardt dat je kostenbasis in het beste geval een gokje is… of in het slechtste geval je er mijlenver naast zit.

Maar wat als er een derde optie is?

Een manier om je kostprijsberekening te automatiseren, zodat je in real-time toegang krijgt tot je kostenbasis… zonder gis- of rekenwerk?

Die bestaat namelijk… en nadat je deze post hebt gelezen zul je er alles over weten.

Dit is wat we zullen bespreken:

• wat is de kostprijsberekening van je menu [recepten] [en waarom je het niet mag negeren]

• waarom de traditionele manier van kostprijsberekening niet meer volstaat

• hoe Apicbase de kostprijsberekening voor menu’s aanpakt, je tijd en geld bespaart en de groei veiligstelt

• 3 manieren waarop always-on menu costing je winst maximaliseert

• waarom Apicbase je ticket is naar een real-time kostenbasis

Laten we ons eerst even verdiepen in de definitie van kostprijsberekening voor menu’s.

Wat is de Kostprijsberekening voor Menu’s [Recepten] [en Waarom het Correct Moet Gebeuren]?

Je hebt misschien gemerkt dat in de definitie de menukost een theoretisch getal wordt genoemd.

Dit betekent echter niet dat het een getal is dat je zomaar uit je hoed tovert. Het is gebaseerd op nauwgezette berekeningen van je ingrediëntenprijzen en productiekosten.

Zelfs een kleine afwijking [zoals een wijziging in de prijs van één bepaald ingrediënt] zal deze berekening helemaal overhoop gooien. 

Dat is de reden waarom kostprijsberekeningen van menu’s systematisch moeten worden herzien en bijgewerkt. Anders ben je gewoon niet flexibel genoeg, en beschik je ook niet over de gegevens om snel genoeg de nodige wijzigingen aan te brengen om de onzichtbare kosten te vermijden die ontstaan wanneer je niet weet hoeveel iets je kost.

Het is net die noodzaak om de kostprijs van de menu’s steeds opnieuw te controleren dat de traditionele aanpak zo gebrekkig en nutteloos maakt.

De Traditionele Aanpak van Kostprijsberekening is Verkeerd. Dit is Waarom

De manier waarop de meeste horecaondernemers momenteel de kostprijsberekening van menu’s aanpakken is onnodig traag en omslachtig.

From putting together the initial recipe to consulting vendor pricing lists, it takes several hours to get everything set up the way you want it.

Another challenge is how you’re doing it — spreadsheets are difficult to update, especially if you’re sharing them across different outlets.

Er zijn drie dingen mis met deze aanpak:

1. de eerste kostprijsberekening van het recept kost te veel tijd – het is een handmatig proces zonder garanties op een optimaal resultaat. Je kunt urenlang berekeningen maken en toch eindigen met een ondermaats product omdat je onbewust voor een duurdere leverancier hebt gekozen.

2. het is onmogelijk om een ingrijpende prijswijziging op te merken – tenzij je elke factuur/prijslijst van elke leverancier bekijkt, kun je niet elke wijziging in prijs/verpakking zien. En tegen de tijd dat je het opmerkt, is het kwaad al geschied.

3. als er iets verandert, kost het te veel tijd om alles bij te stellen – je recept is aan de ene kant gekoppeld aan de prijzen van je ingrediënten + de arbeid, en aan de andere kant bepaalt het je prijsstelling en menu engineering. Een wijziging in één bepaald ingrediënt houdt in dat je heel wat papieren van de leverancier moet inkijken, dan daarna elk recept met dat ingrediënt moet bijstellen.

Kostprijsberekening van Menu’s in Apicbase is Eenvoudig, Nauwkeurig & Continu Actief

Het hierboven beschreven proces neemt soms uren in beslag – dagen zelfs, als je de boel aan het opzetten bent.

Door het met Apicbase te doen, maak je heel wat tijd vrij en wordt alles veel nauwkeuriger. Het proces is geautomatiseerd – de receptkosten en de marges van de menu’s worden bijgewerkt voor je hele bedrijf, ongeacht het aantal vestigingen. Zo kijken al je managers naar de reële cijfers en baseren ze hun beslissingen niet op schattingen die al dan niet correct zijn.

Ik toon het even aan.

Dit is je recept in Apicbase:

Gestroomlijnd, toegankelijk en boordevol informatie die je BoH-medewerkers nodig hebben voor de bereiding, én alles wat je FoH-medewerkers nodig hebben voor de verkoop en het beantwoorden van vragen.

STAP #1

Ik zal voor de duidelijkheid eerst de sectie ingrediënten en deelrecepten aanpakken. Dit is je inventaris van waaruit al je recepten worden opgebouwd.

Het kan wat tijd kosten om dit op te zetten, maar als het eenmaal klaar is, hoef je slechts minimale wijzigingen aan te brengen; bijvoorbeeld telkens als je een nieuw ingrediënt/deelrecept toevoegt of als er een wijziging in de prijs/verpakking optreedt. 

OPMERKING: Je kunt dit handmatig doen, maar ook aparte XLS-bestanden van je leveranciers importeren. Dit is vooral handig als je met verschillende leveranciers werkt en honderden ingrediënten moet toevoegen.

STAP #2

Het kost maar een paar minuten om een nieuw recept op te zetten in Apicbase. Zodra je een paar velden hebt ingevuld [receptnaam, producttype, houdbaarheid, en bereidingswijze], hoef je alleen nog maar de ingrediënten toe te voegen uit een keuzemenu en de hoeveelheden in te voeren. 

OPMERKING: Je kunt [en moet] hier heel gedetailleerd te werk gaan. Voeg aan al je recepten de bereidingsstappen, productienotities, afbeeldingen, en allergenen/diëtaire informatie toe. Het stapsgewijze proces vind je hier.

STAP #3

Je bent klaar.

Zodra je in Apicbase een recept aanmaakt, is de kost ervan al berekend. Je hoeft niet meer handmatig te gaan rekenen. Het systeem haalt alle voorraadgegevens op en berekent de kosten van het recept/menu én daarbij zelfs de kosten per portie.

STAP #4

Controleer hoe je gerechten en menu’s presteren.

Bovendien kun je ook de arbeidskosten erbij optellen, zodat je voor elk recept de totale kostprijs krijgt.

3 Redenen om je Kostenberekening voor Menu’s Up-to-Date te Houden

Bijna alles wat je doet als horecaondernemer of als manager van een restaurant staat volledig ten dienste van één doel: het optimaliseren van de gastervaring.

Maar… op de tweede plaats komt het behalen van een gezonde winst. Je moet tenslotte een bedrijf draaiende houden.

Dit betekent dat je de kosten moet doorspitten om:

1. op zoek te gaan naar flagrante hiaten die moeten gedicht worden;
2. kleine plooien die je wil gladstrijken in de hand te houden

Deze plooien zijn meestal het probleem voor een horecaondernemer. Om deze in de hand te houden [ze stapelen zich immers op], is niets belangrijker dan de manier waarop je met de kostprijsberekening omgaat.

Een nauwkeurige kostprijsberekening is een basisvereiste als je:

• je menuprijzen met een gerust hart wilt instellen [en zonder giswerk]
• fouten in de menu engineering wilt opsporen en oplossen van zodra ze opduiken
• snel de kloof tussen de theoretische en reële food cost wilt dichten

Laten we deze drie processen eens nader bekijken, en op welke manier Apicbase het eenvoudiger maakt om ermee om te gaan, zonder dat er iets door de mazen van het net valt.

Gegevensgestuurde Updates voor Kostprijsberekening van Menu’s [en Geen Dure Schattingen]

Wat gebeurt er als je je kostprijsberekening slechts één keer doet en het dan laat voor wat het is?

Wel, om te beginnen zie je de minieme stijgingen van de kostprijs van de goederen [CoGS] niet. Telkens als je een gerecht verkoopt dat niet nauwkeurig berekend is, loop je dus een kleine procentuele winst mis.

Het wordt natuurlijk nog erger als de kosten sterk oplopen- en je je er nog steeds niet bewust van bent.

Met Apicbase zou hem dit nooit overkomen zijn.

En dit om een eenvoudige reden – Apicbase houdt wijzigingen in de kostprijs steeds bij. Je stelt dit eenmalig in op het receptniveau, en klaar is Kees. Je hoeft alleen nog maar regelmatig de rapporten te bekijken. Als je food cost stijgt, merk je dat onmiddellijk… en kun je maatregelen treffen om het bij te sturen.

En als de boel echt uit de hand loopt, brengt onze Apicbase Assistent je meteen op de hoogte:

Zo blijf je steeds op de hoogte, ook wanneer je niet actief alles controleert.

Resultaatgerichte Menu Engineering [Die Je Snel Kunt Aanpassen]

Als je je menu-engineering goed in de gaten houdt, kun je de prestaties van de verschillende artikelen op je menu nagaan [rentabiliteit vs. populariteit]… je prijzen heroverwegen… en proberen om je winstmarges en totale inkomsten op te voeren.

Het blijft echter een hele hoop rekenwerk.

Maar hoe gaat dit in zijn werk? 

Bekijk je de marges regelmatig opnieuw om te zien of je meer geld verdient? Bereken je de zaken opnieuw telkens er een wijziging is? Want dat is namelijk wat je zou moeten doen. En dat zou je ook steeds moeten doen bij elke aanpassing van je menu… en bij elke verandering in de kosten.

Als je niet bij de les blijft, ben je zo weer terug bij af.

Laten we even terugkeren naar die menu combo. Wat gebeurt er als een prijsstijging van één bepaald ingrediënt je Bloody Mary terugdringt tot een nuloperatie? Of wat als de prijs van de champignons de hoogte in schiet? Wel, dan weegt dit gerecht terug zwaar door – en dat levert je geen gezonde winst op.

Maar wat als je dit in real-time kon zien, zoals hier:

Dit is de Rentabiliteitsmatrix van Apicbase. Het toont je in één oogopslag welke menu’s of items in welke categorie vallen – wat een bestseller is, een buitenkans, een puzzel, of een flop. Er komt geen rekenwerk bij kijken – start gewoon het rapport op en je krijgt toegang tot bruikbare gegevens waarmee je kunt verhinderen dat de winst uit je bedrijf wegvloeit. 

Je kunt de rentabiliteitsmatrix ook gebruiken om extra in te zetten op veelbelovende menu-items. Dit zijn items met een lage food cost die niet veel weerklank vinden bij de klanten. Misschien ligt het aan de prijzen van de menu’s, aan het ontwerp ervan, of aan iets anders. Zodra je ze kent, kun je verschillende marketingtechnieken uitproberen en zo hopelijk je totale verkoop en inkomsten verhogen.

De nauwkeurigheid van deze rapporten – en bijgevolg ook van je besluitvorming – is alleen mogelijk omdat Apicbase het zo eenvoudig mogelijk maakt om de kostprijsberekening te beheren [zowel door de integratie van leveranciers en handmatige updates bliksemsnel te laten verlopen].

De Kloof Dichten Tussen de Theoretische en Reële Food Cost

Ken je dat knagende gevoel dat je krijgt als je naar een resultatenrekening staart en je beseft dat de zaken helemaal niet kloppen?

Er komen afwijkingen in voor die je zult moeten opsporen, en dat zal dagen in beslag nemen… als het je al lukt.

En de food cost van die afwijking opsporen is keihard werk.

Afschriften doorspitten… Voorraadgegevens doorspitten… De prijzen van leveranciers dubbelchecken – dit alles kost heel wat tijd. En hoe langer het duurt voor je de afwijking vindt, hoe groter de klap voor je portemonnee.

Apicbase maakt een einde aan dit omslachtige proces.

Dankzij de permanent actieve kostprijsberekening van het platform ga je niet blindelings te werk bij het dichten van de kloof tussen de theoretische en reële food cost.

Je hoeft zelfs niet meer te vertrouwen op je resultatenrekening om je te waarschuwen voor een probleem. Hiermee los je twee van je grootste problemen op:

This will solve two of your biggest problems:

1. vaak maanden na de gebeurtenis die de afwijking veroorzaakt heeft [want een resultatenrekening wordt vaak per kwartaal opgemaakt, en zelden maandelijks], waardoor het afstemmen van gegevens bijna onmogelijk wordt… en de aangerichte schade niet ongedaan gemaakt kan worden, en;

2. uren – en soms zelfs dagen – verspillen om de oorzaak aan te wijzen. Als je er überhaupt in slaagt die te vinden… dagen die je beter kunt besteden aan de ontwikkeling van je bedrijf.

Met Apicbase volg je de schommelingen in de food cost op in real-time [en, zoals ik al zei, is het niet nodig om er voortdurend naar kijken – de Apicbase Assistent waarschuwt je namelijk als de zaken uit de hand lopen].

Wil je echter steeds op de hoogte blijven, dan kan dat heel gemakkelijk met Apicbase:

Eerst bekijk je het tabblad ‘Financieel’ van het recept. Hier heb je je primaire kosten berekend en een theoretische winstmarge ingesteld:

Daarna ga je door naar de module ‘Verkoopanalyse en zoek je datzelfde menu-item:

In dit voorbeeld zien we dat er een groot verschil bestaat tussen de theoretische winstmarge [ ingesteld op 75%] en de reële winstmarge van het gerecht [ongeveer 60%].

Nu kun je een evaluatie maken en beslissen wat er moet veranderen… verdient dit item het wel om op het menu te blijven staan?

De prijsverhogingen van ingrediënten die aan je winstmarge vreten worden onmiddellijk zichtbaar, zodat je ze niet hoeft op te sporen. Zodra je ze opmerkt, heb je twee mogelijkheden – een goedkopere leverancier zoeken of de prijs aanpassen, zodat je uiteindelijk weer op je beoogde food cost uitkomt.

Maar als je de food cost strak in de hand hebt en je bereidingskosten niet stijgen – maar je ziet nog steeds afwijkingen in je resultatenrekening, dan weet je nu dat je elders moet gaan zoeken. In eerste instantie moet je nagaan of er meer voedselverspilling is, of er sprake is van een rommelig productieproces, of verkeerde portionering. Wat er ook verantwoordelijk blijkt voor het verprutsen van je winstmarge, je kunt er nu sneller dan ooit achterkomen – en het verhelpen.

Apicbase – Je Spreadsheet-vrije, Altijd Actieve receptuur kostprijsberekeningssoftware

Momenteel is het erg duur om een restaurant te runnen.

De stijgende voedselprijzen en de problemen met de toeleveringsketen zorgen ervoor dat veel uitbaters nauwelijks het hoofd boven water kunnen houden. Als je de kostprijsberekening van je menu niet in handen hebt, wordt het probleem alleen maar erger.

Maar het is een probleem dat je niet hoeft te hebben.

Je kunt dit tegengaan door altijd in real-time op de hoogte te zijn van je food cost en marges. Zo kun je de nodige aanpassingen doorvoeren wanneer je omzet in het gedrang komt.

Dat is wat Apicbase te bieden heeft.

De mogelijkheid om een correcte uitgangsbasis in te stellen, zodat al je voorbereidende activiteiten slechts een fractie van de tijd in beslag nemen. De prijzen van menu’s aanpassen op basis van de nieuwe kosten van ingrediënten… je menu’s bijstellen wanneer ze onder de gewenste rentabiliteit zakken… en de geldstroom stuiten van zodra je een lelijke afwijking in de food cost ziet opduiken.

Dat — en meer — met Apicbase.