Kassasystemen voor restaurants hebben reeds een lange weg afgelegd. Het kassasysteem bevindt zich samen met de rest van de bedrijfsvoering te midden van een digitale transformatie.
Binnenkort zal de horeca 100% gegevensgestuurd zijn. De verkoopgegevens die door de software van je kassasysteem worden gegenereerd spelen daarbij een belangrijke rol.
Om je technologische ecosysteem soepel te laten werken, is het essentieel dat je kassasysteem over API’s beschikt die duidelijke gegevens leveren, gegevens die je andere toepassingen gemakkelijk kunnen begrijpen.
Een modern kassasysteem voor restaurants doet immers meer dan alleen de verkoopcijfers optellen. Het maakt ook F&B-inkoopvoorspellingen, winstberekening, P&L-updates en menu engineering mogelijk.
Ook al zie je nu nog niet het nut in van een geavanceerd kassasysteem, wees er maar zeker van dat je de investering zult maken wanneer je beslist om je bedrijf uit te breiden, de bedrijfsvoering te optimaliseren of gewoon je buikgevoel te elimineren uit je strategische besluitvorming.
Mocht je inmiddels al naar je portemonnee grijpen, wacht dan nog even. Neem de keuze voor een nieuw kassasysteem niet te licht op, want het zal van invloed zijn op je hele zaak.
Met de juiste restaurantsoftware krijg je inderdaad een voordeel op de concurrentie, maar als je de verkeerde beslissing neemt zal je logge, verouderde kassasysteem je jarenlang op achterstand brengen.
Je hoeft je echter geen zorgen te maken.
In dit artikel hebben we alles op een rijtje gezet wat je moet weten om het juiste kassasysteem te kiezen.
Een kassasysteem voor restaurants, ook wel POS (Point of Sale) genoemd, verwerkt alle transacties die in een restaurant gebeuren. Tot voor kort draaiden kassasystemen meestal op lokale servers die in het restaurant waren gevestigd. In hun meest eenvoudige vorm telden kassasystemen alleen de rekeningen op, namen ze betalingen aan, en vertelden ze de eigenaar hoeveel geld er elke dag binnenkwam.
Een modern kassasysteem doet veel meer. Het maakt verbinding met draadloze handtoestellen om bestellingen op te nemen en te betalen. Het is in staat om omvangrijke gegevenspunten te verwerken en veel complexere berekeningen uit te voeren. De huidige kassasystemen integreren met andere toepassingen, zoals online bestellen, tafelreserveringen en getrouwheidssystemen.
En dat is nog maar de klantgerichte kant van een modern kassasysteem voor restaurants. In de backend integreren kassasystemen met platforms als boekhoudsystemen, software voor de loonadministratie en software voor voorraadbeheer.
Met andere woorden, een modern kassasysteem is verankerd in alle aspecten van het restaurant. De gegevens worden niet langer op plaatselijke servers opgeslagen, maar in de cloud. Ze kunnen in real-time worden gedeeld over verschillende locaties en door managers worden geraadpleegd op meerdere toestellen.
Het gedecentraliseerde, gegevensuitwisselende karakter van het kassasysteem biedt mogelijkheden om de efficiëntie en schaalbaarheid van horecabedrijven met meerdere vestigingen aanzienlijk te verbeteren.
Je kassasysteem speelt een centrale rol in je tech stack. Het verwerkt de consumentgerichte kant van de zaak. Als je onhandige datasilo’s wilt vermijden, moet je kassasysteem naadloos integreren met je andere kernsystemen.
Een typische restaurant tech stack zou er ongeveer zo uit kunnen zien:
Herinner je je de Power Rangers nog?
Bezie je technologisch ecosysteem als de reusachtige robot waarin de Power Rangers transformeren als ze hun krachten bundelen. De kleurrijke rangers zijn op zichzelf prima strijders, dat zeker, maar de reuzenrobot kan veel meer dan elk van hen afzonderlijk — een reusachtig laserzwaard afvuren, bijvoorbeeld.
Zo is het ook voor restaurantsoftware. Los van elkaar moeten je oplossingen fantastisch werken; aan elkaar gekoppeld moeten ze echter veel sterker worden en capaciteiten vertonen die hun individuele mogelijkheden ruimschoots overtreffen.
Die grote robot is hoe de voltooiing van de digitale transformatie eruit zal zien in je restaurant. Alle software in je ecosysteem kan ongehinderd samenwerken en grootsere dingen doen dan ze alleen zouden kunnen, waardoor unieke bedrijfsinzichten, weergaloze voorspellingen en betrouwbare besluitvorming mogelijk worden, en dit zowel door het personeel als het management.
Je verbetert de efficiëntie en schaalbaarheid van je horecabedrijf.
Je wilt dus investeren in een nieuw kassasysteem, en je wilt er zeker van zijn dat de software je expansiedoelen ondersteunt, toekomstige technologieën aankan (waarvan je nu nog niet eens op de hoogte bent) en integreert met de andere softwaresystemen in het technologische ecosysteem van je restaurant?
Geweldig, zoek niet verder. Er zijn zes dingen die uw nieuwe restaurant verkooppunt moet zijn (of hebben):
Laten we ze wat meer in detail doornemen.
Traditiegetrouw werden kassasystemen lokaal op een server in het restaurant geïnstalleerd. Dit hield in dat alle gegevens lokaal werden opgeslagen. Als de verbinding met het internet wegviel, was er geen probleem.
Het betekende echter ook dat het systeem tegen hoge kosten door deskundige technici geïnstalleerd en onderhouden moest worden. Het beperkte bovendien de schaalbaarheid van de systemen, aangezien in elke vestiging nieuwe hardware geïnstalleerd moest worden.
Moderne kassasystemen zijn cloud-based, wat betekent dat alle gegevens op afstand worden opgeslagen en door meerdere beheerders kunnen worden ingezien vanaf elk toestel en elke plaats.
Met een cloud-based kassasysteem kunnen updates en nieuwe functies snel en moeiteloos geïntegreerd worden over je hele bedrijf.
Filip Van Hoeck
Founder & COO of multi-unit restaurant brand Poule & Poulette
Als het één van je doelen is om snel op te schalen, heb je een kassasysteem nodig dat je expansie aankan. Je wilt namelijk niet op elke locatie van nul beginnen. Je hebt een cloud-based kassasysteem nodig dat met je andere systemen verbonden is, en dat op nieuwe locaties gemakkelijk in gebruik kan worden genomen.
Een kassasysteem met ingebouwde schaalbaarheid is in staat om grote hoeveelheden gegevens van meerdere vestigingen te verwerken en al je verkooppunten te voorzien van de nieuwste updates en functies.
Je managers zullen de prestaties van elke vestiging kunnen bekijken, verwerken en vergelijken, waardoor het mogelijk wordt om meerdere vestigingen van op afstand te beheren – wat van essentieel belang is als je de tijdens de uitbreiding de activiteiten op de voet hoopt te kunnen volgen.
Bij het uitbreiden van een restaurant is de juiste tech stack bijna net zo belangrijk als de locatie. En je kassasysteem is een essentieel onderdeel van je technologisch ecosysteem.
Bekijk kassasystemen voor restaurants die integreren met Apicbase. We ontwikkelen voortdurend nieuwe integraties voor kassasystemen. Neem contact op met ons verkoopteam als jouw kassasysteem nog niet op de lijst staat. De kans is groot dat we er al mee bezig zijn.
Een kassasysteem kan nooit zelfstandige technologie zijn. Het moet integreren met andere oplossingen.
In de moderne horeca moet je kassasysteem integreren met andere systemen, zoals je leveranciers, voorraadtechnologie, keukendisplay-systeem, en nog veel meer. Maar als je het maximale uit je technologisch ecosysteem wilt halen, moet het nog verder gaan.
Je kassasysteem moet niet alleen met je andere systemen kunnen integreren, het moet dat ook doen met informatierijke API-eindpunten.
Een kassasysteem met een eenvoudige API zal bijvoorbeeld alleen de naam van een gerecht delen met het voorraadbeheersysteem, waarmee het de theoretische voorraadniveaus bijwerkt. En dat is alles. Maar met informatierijke eindpunten kan het zo veel meer doen.
Apicbase zal bijvoorbeeld niet alleen de voorraadniveaus in de gaten houden, maar ook bruikbare inzichten geven in de bedrijfsprestaties per categorie, tijd, product en nog veel meer.
Met andere woorden, je haalt veel meer uit je kassasysteem als het een open API heeft die informatierijke gegevens kan verschaffen.
Dit is het soort keuze dat van grote invloed is op de technologische strategie van je restaurant.
Als je dus de efficiëntie wilt verbeteren, verspilling verminderen, en uiteindelijk je bedrijfsresultaat verhogen, dan zijn integraties essentieel om je kassasysteem toekomstbestendig te maken.
Een cloud-based kassasysteem met open API’s biedt je de flexibiliteit om snel te kunnen reageren als er dingen veranderen – er verandert namelijk voortdurend vanalles. Wanneer zich een verschuiving voordoet, kan je nieuwe software aan jouw POS koppelen om de nieuwe uitdagingen aan te gaan.
Veel restaurantketens werden, bijvoorbeeld tijdens de pandemie, gedwongen om online bestellen en maaltijdbezorging in te voeren, iets wat ze vroeger wellicht nooit wilden doen.
Degenen met een kassasysteem dat in staat was te integreren met leveringsplatforms en samen te werken met technologie voor online bestellingen, waren in staat deze mogelijkheid snel toe te voegen en hadden een veel betere kans om het hoofd boven water te houden.
Aangezien verdere verstoringen onvermijdelijk zijn en met een onzekere toekomst in het verschiet, is het verstandig om om elk moment klaar te zijn om te kunnen bij sturen.
Informatierijke API-eindpunten en een consistente toevloed van duidelijke gegevens hebben is geweldig. Maar als je er geen toegang toe hebt en er geen inzichten uit kunt halen, maak je niet optimaal gebruik van je gegevens.
Je kassasysteem moet je overzichtelijke en nuttige verkoopgegevens kunnen verschaffen. Je gegevens moeten toegankelijk en in een consistent formaat te delen zijn. Ze moeten volledig zijn en vrij van fouten, zoals dubbele invoer, of andere onregelmatigheden.
Zo niet, dan word je het slachtoffer van wat bekend staat als GIGO. GIGO staat voor Garbage In, Garbage Out. Als de gegevens van je kassasysteem zwak, onvolledig of onleesbaar zijn, bezoedelt dat de informatie over je hele tech stack en worden alle rapporten onbruikbaar.
Met duidelijke gegevens kan je informatie uitwisselen tussen verschillende systemen, zonder fouten of crashes. Duidelijke gegevens van je kassasysteem voeden je andere systemen, zodat ze meer geavanceerde functies kunnen uitvoeren, zoals menu engineering, inkoopbeheer, voorspellingen en margecontrole.
Zoek een kassasysteem dat je duidelijke gegevens en bruikbare inzichten biedt, waarmee je elk aspect van je activiteiten kan optimaliseren. De rapportage hoeft niet van het kassasysteem te komen, maar om de juiste inzichten te krijgen van je BI en rapportagetools, moet je kassasysteem hen de juiste gegevens aanleveren.
Garbage in, Garbage Out. Als de gegevens van je kassasysteem onvolledig of onleesbaar zijn, bezoedelt dat de informatie in je tech stack en worden alle rapporten onbruikbaar.
De horeca ondergaat een grootschalige digitale transformatie. En niet alleen in de zin dat systemen in de cloud staan en steeds met elkaar verbonden zijn. Machine learning en AI worden steeds meer toegepast door toekomstgerichte merken in de horeca. En dat met dramatisch effect.
Revolutionaire nieuwe tools zoals geavanceerde analyses en voorspellingen, geautomatiseerde inkoop, en automatisering om FoH-activiteiten te stroomlijnen, hebben allemaal het potentieel om op een ongekende schaal verspilling tegen te gaan en de efficiëntie te verbeteren.
Restaurants gebruiken steeds vaker een omnichannel strategie om gasten bij elk contactpunt te engageren. Omnichannel betekent dat je de klant een consistente ervaring biedt, ongeacht de manier waarop hij met je restaurant in contact komt.
Een klant kan je restaurant bijvoorbeeld online opzoeken, vervolgens een bestelling plaatsen op je website, en later bellen om een tafel te reserveren. Een omnichannel restaurant streeft ernaar om online en offline dezelfde branding te hebben, klantenservice een vlotte ervaring te bieden, via al deze kanalen.
Met een combinatie van technologieën en duidelijke gegevens, betekent omnichannel dat de arbeidskosten kunnen worden verlaagd terwijl de klantervaring verbetert.
Maar om van deze vooruitgang te kunnen profiteren moet je kassasysteem zich steeds kunnen aanpassen en integreren met de nieuwste ontwikkelingen in de technologie.
Conclusie?
Om toekomstbestendig te zijn moet een modern kassasysteem open API’s hebben, cloud-based zijn, en flexibel zijn.
Kassasystemen voor restaurants zijn het centrale knooppunt waar financiële, voorraad- en bestelgegevens doorheen stromen. Als cruciaal element van je technologisch ecosysteem moet het jouwe de functies vervullen die we hierboven hebben besproken en duidelijke, krachtige en bruikbare gegevens verschaffen aan de rest van je tech stack.
Apicbase werd gebouwd om naadloos te integreren met moderne, cloud-based kassasystemen voor de horeca, maar ook om, dankzij de geleverde gegevens, het maximale te halen uit de digitale transformatie die de horeca doormaakt.
Apicbase groeit snel en we bouwen voortdurend aan nieuwe POS integraties. Als je jouw point-of-sale-systeem niet in de lijst vindt, kijk dan op onze integrations pagina voor updates of contacteer ons sales team.
Als je de integratie in actie wilt zien, tik dan op onderstaande knop voor een demo.👇
De verkoop koppelen aan de voorraad (de zaken die je effectief kunt aanraken, zien en ruiken) was vroeger haast onmogelijk. Maar met Apicbase is een druk op de knop voldoende om de grafieken waar je vroeger van droomde te zien verschijnen in een schitterend dashboard.
Apicbase en Cuisin.io zorgen ervoor dat bestellingen bij lokale leveranciers volledig digitaal verlopen. Restaurants, cateringbedrijven…
Wist je dat een slecht beheerd menu je elke maand duizenden euro's aan voedselverspilling en…
Naarmate je bedrijf groeit en de markt evolueert, kan het gebeuren dat je bestaande systemen…
Volgens de nieuwe CSRD-voorschriften moeten grote horecabedrijven hun Scope 3-emissies rapporteren, wat een lastige opgave…
Exploitanten van restaurants met meerdere vestigingen zijn voortdurend op zoek naar manieren om de vaste…
Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk…