Kostenkalkulation von Speisekarten — Automatisieren Sie die Kostenberechnung & eliminieren Sie margenschwache Artikel

Für Restaurantbetreiber und Leiter von Gastronomiebetrieben steckt der Teufel wirklich im Detail.

Das wichtigste dieser Details sind die veranschlagten Kosten. Diese sind unerlässlich für alle Ihre Berechnungen, von der Preisgestaltung für Ihre Speisekarte bis zum Schließen der Lücke zwischen theoretischen und tatsächlichen Lebensmittelkosten. Und diese Mengen berechnen zu können, benötigen Sie genaue Preiskalkulationen Ihrer Speisekarte.

Hier wird es ein bisschen kompliziert, oder?

Und das liegt daran, dass…

Die Kostenberechnungen von Ihrer Speisekarte bereits veraltet sind, sobald Sie diese veröffentlichen!

Sie verbringen also entweder Ihr Leben mit einem Taschenrechner in der Hand… oder Sie nehmen diese Tatsache mit einem guten, alten Achselzucken hin und akzeptieren, dass es sich bei den von Ihnen veranschlagten Kosten um einen ungefähren Schätzwert handelt – bestenfalls – oder schlimmstenfalls um einen weit von der Realität entfernten Wert.

Aber was, wenn ich Ihnen sage, dass es eine dritte Option gibt?

Eine Möglichkeit, die Kalkulation der Lebensmittelkosten zu automatisieren, damit Sie in Echtzeit Zugriff auf Ihre Kostenberechnungen haben… ohne zu raten und ohne zu rechnen?

Diese gibt es und Sie werden alles darüber wissen, nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben.

Wir werden uns mit Folgendem befassen:

• Was man unter der Kostenkalkulation für Speisekarten [Rezepte] versteht [und warum Sie diese auf keinen Fall vernachlässigen können]

• Warum die herkömmliche Art der Preisgestaltung von Speisekarten nicht mehr funktioniert

• Wie Apicbase die Kosten der Speisekarten korrigiert und Ihnen Zeit, Geld und Kostenanstiege erspart

• 3 Vorgehensweise, über die Sie mit der permanenten Kostenkalkulation für Ihre Speisekarte Ihren Gewinn maximieren:

• Warum Sie mit Apicbase Ihre Kosten in Echtzeit berechnen können

Lassen Sie uns zunächst genauer auf die Definition der Kostenkalkulation von Speisekarten eingehen.

Was versteht man unter der Kostenkalkulation für Speisekarten [Rezepte] (& warum muss diese stimmen)?

Möglicherweise haben Sie bemerkt, dass bei der Kostenkalkulation von Speisekarten von einer theoretischen Zahl gesprochen wird.

Aber… das bedeutet nicht, dass Sie diese Zahl einfach aus dem Hut zaubern sollten. Sie basiert auf sorgfältigen Berechnungen Ihrer Zutatenpreise und Produktionskosten.

Selbst eine kleine Abweichung [wie eine Änderung des Preises einer Zutat] wird diese Berechnung aus dem Ruder werfen.

Deshalb müssen die Kalkulationen für die Speisekarte konsequent überarbeitet und aktualisiert werden. Ansonsten sind Sie einfach nicht agil genug — Sie haben keine Daten, um die notwendigen Änderungen schnell genug vorzunehmen und die versteckten Kosten des fehlenden Wissens darüber, wie viel Sie etwas kostet, vermeiden zu können.

Und genau wegen dieser Notwendigkeit, die Kalkulationen der Speisekarte immer und immer wieder zu überprüfen, funktioniert der herkömmliche Ansatz nicht mehr und ist nutzlos.

Die herkömmliche Vorgehensweise bei der Kalkulation der Lebensmittelkosten ist falsch. Die Gründe:

Die Art und Weise, wie die meisten Gastronomiebetreiber die Speisekartenkosten derzeit berechnen, ist unnötig langwierig und mühsam.

Von der Zusammenstellung des ersten Rezepts bis hin zur Anfrage der Preislisten von Lieferanten dauert es mehrere Stunden, bis alles so vorliegt, wie Sie es möchten.

Eine weitere Herausforderung ist die Kalkulation an sich — Tabellen lassen sich nur schwer aktualisieren, vor allem, wenn diese von verschiedenen Verkaufsstellen zugleich verwendet werden.

Bei diesem Ansatz sind drei Aspekte falsch:

1. Die anfängliche Rezeptkalkulation dauert zu lange — es ist ein manueller Prozess ohne Garantie, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Sie können Stunden damit verbringen, die Kosten eines einzelnen Rezeptes zu ermitteln und trotzdem mit einem unterdurchschnittlich abschneidenden Produkt enden, weil Sie unwissentlich einen teureren Lieferanten ausgewählt haben.

2. Es ist unmöglich, eine wesentliche Änderung sofort zu erfassen — wenn Sie nicht gerade jede Rechnung/Preisliste des Lieferanten direkt beim Eintreffen bearbeiten, können Sie nicht jede Preis-/Verpackungsänderung sehen. Wenn Sie die Änderung bemerken, ist der Schaden bereits angerichtet.

3. Wenn sich etwas ändert, dauert die Korrektur zu lange — die Kostenkalkulation Ihres Rezepts ist auf der einen Seite mit den Rohzutaten und den Arbeitskosten verknüpft und dient auf der anderen Seite als Informationsgrundlage für Ihre Preisgestaltung und Ausarbeitung der Speisekarte. Die Änderung einer einzigen Rohzutat bedeutet, dass Sie eine Reihe von Unterlagen bei den Lieferanten anfragen müssen… und dann die Kostenkalkulation aller Rezepte anpassen müssen, bei denen diese Zutat verwendet wird.

Die Kostenkalkulation für die Speisekarte in Apibase ist einfach, präzise und stets aktuell

Der Prozess, den ich oben beschreibe, dauert manchmal Stunden — Tage, auch wenn Sie nur die anfänglichen Berechnungen anstellen.

Erledigen Sie diese Aufgabe über Apicbase, gewinnen Sie Zeit und alle Angaben gewinnen an Genauigkeit. Der Kalkulationsprozess ist automatisiert — die Kosten der Rezepte und die Margen der Speisekarten werden über Ihren gesamten Betrieb hinweg aktualisiert, unabhängig davon, wie viele Verkaufsstellen Sie betreiben. Auf diese Weise sehen alle Ihre Manager die tatsächlichen Zahlen und sie müssen ihre Entscheidungen nicht auf Schätzungen auf der Rückseite von Bierdeckeln stützen, die möglicherweise stimmen oder eben auch nicht.

Lassen Sie mich Ihnen das zeigen.

Dies ist Ihr Rezept in Apicbase:

Optimiert, leicht zugänglich und mit den Informationen versehen, die die Mitarbeiter Ihres Küchenbetriebs für die Zubereitung benötigen, und mit allem, was die Mitarbeiter Ihres Servicebereichs benötigen, um verkaufen zu können und Kundenfragen zu beantworten.

SCHRITT 1

Ich werde zuerst den Abschnitt mit Zutaten und Unterrezepten in Angriff nehmen, um Klarheit zu schaffen. Dies ist Ihr Inventar, über das alle Ihre Gerichte zubereitet werden.

Es kann einige Zeit dauern, dieses einzurichten, doch sobald die Arbeit getan ist, werden Sie nur minimale Anpassungen daran vornehmen müssen; zum Beispiel, wenn Sie eine neue Zutat oder ein neues Subrezept hinzufügen oder es eine Änderung des Preises/der Verpackung gibt.

HINWEIS: Sie können dies manuell tun, aber auch einzelne XLS-Dateien von Ihren Lieferanten importieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit vielen Lieferanten zusammenarbeiten und Hunderte von Rohzutaten hinzufügen müssen.

SCHRITT 2

Es dauert wenige Minuten, ein neues Rezept in Apicbase einzutragen. Sobald Sie ein paar Felder (Rezeptname, Produkttyp, Haltbarkeit und Schwierigkeitsgrad der Produktion) ausgefüllt haben, müssen Sie nur noch die Zutaten aus einem Dropdown-Menü hinzufügen und die Mengen angeben.

HINWEIS: Sie können (und sollten( hier wirklich präzise vorgehen, indem Sie Zubereitungsschritte, Produktionshinweise, Bilder und Allergen-/Nährwertangaben zu allen Ihren Rezepten hinzufügen. Schauen Sie sich hier die schrittweise Vorgehensweise

SCHRITT 3

Sie sind fertig.

Sobald Sie ein Rezept in Apicbase erstellt haben, sind die Kosten bereits berechnet. Sie müssen dafür nicht zurückgehen und alles manuell berechnen. Das System entnimmt alle Daten aus Ihrem Inventar und berechnet die Kosten der Rezepte/Speisekarten und sogar die Kosten pro Portion.

SCHRITT 4

Einstellung der Lebensmittelkosten in Prozent und Gewinnspanne. Dieser Schritt geht über die Kostenkalkulation für die Speisekarte hinaus, aber er ist der Kern dessen, was Apicbase für Restaurantbesitzer wertvoll macht. Sobald Sie diese Einrichtung abgeschlossen haben, können Sie — sofort — verfolgen, wie Ihre Gerichte und Speisekarten abschneiden. Wenn etwas schiefgeht, werden Sie davon wissen, ohne überhaupt irgendwelche Berechnungen zu den Lebensmittelkosten vornehmen zu müssen.

Darüber hinaus können Sie auch die Arbeitskosten hinzufügen, sodass Sie am Ende die Selbstkosten für jedes Rezept haben.

3 Gründe, warum Sie die Kostenkalkulation für Ihre Speisekarte auf dem neuesten Stand halten sollten

Fast alles, was Sie als Gastronomiebetreiber oder Restaurantleiter machen, dient nur einer Sache — der Optimierung des Gästeerlebnisses.

Doch… ganz knapp an zweiter Stelle steht ein gesunder Profit. Schließlich führen Sie ein Geschäft.

Dies bedeutet, dass Sie sich die Kosten genau anschauen, um:

1. große Lücken ausfindig zu machen, die geschlossen werden müssen, und;
2. kleine Falten im Auge zu behalten, die Sie ausbügeln möchten.

Es sind die Falten, mit denen Gastronomiebetreiber in der Regel zu kämpfen haben. Um diese Unreinheiten unter Kontrolle zu halten [sie summieren sich], gibt es nichts Wichtigeres, als Ihre Handhabung der Kostenkalkulation für die Speisekarten.

Eine genaue Kostenkalkulation der Speisekarte ist eine Grundvoraussetzung, wenn Sie:

• die Preisgestaltung für Ihre Speisekarte mit Leichtigkeit und Gewissheit (und ohne Rätselraten) vornehmen möchten
• identify & correct menu engineering issues as soon as they appear
• quickly close the gap between theoretical and actual food costs 

Werfen wir einen genaueren Blick auf diese drei Prozesse und wie Apicbase Ihnen den kontrollierten Umgang damit erleichtert.

Datenbasierte Aktualisierungen der Preise auf der Speisekarte (& keine kostspieligen Schätzungen)

Was passiert, wenn Sie die Kostenkalkulation für Ihre Speisekarte einmal vornehmen und dann nicht mehr darüber nachdenken?

Nun, zu Beginn, bleiben winzige Erhöhungen der Kosten des Wareneinsatzes unbemerkt. Jedes Mal, wenn Sie einen Posten auf der Speisekarte verkaufen, der nicht genau kalkuliert wurde, wirkt sich das auf Ihren prozentualen Gewinn aus.

Das größere Problem ist natürlich, wenn diese Kosten explodieren — und Sie sind sich dessen immer noch nicht bewusst.

Mit Apicbase wäre ihm das nie passiert.

Der Grund ist einfach — Apicbase überwacht Änderungen auf der Kostenseite jederzeit. Sie richten alles einmal zu Beginn ein und das war’s. Alles, was für Sie an Arbeit übrig bleibt, ist die regelmäßige Überprüfung der Gerichte. Wenn Ihre Lebensmittelkosten steigen, sehen Sie das sofort… und Sie können Maßnahmen ergreifen, um diesen Anstieg zu korrigieren.

Und falls es wirklich eng wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung von unserem Apicbase Assistant:

So wird sichergestellt, dass Sie auf dem Laufenden bleiben, auch wenn Sie nicht alles aktiv überprüfen.

Gewinnmaximierende Gestaltung der Speisekarten (Sie können Optimierungen im laufenden Betrieb vornehmen)

Wenn Sie die Übersicht über die Gestaltung Ihrer Speisekarten behalten, können Sie die Leistung Ihrer Positionen messen (Rentabilität vs. Beliebtheit), Ihre Preisentscheidungen neu bewerten und daran arbeiten, Ihre Gewinnmargen und Ihren Gesamtumsatz zu steigern.

Aber dafür sind nach wie vor einige Berechnungen erforderlich.

Doch wie geht das?

Überprüfen Sie die Gewinnspannen regelmäßig, um zu sehen, ob Sie mehr Geld verdienen? Berechnen Sie die Dinge neu, wenn es eine Änderung gibt? Denn genau das sollten Sie tun. Und das sollten Sie jedes Mal tun, wenn Sie Ihr Menü ändern… und jedes Mal, wenn sich die Kosten ändern.

Wenn Sie Ihre Berechnungen nicht laufend aktualisieren, können Sie bald wieder von vorne anfangen.

Kommen wir noch einmal auf die Kombo zurück. Was passiert, wenn eine Erhöhung des Zutatenpreises Ihre gewinnsteigernde Bloody Mary bis zur Rentabilitätsgrenze drückt? Oder der Preis für Ihre Pilze steigt? Nun, dann sinkt Ihre Marge bei diesem Produkt wieder — und es bringt Ihnen keinen gesunden Gewinn ein.

Aber was wäre, wenn Sie dies in Echtzeit bemerken könnten, wie hier:

Dies ist die Apicbase-Rentabilitätsmatrix. Sie zeigt auf einen Blick, welche Speisekarten oder Artikel in welche Kategorie fallen — was ist laut der BCG-Matrix ein „Question Mark“, ein „Star“, eine „Cash Cow“ und ein „Poor Dog“. Dafür sind keinerlei Berechnungen erforderlich — Sie rufen einfach den Bericht auf und Sie erhalten Zugriff auf umsetzbare Daten, die Sie jetzt verwenden können, um zu verhindern, dass Ihr Betrieb an Gewinnen verliert.

Sie können die Rentabilitätsmatrix auch verwenden, um die Positionen der Speisekarte zu verdoppeln, die vielversprechend sind. Dies sind Produkte mit niedrigen Lebensmittelkosten, die bei den Kunden keinen großen Anklang finden. Das Problem könnte bei den Preisen, der Gestaltung der Speisekarte oder etwas anderem liegen. Wenn Ihnen diese Produkte bekannt sind, können Sie verschiedene Marketing-Taktiken ausprobieren und hoffentlich Ihren Absatz und den Umsatz steigern.

Die Granularität dieser Berichte – und damit auch Ihrer Entscheidungsfindung – ist nur möglich, weil Apicbase es Ihnen leicht macht, den Überblick über die Menükosten zu behalten.

Überbrückung der Lücke zwischen Ist- und Soll-Kosten der Lebensmittel

Kennen Sie das mulmige Gefühl im Magen, das Sie bekommen, wenn Sie auf einen Ausdruck der Gewinn- und Verlustrechnung starren und Sie sofort erkennen, dass etwas nicht hinkommt?

Da gibt es Varianzen, denen Sie auf die Schliche kommen müssen, und das kann Tage dauern… wenn Sie diese überhaupt ausfindig machen können.

Und Sie werden feststellen, dass die Arbeit rund um die Abweichung der Lebensmittelkosten schweißtreibend ist.

Sie durchforsten Auszüge, Bestandsaufzeichnungen, prüfen immer und immer wieder die Lieferantenpreise — all das braucht Zeit. Und je länger es der Varianz gelingt, sich Ihnen zu entziehen, desto großer sind die Auswirkungen auf Ihren Nettoprofit.

Apicbase behebt diesen unhandlichen Prozess.

Dank der ständigen Kostenkalkulation für die Speisekarte durch die Plattform, können Sie die Lücke zwischen den theoretischen und den tatsächlichen Lebensmittelkosten schnell erkennen und schließen.

Und Sie benötigen nicht einmal Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, um das Problem zu bemerken.

Damit werden Sie zwei Ihrer größten Probleme lösen:

1. Sie handeln nicht mehr oft erst Monate nach Eintreten des Ereignisses, das die Varianz verursacht hat (da eine Gewinn- und Verlustrechnung oft vierteljährlich und selten monatlich erstellt wird), was einen Datenabgleich fast unmöglich macht und wodurch der entstandene Schaden nicht rückgängig gemacht werden kann; und

2. Sie verschwenden keine Stunden — oder manchmal sogar Tage —, um die Ursache ausfindig zu machen, wenn Sie das überhaupt schaffen… Tage, die Sie für andere geschäftsfördernde Maßnahmen verwenden könnten.

Mit Apicbase sehen Sie in Echtzeit, wie sich die Varianz der Lebensmittelkosten entwickelt (und wie ich bereits erwähnt habe, ist es nicht notwendig, diese ständig zu überprüfen — der Apicbase Assistant benachrichtigt Sie, wenn etwas aus der Kontrolle gerät).

Wenn Sie jedoch jederzeit auf dem Laufenden bleiben möchten, macht Apicbase das wirklich einfach:

Zuerst überprüfen Sie die Registerkarte „Finanzen“ des Rezepts. Hier werden Ihnen die berechneten Selbstkosten angezeigt und eine Soll-Gewinnspanne wird festgelegt:

Danach schauen Sie sich das Modul „Verkaufsanalyse“ an und gehen auf den folgenden Menüpunkt:

In diesem Beispiel sehen wir, dass es einen großen Unterschied zwischen dem Sollwert der Gewinnspanne (auf 75 % festgelegt) und der tatsächlichen Gewinnspanne des Gerichts (bei etwa 60 %) gibt.

Jetzt können Sie beurteilen und entscheiden, was geändert werden muss und sich überlegen, ob dieser Artikel es überhaupt verdient, weiterhin auf der Speisekarte zu bleiben.

Erhöhte Zutatenpreise, die Ihre Gewinnspanne auffressen, sind sofort sichtbar, sodass Sie gar nicht erst danach suchen müssen. Sobald Sie sie bemerken, haben Sie zwei Möglichkeiten — einen Lieferanten mit erschwinglicheren Preisen zu finden oder den Verkaufspreis anzupassen, sodass Ihre Lebensmittelkosten sich wieder im grünen Bereich bewegen.

Führen Sie eine strenge Kostenkontrolle — die Kosten Ihres Gerichts steigen nicht —, aber Sie sehen trotzdem noch Abweichungen in Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen, wissen Sie direkt, dass Sie woanders nach der Ursache suchen sollten. Ihre ersten Schritte sollten darin bestehen, den Betrieb auf erhöhte Lebensmittelverschwendung, einen unhandlichen Produktionsprozess und Fehler beim Servieren zu überprüfen. Was auch immer letztendlich dafür verantwortlich ist, Ihre zusätzliche Marge zu versauen, Sie können es jetzt schneller als je zuvor ausfindig machen — und das Problem beheben.

Apicbase — Ihre einwandfreie, stets einsatzbereite Kostenkalkulation

Derzeit steigen die Kosten für den Betrieb eines Restaurants.

Erhöhte Lebensmittelpreise und Probleme in der Lieferkette machen es vielen Betreibern nahezu unmöglich, sich über Wasser zu halten. Und ohne die absolute Kontrolle über die Kosten auf Ihrer Speisekarte verschlimmert sich das Problem.

Aber es handelt sich um ein Problem, das Sie nicht zwangsläufig haben müssen.

Sie können es ausgleichen, indem Sie Ihre Lebensmittelkosten und Margen stets in Echtzeit kennen. Auf diese Weise können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, wenn Ihr Nettoprofit darunter leidet.

Das zeichnet Apicbase aus.

Die Fähigkeit, einen korrekten Nettoprofit in Echtzeit festzulegen, sodass alle vorausgehenden Aktivitäten einen Bruchteil der Zeit in Anspruch nehmen. Die Anpassung der Preise auf der Speisekarte basierend auf neuen, erhöhten Kosten für Rohzutaten… Optimieren Sie Ihre Speisekarten, wenn sie unter die gewünschte Rentabilität fallen… und stabilisieren Sie den Umsatzfluss, sobald Sie sehen, dass unschöne Lebensmittelkostenvarianzen an Ihrem Gewinn zehren.

Machen Sie das — und vieles mehr — mit Apicbase.