Restaurant Operations Management: Definitie, Taken & Use Cases

De ideale ober geeft de klanten alles wat ze nodig hebben, zonder dat ze al het harde werk opmerken.

Dat geldt ook voor Restaurant Operations Management. Er moet voor gezorgd worden dat alles vlekkeloos verloopt: een uitstekende klantervaring bieden, het personeel voorzien van alle middelen om hun werk te doen en ervoor zorgen dat het restaurant zo efficiënt mogelijk draait.

Lees verder om het te ontdekken:

• Wat Restaurant Operations Management is;
• Wat het precies inhoudt;
• Voorbeelden van doeltreffend Restaurant Operations Management bij drie bekende restaurantmerken.

Wat is Restaurant Operations Management?

Allereerst bespreken we de definitie van Restaurant Operations Management. Restaurant Operations Management is het systematische toezicht op en de coördinatie van alle activiteiten binnen een restaurant met het oog op optimale prestaties.

Restaurant Operations Management is ervoor zorgen dat alle facetten van je restaurant naadloos op elkaar zijn afgestemd. Op die manier lever je een geweldige service, lekker eten en houd je iedereen tevreden, zowel je gasten als je personeel.

Dit omvat onder meer het management van je team, toezicht op de bereiding en bediening van de gerechten, de naleving van gezondheids- en veiligheidsregels, het beheer van de financiën en voorraden én het bedenken van mogelijkheden om de ervaring voor de klanten nog leuker te maken en het bedrijf te helpen groeien.

Kortom, restaurantbeheer heeft alles te maken met optimale bedrijfsvoering, tevreden klanten en gezonde financiën.

Van de hectische keuken tot de hartelijke bediening, deze discipline concentreert zich ten volle op:

• De verschillende processen optimaliseren;
• De efficiëntie verhogen
• De perfecte restaurantervaring bieden.

Een goede restaurantmanager moet rekening houden met de algemene strategie en toezicht houden op de talloze dagdagelijkse taken.

Deze strategische aanpak heeft ook betrekking op de menu’s, prijzen, voorraadbeheer, gezondheids- en veiligheidsprotocollen en de ontwikkeling en implementatie van nieuwe technologieën.

Adequaat restaurantbeheer staat garant voor een vlekkeloze bedrijfsvoering en vormt de basis voor groei en klanttevredenheid.

Adequaat restaurantbeheer staat uiteindelijk garant voor een vlekkeloze bedrijfsvoering en vormt tevens de basis voor groei en klanttevredenheid.

Wat houdt restaurantbeheer in?

Bij een doeltreffende restaurantbedrijfsvoering voorzie je in alle zaken die je restaurant nodig heeft om elke dag opnieuw te schitteren.

Hieronder bespreken we de belangrijkste taken die je moet uitvoeren om operational excellence te bereiken.

Menu engineering

Menu engineering omvat het strategisch opstellen en optimaliseren van je menu om zo het rendement en de klanttevredenheid te maximaliseren.

Om de juiste berekeningen te kunnen maken heb je nauwkeurige en recente verkoopcijfers, kostprijzen en voorraadgegevens nodig.

Om nieuwe producten te ontwikkelen en bestaande gerechten te verbeteren, moet je de winstmarges, populariteit en rentabiliteit van elk gerecht grondig evalueren. Vervolgens optimaliseer je het menu op basis van je bevindingen. Dat betekent misschien dat je gerechten moet schrappen, nieuwe items moet toevoegen of je prijzen moet veranderen. Wat je ook moet doen om je menu nog aantrekkelijker en rendabeler te maken.

Menuplanning

Menuplanning is een continu proces waarbij idealiter rekening wordt gehouden met seizoensgebonden factoren zoals de beschikbaarheid en de kosten van bepaalde ingrediënten, markttrends en wisselende voorkeuren van consumenten.

Door je menu’s bewust aan te passen, kun je het rendement verhogen en de reputatie van je merk versterken. De implementatie van deze stappen valt onder restaurantbeheer.

Prijzen

Het is aan het team van managers om de prijsperceptie van de consument, de kosten en het rendement van het gerecht in de gaten te houden en zo de optimale prijsstrategie voor het menu te bepalen.

Dit is een moeilijke afweging, vooral nu de voedselprijzen stijgen en er veel onzekerheid heerst. Het is daarom van vitaal belang om continu de trends, ingrediëntprijzen en verkoopcijfers in de gaten te houden en op basis daarvan strategische prijsbeslissingen te nemen om de winstmarges te maximaliseren.

Voorraadbeheer en inkoop

Voorraadbeheer en inkoop zijn zeer belangrijke taken voor een restaurantmanager. Als je de food cost in de gaten houdt en de voorraadniveaus nauwkeurig beheert, verhoog je niet alleen het rendement, maar zorg je er ook voor dat je koks de juiste tools hebben om optimaal te presteren.

Voorraadbeheer en inkoop zijn complexe taken die gepaard gaan met:

• Efficiënt voorraadbeheer
• Controle van de voorraadniveaus
• Beperking van verspilling
• Berekening van food cost

Toonaangevende restaurantmerken maken vaak gebruik van een of andere vorm van voorraadbeheersoftware waarmee ze al deze bewegende elementen in het oog kunnen houden. Op die manier kunnen ze het zware werk grotendeels automatiseren.

Gezondheids- en veiligheidsbeheer

Als manager van een restaurant moet je steeds op de hoogte zijn van de nieuwste wetten en richtlijnen op het gebied van gezondheid en voedselveiligheid. Alle medewerkers moeten dan ook worden opgeleid en uitgerust met alle middelen die ze nodig hebben om de juiste werkmethoden te implementeren en zich aan de gezondheids- en veiligheidsnormen te houden. Alleen zo bied je de nodige bescherming aan zowel je klanten als je medewerkers.

Traceerbaarheidsbeheer

Door de hele toeleveringsketen in de gaten te houden, kun je de herkomst van alle ingrediënten achterhalen en hun kwaliteit waarborgen. Als de leveranciers en producenten geen transparantie bieden, loopt je restaurant het risico op de gevolgen van eventuele voedselvergiftigingen.

De herkomst van al je ingrediënten kun je het beste achterhalen met tools voor traceerbaarheid van voedingsmiddelen. Deze worden geïntegreerd in je voorraadbeheersysteem en zorgen ervoor dat je eventuele problemen kunt terugleiden naar de bron.

Training en opleiding

Een grondige training is cruciaal, vooral in grotere bedrijven waar het personeel in staat moet zijn om zelfstandige beslissingen te nemen. Het is daarom van vitaal belang om uitgebreide trainingsprogramma’s te ontwikkelen, zodat je personeel moeiteloos de servicenormen en bedrijfsprotocollen kan naleven.

Operationeel managers hebben ook de taak om inwerkprogramma’s te ontwikkelen voor nieuwe teamleden, zodat ze snel aan de slag kunnen en zich welkom voelen in het bedrijf. Ook dit is een belangrijk aspect van de algemene trainingsstrategie voor een restaurantketen met meerdere vestigingen.

Prestaties per vestiging bekijken

Het management moet regelmatig de prestaties van individuele vestigingen beoordelen. Hiervoor gebruiken ze onder meer restaurantgegevens, verkoopcijfers en berekeningen van de food en proberen ze vast te stellen op welke gebieden er verbeteringen mogelijk zijn.

De best presterende locaties vormen de maatstaf waarnaar je de slecht presterende restaurants probeert te verheffen. Een compleet beheersysteem voor restaurants is de meest efficiënte manier om nauwkeurige en vergelijkbare gegevens van elke vestiging te verzamelen. Bovendien zorgt zo’n systeem ervoor dat de verschillende vestigingen beter met elkaar kunnen communiceren en best practices kunnen uitwisselen die de algehele prestaties ten goede komen.

Implementatie van technologie

Operationeel managers moeten op de hoogte blijven van de nieuwste technologieën die de efficiëntie kunnen verhogen of het bedrijf een streepje voor kunnen geven ten opzichte van de concurrentie.

Het is daarom belangrijk om continu nieuwe systemen te testen en te beslissen of ze een meerwaarde zijn voor het bedrijf.

Als je technologische systemen gebruikt om de verschillende bedrijfsonderdelen te beheren, moet de restaurantsoftware deze met elkaar kunnen verbinden. Je systemen moeten met elkaar kunnen communiceren, zodat ze zo efficiënt en nauwkeurig mogelijk gegevens kunnen uitwisselen.

Door op de juiste plaatsen gebruik te maken van technologische systemen kun je alle processen harmoniseren, gaande van reservatiesoftware tot software voor orderbeheer, van kassasystemen tot ticketprinters, en van automatische loonadministratie tot tools voor voorraadbeheer.

Voorbeelden van geslaagd restaurantbeheer

Nu we gezien hebben wat het beheer van restaurantoperaties precies inhoudt, is het tijd om een aantal concrete voorbeelden van succesvol restaurantbeheer te bekijken.

De volgende drie voorbeelden tonen aan hoe een beter restaurantbeheer tot allerlei positieve resultaten leidt, van duurzame groei tot consistentie tussen de verschillende vestigingen en een stabiel platform dat de groei van franchisebedrijven opvolgt en stimuleert.

Snelle groei

Poule & Poulette evolueerde al snel van een foodtruck naar een succesvolle keten van 10 restaurants, een bewijs van zorgvuldige planning en toekomstvisie.

COO Filip Van Hoeck begreep hoe belangrijk het was om nog vóór de snelle uitbreiding robuuste systemen in gebruik te nemen voor het centraal beheer van de bedrijfsactiviteiten.

Omdat ze een centrale keuken hebben die gerechten produceert voor meerdere vestigingen, koos Poule & Poulette voor Apicbase om al haar gegevens te centraliseren en een soepele communicatie tussen de vestigingen te garanderen. Het systeem bood de managers de nodige tools om allerlei taken te automatiseren en de dagdagelijkse activiteiten te beheren.

Hierdoor kregen ze meer vat op de bedrijfsvoering en werd het makkelijker om regelmatige inspecties te doen, fouten op te sporen en processen te verbeteren. Apicbase integreert naadloos met Lightspeed POS en biedt actuele inzichten die gebruikt kunnen worden om weloverwogen beslissingen te nemen.

Het verhaal van Poule & Poulette toont aan hoe belangrijk een doeltreffend restaurantbeheer is voor de groei en efficiëntie van zowel nieuwe als gevestigde restaurantmerken.

Consistentie

The Avocado Show, dat online bekendheid verwierf met zijn Instagram-waardige gerechten op basis van avocado, is niet alleen een sociale mediasensatie maar ook een snel groeiend culinair imperium. Naarmate het merk zich verder verspreidde over Europese steden met zowel eigen als franchisevestigingen, werden de uitdagingen om de consistentie en het rendement te waarborgen steeds groter.

Jay Greenslade, operationeel manager van de franchise, werd geconfronteerd met de complexiteit van het voorraadbeheer en pakte cruciale aspecten aan om de reële kosten af te stemmen op de theoretische kosten. Het ging hierbij onder meer om het voorkomen van inkoop- en productieoverschotten en het optimaliseren van de activiteiten van zowel het hoofdkantoor als de teams in de verschillende vestigingen.

De sleutel tot het succes lag in de zoektocht naar een software die naadloos kon worden geïntegreerd met het kassasysteem. Apicbase bleek de oplossing te zijn en zorgde ervoor dat bij elke verkoop de voorraden automatisch werden bijgewerkt, waardoor fouten in inkooporders tot een minimum werden beperkt.

Volgens Jay zorgde het geoptimaliseerde bedrijfsbeheer er niet alleen voor dat alle vestigingen van The Avocado Show consistenter werden, maar zorgde het ook voor een hoger rendement en meer efficiëntie.

Toezicht op groeiende franchises

Naar aanleiding van de Britse wetgeving omtrent de vermelding van voedingswaarden, zocht Chris Conaghan, Business & Operational Development Manager bij Heavenly Desserts, naar een oplossing die niet alleen tegemoet kwam aan de regelgeving, maar ook verschillende aspecten van de bedrijfsvoering kon optimaliseren.

Heavenly Desserts werkte vooral op basis van spreadsheets en e-mails, wat resulteerde in heel wat onregelmatigheden bij het bijwerken van gegevens, vooral bij wijzigingen in het menu of aanpassingen van ingrediënten. De nieuwe regels voor de vermelding van de hoeveelheid calorieën zorgden al snel voor problemen, waardoor er in alle vestigingen behoefte was aan nauwkeurig gegevensbeheer.

Omdat er geen uniform systeem bestond en de regiomanagers niet in alle filialen tegelijk aanwezig konden zijn, werden actuele prestatiegegevens voor elke vestiging onmisbaar.

Zonder centrale kennisbank en met onvolledige spreadsheets was het bovendien een hele uitdaging om ervoor te zorgen dat alle franchisepartners zich aan de richtlijnen hielden.

Na de implementatie van een gecentraliseerd beheersysteem door Apicbase, worden de kosten en de voedingswaarden centraal beheerd door Heavenly Desserts, waardoor de consistentie in het hele bedrijf sterk is verbeterd.